Qué necesitás antes de empezar
Antes de escribir una sola línea, reuní la información de la que depende una factura. Tenerla lista convierte la facturación en un trabajo de dos minutos en lugar de una ida y vuelta con tu cliente.
- Los datos de tu empresa
- Tu nombre de fantasía, dirección, correo de contacto, y cualquier número de registro o identificación fiscal que te corresponda.
- Los datos de tu cliente
- El nombre y la dirección a facturar, y su número de identificación fiscal si es una empresa inscripta, lo que importa para ventas transfronterizas.
- Por qué estás facturando
- Una descripción breve de cada producto o servicio, con la cantidad y el precio por unidad.
- El impuesto que aplica
- La alícuota de IVA o de impuesto a las ventas de cada línea, o una nota si la venta está a alícuota cero, exenta, o sujeta a inversión del sujeto pasivo.
- Fechas y condiciones
- La fecha en que emitís la factura y la fecha de vencimiento del pago (por ejemplo 14 o 30 días después).
- Cómo querés que te paguen
- Tu cuenta bancaria o IBAN, o un link de pago, para que el cliente pueda saldarla sin preguntar cómo.
Cómo hacer una factura en siete pasos
Toda factura, sea manuscrita o generada, sigue la misma forma. Recorré estos pasos en orden y terminarás con un documento completo y profesional.
- 1. Agregá un encabezado
- Poné la palabra Factura arriba, junto con el nombre de tu empresa y tu logo si tenés uno, para que el documento sea reconocible al instante.
- 2. Agregá tus datos y los del cliente
- Listá tu nombre, dirección y número de identificación fiscal, luego el cliente al que estás facturando. Ambas partes deben estar claramente identificadas.
- 3. Asignale un número y fechas
- Asigná un número de factura único y correlativo y fijá la fecha de emisión y la fecha de vencimiento del pago.
- 4. Listá los ítems
- Una fila por producto o servicio: descripción, cantidad, precio unitario, y el total de la línea.
- 5. Agregá impuestos y totales
- Sumá las líneas para llegar a un subtotal, agregá el IVA o el impuesto a las ventas donde aplique, y mostrá el monto final adeudado.
- 6. Agregá datos de pago y condiciones
- Mostrá cómo y para cuándo pagar: datos bancarios o un link de pago, más cualquier condición de mora.
- 7. Guardala como PDF y enviala
- Exportá un PDF (para que el diseño no se pueda alterar) y enviala por correo a tu cliente, guardando una copia para tus registros.
Qué debe incluir toda factura
Algunos campos son cuestión de buena práctica; otros son obligatorios por ley en la mayoría de los países. Una factura completa lleva la palabra Factura, un número de factura único, la fecha de emisión, tu nombre y dirección, el nombre y la dirección de tu cliente, una descripción de los bienes o servicios, el monto adeudado, y el impuesto mostrado por separado donde aplica.
Si estás inscripto en IVA o un impuesto equivalente, normalmente también debés mostrar tu número de identificación fiscal, la alícuota y el monto de impuesto de cada línea, y en la UE a menudo el número de IVA del cliente en ventas transfronterizas entre empresas. Hacer esto bien es lo que hace que una factura sea válida para que tu cliente recupere el impuesto y para que vos lleves libros ordenados.
Cómo calcular totales e impuestos
La aritmética es simple. Para cada línea, multiplicá la cantidad por el precio unitario para obtener el total de la línea. Sumá los totales de las líneas para obtener el subtotal (el monto antes de impuestos). Luego aplicá el impuesto: multiplicá el subtotal, o cada línea, por la alícuota correspondiente para obtener el monto de impuesto, y sumalo para llegar al total adeudado.
Si vendés a más de una alícuota, agrupá las líneas por alícuota y mostrá el impuesto de cada alícuota por separado, para que el desglose sea claro. Las ventas transfronterizas entre empresas de la UE a menudo son de inversión del sujeto pasivo: mostrás el monto neto sin IVA y agregás una nota indicando que el comprador declara el impuesto. Una herramienta que conoce estas reglas calcula los totales y las notas correctas por vos, lo que elimina la fuente más común de errores en las facturas.
