Co potřebujete, než začnete
Než napíšete jediný řádek, shromážděte informace, na kterých faktura závisí. Když je máte připravené, změní se fakturace v dvouminutovou záležitost místo přehazování zpráv s klientem.
- Údaje o vašem podnikání
- Vaše obchodní jméno, adresa, kontaktní e-mail a jakékoli registrační nebo daňové číslo, které se vás týká.
- Údaje vašeho klienta
- Jméno a adresa pro fakturaci a jejich daňové číslo, pokud jde o registrovanou firmu, což je důležité u přeshraničních prodejů.
- Za co fakturujete
- Krátký popis každého produktu nebo služby s množstvím a cenou za jednotku.
- Daň, která se uplatní
- Sazba DPH nebo daně z prodeje pro každý řádek, nebo poznámka, pokud je prodej v nulové sazbě, osvobozen, nebo s přenesením daňové povinnosti.
- Data a podmínky
- Datum vystavení faktury a datum splatnosti platby (například o 14 nebo 30 dní později).
- Jak chcete dostat zaplaceno
- Vaše bankovní účet nebo IBAN, nebo platební odkaz, aby klient mohl zaplatit, aniž by se musel ptát jak.
Jak vytvořit fakturu v sedmi krocích
Každá faktura, ať ručně psaná nebo generovaná, má stejnou podobu. Projděte tyto kroky popořadě a získáte úplný, profesionální dokument.
- 1. Přidejte hlavičku
- Dejte nahoru slovo Faktura spolu s názvem firmy a logem, pokud nějaké máte, aby byl dokument okamžitě rozpoznatelný.
- 2. Přidejte své údaje a údaje klienta
- Uveďte své jméno, adresu a daňové číslo, pak klienta, kterému fakturujete. Obě strany musí být jasně identifikovány.
- 3. Přidělte číslo a data
- Přiřaďte jedinečné, vzestupné číslo faktury a nastavte datum vystavení a datum splatnosti platby.
- 4. Vypište položky
- Jeden řádek na produkt nebo službu: popis, množství, jednotková cena a součet řádku.
- 5. Přidejte daň a součty
- Sečtěte řádky do mezisoučtu, přidejte DPH nebo daň z prodeje tam, kde se uplatní, a zobrazte konečnou splatnou částku.
- 6. Přidejte platební údaje a podmínky
- Ukažte, jak a do kdy zaplatit: bankovní údaje nebo platební odkaz, plus případné podmínky při opožděné platbě.
- 7. Uložte jako PDF a odešlete
- Vyexportujte PDF (aby nešlo změnit rozvržení) a pošlete je e-mailem klientovi, kopii si ponechte pro své záznamy.
Co musí každá faktura obsahovat
Některá pole jsou věcí dobré praxe; jiná jsou ve většině zemí zákonem povinná. Úplná faktura nese slovo Faktura, jedinečné číslo faktury, datum vystavení, vaše jméno a adresu, jméno a adresu klienta, popis zboží nebo služeb, splatnou částku a daň uvedenou zvlášť tam, kde se uplatní.
Pokud jste plátcem DPH nebo obdobné daně, obvykle musíte uvést také své daňové číslo, sazbu daně a částku pro každý řádek a v EU často DPH číslo klienta u přeshraničních firemních prodejů. Správné uvedení těchto údajů je to, co činí fakturu platnou, aby si váš klient mohl daň nárokovat zpět a vy vedli čisté účetnictví.
Jak vypočítat součty a daň
Aritmetika je jednoduchá. U každého řádku vynásobte množství jednotkovou cenou a získáte součet řádku. Sečtěte součty řádků a získáte mezisoučet (částku před zdaněním). Pak uplatněte daň: vynásobte mezisoučet, nebo každý řádek, příslušnou sazbou a získáte částku daně, kterou přičtete a dostanete celkovou splatnou částku.
Pokud prodáváte ve více než jedné daňové sazbě, seskupte řádky podle sazby a zobrazte daň každé sazby zvlášť, aby bylo rozdělení jasné. Přeshraniční prodeje mezi firmami v EU často podléhají přenesení daňové povinnosti: zobrazíte čistou částku bez DPH a doplníte poznámku, že daň vyúčtuje kupující. Nástroj, který tato pravidla zná, za vás vypočítá součty i správné poznámky, čímž odstraní nejčastější zdroj chyb ve fakturách.
