Co potřebujete, než začnete
Začněte obchodní dohodou a pravidly použitelnými pro danou transakci. Níže uvedená pole jsou běžná, ale daňová faktura, faktura pro veřejný sektor nebo strukturovaná e-faktura může vyžadovat další identifikátory či jiný kanál doručení.
- Údaje dodavatele
- Oficiální nebo obchodní název, adresa a kontaktní údaje a registrační či daňové identifikátory, pokud je použitelná pravidla vyžadují.
- Údaje zákazníka
- Správný oficiální název zákazníka, fakturační adresa a číslo objednávky, identifikátor kupujícího, daňový nebo směrovací údaj, který požaduje.
- Plnění
- Jasný popis, množství, jednotky, ceny, slevy a období dodání nebo služby potřebné k vysvětlení každé částky.
- Daňový režim
- Sazba, osvobození, nulová sazba nebo přenesení daňové povinnosti, které jste pro tuto transakci nezávisle ověřili.
- Data a podmínky
- Datum vystavení a dodání, sjednané datum splatnosti, měna, platební podmínky a případná reference smlouvy.
- Doručení a platební údaje
- Přijímaný formát a kanál faktury, ověřené bankovní údaje nebo platební adresa a správný příjemce.
Jak vytvořit fakturu v sedmi krocích
Použijte těchto sedm kroků jako pracovní pořadí a potom návrh porovnejte se smlouvou, pokyny zákazníka a místními pravidly fakturace.
- 1. Zvolte doklad a kanál
- Ověřte, zda zákazník přijímá PDF, nebo vyžaduje portál, strukturovanou e-fakturu či podání daňovému úřadu.
- 2. Označte strany
- Zadejte jména, adresy a identifikátory dodavatele a zákazníka vyžadované pro tuto transakci.
- 3. Přidejte referenci a data
- Použijte jedinečný identifikátor faktury, pořadovou sérii tam, kde je vyžadována, a příslušné datum vystavení, plnění a splatnosti.
- 4. Popište každou částku
- Uveďte zboží nebo služby dostatečně podrobně pro porovnání s dohodou, včetně množství, jednotkové ceny a případných slev.
- 5. Vypočítejte daň a součty
- Zkontrolujte každý řádek, mezisoučet, daňovou kategorii, sazbu, částku daně, zaokrouhlení a konečnou částku v uvedené měně.
- 6. Přidejte sjednané platební podmínky
- Uveďte datum splatnosti a ověřené platební pokyny. Úrok, poplatek nebo srážku přidejte jen tehdy, když je podporuje dohoda i právo.
- 7. Zkontrolujte, odešlete a uchovejte
- Ověřte identifikátory a výpočty, doručte fakturu přijímaným kanálem a uchovejte ji s podklady po požadovanou dobu.
Běžné údaje faktury a co u nich ověřit
Většina faktur identifikuje dokument, dodavatele, zákazníka, transakci, data, částky, měnu a platební podmínky. Daňové faktury mohou také vyžadovat registrační čísla, pořadové číslo, datum dodání, zdanitelné částky podle kategorie, sazby, částky daně a předepsané poznámky. Faktury veřejného sektoru a přeshraniční faktury mohou vyžadovat odkazy kupujícího, elektronické adresy nebo strukturovaná pole, která se nezobrazují v základním PDF.
Nepovažujte obecný kontrolní seznam za důkaz právní platnosti nebo práva zákazníka na odpočet daně. Ověřte pravidla pro postavení dodavatele, místo dodání, typ zákazníka a hodnotu faktury. Kontrolní seznam Spojeného království a směrnice EU o DPH ve zdrojích ukazují, jak se oficiální požadavky liší i u známých polí faktury.
Jak vypočítat součty a daň
U každého řádku vynásobte množství jednotkovou cenou, použijte případnou řádkovou slevu a výsledek zkontrolujte. Sečtením řádků získáte mezisoučet bez daně. Daň vypočítejte podle ověřené kategorie a sazby a poté uveďte celkovou částku včetně daně a případnou již zaplacenou částku. Dodržte platné pravidlo zaokrouhlování a všechny částky uvádějte ve zvolené měně.
Software po zadání sazby zvládne výpočet, ale z krátkého formuláře neurčí správný právní režim. Výsledek může změnit registrace, místo, postavení zákazníka, produkt či služba i zvláštní režimy. Nepředpokládejte, že přeshraniční prodej automaticky podléhá přenesení daňové povinnosti, osvobození nebo nulové sazbě. Před vystavením ověřte správný režim a povinné znění.
