सुरू करण्यापूर्वी तुम्हाला काय हवे
एक ओळ लिहिण्यापूर्वी, इनव्हॉइस ज्या माहितीवर अवलंबून असते ती गोळा करा. ती तयार ठेवल्याने इनव्हॉइसिंग तुमच्या ग्राहकाशी मागे-पुढे करण्याऐवजी दोन मिनिटांचे काम बनते.
- तुमचे व्यवसाय तपशील
- तुमचे व्यापार नाव, पत्ता, संपर्क ईमेल, आणि तुम्हाला लागू असलेला कोणताही नोंदणी किंवा कर क्रमांक.
- तुमच्या ग्राहकाचे तपशील
- बिल करायचे नाव आणि पत्ता, आणि ते नोंदणीकृत व्यवसाय असल्यास त्यांचा कर क्रमांक, जो सीमापार विक्रीसाठी महत्त्वाचा असतो.
- तुम्ही कशासाठी बिल करत आहात
- प्रत्येक उत्पादन किंवा सेवेचे छोटे वर्णन, प्रमाण आणि प्रति एकक किंमतीसह.
- लागू होणारा कर
- प्रत्येक ओळीसाठी VAT किंवा विक्री-कर दर, किंवा विक्री शून्य-दराची, सूट असलेली, किंवा रिव्हर्स चार्ज असल्यास एक नोंद.
- तारखा आणि अटी
- तुम्ही इनव्हॉइस जारी करत असल्याची तारीख आणि पेमेंट देय असण्याची तारीख (उदाहरणार्थ 14 किंवा 30 दिवसांनंतर).
- तुम्हाला पैसे कसे हवे आहेत
- तुमचे बँक खाते किंवा IBAN, किंवा एक पेमेंट लिंक, जेणेकरून ग्राहक कसे ते न विचारता पैसे देऊ शकेल.
सात टप्प्यांत इनव्हॉइस कशी बनवावी
प्रत्येक इनव्हॉइस, मग ती हाताने लिहिलेली असो वा तयार केलेली, त्याच आकाराची असते. या टप्प्यांतून क्रमाने काम करा आणि तुम्हाला एक पूर्ण, व्यावसायिक दस्तऐवज मिळेल.
- 1. एक हेडर जोडा
- वरती Invoice हा शब्द ठेवा, सोबत तुमचे व्यवसाय नाव आणि असल्यास लोगो, जेणेकरून दस्तऐवज तत्काळ ओळखता येईल.
- 2. तुमचे तपशील आणि ग्राहकाचे जोडा
- तुमचे नाव, पत्ता आणि कर क्रमांक सूचीबद्ध करा, मग तुम्ही बिल करत असलेला ग्राहक. दोन्ही पक्ष स्पष्टपणे ओळखले गेले पाहिजेत.
- 3. तिला एक क्रमांक आणि तारखा द्या
- एक अद्वितीय, अनुक्रमिक इनव्हॉइस क्रमांक नेमून द्या आणि जारी तारीख व पेमेंट देय तारीख ठरवा.
- 4. लाइन आयटम सूचीबद्ध करा
- प्रति उत्पादन किंवा सेवा एक पंक्ती: वर्णन, प्रमाण, एकक किंमत, आणि ओळ एकूण.
- 5. कर आणि एकूण रक्कम जोडा
- ओळींची बेरीज एका उपएकूणमध्ये करा, लागू असेल तिथे VAT किंवा विक्री कर जोडा, आणि अंतिम देय रक्कम दाखवा.
- 6. पेमेंट तपशील आणि अटी जोडा
- कसे आणि केव्हा पैसे द्यायचे ते दाखवा: बँक तपशील किंवा एक पेमेंट लिंक, तसेच कोणत्याही उशिरा-पेमेंट अटी.
- 7. ती PDF म्हणून जतन करा आणि पाठवा
- एक PDF निर्यात करा (जेणेकरून मांडणी बदलता येणार नाही) आणि तुमच्या ग्राहकाला ईमेल करा, तुमच्या नोंदींसाठी एक प्रत ठेवून.
प्रत्येक इनव्हॉइसमध्ये काय समाविष्ट असावे
काही फील्ड्स ही चांगल्या पद्धतीची बाब आहेत; इतर बहुतेक देशांत कायदेशीररित्या आवश्यक आहेत. एका पूर्ण इनव्हॉइसवर Invoice हा शब्द, एक अद्वितीय इनव्हॉइस क्रमांक, जारी तारीख, तुमचे नाव आणि पत्ता, तुमच्या ग्राहकाचे नाव आणि पत्ता, वस्तू किंवा सेवांचे वर्णन, देय रक्कम, आणि लागू असेल तिथे वेगळा दाखवलेला कर असतो.
