শুরু করার আগে আপনার যা প্রয়োজন
একটি লাইন লেখার আগে, একটি ইনভয়েস যে তথ্যের উপর নির্ভর করে তা সংগ্রহ করুন। এটি প্রস্তুত রাখা ইনভয়েসিংকে আপনার ক্লায়েন্টের সঙ্গে আলাপ-আলোচনার পরিবর্তে একটি দুই-মিনিটের কাজে পরিণত করে।
- আপনার ব্যবসার বিবরণ
- আপনার ট্রেডিং নাম, ঠিকানা, যোগাযোগ ইমেইল, এবং আপনার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য যেকোনো নিবন্ধন বা কর নম্বর।
- আপনার ক্লায়েন্টের বিবরণ
- বিল করার নাম ও ঠিকানা, এবং তারা যদি একটি নিবন্ধিত ব্যবসা হয় তাদের কর নম্বর, যা সীমান্ত-পার বিক্রয়ের জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
- আপনি কী জন্য বিল করছেন
- প্রতিটি পণ্য বা সেবার একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ, পরিমাণ ও প্রতি ইউনিট মূল্য সহ।
- প্রযোজ্য কর
- প্রতিটি লাইনের জন্য VAT বা বিক্রয়-কর হার, বা বিক্রয়টি জিরো-রেটেড, অব্যাহতিপ্রাপ্ত, বা রিভার্স চার্জ হলে একটি নোট।
- তারিখ ও শর্ত
- আপনি ইনভয়েসটি ইস্যু করছেন সেই তারিখ এবং অর্থ প্রদানের নির্ধারিত তারিখ (উদাহরণস্বরূপ ১৪ বা ৩০ দিন পরে)।
- আপনি কীভাবে অর্থ পেতে চান
- আপনার ব্যাংক অ্যাকাউন্ট বা IBAN, বা একটি অর্থ প্রদানের লিঙ্ক, যাতে ক্লায়েন্ট কীভাবে তা জিজ্ঞাসা না করেই নিষ্পত্তি করতে পারেন।
সাত ধাপে কীভাবে একটি ইনভয়েস তৈরি করবেন
প্রতিটি ইনভয়েস, হাতে লেখা হোক বা তৈরি করা, একই আকার অনুসরণ করে। এই ধাপগুলো ক্রমানুসারে অতিক্রম করুন এবং আপনি একটি সম্পূর্ণ, পেশাদার নথিতে পৌঁছাবেন।
- ১. একটি হেডার যোগ করুন
- উপরে Invoice শব্দটি রাখুন, পাশাপাশি আপনার ব্যবসার নাম ও থাকলে লোগো, যাতে নথিটি তাৎক্ষণিকভাবে চেনা যায়।
- ২. আপনার বিবরণ ও ক্লায়েন্টের যোগ করুন
- আপনার নাম, ঠিকানা ও কর নম্বর তালিকাভুক্ত করুন, তারপর আপনি যাকে বিল করছেন সেই ক্লায়েন্ট। উভয় পক্ষকে স্পষ্টভাবে শনাক্ত করতে হবে।
- ৩. এটিকে একটি নম্বর ও তারিখ দিন
- একটি অনন্য, ক্রমিক ইনভয়েস নম্বর নির্ধারণ করুন এবং ইস্যু তারিখ ও অর্থ প্রদানের নির্ধারিত তারিখ সেট করুন।
- ৪. লাইন আইটেমগুলো তালিকাভুক্ত করুন
- প্রতি পণ্য বা সেবার জন্য একটি সারি: বিবরণ, পরিমাণ, একক মূল্য, এবং লাইন মোট।
- ৫. কর ও মোট যোগ করুন
- লাইনগুলো যোগ করে একটি সাবটোটাল করুন, যেখানে প্রযোজ্য সেখানে VAT বা বিক্রয় কর যোগ করুন, এবং চূড়ান্ত প্রাপ্য পরিমাণ দেখান।
- ৬. অর্থ প্রদানের বিবরণ ও শর্ত যোগ করুন
- কীভাবে ও কবের মধ্যে পরিশোধ করতে হবে তা দেখান: ব্যাংক বিবরণ বা একটি অর্থ প্রদানের লিঙ্ক, পাশাপাশি যেকোনো বিলম্ব-অর্থ প্রদান শর্ত।
- ৭. এটিকে একটি PDF হিসেবে সংরক্ষণ করুন ও পাঠান
