Co potřebujete, než začnete
Začněte s obchodní smlouvou a pravidly, která se na transakci vztahují. Níže uvedené údaje jsou běžné, ale daňový doklad, faktura pro veřejný sektor nebo strukturovaná elektronická faktura mohou vyžadovat další identifikátory či jiný způsob doručení.
- Údaje o dodavateli
- Oficiální jméno nebo název či obchodní označení, adresa a kontaktní údaje a dále registrační a daňové identifikátory, pokud to příslušná pravidla vyžadují.
- Údaje o zákazníkovi
- Správné oficiální jméno nebo název zákazníka, fakturační adresa a případný identifikátor nákupní objednávky, kupujícího, daňový nebo směrovací identifikátor, o jehož použití zákazník požádal.
- Předmět plnění
- Srozumitelné popisy, množství, jednotky, ceny, slevy a období dodávky nebo služby potřebné k vysvětlení každé položky.
- Daňový režim
- Sazba, osvobození od daně, nulová sazba nebo režim přenesení daňové povinnosti, které jste pro tuto transakci nezávisle ověřili.
- Data a podmínky
- Datum vystavení a datum plnění, sjednaná splatnost, měna, platební podmínky a případný odkaz na smlouvu.
- Způsob doručení a platební údaje
- Akceptovaný formát a způsob doručení faktury, ověřené bankovní údaje nebo platební URL a správný příjemce.
Jak vytvořit fakturu v sedmi krocích
Použijte těchto sedm kroků jako pracovní postup a poté porovnejte návrh se smlouvou, pokyny zákazníka a místními pravidly pro fakturaci.
- 1. Vyberte dokument a kanál
- Ověřte, zda zákazník akceptuje PDF, nebo vyžaduje portál, strukturovanou e-fakturu či podání daňovému úřadu.
- 2. Identifikujte strany
- Zadejte jména nebo názvy, adresy a identifikátory dodavatele a zákazníka požadované pro tuto transakci.
- 3. Přidejte referenci a data
- Použijte jedinečný identifikátor faktury, v případě potřeby sekvenční řadu a příslušné datum vystavení, datum plnění a datum splatnosti.
- 4. Popište každou položku
- Uveďte zboží nebo služby s dostatečnými podrobnostmi, aby odpovídaly smlouvě, včetně množství, jednotkové ceny a případných slev.
- 5. Vypočítejte daň a celkové částky
- Zkontrolujte každý řádek, mezisoučet, kategorii daně, sazbu, výši daně, zaokrouhlení a konečnou částku v uvedené měně.
- 6. Přidejte dohodnuté platební podmínky
- Uveďte datum splatnosti a ověřené platební instrukce. Úroky, poplatky nebo podmínky zádržného přidávejte pouze tehdy, pokud je podporuje smlouva a zákon.
- 7. Ověřte, odešlete a archivujte
- Zkontrolujte identifikátory a výpočty, doručte fakturu přijatým kanálem a uschovejte fakturu a podkladové záznamy po požadovanou dobu.
Běžné údaje na faktuře a co ověřit
Většina faktur uvádí identifikaci dokumentu, dodavatele, zákazníka, transakce, data, částky, měnu a platební podmínky. Daňové doklady mohou vyžadovat také registrační čísla, sekvenční číslo, datum plnění, zdanitelné částky podle kategorií, sazby, výši daně a předepsané poznámky. Faktury pro veřejný sektor a přeshraniční faktury mohou vyžadovat reference odběratele, elektronické adresy nebo strukturovaná pole, která se na běžném PDF nevyskytují.
Obecný kontrolní seznam nepovažujte za důkaz právní platnosti nebo nároku zákazníka na odpočet daně. Ověřte si pravidla pro status dodavatele, místo plnění, typ zákazníka a hodnotu faktury. Kontrolní seznam pro Spojené království a směrnice EU o DPH ve zdrojích ilustrují, jak se oficiální požadavky liší i u běžných údajů na faktuře.
Jak vypočítat celkové částky a daň
U každého řádku vynásobte množství jednotkovou cenou, uplatněte případnou slevu na řádek a zkontrolujte výsledek. Sečtěte částky řádků a získáte mezisoučet bez daně, vypočítejte daň pomocí potvrzené kategorie a sazby a poté uveďte hrubou celkovou částku a případnou již zaplacenou částku. Dodržujte platné pravidlo zaokrouhlování a všechny částky uvádějte v určené měně.
Software může po zadání sazby provést matematické operace, ale nemůže z krátkého zápisu určit právní režim. Registrace, místo, status zákazníka, produkt nebo služba a zvláštní režimy mohou výsledek změnit. Nepředpokládejte, že u přeshraničního prodeje se automaticky uplatní režim přenesení daňové povinnosti, osvobození od daně nebo nulová sazba. Před vystavením faktury ověřte režim a veškeré požadované formulace.
