Qué necesita antes de empezar
Empiece por el acuerdo comercial y las normas aplicables a la operación. Los campos siguientes son habituales, pero una factura fiscal, una factura para el sector público o una factura electrónica estructurada pueden exigir identificadores adicionales o un canal de entrega distinto.
- Datos del proveedor
- La razón social o el nombre comercial, la dirección y los datos de contacto, además de los identificadores registrales y fiscales cuando lo exijan las normas aplicables.
- Datos del cliente
- La razón social correcta del cliente, su dirección de facturación y cualquier identificador de pedido, comprador, fiscal o de enrutamiento que le haya pedido usar.
- El suministro
- Descripciones claras, cantidades, unidades, precios, descuentos y el periodo de suministro o prestación necesarios para explicar cada cargo.
- Tratamiento fiscal
- La tasa, la exención, la tasa cero o la inversión del sujeto pasivo que haya confirmado de forma independiente para esta operación.
- Fechas y condiciones
- Las fechas de emisión y suministro, la fecha de vencimiento acordada, la moneda, las condiciones de pago y cualquier referencia contractual.
- Datos de entrega y pago
- El formato y el canal de facturación aceptados, los datos bancarios o la URL de pago verificados y el destinatario correcto.
Cómo hacer una factura en siete pasos
Use estos siete pasos como secuencia de trabajo y, después, compare el borrador con el contrato, las instrucciones del cliente y las normas locales de facturación.
- 1. Elija el documento y el canal
- Confirme si el cliente acepta un PDF o exige un portal, una factura electrónica estructurada o el envío a la autoridad fiscal.
- 2. Identifique a las partes
- Ingrese los nombres, direcciones e identificadores del proveedor y el cliente que sean obligatorios para esta operación.
- 3. Agregue una referencia y las fechas
- Use un identificador de factura único, una serie secuencial cuando sea obligatoria y las fechas pertinentes de emisión, suministro y vencimiento.
- 4. Describa cada cargo
- Detalle los bienes o servicios lo suficiente para vincularlos al acuerdo, con la cantidad, el precio unitario y los descuentos cuando correspondan.
- 5. Calcule los impuestos y los totales
- Verifique cada línea, el subtotal, la categoría fiscal, la tasa, el monto del impuesto, el redondeo y el monto final en la moneda indicada.
- 6. Agregue las condiciones de pago acordadas
- Indique la fecha de vencimiento y unas instrucciones de pago verificadas. Incluya intereses, cargos o retenciones solo si el acuerdo y la ley lo permiten.
- 7. Valide, envíe y conserve
- Revise los identificadores y los cálculos, entregue la factura por el canal aceptado y conserve la factura y los documentos justificativos durante el plazo obligatorio.
Campos habituales de una factura y qué debe verificar
La mayoría de las facturas identifican el documento, el proveedor, el cliente, la operación, las fechas, los montos, la moneda y las condiciones de pago. Las facturas fiscales también pueden exigir números de registro, un número secuencial, la fecha de suministro, las bases gravables por categoría, las tasas, los montos del impuesto y las menciones obligatorias. Las facturas del sector público y las transfronterizas pueden requerir referencias del comprador, direcciones electrónicas o campos estructurados que no aparecen en un PDF básico.
No considere una lista genérica como prueba de validez legal ni del derecho del cliente a deducir impuestos. Confirme las normas según la condición del proveedor, el lugar de suministro, el tipo de cliente y el valor de la factura. La lista del Reino Unido y la Directiva del IVA de la UE citadas en las fuentes muestran que los requisitos oficiales difieren incluso en campos conocidos.
Cómo calcular los totales y los impuestos
En cada línea, multiplique la cantidad por el precio unitario, aplique cualquier descuento y verifique el resultado. Sume las líneas para obtener el subtotal neto, calcule el impuesto con la categoría y la tasa confirmadas y muestre después el total bruto y cualquier monto ya pagado. Siga la regla de redondeo aplicable y exprese todos los montos en la moneda indicada.
El software puede hacer los cálculos cuando ingresa una tasa, pero no puede determinar el tratamiento jurídico a partir de un formulario breve. El registro, la ubicación, la condición del cliente, el producto o servicio y los regímenes especiales pueden cambiar el resultado. No dé por hecho que una venta transfronteriza está automáticamente sujeta a inversión del sujeto pasivo, exenta o a tasa cero. Verifique el tratamiento y las menciones obligatorias antes de emitirla.