- একটি PDF রপ্তানি করুন (যাতে লেআউট পরিবর্তন করা না যায়) এবং আপনার ক্লায়েন্টকে ইমেইল করুন, আপনার রেকর্ডের জন্য একটি কপি রাখুন।
প্রতিটি ইনভয়েসে যা অবশ্যই থাকতে হবে
কিছু ক্ষেত্র ভালো অনুশীলনের বিষয়; অন্যগুলো বেশিরভাগ দেশে আইনত প্রয়োজনীয়। একটি সম্পূর্ণ ইনভয়েস বহন করে Invoice শব্দটি, একটি অনন্য ইনভয়েস নম্বর, ইস্যু তারিখ, আপনার নাম ও ঠিকানা, আপনার ক্লায়েন্টের নাম ও ঠিকানা, পণ্য বা সেবার একটি বিবরণ, প্রাপ্য পরিমাণ, এবং যেখানে প্রযোজ্য সেখানে আলাদাভাবে দেখানো কর।
আপনি যদি VAT বা সমতুল্য করের জন্য নিবন্ধিত হন, আপনাকে সাধারণত আপনার কর নম্বর, প্রতিটি লাইনের জন্য কর হার ও পরিমাণ, এবং EU-তে প্রায়ই সীমান্ত-পার ব্যবসা বিক্রয়ে ক্লায়েন্টের VAT নম্বরও দেখাতে হবে। এগুলো সঠিক করাই একটি ইনভয়েসকে আপনার ক্লায়েন্টের কর পুনরুদ্ধার করার জন্য বৈধ করে এবং আপনার পরিষ্কার হিসাব রাখার জন্য।
কীভাবে মোট ও কর হিসাব করবেন
গণিতটি সহজ। প্রতিটি লাইনের জন্য, লাইন মোট পেতে পরিমাণকে একক মূল্য দিয়ে গুণ করুন। সাবটোটাল (কর আগের পরিমাণ) পেতে লাইন মোটগুলো একসঙ্গে যোগ করুন। তারপর কর প্রয়োগ করুন: কর পরিমাণ পেতে সাবটোটাল, বা প্রতিটি লাইন, প্রাসঙ্গিক হার দিয়ে গুণ করুন, এবং মোট প্রাপ্য-তে পৌঁছাতে এটি যোগ করুন।
আপনি যদি একাধিক কর হারে বিক্রি করেন, লাইনগুলো হার অনুযায়ী গ্রুপ করুন এবং প্রতিটি হারের কর আলাদাভাবে দেখান, যাতে বিভাজন স্পষ্ট হয়। EU ব্যবসার মধ্যে সীমান্ত-পার বিক্রয় প্রায়ই রিভার্স চার্জ: আপনি কোনো VAT ছাড়াই নিট পরিমাণ দেখান এবং একটি নোট যোগ করেন যে ক্রেতা কর হিসাব করেন। একটি টুল যা এই নিয়মগুলো জানে আপনার জন্য মোট ও সঠিক নোট হিসাব করে, যা ইনভয়েস ত্রুটির সবচেয়ে সাধারণ উৎস দূর করে।
ইনভয়েস নম্বর ও তারিখ
প্রতিটি ইনভয়েসকে কোনো ফাঁক ছাড়াই একটি অনন্য, ক্রমিক নম্বর দিন, যেমন INV-0001, INV-0002, ইত্যাদি। একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ধারা আপনার রেকর্ড অনুসরণ করা সহজ রাখে এবং বেশিরভাগ কর কর্তৃপক্ষ এটি আশা করে; ফাঁক বা ডুপ্লিকেট এমন প্রশ্ন তোলে যা আপনি চান না।
দুটি তারিখ স্পষ্টভাবে দেখান: ইস্যু তারিখ (যখন আপনি ইনভয়েস তৈরি করেন) এবং নির্ধারিত তারিখ (যখন অর্থ প্রদান প্রত্যাশিত)। “প্রাপ্তিতে প্রাপ্য” লেখার পরিবর্তে, একটি সুনির্দিষ্ট শর্ত উল্লেখ করুন যেমন ইস্যু তারিখ থেকে ১৪ বা ৩০ দিন। একটি নির্দিষ্ট নির্ধারিত তারিখ তাড়া দেওয়া সহজ এবং আপনাকে দ্রুত অর্থ পেতে সাহায্য করে।
কীভাবে আপনার ইনভয়েস পাঠাবেন ও অর্থ পাবেন
ইনভয়েসটি একটি PDF হিসেবে পাঠান যাতে লেআউট ও মোট পরিবহনের সময় পরিবর্তন করা না যায়, এবং আপনার রেকর্ডের জন্য একটি কপি রাখুন। বেশিরভাগ ফ্রিল্যান্সার ও ছোট ব্যবসার জন্য ইমেইল ঠিক আছে; PDF সংযুক্ত করুন এবং পরিমাণ ও নির্ধারিত তারিখ সহ একটি সংক্ষিপ্ত, বন্ধুত্বপূর্ণ বার্তা লিখুন।