तुम्ही VAT किंवा समतुल्य करासाठी नोंदणीकृत असाल, तर तुम्हाला सहसा तुमचा कर क्रमांक, प्रत्येक ओळीसाठी कर दर आणि रक्कम, आणि EU मध्ये अनेकदा सीमापार व्यवसाय विक्रीवर ग्राहकाचा VAT क्रमांक देखील दाखवावा लागतो. हे योग्य करणे हेच इनव्हॉइसला तुमच्या ग्राहकाला कर परत मिळवण्यासाठी आणि तुम्हाला स्वच्छ हिशेब ठेवण्यासाठी वैध बनवते.
एकूण रक्कम आणि कर कसे मोजावे
गणित साधे आहे. प्रत्येक ओळीसाठी, ओळ एकूण मिळवण्यासाठी प्रमाण गुणिले एकक किंमत. उपएकूण (कराआधीची रक्कम) मिळवण्यासाठी ओळ एकूण रकमा एकत्र जोडा. मग कर लावा: कर रक्कम मिळवण्यासाठी उपएकूण, किंवा प्रत्येक ओळ, संबंधित दराने गुणा, आणि देय एकूण गाठण्यासाठी ती जोडा.
तुम्ही एकापेक्षा जास्त कर दरांवर विक्री करत असाल, तर ओळी दरानुसार गटबद्ध करा आणि प्रत्येक दराचा कर वेगळा दाखवा, जेणेकरून तपशील स्पष्ट असेल. EU व्यवसायांमधील सीमापार विक्री अनेकदा रिव्हर्स चार्ज असते: तुम्ही VAT शिवाय निव्वळ रक्कम दाखवता आणि खरेदीदार कराचा हिशेब ठेवतो अशी एक नोंद जोडता. हे नियम जाणणारे साधन तुमच्यासाठी एकूण रक्कम आणि योग्य नोंदी मोजते, जे इनव्हॉइस त्रुटींचे सर्वात सामान्य कारण काढून टाकते.
इनव्हॉइस क्रमांक आणि तारखा
प्रत्येक इनव्हॉइसला कोणत्याही गॅपशिवाय एक अद्वितीय, अनुक्रमिक क्रमांक द्या, जसे की INV-0001, INV-0002, आणि असे पुढे. एक सुसंगत मालिका तुमच्या नोंदी पाठलाग करायला सोप्या ठेवते आणि बहुतेक कर अधिकाऱ्यांकडून अपेक्षित असते; गॅप किंवा डुप्लिकेट असे प्रश्न उपस्थित करतात जे तुम्हाला नको असतात.
दोन तारखा स्पष्टपणे दाखवा: जारी तारीख (जेव्हा तुम्ही इनव्हॉइस तयार करता) आणि देय तारीख (जेव्हा पेमेंट अपेक्षित असते). “मिळाल्यावर देय,” लिहिण्याऐवजी, जारी तारखेपासून 14 किंवा 30 दिवस यासारखी एक ठोस अट नमूद करा. एक विशिष्ट देय तारीख पाठलाग करायला सोपी असते आणि तुम्हाला जलद पैसे मिळवून देते.
तुमची इनव्हॉइस कशी पाठवावी आणि पैसे कसे मिळवावे
इनव्हॉइस एक PDF म्हणून पाठवा जेणेकरून मांडणी आणि एकूण रक्कम वाहतुकीत बदलता येणार नाही, आणि तुमच्या नोंदींसाठी एक प्रत ठेवा. बहुतेक फ्रीलान्सर आणि लहान व्यवसायांसाठी ईमेल ठीक आहे; PDF जोडा आणि रक्कम व देय तारखेसह एक छोटा, मैत्रीपूर्ण संदेश लिहा.
पैसे देणे सोपे करा. ग्राहकाला विचारावे लागू नये म्हणून तुमचे बँक तपशील किंवा एक पेमेंट लिंक थेट इनव्हॉइसवर समाविष्ट करा. पैसे देण्याचा स्पष्ट मार्ग देणाऱ्या इनव्हॉइस लक्षणीयरीत्या जलद चुकवल्या जातात. देय तारीख निघून गेल्यास, काही दिवसांनंतर एक नम्र स्मरण सामान्य आहे आणि सहसा तेवढेच पुरेसे असते.
