Vad du behöver innan du börjar
Innan du skriver en enda rad, samla in informationen som en faktura bygger på. Att ha den redo gör faktureringen till ett tvåminutersjobb i stället för ett fram och tillbaka med din kund.
- Dina företagsuppgifter
- Ditt firmanamn, adress, kontaktmejl och eventuellt registrerings- eller skattenummer som gäller dig.
- Din kunds uppgifter
- Namn och adress att fakturera, och deras momsnummer om de är ett registrerat företag, vilket har betydelse vid gränsöverskridande försäljning.
- Vad du fakturerar för
- En kort beskrivning av varje produkt eller tjänst, med antal och pris per enhet.
- Vilken moms som gäller
- Moms- eller försäljningsskattesatsen för varje rad, eller en notering om försäljningen är nollskattesatt, undantagen eller omvänd skattskyldighet.
- Datum och villkor
- Datumet du utfärdar fakturan och datumet då betalningen förfaller (till exempel 14 eller 30 dagar senare).
- Hur du vill få betalt
- Ditt bankkonto eller IBAN, eller en betalningslänk, så att kunden kan betala utan att fråga hur.
Hur man gör en faktura i sju steg
Varje faktura, oavsett om den är handskriven eller genererad, följer samma form. Arbeta igenom dessa steg i ordning så får du ett komplett, professionellt dokument.
- 1. Lägg till en rubrik
- Sätt ordet Faktura överst, tillsammans med ditt företagsnamn och din logotyp om du har en, så att dokumentet genast känns igen.
- 2. Lägg till dina uppgifter och kundens
- Ange ditt namn, adress och skattenummer, sedan kunden du fakturerar. Båda parter måste vara tydligt identifierade.
- 3. Ge den ett nummer och datum
- Tilldela ett unikt, löpande fakturanummer och ange utfärdandedatum och förfallodatum.
- 4. Lista fakturaraderna
- En rad per produkt eller tjänst: beskrivning, antal, à-pris och radsumman.
- 5. Lägg till moms och summor
- Summera raderna till en delsumma, lägg till moms eller försäljningsskatt där det gäller, och visa det slutliga beloppet att betala.
- 6. Lägg till betaluppgifter och villkor
- Visa hur och senast när betalning ska ske: bankuppgifter eller en betalningslänk, plus eventuella villkor för sen betalning.
- 7. Spara den som en PDF och skicka den
- Exportera en PDF (så att layouten inte kan ändras) och mejla den till din kund, och behåll en kopia för dina egna register.
Vad varje faktura måste innehålla
Vissa fält är en fråga om god sed; andra är lagstadgade i de flesta länder. En komplett faktura innehåller ordet Faktura, ett unikt fakturanummer, utfärdandedatumet, ditt namn och din adress, din kunds namn och adress, en beskrivning av varorna eller tjänsterna, beloppet att betala och momsen redovisad separat där den gäller.
Om du är registrerad för moms eller en motsvarande skatt måste du vanligen även visa ditt skattenummer, skattesatsen och beloppet för varje rad, och inom EU ofta kundens momsnummer vid gränsöverskridande företagsförsäljning. Att få detta rätt är vad som gör en faktura giltig för att din kund ska kunna återföra moms och för att du ska kunna föra rena räkenskaper.
Hur man beräknar summor och moms
Räkningen är enkel. För varje rad, multiplicera antalet med à-priset för att få radsumman. Lägg ihop radsummorna för att få delsumman (beloppet före moms). Tillämpa sedan moms: multiplicera delsumman, eller varje rad, med tillämplig sats för att få momsbeloppet, och lägg till det för att nå totalsumman att betala.
Om du säljer med mer än en momssats, gruppera raderna efter sats och visa varje sats moms separat, så att uppdelningen är tydlig. Gränsöverskridande försäljning mellan EU-företag är ofta omvänd skattskyldighet: du visar nettobeloppet utan moms och lägger till en notering om att köparen redovisar momsen. Ett verktyg som kan dessa regler beräknar summorna och de rätta noteringarna åt dig, vilket eliminerar den vanligaste källan till fakturafel.
