Kas jums nepieciešams, pirms sākat
Pirms uzrakstāt kaut vienu pozīciju, savāciet informāciju, no kuras rēķins ir atkarīgs. Tās sagatavošana padara rēķinu izrakstīšanu par divu minūšu darbu, nevis saraksti ar klientu.
- Jūsu uzņēmuma dati
- Jūsu komercnosaukums, adrese, kontakta e-pasts un jebkurš reģistrācijas vai nodokļu numurs, kas uz jums attiecas.
- Jūsu klienta dati
- Vārds un adrese, uz kuru izrakstīt rēķinu, un viņu nodokļu numurs, ja viņi ir reģistrēts uzņēmums, kam ir nozīme pārrobežu pārdošanā.
- Par ko izrakstāt rēķinu
- Īss katra produkta vai pakalpojuma apraksts ar daudzumu un cenu par vienību.
- Piemērojamais nodoklis
- PVN vai tirdzniecības nodokļa likme katrai pozīcijai vai piezīme, ja pārdošana ir ar nulles likmi, atbrīvota vai ar apgriezto maksājumu.
- Datumi un noteikumi
- Datums, kurā izrakstāt rēķinu, un datums, kad maksājums ir jāveic (piemēram, 14 vai 30 dienas vēlāk).
- Kā vēlaties saņemt samaksu
- Jūsu bankas konts vai IBAN, vai maksājuma saite, lai klients var samaksāt, nejautājot kā.
Kā izveidot rēķinu septiņos soļos
Katrs rēķins, vai tas būtu rakstīts ar roku vai ģenerēts, seko vienai un tai pašai formai. Izpildiet šos soļus secībā, un jūs iegūsiet pilnīgu, profesionālu dokumentu.
- 1. Pievienojiet galveni
- Ielieciet vārdu Rēķins augšpusē, kā arī jūsu uzņēmuma nosaukumu un logotipu, ja tāds ir, lai dokuments būtu uzreiz atpazīstams.
- 2. Pievienojiet savus datus un klienta datus
- Uzskaitiet savu vārdu, adresi un nodokļu numuru, pēc tam klientu, kam izrakstāt rēķinu. Abām pusēm jābūt skaidri identificētām.
- 3. Piešķiriet tam numuru un datumus
- Piešķiriet unikālu, secīgu rēķina numuru un iestatiet izrakstīšanas datumu un maksājuma termiņu.
- 4. Uzskaitiet pozīcijas
- Viena rinda katram produktam vai pakalpojumam: apraksts, daudzums, vienības cena un pozīcijas kopsumma.
- 5. Pievienojiet nodokli un kopsummas
- Saskaitiet pozīcijas starpsummā, pievienojiet PVN vai tirdzniecības nodokli, kur tas piemērojams, un parādiet galīgo maksājamo summu.
- 6. Pievienojiet maksājuma rekvizītus un noteikumus
- Parādiet, kā un līdz kuram laikam maksāt: bankas rekvizīti vai maksājuma saite, kā arī jebkuri nokavējuma noteikumi.
- 7. Saglabājiet to kā PDF un nosūtiet
- Eksportējiet PDF (lai izkārtojumu nevarētu izmainīt) un nosūtiet to klientam pa e-pastu, saglabājot kopiju saviem ierakstiem.
Kam jābūt katrā rēķinā
Daži lauki ir labas prakses jautājums; citi ir likumā noteikti lielākajā daļā valstu. Pilnīgs rēķins satur vārdu Rēķins, unikālu rēķina numuru, izrakstīšanas datumu, jūsu vārdu un adresi, jūsu klienta vārdu un adresi, preču vai pakalpojumu aprakstu, maksājamo summu un nodokli, kas parādīts atsevišķi, kur tas piemērojams.
Ja esat reģistrēts PVN vai līdzvērtīga nodokļa maksātājs, parasti jums jāparāda arī savs nodokļu numurs, nodokļa likme un summa katrai pozīcijai un ES bieži klienta PVN numurs pārrobežu uzņēmumu pārdošanā. To pareiza norādīšana ir tas, kas padara rēķinu derīgu jūsu klientam nodokļa atgūšanai un jums tīru grāmatu kārtošanai.
Kā aprēķināt kopsummas un nodokli
Aritmētika ir vienkārša. Katrai pozīcijai reiziniet daudzumu ar vienības cenu, lai iegūtu pozīcijas kopsummu. Saskaitiet pozīciju kopsummas kopā, lai iegūtu starpsummu (summu pirms nodokļa). Pēc tam piemērojiet nodokli: reiziniet starpsummu vai katru pozīciju ar attiecīgo likmi, lai iegūtu nodokļa summu, un pievienojiet to, lai sasniegtu kopējo maksājamo summu.
Ja pārdodat ar vairāk nekā vienu nodokļa likmi, grupējiet pozīcijas pēc likmes un parādiet katras likmes nodokli atsevišķi, lai sadalījums būtu skaidrs. Pārrobežu pārdošana starp ES uzņēmumiem bieži ir ar apgriezto maksājumu: jūs parādāt neto summu bez PVN un pievienojat piezīmi, ka pircējs uzskaita nodokli. Rīks, kas zina šos noteikumus, aprēķina jums kopsummas un pareizās piezīmes, kas novērš visizplatītāko rēķinu kļūdu avotu.
