Ce dont vous avez besoin avant de commencer
Avant d'écrire une seule ligne, rassemblez les renseignements dont dépend une facture. Les avoir sous la main transforme la facturation en une tâche de deux minutes plutôt qu'en allers-retours avec votre client.
- Vos renseignements d'entreprise
- Votre nom commercial, votre adresse, votre courriel de contact et tout numéro d'immatriculation ou de taxe qui s'applique à vous.
- Les renseignements de votre client
- Le nom et l'adresse à facturer, ainsi que son numéro de taxe s'il s'agit d'une entreprise inscrite, ce qui importe pour les ventes transfrontalières.
- Ce que vous facturez
- Une brève description de chaque produit ou service, avec la quantité et le prix unitaire.
- La taxe qui s'applique
- Le taux de TVA ou de taxe de vente pour chaque poste, ou une note si la vente est détaxée, exonérée ou en autoliquidation.
- Dates et conditions
- La date à laquelle vous émettez la facture et la date d'échéance du paiement (par exemple 14 ou 30 jours plus tard).
- Comment vous voulez être payé
- Votre compte bancaire ou IBAN, ou un lien de paiement, pour que le client puisse régler sans avoir à demander comment.
Comment faire une facture en sept étapes
Chaque facture, qu'elle soit manuscrite ou générée, suit la même structure. Suivez ces étapes dans l'ordre et vous obtiendrez un document complet et professionnel.
- 1. Ajoutez un en-tête
- Inscrivez le mot Facture en haut, avec le nom de votre entreprise et votre logo si vous en avez un, pour que le document soit reconnaissable d'un coup d'œil.
- 2. Ajoutez vos renseignements et ceux du client
- Indiquez votre nom, votre adresse et votre numéro de taxe, puis le client que vous facturez. Les deux parties doivent être clairement identifiées.
- 3. Donnez-lui un numéro et des dates
- Attribuez un numéro de facture unique et séquentiel et fixez la date d'émission et la date d'échéance du paiement.
- 4. Énumérez les postes
- Une ligne par produit ou service : description, quantité, prix unitaire et total du poste.
- 5. Ajoutez les taxes et les totaux
- Additionnez les lignes pour obtenir un sous-total, ajoutez la TVA ou la taxe de vente lorsqu'elle s'applique et affichez le montant final dû.
- 6. Ajoutez les coordonnées de paiement et les conditions
- Indiquez comment et avant quand payer : coordonnées bancaires ou lien de paiement, ainsi que toute condition relative aux retards de paiement.
- 7. Enregistrez-la en PDF et envoyez-la
- Exportez un PDF (pour que la mise en page ne puisse pas être modifiée) et envoyez-le par courriel à votre client, en gardant une copie pour vos dossiers.
Ce que toute facture doit inclure
Certains champs relèvent de la bonne pratique; d'autres sont exigés par la loi dans la plupart des pays. Une facture complète porte le mot Facture, un numéro de facture unique, la date d'émission, vos nom et adresse, les nom et adresse de votre client, une description des biens ou services, le montant dû et la taxe indiquée séparément lorsqu'elle s'applique.
Si vous êtes inscrit à la TVA ou à une taxe équivalente, vous devez généralement aussi indiquer votre numéro de taxe, le taux de taxe et le montant pour chaque poste, et dans l'UE, souvent le numéro de TVA du client pour les ventes B2B transfrontalières. Faire cela correctement est ce qui rend une facture valide pour que votre client récupère la taxe et pour que vous teniez des livres en règle.
Comment calculer les totaux et les taxes
Le calcul est simple. Pour chaque poste, multipliez la quantité par le prix unitaire pour obtenir le total du poste. Additionnez les totaux des postes pour obtenir le sous-total (le montant avant taxe). Appliquez ensuite la taxe : multipliez le sous-total, ou chaque poste, par le taux applicable pour obtenir le montant de la taxe, et ajoutez-le pour atteindre le total dû.
Si vous vendez à plus d'un taux de taxe, regroupez les postes par taux et affichez la taxe de chaque taux séparément, pour que la ventilation soit claire. Les ventes transfrontalières entre entreprises de l'UE relèvent souvent de l'autoliquidation : vous affichez le montant net sans TVA et ajoutez une note indiquant que l'acheteur déclare la taxe. Un outil qui connaît ces règles calcule les totaux et les bonnes notes pour vous, ce qui élimine la source la plus fréquente d'erreurs de facturation.