Čísla a data faktur
Dejte každé faktuře jedinečné, vzestupné číslo bez mezer, například INV-0001, INV-0002 a tak dále. Konzistentní řada udržuje vaše záznamy snadno sledovatelné a očekává ji většina finančních úřadů; mezery nebo duplicity vyvolávají otázky, které nechcete.
Zobrazte jasně dvě data: datum vystavení (kdy fakturu vystavíte) a datum splatnosti (kdy se očekává platba). Místo psaní „splatné při převzetí“ uveďte konkrétní lhůtu, například 14 nebo 30 dní od data vystavení. Konkrétní datum splatnosti se snáze vymáhá a zaplatí vám rychleji.
Jak odeslat fakturu a dostat zaplaceno
Odešlete fakturu jako PDF, aby rozvržení a součty nešlo cestou změnit, a ponechte si kopii pro své záznamy. E-mail je v pořádku pro většinu živnostníků a malých firem; přiložte PDF a napište krátkou, přátelskou zprávu s částkou a datem splatnosti.
Usnadněte placení. Uveďte své bankovní údaje nebo platební odkaz přímo na faktuře, aby se klient nemusel ptát. Faktury, které nabízejí zřejmý způsob platby, se uhrazují znatelně rychleji. Pokud datum splatnosti uplyne, zdvořilá připomínka o pár dní později je běžná a obvykle stačí.
Časté chyby, kterým se vyhnout
Většina problémů s fakturami pochází z hrstky chyb, kterým se dá předejít. Rychlá kontrola před odesláním vás ušetří nepříjemných oprav později.
- Chybějící nebo duplicitní číslo
- Opětovné použití čísla nebo přeskočení řady ztěžuje sesouhlasení záznamů a může vyvolat daňovou kontrolu.
- Žádné jasné datum splatnosti
- „Splatné při převzetí“ je vágní. Konkrétní datum nastaví očekávání a usnadní následnou kontrolu.
- Špatná nebo chybějící daň
- Účtování špatné sazby nebo zapomenutí poznámky o přenesení daňové povinnosti u přeshraničního prodeje činí fakturu nevyhovující předpisům.
- Vágní popisy položek
- Řádek, který jen říká „služby“, vyvolává otázky. Popište, co jste dodali, aby to klient mohl rychle schválit.
- Žádné platební údaje
- Pokud klient nevidí, jak zaplatit, nezaplatí, přinejmenším ne včas. Vždy uveďte bankovní údaje nebo odkaz.
- Odeslání upravitelného souboru
- Soubor z textového editoru nebo tabulkového editoru lze změnit. Vždy posílejte PDF.
Často kladené otázky
Potřebuji k vytvoření faktury software?
Ne. Fakturu můžete vytvořit v textovém nebo tabulkovém editoru, nebo dokonce ručně. Software pomáhá s vzestupným číslováním, automatickými součty a daní a čistým PDF, ale není nutný. Můžete také použít bezplatný online generátor bez účtu, jako je ten na této stránce.
Jaké informace musí faktura obsahovat?
Minimálně: slovo Faktura, jedinečné číslo faktury, datum vystavení, vaše jméno a adresu, jméno a adresu klienta, popis zboží nebo služeb, splatnou částku a daň (například DPH) uvedenou zvlášť tam, kde se uplatní. Mnoho zemí přidává konkrétní požadavky, například DPH číslo pro registrované firmy.
Jak mám číslovat faktury?
Použijte jedinečné, vzestupné číslo pro každou fakturu, bez mezer, například INV-0001 a pak INV-0002. Konzistentní řada činí vaše záznamy snadno sledovatelnými a očekává ji většina finančních úřadů.
Musím účtovat DPH nebo daň z prodeje?
Záleží na tom, kde sídlíte, zda jste registrováni a kde je váš klient. Pokud jste plátce DPH, obvykle DPH účtujete a uvádíte své DPH číslo; přeshraniční prodeje mezi firmami v EU často využívají přenesení daňové povinnosti. Zkontrolujte si pravidla pro svou zemi.
Mohu vytvořit fakturu zdarma?
Ano. Profesionální fakturu můžete vytvořit a stáhnout zdarma, bez účtu a bez vodoznaku, pomocí generátoru na této stránce. Nic, co zadáte, se neukládá.