Qué necesitas antes de empezar
Empieza por el acuerdo comercial y las normas aplicables a la operación. Los campos siguientes son habituales, pero una factura fiscal, una factura para el sector público o una factura electrónica estructurada pueden exigir identificadores adicionales o un canal de entrega distinto.
- Datos del proveedor
- La razón social o el nombre comercial, la dirección y los datos de contacto, además de los identificadores registrales y fiscales cuando lo exijan las normas aplicables.
- Datos del cliente
- La razón social correcta del cliente, su dirección de facturación y cualquier identificador de pedido, comprador, fiscal o de enrutamiento que te haya pedido usar.
- El suministro
- Descripciones claras, cantidades, unidades, precios, descuentos y el periodo de suministro o prestación necesarios para explicar cada cargo.
- Tratamiento fiscal
- La tasa, la exención, la tasa cero o la inversión del sujeto pasivo que hayas confirmado de forma independiente para esta operación.
- Fechas y condiciones
- Las fechas de emisión y suministro, la fecha de vencimiento acordada, la moneda, las condiciones de pago y cualquier referencia contractual.
- Datos de entrega y pago
- El formato y el canal de facturación aceptados, los datos bancarios o la URL de pago verificados y el destinatario correcto.
Cómo hacer una factura en siete pasos
Usa estos siete pasos como secuencia de trabajo y, después, compara el borrador con el contrato, las instrucciones del cliente y las normas locales de facturación.
- 1. Elige el documento y el canal
- Confirma si el cliente acepta un PDF o exige un portal, una factura electrónica estructurada o el envío a la autoridad fiscal.
- 2. Identifica a las partes
- Ingresa los nombres, direcciones e identificadores del proveedor y el cliente que sean obligatorios para esta operación.
- 3. Agrega una referencia y las fechas
- Usa un identificador de factura único, una serie secuencial cuando sea obligatoria y las fechas pertinentes de emisión, suministro y vencimiento.
- 4. Describe cada cargo
- Detalla los bienes o servicios lo suficiente para vincularlos al acuerdo, con la cantidad, el precio unitario y los descuentos cuando correspondan.
- 5. Calcula los impuestos y los totales
- Verifica cada línea, el subtotal, la categoría fiscal, la tasa, el monto del impuesto, el redondeo y el monto final en la moneda indicada.
- 6. Agrega las condiciones de pago acordadas
- Indica la fecha de vencimiento y unas instrucciones de pago verificadas. Incluye intereses, cargos o retenciones solo si el acuerdo y la ley lo permiten.
- 7. Valida, envía y conserva
- Revisa los identificadores y los cálculos, entrega la factura por el canal aceptado y conserva la factura y los documentos justificativos durante el plazo obligatorio.
Campos habituales de una factura y qué debes verificar
La mayoría de las facturas identifican el documento, el proveedor, el cliente, la operación, las fechas, los montos, la moneda y las condiciones de pago. Las facturas fiscales también pueden exigir números de registro, un número secuencial, la fecha de suministro, las bases gravables por categoría, las tasas, los montos del impuesto y las menciones obligatorias. Las facturas del sector público y las transfronterizas pueden requerir referencias del comprador, direcciones electrónicas o campos estructurados que no aparecen en un PDF básico.
No consideres una lista genérica como prueba de validez legal ni del derecho del cliente a deducir impuestos. Confirma las normas según la condición del proveedor, el lugar de suministro, el tipo de cliente y el valor de la factura. La lista del Reino Unido y la Directiva del IVA de la UE citadas en las fuentes muestran que los requisitos oficiales difieren incluso en campos conocidos.
Cómo calcular los totales y los impuestos
En cada línea, multiplica la cantidad por el precio unitario, aplica cualquier descuento y verifica el resultado. Suma las líneas para obtener el subtotal neto, calcula el impuesto con la categoría y la tasa confirmadas y muestra después el total bruto y cualquier monto ya pagado. Sigue la regla de redondeo aplicable y expresa todos los montos en la moneda indicada.
El software puede hacer los cálculos cuando ingresas una tasa, pero no puede determinar el tratamiento jurídico a partir de un formulario breve. El registro, la ubicación, la condición del cliente, el producto o servicio y los regímenes especiales pueden cambiar el resultado. No des por hecho que una venta transfronteriza está automáticamente sujeta a inversión del sujeto pasivo, exenta o a tasa cero. Verifica el tratamiento y las menciones obligatorias antes de emitirla.