Numéros et dates de facture
Donnez à chaque facture un numéro unique et séquentiel sans saut, comme INV-0001, INV-0002, et ainsi de suite. Une série cohérente garde vos dossiers faciles à suivre et est attendue par la plupart des autorités fiscales; les sauts ou les doublons soulèvent des questions que vous ne voulez pas.
Affichez clairement deux dates : la date d'émission (quand vous établissez la facture) et la date d'échéance (quand le paiement est attendu). Plutôt que d'écrire « payable à réception », indiquez un délai concret comme 14 ou 30 jours à partir de la date d'émission. Une date d'échéance précise est plus facile à relancer et vous fait payer plus vite.
Comment envoyer votre facture et vous faire payer
Envoyez la facture en PDF pour que la mise en page et les totaux ne puissent pas être modifiés en transit, et gardez une copie pour vos dossiers. Le courriel convient à la plupart des pigistes et des petites entreprises; joignez le PDF et rédigez un court message amical avec le montant et la date d'échéance.
Facilitez le paiement. Inscrivez vos coordonnées bancaires ou un lien de paiement directement sur la facture pour que le client n'ait pas à demander. Les factures qui offrent un moyen évident de payer sont réglées nettement plus vite. Si la date d'échéance passe, un rappel poli quelques jours plus tard est normal et suffit habituellement.
Erreurs courantes à éviter
La plupart des problèmes de facture viennent d'une poignée de maladresses évitables. Une vérification rapide avant l'envoi évite des corrections gênantes par la suite.
- Un numéro manquant ou en double
- Réutiliser un numéro ou sauter une série rend vos dossiers difficiles à rapprocher et peut déclencher une vérification fiscale.
- Pas de date d'échéance claire
- « Payable à réception » est vague. Une date précise fixe l'attente et facilite le suivi.
- Taxe erronée ou manquante
- Facturer le mauvais taux, ou oublier une note d'autoliquidation sur une vente transfrontalière, rend la facture non conforme.
- Descriptions de postes vagues
- Un poste qui dit seulement « services » invite aux questions. Décrivez ce que vous avez livré pour que le client puisse l'approuver rapidement.
- Pas de coordonnées de paiement
- Si le client ne voit pas comment payer, il ne le fera pas, du moins pas à temps. Indiquez toujours des coordonnées bancaires ou un lien.
- Envoyer un fichier modifiable
- Un fichier de traitement de texte ou de tableur peut être altéré. Envoyez toujours un PDF.
Foire aux questions
Ai-je besoin d'un logiciel pour faire une facture?
Non. Vous pouvez faire une facture dans un traitement de texte ou un tableur, ou même à la main. Un logiciel aide pour la numérotation séquentielle, les totaux et les taxes automatiques et un PDF soigné, mais ce n'est pas obligatoire. Vous pouvez aussi utiliser un générateur en ligne gratuit sans compte, comme celui de cette page.
Quels renseignements une facture doit-elle comporter?
Au minimum : le mot Facture, un numéro de facture unique, la date d'émission, vos nom et adresse, les nom et adresse de votre client, une description des biens ou services, le montant dû et la taxe (comme la TVA) indiquée séparément lorsqu'elle s'applique. Bien des pays ajoutent des exigences précises, comme un numéro de TVA pour les entreprises inscrites.
Comment devrais-je numéroter mes factures?
Utilisez un numéro unique et séquentiel pour chaque facture, sans saut, par exemple INV-0001 puis INV-0002. Une série cohérente rend vos dossiers faciles à suivre et est attendue par la plupart des autorités fiscales.
Dois-je facturer la TVA ou la taxe de vente?
Cela dépend de l'endroit où vous êtes établi, du fait que vous soyez inscrit ou non, et de l'endroit où se trouve votre client. Si vous êtes inscrit à la TVA, vous facturez habituellement la TVA et indiquez votre numéro de TVA; les ventes transfrontalières entre entreprises de l'UE utilisent souvent l'autoliquidation. Vérifiez les règles de votre pays.
Puis-je faire une facture gratuitement?
Oui. Vous pouvez créer et télécharger une facture professionnelle gratuitement, sans compte ni filigrane, à l'aide du générateur de cette page. Rien de ce que vous saisissez n'est enregistré.