Rēķinu numuri un datumi
Piešķiriet katram rēķinam unikālu, secīgu numuru bez robiem, piemēram, INV-0001, INV-0002 un tā tālāk. Konsekventa virkne saglabā jūsu ierakstus viegli izsekojamus un to sagaida lielākā daļa nodokļu iestāžu; robi vai dublikāti raisa jautājumus, kurus jūs nevēlaties.
Parādiet skaidri divus datumus: izrakstīšanas datumu (kad jūs sagatavojat rēķinu) un maksājuma termiņu (kad maksājums tiek gaidīts). Tā vietā, lai rakstītu “maksājams pēc saņemšanas”, norādiet konkrētu termiņu, piemēram, 14 vai 30 dienas no izrakstīšanas datuma. Konkrētu maksājuma termiņu ir vieglāk atgādināt, un tas panāk ātrāku samaksu.
Kā nosūtīt rēķinu un saņemt samaksu
Nosūtiet rēķinu kā PDF, lai izkārtojumu un kopsummas nevarētu mainīt pārsūtīšanas laikā, un saglabājiet kopiju saviem ierakstiem. E-pasts ir labs lielākajai daļai brīvprakses darbinieku un mazo uzņēmumu; pievienojiet PDF un uzrakstiet īsu, draudzīgu ziņojumu ar summu un maksājuma termiņu.
Padariet maksāšanu vienkāršu. Iekļaujiet savus bankas rekvizītus vai maksājuma saiti tieši rēķinā, lai klientam nebūtu jāprasa. Rēķini, kas piedāvā acīmredzamu maksāšanas veidu, tiek apmaksāti manāmi ātrāk. Ja maksājuma termiņš paiet, pieklājīgs atgādinājums pēc dažām dienām ir normāls un parasti tas ir viss, kas vajadzīgs.
Biežākās kļūdas, no kurām izvairīties
Lielākā daļa rēķinu problēmu rodas no nedaudzām novēršamām kļūdām. Ātra pārbaude pirms nosūtīšanas ietaupa neērtus labojumus vēlāk.
- Trūkstošs vai dublēts numurs
- Numura atkārtota izmantošana vai virknes pārtraukšana padara jūsu ierakstus grūti saskaņojamus un var izraisīt nodokļu pārbaudi.
- Nav skaidra maksājuma termiņa
- “Maksājams pēc saņemšanas” ir neskaidri. Konkrēts datums nosaka gaidas un padara atgādināšanu vienkāršu.
- Nepareizs vai trūkstošs nodoklis
- Nepareizas likmes iekasēšana vai apgrieztā maksājuma piezīmes aizmiršana pārrobežu pārdošanā padara rēķinu neatbilstošu.
- Neskaidri pozīciju apraksti
- Pozīcija, kurā teikts tikai “pakalpojumi”, raisa jautājumus. Aprakstiet, ko piegādājāt, lai klients var to ātri apstiprināt.
- Nav maksājuma rekvizītu
- Ja klients neredz, kā maksāt, viņš to nedarīs, vismaz ne laikā. Vienmēr parādiet bankas rekvizītus vai saiti.
- Rediģējama faila nosūtīšana
- Tekstapstrādes vai izklājlapas failu var izmainīt. Vienmēr nosūtiet PDF.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai man ir nepieciešama programmatūra, lai izveidotu rēķinu?
Nē. Jūs varat izveidot rēķinu tekstapstrādes programmā vai izklājlapā, vai pat ar roku. Programmatūra palīdz ar secīgu numerāciju, automātiskām kopsummām un nodokli un tīru PDF, taču tā nav nepieciešama. Varat arī izmantot bezmaksas tiešsaistes ģeneratoru bez konta, piemēram, šajā lapā.
Kādai informācijai jābūt rēķinā?
Vismaz: vārds Rēķins, unikāls rēķina numurs, izrakstīšanas datums, jūsu vārds un adrese, jūsu klienta vārds un adrese, preču vai pakalpojumu apraksts, maksājamā summa un nodoklis (piemēram, PVN), kas parādīts atsevišķi, kur tas piemērojams. Daudzas valstis pievieno īpašas prasības, piemēram, PVN numuru reģistrētiem uzņēmumiem.
Kā man numurēt savus rēķinus?
Izmantojiet unikālu, secīgu numuru katram rēķinam, bez robiem, piemēram, INV-0001, pēc tam INV-0002. Konsekventa virkne padara jūsu ierakstus viegli izsekojamus, un to sagaida lielākā daļa nodokļu iestāžu.
Vai man jāiekasē PVN vai tirdzniecības nodoklis?
Tas ir atkarīgs no tā, kur atrodaties, vai esat reģistrēts un kur atrodas jūsu klients. Ja esat reģistrēts PVN maksātājs, parasti iekasējat PVN un norādāt savu PVN numuru; pārrobežu pārdošana starp ES uzņēmumiem bieži izmanto apgriezto maksājumu. Pārbaudiet noteikumus savai valstij.
Vai es varu izveidot rēķinu bez maksas?
Jā. Jūs varat izveidot un lejupielādēt profesionālu rēķinu bez maksas, bez konta un bez ūdenszīmes, izmantojot ģeneratoru šajā lapā. Nekas no tā, ko ievadāt, netiek saglabāts.