开始之前你需要准备什么
在动笔写下第一行之前，先把发票所依赖的信息收集齐全。准备就绪后，开票就成了一项两分钟的工作，而不必和客户来回沟通。
- 你的企业信息
- 你的商号名称、地址、联系邮箱，以及任何适用于你的登记号或税号。
- 你的客户信息
- 开票对象的名称和地址，如果对方是已登记的企业，还需提供其税号，这一点对跨境交易尤为重要。
- 你要开票的内容
- 对每项产品或服务的简短描述，以及数量和单价。
- 适用的税款
- 每一行适用的增值税或销售税税率，或者一条说明，注明该交易为零税率、免税或反向征收。
- 日期和付款条件
- 你开具发票的日期和付款到期日（例如 14 天或 30 天后）。
- 你希望的收款方式
- 你的银行账户或 IBAN，或者一个付款链接，这样客户无需询问即可完成付款。
如何分七步制作发票
无论是手写还是生成，每一张发票都遵循同样的结构。按顺序完成以下步骤，你就能得到一份完整、专业的文件。
- 1. 添加抬头
- 在顶部写上 Invoice（发票）字样，并附上你的企业名称和徽标（如果有的话），让这份文件一眼就能被认出。
- 2. 填写你和客户的信息
- 列出你的名称、地址和税号，然后填写开票对象。双方都必须明确标识。
- 3. 编号并注明日期
- 为发票分配一个唯一、连续的发票编号，并设定开具日期和付款到期日。
- 4. 列出明细项目
- 每项产品或服务占一行：描述、数量、单价以及该行合计。
- 5. 添加税款和合计
- 将各行金额相加得出小计，在适用的情况下加上增值税或销售税，并显示最终应付金额。
- 6. 添加付款信息和条款
- 说明付款方式和付款期限：银行信息或付款链接，以及任何逾期付款条款。
- 7. 另存为 PDF 并发送
- 导出 PDF（这样版式就无法被改动），通过邮件发送给客户，并自己保留一份副本以备存档。
每张发票必须包含的内容
有些字段属于良好惯例，另一些则在大多数国家是法律强制要求的。一份完整的发票应带有 Invoice（发票） 字样、一个 唯一的发票编号、开具日期、你的 名称和地址、你 客户的名称和地址、商品或服务的 描述、应付金额，以及在适用情况下单独列出的 税款。
如果你已登记缴纳增值税或同等税种，通常还必须显示你的 税号、每一行的 税率 和税额，在欧盟，跨境企业间交易往往还需注明客户的增值税号。把这些信息填写正确，才能让发票对客户抵扣税款有效，也让你的账目保持清晰。
如何计算合计和税款
计算很简单。对每一行，用数量乘以单价得出该行合计。把各行合计相加得到 小计（即税前金额）。然后计税：用小计或每一行乘以相应税率得出 税额，再加上去就得到 应付总额。
如果你按多种税率销售，请按税率对各行进行分组，并分别列出每种税率的税款，使明细一目了然。欧盟企业之间的跨境销售往往采用 反向征收：你只显示不含增值税的净额，并附上一条说明，注明由买方负责申报税款。一款了解这些规则的工具会替你计算合计并生成正确的说明，从而消除发票出错最常见的根源。
发票编号和日期
给每张发票一个 唯一、连续且不间断的编号，例如 INV-0001、INV-0002，依此类推。连贯的编号序列让你的记录易于查阅，也是大多数税务机关所期望的；编号出现跳号或重复会引来你不愿面对的疑问。
清楚地标明两个日期：开具日期（你开出发票的时间）和 到期日（预期付款的时间）。与其写“收到即付”，不如注明一个具体期限，例如自开具日期起 14 天或 30 天。明确的到期日更便于催款，也能让你更快收到货款。
如何发送发票并收款
将发票以 PDF 形式发送，这样版式和金额在传输途中就无法被改动，同时自己保留一份副本备查。对大多数自由职业者和小企业来说，用邮件发送就足够了；附上 PDF，并写一段简短友好的话，注明金额和到期日。
让付款变得简单。直接在发票上写明你的银行信息或付款链接，这样客户就无需开口询问。提供了明确付款方式的发票，明显能更快得到结清。如果过了到期日，几天后发一封礼貌的提醒邮件是很正常的做法，通常这样就足够了。
需要避免的常见错误
大多数发票问题都源于少数几个本可避免的疏漏。发送前快速检查一遍，能省去日后尴尬的更正。
- 编号缺失或重复
- 重复使用某个编号或跳过序列，会让你的记录难以对账，还可能触发税务审查。
- 没有明确的到期日
- “收到即付”含糊不清。具体的日期能明确预期，也让后续催款变得简单直接。
- 税款有误或缺失
- 收取了错误的税率，或在跨境交易中漏写反向征收说明，都会使发票不合规。
- 明细描述含糊
- 只写“服务”一行会招来疑问。请描述清楚你交付了什么，好让客户能迅速确认。
- 没有付款信息
- 如果客户看不到该如何付款，他们就不会付，至少不会按时付。请务必写明银行信息或付款链接。
- 发送可编辑的文件
- 文字处理或电子表格文件是可以被改动的。请始终发送 PDF。
常见问题
我需要软件才能制作发票吗？
不需要。你可以用文字处理软件、电子表格，甚至手写来制作发票。软件能帮你做到连续编号、自动计算合计和税款，以及生成整洁的 PDF，但这并非必需。你也可以使用免费的在线生成器，无需注册，比如本页上的这一款。
一张发票必须包含哪些信息？
至少要有：Invoice（发票）字样、一个唯一的发票编号、开具日期、你的名称和地址、你客户的名称和地址、商品或服务的描述、应付金额，以及在适用情况下单独列出的税款（例如增值税）。许多国家还会增加特定要求，例如已登记企业需提供增值税号。
我应该如何为发票编号？
为每张发票使用一个唯一、连续且不间断的编号，例如先 INV-0001 再 INV-0002。连贯的编号序列让你的记录易于查阅，也是大多数税务机关所期望的。
我必须收取增值税或销售税吗？
这取决于你所在的地区、你是否已登记，以及你的客户在哪里。如果你已登记增值税，通常需要收取增值税并显示你的增值税号；欧盟企业之间的跨境销售往往采用反向征收。请查阅你所在国家的相关规定。
我可以免费制作发票吗？
可以。使用本页上的生成器，你无需注册，也不会有水印，即可免费创建并下载一份专业发票。你输入的任何内容都不会被存储。