Números y fechas de factura
Use un identificador que sea único dentro de la serie y el periodo exigidos por sus normas. Algunos sistemas fiscales requieren un número secuencial basado en una o varias series, pero no existe una regla universal que prohíba los saltos. Si anula, cancela o corrige un documento, conserve la pista de auditoría obligatoria en lugar de reasignar un identificador de forma que oculte el registro.
Las fechas necesarias pueden incluir la de emisión, la de suministro o prestación, la de vencimiento y la de devengo fiscal. Calcule el vencimiento a partir del acuerdo y muestre una fecha concreta cuando sea posible. No cambie una fecha de emisión o suministro solo para trasladar la declaración a otro periodo.
Cómo enviar su factura y cobrar
El PDF es habitual, pero no es inmutable ni sustituye una factura electrónica estructurada, un portal del cliente o un canal de la autoridad fiscal cuando estos sean obligatorios. Envíe el formato que acepten el destinatario y la jurisdicción. Verifique el destinatario antes de exponer datos personales o bancarios, y conserve la factura original junto con la prueba de entrega y las correcciones posteriores.
Use instrucciones de pago verificadas e indique claramente la fecha de vencimiento. Si la factura vence sin pagarse, siga el proceso de recordatorio acordado y las normas locales sobre intereses, gastos de cobro y recuperación de deudas. Confirme por un canal de confianza cualquier cambio en los datos bancarios previamente acordados antes de usarlo.
Errores habituales que conviene evitar
Revise estos puntos antes de emitir la factura. Cualquiera de ellos puede dificultar su aceptación, conciliación, declaración o pago.
- Una referencia duplicada o sin explicar
- Mantenga identificadores únicos dentro de la serie obligatoria y conserve la pista de auditoría de los documentos cancelados, anulados y corregidos.
- Partes o datos de enrutamiento incorrectos
- El nombre comercial puede no coincidir con la entidad jurídica a la que debe facturar, y algunos compradores exigen un pedido o una dirección electrónica.
- Tratamiento fiscal sin verificar
- El registro por sí solo no determina la tasa, la exención ni la inversión del sujeto pasivo. Confirme la operación concreta.
- Descripciones de línea imprecisas
- Describa los bienes suministrados, el periodo del servicio o el hito con detalle suficiente para vincularlo al acuerdo y facilitar su revisión.
- Instrucciones de pago sin verificar
- Verifique los datos bancarios y las URL de pago antes de emitir la factura, especialmente si las instrucciones han cambiado hace poco.
- Usar un PDF cuando se exigen datos estructurados
- Un PDF legible puede incumplir el mandato de un cliente o una autoridad que exija una factura electrónica estructurada o el envío por un portal.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un programa para hacer una factura?
No siempre. Un procesador de textos, una hoja de cálculo o un generador pueden bastar si el destinatario y la jurisdicción aceptan ese formato. El software ayuda con los cálculos, la numeración y los registros, pero no decide el tratamiento fiscal correcto. Algunas operaciones exigen facturación electrónica estructurada o un canal de la autoridad.
¿Qué información debe incluir una factura?
No existe un mínimo universal. Los campos habituales identifican al proveedor, al cliente, la factura, las fechas, los bienes o servicios, la moneda y los montos. Las facturas fiscales pueden exigir números de registro, un número secuencial, bases gravables, tasas, montos del impuesto y menciones obligatorias. Verifique las normas de la operación y los requisitos de enrutamiento del cliente.
¿Cómo debo numerar mis facturas?
Use un identificador que sea único dentro de la serie y el periodo exigidos por sus normas. Algunos sistemas requieren un número secuencial de una o varias series, como 2026-001 y 2026-002, pero no suponga que todas las jurisdicciones prohíben los saltos. Conserve la pista obligatoria de las facturas anuladas, canceladas y corregidas.
¿Tengo que cobrar el IVA?
Depende del registro, de dónde estén el proveedor y el cliente, de la condición del cliente, de lo suministrado y de cualquier régimen especial. No cobre impuestos, aplique la inversión del sujeto pasivo ni muestre un número de registro basándose solo en un ejemplo genérico. Confirme el tratamiento de la operación.
¿Puedo hacer una factura gratis?
Sí. El generador de esta página puede crear un borrador en PDF sin cuenta, tarjeta ni marca de agua. Antes de emitirlo, debe verificar los identificadores, el tratamiento fiscal, los campos obligatorios y el formato de entrega aceptado.