Fakturanummer och datum
Ge varje faktura ett unikt, löpande nummer utan luckor, såsom INV-0001, INV-0002 och så vidare. En konsekvent serie håller dina register lätta att följa och förväntas av de flesta skattemyndigheter; luckor eller dubbletter väcker frågor du inte vill ha.
Visa två datum tydligt: utfärdandedatumet (när du upprättar fakturan) och förfallodatumet (när betalning förväntas). I stället för att skriva “betalas vid mottagande”, ange ett konkret villkor som 14 eller 30 dagar från utfärdandedatumet. Ett specifikt förfallodatum är lättare att påminna om och får dig betald snabbare.
Hur man skickar sin faktura och får betalt
Skicka fakturan som en PDF så att layouten och summorna inte kan ändras på vägen, och behåll en kopia för dina register. Mejl fungerar bra för de flesta frilansare och småföretag; bifoga PDF:en och skriv ett kort, vänligt meddelande med beloppet och förfallodatumet.
Gör det enkelt att betala. Inkludera dina bankuppgifter eller en betalningslänk direkt på fakturan så att kunden inte behöver fråga. Fakturor som erbjuder ett uppenbart sätt att betala regleras märkbart snabbare. Om förfallodatumet passerar är en artig påminnelse några dagar senare normalt och brukar vara allt som behövs.
Vanliga misstag att undvika
De flesta fakturaproblem kommer från en handfull undvikbara misstag. En snabb kontroll innan du skickar besparar dig pinsamma rättelser senare.
- Ett saknat eller dubblerat nummer
- Att återanvända ett nummer eller hoppa över serien gör dina register svåra att stämma av och kan flagga för en skattegranskning.
- Inget tydligt förfallodatum
- “Betalas vid mottagande” är vagt. Ett specifikt datum sätter förväntan och gör uppföljningen enkel.
- Fel eller saknad moms
- Att debitera fel sats, eller glömma en notering om omvänd skattskyldighet vid en gränsöverskridande försäljning, gör fakturan icke-regelenlig.
- Vaga radbeskrivningar
- En rad som bara säger “tjänster” inbjuder till frågor. Beskriv vad du levererade så att kunden snabbt kan godkänna det.
- Inga betaluppgifter
- Om kunden inte kan se hur de ska betala, gör de det inte, åtminstone inte i tid. Visa alltid bankuppgifter eller en länk.
- Att skicka en redigerbar fil
- En ordbehandlings- eller kalkylarksfil kan ändras. Skicka alltid en PDF.
Vanliga frågor
Behöver jag programvara för att göra en faktura?
Nej. Du kan göra en faktura i en ordbehandlare eller ett kalkylark, eller till och med för hand. Programvara hjälper med löpande numrering, automatiska summor och moms, och en ren PDF, men det krävs inte. Du kan också använda en gratis onlinegenerator utan konto, som den på den här sidan.
Vilken information måste en faktura innehålla?
Som minst: ordet Faktura, ett unikt fakturanummer, utfärdandedatumet, ditt namn och din adress, din kunds namn och adress, en beskrivning av varorna eller tjänsterna, beloppet att betala och momsen (såsom moms) redovisad separat där den gäller. Många länder lägger till specifika krav, såsom ett momsnummer för registrerade företag.
Hur ska jag numrera mina fakturor?
Använd ett unikt, löpande nummer för varje faktura, utan luckor, till exempel INV-0001 och sedan INV-0002. En konsekvent serie gör dina register lätta att följa och förväntas av de flesta skattemyndigheter.
Måste jag ta ut moms eller försäljningsskatt?
Det beror på var du är baserad, om du är registrerad och var din kund finns. Om du är momsregistrerad tar du i regel ut moms och visar ditt momsnummer; gränsöverskridande försäljning mellan EU-företag använder ofta omvänd skattskyldighet. Kontrollera reglerna för ditt land.
Kan jag göra en faktura gratis?
Ja. Du kan skapa och ladda ner en professionell faktura gratis, utan konto och utan vattenstämpel, med generatorn på den här sidan. Inget du anger lagras.