Čísla faktur a data
Použijte identifikátor, který je jedinečný v rámci řady a období vyžadovaných vašimi pravidly. Některé daňové systémy vyžadují sekvenční číslo založené na jedné nebo více řadách, ale neexistuje univerzální pravidlo zakazující mezery. Pokud doklad stornujete, zrušíte nebo opravíte, zachovejte požadovanou auditní stopu namísto toho, abyste identifikátor přeřadili způsobem, který záznam zastírá.
Potřebná data mohou zahrnovat datum vystavení, datum plnění nebo poskytnutí služby, datum splatnosti a datum vzniku daňové povinnosti. Datum splatnosti odvoďte od smlouvy a pokud je to praktické, uveďte kalendářní datum. Neměňte datum vystavení nebo plnění pouze proto, abyste posunuli vykazování do jiného období.
Jak odeslat fakturu a dostat zaplaceno
Formát PDF je běžný, ale není neměnný a nenahrazuje požadovanou strukturovanou e-fakturu, zákaznický portál ani kanál daňového úřadu. Odešlete fakturu ve formátu, který příjemce a příslušná jurisdikce akceptují. Před odesláním ověřte příjemce, abyste nezpřístupnili osobní údaje nebo bankovní údaje neoprávněné osobě, a uchovejte originál faktury včetně dokladu o doručení a případných pozdějších oprav.
Používejte ověřené platební údaje a jasně uveďte datum splatnosti. Pokud se faktura dostane po splatnosti, postupujte podle dohodnutého procesu upomínání a místních pravidel týkajících se úroků, nákladů na vymáhání a inkasa pohledávek. Změnu dříve dohodnutých bankovních údajů potvrďte prostřednictvím důvěryhodného kanálu, než se na ni budete spoléhat.
Časté chyby, kterým se vyhnout
Před vystavením faktury zkontrolujte následující body. Každý z nich může ztížit přijetí, odsouhlasení, vykazování nebo úhradu faktury.
- Duplicitní nebo nevysvětlený identifikátor
- Udržujte identifikátory jedinečné v rámci požadované řady a uchovávejte auditní stopu u zrušených, stornovaných i opravených dokladů.
- Chybná strana nebo směrovací údaje
- Obchodní název nemusí být totožný s právním subjektem zákazníka pro fakturaci a někteří odběratelé vyžadují objednávku nebo elektronickou adresu.
- Neověřený daňový režim
- Samotná registrace neurčuje sazbu, osvobození ani přenesení daňové povinnosti. Ověřte daňové zacházení pro konkrétní transakci.
- Nejasné popisy položek
- Popište dodané zboží, období poskytování služby nebo dosažený milník dostatečně podrobně, aby popis odpovídal smlouvě a umožňoval kontrolu.
- Neověřené platební údaje
- Před vystavením faktury zkontrolujte bankovní údaje a platební odkazy, zejména pokud byly pokyny nedávno změněny.
- Použití PDF, když jsou vyžadována strukturovaná data
- I čitelný PDF soubor nemusí splnit požadavek zákazníka nebo úřadu na strukturovanou e-fakturu či podání prostřednictvím portálu.
Často kladené dotazy
Potřebuji k vytvoření faktury software?
Ne vždy. Textový editor, tabulkový procesor nebo generátor mohou stačit, pokud příjemce a příslušná jurisdikce daný formát akceptují. Software usnadňuje výpočty, číslování a evidenci, ale neurčuje správný daňový režim. Některé transakce vyžadují strukturovanou e-fakturaci nebo podání přes kanál daňového úřadu.
Jaké údaje musí faktura obsahovat?
Neexistuje univerzální minimum. Běžné položky identifikují dodavatele, zákazníka, fakturu, data, zboží nebo služby, měnu a částky. Daňové doklady mohou vyžadovat registrační čísla, pořadové číslo, zdanitelné částky, sazby, výši daně a předepsané poznámky. Ověřte pravidla pro danou transakci a případné směrovací požadavky zákazníka.
Jak mám číslovat faktury?
Použijte identifikátor, který je jedinečný v rámci řady a období vyžadovaného vašimi pravidly. Některé systémy vyžadují pořadové číslo z jedné nebo více řad, například 2026-001 a 2026-002, nepředpokládejte však, že každá jurisdikce uplatňuje stejné pravidlo nepřerušené řady. Uchovejte požadovanou evidenci u stornovaných, zrušených i opravených faktur.
Musím účtovat DPH nebo daň z prodeje?
Záleží na registraci, místě dodavatele a zákazníka, postavení zákazníka, předmětu plnění a případném zvláštním režimu. Neúčtujte daň, neaplikujte přenesení daňové povinnosti ani neuvádějte registrační číslo pouze na základě obecného příkladu. Ověřte daňové zacházení pro danou transakci.
Mohu vytvořit fakturu zdarma?
Ano. Generátor na této stránce dokáže vytvořit koncept ve formátu PDF bez účtu, platební karty nebo vodoznaku. Nadále nesete odpovědnost za kontrolu identifikátorů, daňového zacházení, povinných polí a akceptovaného formátu doručení před vystavením.