Čísla a data faktur
Použijte identifikátor, který je jedinečný v rámci řady a období vyžadovaného platnými pravidly. Některé daňové systémy vyžadují pořadové číslo v jedné nebo více řadách, neexistuje však obecné pravidlo, že každá řada musí být bez mezer. Při zrušení, stornu nebo opravě dokladu zachovejte požadovanou auditní stopu. Nepřidělujte jeho identifikátor znovu způsobem, který by původní záznam skryl.
Mezi potřebná data může patřit datum vystavení, datum dodání zboží nebo služby, datum splatnosti a datum uskutečnění zdanitelného plnění. Datum splatnosti odvoďte ze smlouvy a je-li to praktické, uveďte konkrétní kalendářní datum. Datum vystavení ani dodání neměňte jen proto, abyste vykázání přesunuli do jiného období.
Jak odeslat fakturu a dostat zaplaceno
PDF je běžné, ale není neměnné a nenahrazuje požadovanou strukturovanou elektronickou fakturu, zákaznický portál nebo kanál daňového úřadu. Odešlete formát, který příjemce a jurisdikce akceptují. Před zpřístupněním osobních nebo bankovních údajů zkontrolujte příjemce a uschovejte si původní fakturu, doklad o doručení a pozdější opravy.
Použijte ověřené platební pokyny a jasně uveďte datum splatnosti. Pokud je faktura po splatnosti, postupujte podle dohodnutého procesu upomínky a místních pravidel o úrocích, nákladech na vymáhání a vymáhání pohledávek. Změnu dříve dohodnutých bankovních údajů ověřte důvěryhodným kanálem, než se na ni spolehnete.
Časté chyby, kterým se vyhnout
Před vystavením zkontrolujte následující body. Každý z nich může ztížit přijetí, párování, vykázání nebo úhradu faktury.
- Duplicitní nebo nevysvětlená reference
- Identifikátory musí být v požadované sérii jedinečné. Zachovejte auditní stopu zrušených, stornovaných a opravených dokladů.
- Nesprávná strana nebo směrovací údaje
- Obchodní název nemusí být oficiálním fakturačním subjektem zákazníka a někteří kupující vyžadují objednávku nebo elektronickou adresu.
- Neověřený daňový režim
- Samotná registrace neurčuje sazbu, osvobození ani přenesení daňové povinnosti. Ověřte konkrétní transakci.
- Vágní popisy položek
- Popište dodané zboží, období poskytování služby nebo milník dostatečně přesně, aby odpovídaly dohodě a umožnily kontrolu.
- Neověřené platební pokyny
- Před vystavením zkontrolujte bankovní údaje a platební adresy, zvlášť pokud se pokyny nedávno změnily.
- Použití PDF tam, kde jsou vyžadována strukturovaná data
- Čitelné PDF přesto nemusí splnit požadavek zákazníka nebo úřadu na strukturovanou e-fakturu či podání přes portál.
Často kladené otázky
Potřebuji k vytvoření faktury software?
Ne vždy. Textový editor, tabulkový procesor nebo generátor může stačit, pokud příjemce a jurisdikce tento formát přijímají. Software pomáhá s výpočty, číslováním a evidencí, neurčuje však správný daňový režim. Některé transakce vyžadují strukturovanou e-fakturu nebo kanál úřadu.
Jaké informace musí faktura obsahovat?
Univerzální minimum neexistuje. Běžná pole určují dodavatele, zákazníka, fakturu, data, zboží nebo služby, měnu a částky. Daňové faktury mohou vyžadovat registrační čísla, pořadové číslo, zdanitelné částky, sazby, částky daně a předepsané poznámky. Ověřte pravidla transakce a směrovací požadavky zákazníka.
Jak mám číslovat faktury?
Použijte identifikátor, který je jedinečný v sérii a období vyžadovaném vašimi pravidly. Některé systémy vyžadují pořadové číslo z jedné nebo více sérií, například 2026-001 a 2026-002. Nepředpokládejte ale, že každá jurisdikce má stejné pravidlo bez mezer. Zachovejte požadovanou stopu stornovaných, zrušených a opravených faktur.
Musím účtovat DPH nebo daň z prodeje?
Záleží na registraci, místě dodavatele a zákazníka, postavení zákazníka, dodaném plnění a případném zvláštním režimu. Daň neúčtujte, nepoužívejte přenesení daňové povinnosti ani neuvádějte registrační číslo jen podle obecného příkladu. Ověřte režim konkrétní transakce.
Mohu vytvořit fakturu zdarma?
Ano. Generátor na této stránce vytvoří návrh PDF bez účtu, karty a vodoznaku. Před vystavením stále odpovídáte za kontrolu identifikátorů, daňového režimu, povinných údajů a přijímaného formátu doručení.