Qué necesitas antes de empezar
Antes de escribir una sola línea, reúne la información de la que depende una factura. Tenerla lista convierte la facturación en un trabajo de dos minutos en lugar de un ida y vuelta con tu cliente.
- Los datos de tu empresa
- Tu nombre de fantasía, dirección, correo de contacto, y cualquier número de registro o tributario que te aplique.
- Los datos de tu cliente
- El nombre y la dirección a facturar, y su número tributario si es una empresa registrada, lo que importa en las ventas transfronterizas.
- Qué estás facturando
- Una breve descripción de cada producto o servicio, con la cantidad y el precio por unidad.
- El impuesto que aplica
- La tasa de IVA o de impuesto a las ventas de cada línea, o una nota si la venta está a tasa cero, exenta o sujeta a inversión del sujeto pasivo.
- Fechas y condiciones
- La fecha en que emites la factura y la fecha de vencimiento del pago (por ejemplo, 14 o 30 días después).
- Cómo quieres que te paguen
- Tu cuenta bancaria o IBAN, o un enlace de pago, para que el cliente pueda pagar sin preguntar cómo.
Cómo hacer una factura en siete pasos
Toda factura, ya sea escrita a mano o generada, sigue la misma forma. Recorre estos pasos en orden y terminarás con un documento completo y profesional.
- 1. Agrega un encabezado
- Pon la palabra Factura arriba, junto con el nombre de tu empresa y tu logo si tienes uno, para que el documento sea reconocible al instante.
- 2. Agrega tus datos y los del cliente
- Lista tu nombre, dirección y número tributario, luego el cliente al que estás facturando. Ambas partes deben quedar claramente identificadas.
- 3. Dale un número y fechas
- Asigna un número de factura único y secuencial y fija la fecha de emisión y la fecha de vencimiento del pago.
- 4. Lista las líneas de detalle
- Una fila por producto o servicio: descripción, cantidad, precio unitario, y el total de la línea.
- 5. Agrega el impuesto y los totales
- Suma las líneas para obtener un subtotal, agrega el IVA o el impuesto a las ventas donde aplique, y muestra el monto final a pagar.
- 6. Agrega los datos de pago y las condiciones
- Muestra cómo y para cuándo pagar: datos bancarios o un enlace de pago, más cualquier condición por mora.
- 7. Guárdala como PDF y envíala
- Exporta un PDF (para que el diseño no se pueda alterar) y envíala por correo a tu cliente, conservando una copia para tus registros.
Qué debe incluir toda factura
Algunos campos son cuestión de buena práctica; otros son legalmente obligatorios en la mayoría de los países. Una factura completa lleva la palabra Factura, un número de factura único, la fecha de emisión, tu nombre y dirección, el nombre y la dirección de tu cliente, una descripción de los bienes o servicios, el monto a pagar, y el impuesto mostrado por separado donde aplique.
Si estás inscrito en el IVA o un impuesto equivalente, normalmente también debes mostrar tu número tributario, la tasa del impuesto y el monto de cada línea, y en la UE a menudo el número de IVA del cliente en las ventas empresariales transfronterizas. Hacer esto bien es lo que hace que una factura sea válida para que tu cliente recupere el impuesto y para que tú lleves una contabilidad limpia.
Cómo calcular los totales y el impuesto
La aritmética es simple. Para cada línea, multiplica la cantidad por el precio unitario para obtener el total de la línea. Suma los totales de las líneas para obtener el subtotal (el monto antes de impuestos). Luego aplica el impuesto: multiplica el subtotal, o cada línea, por la tasa correspondiente para obtener el monto del impuesto, y súmalo para llegar al total a pagar.
Si vendes a más de una tasa de impuesto, agrupa las líneas por tasa y muestra el impuesto de cada tasa por separado, para que el desglose quede claro. Las ventas transfronterizas entre empresas de la UE a menudo tienen inversión del sujeto pasivo: muestras el monto neto sin IVA y agregas una nota indicando que el comprador declara el impuesto. Una herramienta que conoce estas reglas calcula los totales y las notas correctas por ti, lo que elimina la fuente más común de errores en las facturas.
