Ce dont vous avez besoin avant de commencer
Avant d'écrire la moindre ligne, réunissez les informations dont dépend une facture. Les avoir sous la main transforme la facturation en une tâche de deux minutes plutôt qu'en allers-retours avec votre client.
- Les informations sur votre entreprise
- Votre nom commercial, votre adresse, votre e-mail de contact, ainsi que tout numéro d'immatriculation ou de TVA qui s'applique à vous.
- Les informations sur votre client
- Le nom et l'adresse à facturer, ainsi que son numéro de TVA s'il s'agit d'une entreprise immatriculée, ce qui est important pour les ventes transfrontalières.
- Ce que vous facturez
- Une courte description de chaque produit ou service, avec la quantité et le prix unitaire.
- La taxe applicable
- Le taux de TVA de chaque ligne, ou une mention si la vente est à taux zéro, exonérée ou en autoliquidation.
- Dates et conditions
- La date d'émission de la facture et la date d'échéance du paiement (par exemple 14 ou 30 jours plus tard).
- Comment vous souhaitez être payé
- Votre compte bancaire ou IBAN, ou un lien de paiement, pour que le client puisse régler sans avoir à demander comment.
Comment faire une facture en sept étapes
Toute facture, qu'elle soit manuscrite ou générée, suit la même structure. Suivez ces étapes dans l'ordre et vous obtiendrez un document complet et professionnel.
- 1. Ajoutez un en-tête
- Inscrivez le mot Facture en haut, avec le nom de votre entreprise et votre logo le cas échéant, pour que le document soit immédiatement reconnaissable.
- 2. Indiquez vos coordonnées et celles du client
- Indiquez votre nom, votre adresse et votre numéro de TVA, puis le client que vous facturez. Les deux parties doivent être clairement identifiées.
- 3. Attribuez un numéro et des dates
- Attribuez un numéro de facture unique et séquentiel, et fixez la date d'émission et la date d'échéance du paiement.
- 4. Détaillez les lignes
- Une ligne par produit ou service : description, quantité, prix unitaire et total de la ligne.
- 5. Ajoutez la taxe et les totaux
- Additionnez les lignes pour obtenir un sous-total, ajoutez la TVA là où elle s'applique, et affichez le montant final dû.
- 6. Ajoutez les modalités de paiement et les conditions
- Indiquez comment et avant quand payer : coordonnées bancaires ou lien de paiement, ainsi que les éventuelles pénalités de retard.
- 7. Enregistrez-la en PDF et envoyez-la
- Exportez un PDF (pour que la mise en page ne puisse pas être modifiée) et envoyez-le par e-mail à votre client, en conservant une copie pour vos archives.
Ce que toute facture doit contenir
Certaines mentions relèvent des bonnes pratiques, d'autres sont obligatoires dans la plupart des pays. Une facture complète porte le mot Facture, un numéro de facture unique, la date d'émission, vos nom et adresse, les nom et adresse de votre client, une description des biens ou services, le montant dû, et la taxe indiquée séparément là où elle s'applique.
Si vous êtes assujetti à la TVA ou à une taxe équivalente, vous devez généralement aussi faire figurer votre numéro de TVA, le taux de taxe et le montant de chaque ligne, et dans l'UE souvent le numéro de TVA du client pour les ventes interentreprises transfrontalières. Bien les indiquer rend la facture valide pour que votre client récupère la taxe et pour que vous teniez une comptabilité propre.
Comment calculer les totaux et la taxe
Le calcul est simple. Pour chaque ligne, multipliez la quantité par le prix unitaire pour obtenir le total de la ligne. Additionnez les totaux des lignes pour obtenir le sous-total (le montant hors taxe). Appliquez ensuite la taxe : multipliez le sous-total, ou chaque ligne, par le taux applicable pour obtenir le montant de la taxe, puis ajoutez-le pour atteindre le total dû.
Si vous vendez à plusieurs taux de taxe, regroupez les lignes par taux et indiquez la taxe de chaque taux séparément, pour que la ventilation soit claire. Les ventes transfrontalières entre entreprises de l'UE relèvent souvent de l'autoliquidation : vous indiquez le montant net sans TVA et ajoutez une mention précisant que l'acheteur acquitte la taxe. Un outil qui connaît ces règles calcule les totaux et les bonnes mentions à votre place, ce qui élimine la source la plus fréquente d'erreurs de facturation.
