Qué necesita antes de empezar
Antes de escribir una sola línea, reúna la información de la que depende una factura. Tenerla lista convierte la facturación en un trabajo de dos minutos en lugar de un ir y venir con su cliente.
- Los datos de su negocio
- Su nombre comercial, dirección, correo de contacto, y cualquier número de registro o de identificación tributaria que le aplique.
- Los datos de su cliente
- El nombre y la dirección a facturar, y su número de identificación tributaria si es una empresa registrada, algo que importa para ventas transfronterizas.
- Por qué está facturando
- Una descripción breve de cada producto o servicio, con la cantidad y el precio por unidad.
- El impuesto que aplica
- La tarifa de IVA o de impuesto sobre las ventas por cada línea, o una nota si la venta está a tarifa cero, exenta, o sujeta a inversión del sujeto pasivo.
- Fechas y condiciones
- La fecha en que emite la factura y la fecha en que vence el pago (por ejemplo, 14 o 30 días después).
- Cómo quiere que le paguen
- Su cuenta bancaria o IBAN, o un enlace de pago, para que el cliente pueda pagar sin preguntar cómo.
Cómo hacer una factura en siete pasos
Toda factura, ya sea escrita a mano o generada, sigue la misma forma. Recorra estos pasos en orden y terminará con un documento completo y profesional.
- 1. Agregue un encabezado
- Ponga la palabra Factura arriba, junto con el nombre de su negocio y su logo si tiene uno, para que el documento sea reconocible al instante.
- 2. Agregue sus datos y los del cliente
- Liste su nombre, dirección y número de identificación tributaria, luego el cliente al que está facturando. Ambas partes deben quedar claramente identificadas.
- 3. Asígnele un número y fechas
- Asigne un número de factura único y consecutivo y fije la fecha de emisión y la fecha de vencimiento del pago.
- 4. Liste los ítems
- Una fila por producto o servicio: descripción, cantidad, precio unitario, y el total de la línea.
- 5. Agregue impuestos y totales
- Sume las líneas hasta un subtotal, agregue el IVA o el impuesto sobre las ventas cuando aplique, y muestre el monto final a pagar.
- 6. Agregue datos de pago y condiciones
- Muestre cómo y para cuándo pagar: datos bancarios o un enlace de pago, más cualquier condición de mora.
- 7. Guárdela como PDF y envíela
- Exporte un PDF (para que no se pueda alterar el diseño) y envíelo por correo a su cliente, guardando una copia para sus registros.
Qué debe incluir toda factura
Algunos campos son cuestión de buena práctica; otros son legalmente obligatorios en la mayoría de los países. Una factura completa lleva la palabra Factura, un número de factura único, la fecha de emisión, su nombre y dirección, el nombre y dirección de su cliente, una descripción de los bienes o servicios, el monto a pagar, y el impuesto mostrado por separado cuando aplique.
Si está registrado ante el IVA o un impuesto equivalente, normalmente también debe mostrar su número de identificación tributaria, la tarifa del impuesto y el monto por cada línea, y en la UE a menudo el número de IVA del cliente en ventas transfronterizas entre empresas. Hacer esto bien es lo que hace que una factura sea válida para que su cliente reclame el impuesto y para que usted lleve una contabilidad limpia.
Cómo calcular los totales y el impuesto
La aritmética es simple. Por cada línea, multiplique la cantidad por el precio unitario para obtener el total de la línea. Sume los totales de las líneas para obtener el subtotal (el monto antes de impuestos). Luego aplique el impuesto: multiplique el subtotal, o cada línea, por la tarifa correspondiente para obtener el monto del impuesto, y agréguelo para llegar al total a pagar.
Si vende con más de una tarifa de impuesto, agrupe las líneas por tarifa y muestre el impuesto de cada tarifa por separado, para que el desglose sea claro. Las ventas transfronterizas entre empresas de la UE a menudo son de inversión del sujeto pasivo: muestra el monto neto sin IVA y agrega una nota indicando que el comprador declara el impuesto. Una herramienta que conoce estas reglas calcula los totales y las notas correctas por usted, lo que elimina la fuente más común de errores en facturas.