Números y fechas de las facturas
Dale a cada factura un número único y secuencial sin saltos, como INV-0001, INV-0002, y así sucesivamente. Una serie consistente mantiene tus registros fáciles de seguir y es esperada por la mayoría de las autoridades tributarias; los saltos o duplicados generan preguntas que no quieres.
Muestra dos fechas claramente: la fecha de emisión (cuando emites la factura) y la fecha de vencimiento (cuando se espera el pago). En lugar de escribir “pago contra recepción”, indica un plazo concreto como 14 o 30 días desde la fecha de emisión. Una fecha de vencimiento específica es más fácil de perseguir y te hace cobrar más rápido.
Cómo enviar tu factura y cobrar
Envía la factura como PDF para que el diseño y los totales no se puedan cambiar en tránsito, y conserva una copia para tus registros. El correo sirve para la mayoría de los freelancers y las pequeñas empresas; adjunta el PDF y escribe un mensaje breve y amable con el monto y la fecha de vencimiento.
Haz que pagar sea fácil. Incluye tus datos bancarios o un enlace de pago directamente en la factura para que el cliente no tenga que preguntar. Las facturas que ofrecen una forma obvia de pagar se pagan notoriamente más rápido. Si pasa la fecha de vencimiento, un recordatorio amable unos días después es normal y suele ser todo lo que se necesita.
Errores comunes que evitar
La mayoría de los problemas con las facturas vienen de un puñado de descuidos evitables. Una revisión rápida antes de enviar te ahorra correcciones incómodas después.
- Un número faltante o duplicado
- Reutilizar un número o saltarse la serie hace que tus registros sean difíciles de conciliar y puede gatillar una revisión tributaria.
- Sin fecha de vencimiento clara
- “Pago contra recepción” es vago. Una fecha específica fija la expectativa y hace el seguimiento sencillo.
- Impuesto incorrecto o faltante
- Cobrar la tasa equivocada, u olvidar una nota de inversión del sujeto pasivo en una venta transfronteriza, hace que la factura no cumpla con la normativa.
- Descripciones de líneas vagas
- Una línea que solo dice “servicios” invita a preguntas. Describe qué entregaste para que el cliente pueda aprobarla rápidamente.
- Sin datos de pago
- Si el cliente no puede ver cómo pagar, no lo hará, al menos no a tiempo. Muestra siempre los datos bancarios o un enlace.
- Enviar un archivo editable
- Un archivo de procesador de texto o de planilla de cálculo se puede alterar. Envía siempre un PDF.
Preguntas frecuentes
¿Necesito software para hacer una factura?
No. Puedes hacer una factura en un procesador de texto o en una planilla de cálculo, o incluso a mano. El software ayuda con la numeración secuencial, los totales y el impuesto automáticos, y un PDF limpio, pero no es obligatorio. También puedes usar un generador en línea gratuito sin cuenta, como el de esta página.
¿Qué información debe incluir una factura?
Como mínimo: la palabra Factura, un número de factura único, la fecha de emisión, tu nombre y dirección, el nombre y la dirección de tu cliente, una descripción de los bienes o servicios, el monto a pagar, y el impuesto (como el IVA) mostrado por separado donde aplique. Muchos países agregan requisitos específicos, como un número de IVA para las empresas registradas.
¿Cómo debería numerar mis facturas?
Usa un número único y secuencial para cada factura, sin saltos, por ejemplo INV-0001 y luego INV-0002. Una serie consistente hace que tus registros sean fáciles de seguir y es esperada por la mayoría de las autoridades tributarias.
¿Tengo que cobrar IVA o impuesto a las ventas?
Depende de dónde estés establecido, de si estás inscrito, y de dónde esté tu cliente. Si estás inscrito en el IVA, normalmente cobras el IVA y muestras tu número de IVA; las ventas transfronterizas entre empresas de la UE a menudo usan la inversión del sujeto pasivo. Revisa las reglas de tu país.
¿Puedo hacer una factura gratis?
Sí. Puedes crear y descargar una factura profesional gratis, sin cuenta y sin marca de agua, usando el generador de esta página. Nada de lo que ingresas se almacena.