टाळायच्या सामान्य चुका
बहुतेक इनव्हॉइस समस्या मूठभर टाळता येण्याजोग्या चुकांमुळे येतात. पाठवण्यापूर्वी एक झटपट तपासणी नंतरच्या संकोचजनक दुरुस्त्या वाचवते.
- गहाळ किंवा डुप्लिकेट क्रमांक
- एक क्रमांक पुन्हा वापरणे किंवा मालिका वगळणे तुमच्या नोंदी जुळवायला कठीण करते आणि एका कर पुनरावलोकनाला निमंत्रण देऊ शकते.
- स्पष्ट देय तारीख नाही
- “मिळाल्यावर देय” हे अस्पष्ट आहे. एक विशिष्ट तारीख अपेक्षा ठरवते आणि पाठपुरावा सरळ करते.
- चुकीचा किंवा गहाळ कर
- चुकीचा दर आकारणे, किंवा सीमापार विक्रीवर रिव्हर्स-चार्ज नोंद विसरणे, इनव्हॉइस अनुपालनशून्य बनवते.
- अस्पष्ट ओळ वर्णन
- फक्त “सेवा” म्हणणारी ओळ प्रश्नांना निमंत्रण देते. तुम्ही काय वितरित केले ते वर्णन करा जेणेकरून ग्राहक ती लवकर मंजूर करू शकेल.
- पेमेंट तपशील नाही
- ग्राहकाला पैसे कसे द्यायचे हे दिसत नसेल, तर ते देणार नाहीत, किमान वेळेवर तरी नाही. नेहमी बँक तपशील किंवा एक लिंक दाखवा.
- संपादित करण्याजोगी फाइल पाठवणे
- वर्ड-प्रोसेसर किंवा स्प्रेडशीट फाइल बदलता येते. नेहमी एक PDF पाठवा.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
इनव्हॉइस बनवण्यासाठी मला सॉफ्टवेअर लागते का?
नाही. तुम्ही वर्ड प्रोसेसर किंवा स्प्रेडशीटमध्ये, किंवा हातानेही इनव्हॉइस बनवू शकता. सॉफ्टवेअर अनुक्रमिक क्रमांकन, स्वयंचलित एकूण रक्कम आणि कर, आणि एक स्वच्छ PDF मध्ये मदत करते, पण ते आवश्यक नाही. तुम्ही या पानावरील सारखे, खात्याशिवाय एक मोफत ऑनलाइन जनरेटर देखील वापरू शकता.
इनव्हॉइसमध्ये कोणती माहिती असावी?
किमान: Invoice हा शब्द, एक अद्वितीय इनव्हॉइस क्रमांक, जारी तारीख, तुमचे नाव आणि पत्ता, तुमच्या ग्राहकाचे नाव आणि पत्ता, वस्तू किंवा सेवांचे वर्णन, देय रक्कम, आणि लागू असेल तिथे वेगळा दाखवलेला कर (जसे की VAT). अनेक देश विशिष्ट आवश्यकता जोडतात, जसे की नोंदणीकृत व्यवसायांसाठी VAT क्रमांक.
मी माझ्या इनव्हॉइसना क्रमांक कसा द्यावा?
प्रत्येक इनव्हॉइससाठी कोणत्याही गॅपशिवाय एक अद्वितीय, अनुक्रमिक क्रमांक वापरा, उदाहरणार्थ INV-0001 मग INV-0002. एक सुसंगत मालिका तुमच्या नोंदी पाठलाग करायला सोप्या बनवते आणि बहुतेक कर अधिकाऱ्यांकडून अपेक्षित असते.
मला VAT किंवा विक्री कर आकारावा लागतो का?
हे तुम्ही कुठे आधारित आहात, तुम्ही नोंदणीकृत आहात का, आणि तुमचा ग्राहक कुठे आहे यावर अवलंबून असते. तुम्ही VAT-नोंदणीकृत असाल तर तुम्ही सहसा VAT आकारता आणि तुमचा VAT क्रमांक दाखवता; EU व्यवसायांमधील सीमापार विक्री अनेकदा रिव्हर्स चार्ज वापरते. तुमच्या देशाचे नियम तपासा.
मी मोफत इनव्हॉइस बनवू शकतो का?
होय. तुम्ही या पानावरील जनरेटर वापरून, खात्याशिवाय आणि वॉटरमार्कशिवाय एक व्यावसायिक इनव्हॉइस मोफत तयार आणि डाउनलोड करू शकता. तुम्ही प्रविष्ट केलेले काहीही साठवले जात नाही.