Números de factura y fechas
Asígnele a cada factura un número único y consecutivo sin saltos, como INV-0001, INV-0002, y así sucesivamente. Una serie consistente mantiene sus registros fáciles de seguir y es esperada por la mayoría de las autoridades tributarias; los saltos o duplicados generan preguntas que usted no quiere.
Muestre dos fechas con claridad: la fecha de emisión (cuando genera la factura) y la fecha de vencimiento (cuando se espera el pago). En lugar de escribir “a pagar contra recibo”, indique un plazo concreto como 14 o 30 días desde la fecha de emisión. Una fecha de vencimiento específica es más fácil de reclamar y le permite cobrar más rápido.
Cómo enviar su factura y cobrar
Envíe la factura como PDF para que el diseño y los totales no se puedan cambiar en el camino, y guarde una copia para sus registros. El correo está bien para la mayoría de los independientes y pequeños negocios; adjunte el PDF y escriba un mensaje breve y amable con el monto y la fecha de vencimiento.
Facilite el pago. Incluya sus datos bancarios o un enlace de pago directamente en la factura para que el cliente no tenga que preguntar. Las facturas que ofrecen una forma obvia de pagar se pagan notablemente más rápido. Si pasa la fecha de vencimiento, un recordatorio cortés unos días después es normal y suele ser todo lo que hace falta.
Errores comunes que evitar
La mayoría de los problemas con las facturas vienen de un puñado de descuidos evitables. Una revisión rápida antes de enviar le ahorra correcciones incómodas después.
- Un número faltante o duplicado
- Reutilizar un número o saltarse la serie hace que sus registros sean difíciles de conciliar y puede activar una revisión tributaria.
- Sin una fecha de vencimiento clara
- “A pagar contra recibo” es vago. Una fecha específica fija la expectativa y hace el seguimiento sencillo.
- Impuesto errado o faltante
- Cobrar la tarifa equivocada, u olvidar una nota de inversión del sujeto pasivo en una venta transfronteriza, hace que la factura no cumpla con las normas.
- Descripciones de línea vagas
- Una línea que solo dice “servicios” invita a preguntas. Describa lo que entregó para que el cliente pueda aprobarla rápido.
- Sin datos de pago
- Si el cliente no puede ver cómo pagar, no lo hará, al menos no a tiempo. Muestre siempre datos bancarios o un enlace.
- Enviar un archivo editable
- Un archivo de procesador de texto o de hoja de cálculo se puede alterar. Envíe siempre un PDF.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un software para hacer una factura?
No. Puede hacer una factura en un procesador de texto o una hoja de cálculo, o incluso a mano. El software ayuda con la numeración consecutiva, los totales e impuestos automáticos, y un PDF limpio, pero no es obligatorio. También puede usar un generador en línea gratuito sin cuenta, como el de esta página.
¿Qué información debe incluir una factura?
Como mínimo: la palabra Factura, un número de factura único, la fecha de emisión, su nombre y dirección, el nombre y dirección de su cliente, una descripción de los bienes o servicios, el monto a pagar, y el impuesto (como el IVA) mostrado por separado cuando aplique. Muchos países agregan requisitos específicos, como un número de IVA para empresas registradas.
¿Cómo debo numerar mis facturas?
Use un número único y consecutivo para cada factura, sin saltos, por ejemplo INV-0001 y luego INV-0002. Una serie consistente hace que sus registros sean fáciles de seguir y es esperada por la mayoría de las autoridades tributarias.
¿Tengo que cobrar IVA o impuesto sobre las ventas?
Depende de dónde esté ubicado, de si está registrado, y de dónde esté su cliente. Si está registrado ante el IVA, normalmente cobra el IVA y muestra su número de IVA; las ventas transfronterizas entre empresas de la UE a menudo usan la inversión del sujeto pasivo. Verifique las reglas para su país.
¿Puedo hacer una factura gratis?
Sí. Puede crear y descargar una factura profesional gratis, sin cuenta y sin marca de agua, usando el generador de esta página. Nada de lo que ingrese se guarda.