Números de factura y fechas
Dale a cada factura un número único y correlativo sin saltos, como INV-0001, INV-0002, y así sucesivamente. Una serie consistente mantiene tus registros fáciles de seguir y es esperada por la mayoría de las autoridades fiscales; los saltos o duplicados generan preguntas que no querés.
Mostrá dos fechas con claridad: la fecha de emisión (cuándo emitís la factura) y la fecha de vencimiento (cuándo se espera el pago). En lugar de escribir «a pagar contra recepción», indicá un plazo concreto como 14 o 30 días desde la fecha de emisión. Una fecha de vencimiento específica es más fácil de reclamar y te hace cobrar más rápido.
Cómo enviar tu factura y cobrar
Enviá la factura como PDF para que el diseño y los totales no se puedan cambiar en el camino, y guardá una copia para tus registros. El correo electrónico está bien para la mayoría de los freelancers y pequeñas empresas; adjuntá el PDF y escribí un mensaje breve y amable con el monto y la fecha de vencimiento.
Hacé que pagar sea fácil. Incluí tus datos bancarios o un link de pago directamente en la factura para que el cliente no tenga que preguntar. Las facturas que ofrecen una forma obvia de pagar se saldan notablemente más rápido. Si pasa la fecha de vencimiento, un recordatorio cordial unos días después es normal y suele ser todo lo que hace falta.
Errores comunes que evitar
La mayoría de los problemas con las facturas vienen de un puñado de descuidos evitables. Una revisión rápida antes de enviar ahorra correcciones incómodas más adelante.
- Un número faltante o duplicado
- Reutilizar un número o saltear la serie hace que tus registros sean difíciles de conciliar y puede activar una revisión fiscal.
- Sin fecha de vencimiento clara
- «A pagar contra recepción» es vago. Una fecha específica fija la expectativa y hace el seguimiento sencillo.
- Impuesto incorrecto o faltante
- Cobrar la alícuota equivocada, u olvidar una nota de inversión del sujeto pasivo en una venta transfronteriza, hace que la factura no cumpla.
- Descripciones de línea vagas
- Una línea que solo dice «servicios» invita preguntas. Describí lo que entregaste para que el cliente pueda aprobarlo rápido.
- Sin datos de pago
- Si el cliente no puede ver cómo pagar, no lo hará, al menos no a tiempo. Mostrá siempre los datos bancarios o un link.
- Enviar un archivo editable
- Un archivo de procesador de texto o de planilla de cálculo se puede alterar. Enviá siempre un PDF.
Preguntas frecuentes
¿Necesito software para hacer una factura?
No. Podés hacer una factura en un procesador de texto o planilla de cálculo, o incluso a mano. El software ayuda con la numeración correlativa, los totales e impuestos automáticos, y un PDF prolijo, pero no es obligatorio. También podés usar un generador online gratuito sin cuenta, como el de esta página.
¿Qué información debe incluir una factura?
Como mínimo: la palabra Factura, un número de factura único, la fecha de emisión, tu nombre y dirección, el nombre y la dirección de tu cliente, una descripción de los bienes o servicios, el monto adeudado, y el impuesto (como el IVA) mostrado por separado donde aplica. Muchos países agregan requisitos específicos, como un número de IVA para empresas inscriptas.
¿Cómo debería numerar mis facturas?
Usá un número único y correlativo para cada factura, sin saltos, por ejemplo INV-0001 y luego INV-0002. Una serie consistente hace que tus registros sean fáciles de seguir y es esperada por la mayoría de las autoridades fiscales.
¿Tengo que cobrar IVA o impuesto a las ventas?
Depende de dónde estés radicado, de si estás inscripto, y de dónde está tu cliente. Si estás inscripto en IVA normalmente cobrás IVA y mostrás tu número de IVA; las ventas transfronterizas entre empresas de la UE a menudo usan la inversión del sujeto pasivo. Verificá las reglas para tu país.
¿Puedo hacer una factura gratis?
Sí. Podés crear y descargar una factura profesional gratis, sin cuenta y sin marca de agua, usando el generador de esta página. Nada de lo que ingresás se almacena.