Números y fechas de factura
Usa un identificador que sea único dentro de la serie y el periodo exigidos por tus normas. Algunos sistemas fiscales requieren un número secuencial basado en una o varias series, pero no existe una regla universal que prohíba los saltos. Si anulas, cancelas o corriges un documento, conserva la pista de auditoría obligatoria en lugar de reasignar un identificador de forma que oculte el registro.
Las fechas necesarias pueden incluir la de emisión, la de suministro o prestación, la de vencimiento y la de devengo fiscal. Calcula el vencimiento a partir del acuerdo y muestra una fecha concreta cuando sea posible. No cambies una fecha de emisión o suministro solo para trasladar la declaración a otro periodo.
Cómo enviar tu factura y cobrar
El PDF es habitual, pero no es inmutable ni sustituye una factura electrónica estructurada, un portal del cliente o un canal de la autoridad fiscal cuando estos sean obligatorios. Envía el formato que acepten el destinatario y la jurisdicción. Verifica el destinatario antes de exponer datos personales o bancarios, y conserva la factura original junto con la prueba de entrega y las correcciones posteriores.
Usa instrucciones de pago verificadas e indica claramente la fecha de vencimiento. Si la factura vence sin pagarse, sigue el proceso de recordatorio acordado y las normas locales sobre intereses, gastos de cobro y recuperación de deudas. Confirma por un canal de confianza cualquier cambio en los datos bancarios previamente acordados antes de usarlo.
Errores habituales que conviene evitar
Revisa estos puntos antes de emitir la factura. Cualquiera de ellos puede dificultar su aceptación, conciliación, declaración o pago.
- Una referencia duplicada o sin explicar
- Mantén identificadores únicos dentro de la serie obligatoria y conserva la pista de auditoría de los documentos cancelados, anulados y corregidos.
- Partes o datos de enrutamiento incorrectos
- El nombre comercial puede no coincidir con la entidad jurídica a la que debes facturar, y algunos compradores exigen un pedido o una dirección electrónica.
- Tratamiento fiscal sin verificar
- El registro por sí solo no determina la tasa, la exención ni la inversión del sujeto pasivo. Confirma la operación concreta.
- Descripciones de línea imprecisas
- Describe los bienes suministrados, el periodo del servicio o el hito con detalle suficiente para vincularlo al acuerdo y facilitar su revisión.
- Instrucciones de pago sin verificar
- Verifica los datos bancarios y las URL de pago antes de emitir la factura, especialmente si las instrucciones han cambiado hace poco.
- Usar un PDF cuando se exigen datos estructurados
- Un PDF legible puede incumplir el mandato de un cliente o una autoridad que exija una factura electrónica estructurada o el envío por un portal.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un programa para hacer una factura?
No siempre. Un procesador de textos, una hoja de cálculo o un generador pueden bastar si el destinatario y la jurisdicción aceptan ese formato. El software ayuda con los cálculos, la numeración y los registros, pero no decide el tratamiento fiscal correcto. Algunas operaciones exigen facturación electrónica estructurada o un canal de la autoridad.
¿Qué información debe incluir una factura?
No existe un mínimo universal. Los campos habituales identifican al proveedor, al cliente, la factura, las fechas, los bienes o servicios, la moneda y los montos. Las facturas fiscales pueden exigir números de registro, un número secuencial, bases gravables, tasas, montos del impuesto y menciones obligatorias. Verifica las normas de la operación y los requisitos de enrutamiento del cliente.
¿Cómo debo numerar mis facturas?
Usa un identificador que sea único dentro de la serie y el periodo exigidos por tus normas. Algunos sistemas requieren un número secuencial de una o varias series, como 2026-001 y 2026-002, pero no supongas que todas las jurisdicciones prohíben los saltos. Conserva la pista obligatoria de las facturas anuladas, canceladas y corregidas.
¿Tengo que cobrar el IVA?
Depende del registro, de dónde estén el proveedor y el cliente, de la condición del cliente, de lo suministrado y de cualquier régimen especial. No cobres impuestos, apliques la inversión del sujeto pasivo ni muestres un número de registro basándote solo en un ejemplo genérico. Confirma el tratamiento de la operación.
¿Puedo hacer una factura gratis?
Sí. El generador de esta página puede crear un borrador en PDF sin cuenta, tarjeta ni marca de agua. Antes de emitirlo, debes verificar los identificadores, el tratamiento fiscal, los campos obligatorios y el formato de entrega aceptado.