Numéros et dates de facture
Attribuez à chaque facture un numéro unique et séquentiel, sans rupture, par exemple INV-0001, INV-0002, et ainsi de suite. Une série cohérente facilite le suivi de vos écritures et est attendue par la plupart des administrations fiscales ; les ruptures ou les doublons soulèvent des questions que vous voulez éviter.
Indiquez clairement deux dates : la date d'émission (quand vous établissez la facture) et la date d'échéance (quand le paiement est attendu). Plutôt que d'écrire « payable à réception », précisez une condition concrète, comme 14 ou 30 jours à compter de la date d'émission. Une date d'échéance précise est plus facile à relancer et vous fait payer plus vite.
Comment envoyer votre facture et vous faire payer
Envoyez la facture au format PDF pour que la mise en page et les totaux ne puissent pas être modifiés en cours de route, et conservez-en une copie pour vos archives. L'e-mail convient à la plupart des indépendants et des petites entreprises ; joignez le PDF et rédigez un message court et courtois indiquant le montant et la date d'échéance.
Facilitez le paiement. Indiquez vos coordonnées bancaires ou un lien de paiement directement sur la facture pour que le client n'ait pas à demander. Les factures qui proposent un moyen de payer évident sont réglées nettement plus vite. Si l'échéance est dépassée, une relance polie quelques jours plus tard est normale et suffit généralement.
Erreurs courantes à éviter
La plupart des problèmes de facturation viennent d'une poignée de maladresses évitables. Une vérification rapide avant l'envoi vous épargne des corrections gênantes par la suite.
- Un numéro manquant ou en double
- Réutiliser un numéro ou sauter un rang dans la série rend vos écritures difficiles à rapprocher et peut déclencher un contrôle fiscal.
- Pas de date d'échéance claire
- « Payable à réception » est vague. Une date précise pose l'attente et simplifie la relance.
- Une taxe erronée ou manquante
- Appliquer le mauvais taux, ou oublier une mention d'autoliquidation sur une vente transfrontalière, rend la facture non conforme.
- Des descriptions de lignes vagues
- Une ligne qui indique seulement « prestations » suscite des questions. Décrivez ce que vous avez livré pour que le client puisse l'approuver rapidement.
- Pas de modalités de paiement
- Si le client ne voit pas comment payer, il ne le fera pas, du moins pas à temps. Indiquez toujours vos coordonnées bancaires ou un lien.
- L'envoi d'un fichier modifiable
- Un fichier de traitement de texte ou de tableur peut être altéré. Envoyez toujours un PDF.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d'un logiciel pour faire une facture ?
Non. Vous pouvez faire une facture dans un traitement de texte ou un tableur, voire à la main. Un logiciel aide pour la numérotation séquentielle, les totaux et la taxe automatiques, et un PDF soigné, mais ce n'est pas indispensable. Vous pouvez aussi utiliser un générateur en ligne gratuit sans compte, comme celui de cette page.
Quelles informations une facture doit-elle contenir ?
Au minimum : le mot Facture, un numéro de facture unique, la date d'émission, vos nom et adresse, les nom et adresse de votre client, une description des biens ou services, le montant dû, et la taxe (comme la TVA) indiquée séparément là où elle s'applique. De nombreux pays ajoutent des exigences spécifiques, comme un numéro de TVA pour les entreprises assujetties.
Comment dois-je numéroter mes factures ?
Utilisez un numéro unique et séquentiel pour chaque facture, sans rupture, par exemple INV-0001 puis INV-0002. Une série cohérente facilite le suivi de vos écritures et est attendue par la plupart des administrations fiscales.
Dois-je facturer la TVA ?
Cela dépend de l'endroit où vous êtes établi, de votre assujettissement, et de l'endroit où se trouve votre client. Si vous êtes assujetti à la TVA, vous facturez généralement la TVA et indiquez votre numéro de TVA ; les ventes transfrontalières entre entreprises de l'UE recourent souvent à l'autoliquidation. Vérifiez les règles de votre pays.
Puis-je faire une facture gratuitement ?
Oui. Vous pouvez créer et télécharger une facture professionnelle gratuitement, sans compte ni filigrane, en utilisant le générateur de cette page. Rien de ce que vous saisissez n'est enregistré.