পরিশোধ সহজ করুন। ইনভয়েসেই সরাসরি আপনার ব্যাংক বিবরণ বা একটি অর্থ প্রদানের লিঙ্ক অন্তর্ভুক্ত করুন যাতে ক্লায়েন্টকে জিজ্ঞাসা করতে না হয়। যে ইনভয়েসগুলো পরিশোধের একটি সুস্পষ্ট উপায় অফার করে সেগুলো লক্ষণীয়ভাবে দ্রুত নিষ্পত্তি হয়। নির্ধারিত তারিখ পেরিয়ে গেলে, কয়েক দিন পরে একটি বিনয়ী অনুস্মারক স্বাভাবিক এবং সাধারণত যথেষ্ট।
যে সাধারণ ভুলগুলো এড়াতে হবে
বেশিরভাগ ইনভয়েস সমস্যা মুষ্টিমেয় কিছু এড়ানো যায় এমন ভুল থেকে আসে। পাঠানোর আগে একটি দ্রুত যাচাই পরে অস্বস্তিকর সংশোধন বাঁচায়।
- একটি অনুপস্থিত বা ডুপ্লিকেট নম্বর
- একটি নম্বর পুনঃব্যবহার করা বা ধারা এড়িয়ে যাওয়া আপনার রেকর্ড মেলানো কঠিন করে এবং একটি কর পর্যালোচনা চিহ্নিত করতে পারে।
- কোনো স্পষ্ট নির্ধারিত তারিখ নেই
- “প্রাপ্তিতে প্রাপ্য” অস্পষ্ট। একটি নির্দিষ্ট তারিখ প্রত্যাশা সেট করে এবং ফলো-আপ সহজ করে।
- ভুল বা অনুপস্থিত কর
- ভুল হার চার্জ করা, বা একটি সীমান্ত-পার বিক্রয়ে একটি রিভার্স-চার্জ নোট ভুলে যাওয়া, ইনভয়েসকে অসঙ্গতিপূর্ণ করে।
- অস্পষ্ট লাইন বিবরণ
- যে লাইন শুধু “সেবা” বলে তা প্রশ্নকে আমন্ত্রণ জানায়। আপনি কী বিতরণ করেছেন তা বর্ণনা করুন যাতে ক্লায়েন্ট দ্রুত অনুমোদন করতে পারেন।
- কোনো অর্থ প্রদানের বিবরণ নেই
- ক্লায়েন্ট যদি কীভাবে পরিশোধ করতে হয় দেখতে না পান, তারা করবেন না, অন্তত সময়মতো নয়। সর্বদা ব্যাংক বিবরণ বা একটি লিঙ্ক দেখান।
- একটি সম্পাদনাযোগ্য ফাইল পাঠানো
- একটি ওয়ার্ড-প্রসেসর বা স্প্রেডশিট ফাইল পরিবর্তন করা যায়। সর্বদা একটি PDF পাঠান।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
একটি ইনভয়েস তৈরি করতে আমার কি সফটওয়্যার প্রয়োজন?
না। আপনি একটি ওয়ার্ড প্রসেসর বা স্প্রেডশিটে, বা এমনকি হাতেও একটি ইনভয়েস তৈরি করতে পারেন। সফটওয়্যার ক্রমিক নম্বরায়ন, স্বয়ংক্রিয় মোট ও কর, এবং একটি পরিষ্কার PDF-এ সাহায্য করে, তবে এটি প্রয়োজনীয় নয়। আপনি এই পৃষ্ঠার মতো একটি অ্যাকাউন্ট ছাড়াই একটি বিনামূল্যে অনলাইন জেনারেটরও ব্যবহার করতে পারেন।
একটি ইনভয়েসে কী তথ্য অবশ্যই থাকতে হবে?
ন্যূনতম: Invoice শব্দটি, একটি অনন্য ইনভয়েস নম্বর, ইস্যু তারিখ, আপনার নাম ও ঠিকানা, আপনার ক্লায়েন্টের নাম ও ঠিকানা, পণ্য বা সেবার একটি বিবরণ, প্রাপ্য পরিমাণ, এবং যেখানে প্রযোজ্য সেখানে আলাদাভাবে দেখানো কর (যেমন VAT)। অনেক দেশ নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা যোগ করে, যেমন নিবন্ধিত ব্যবসার জন্য একটি VAT নম্বর।
আমি কীভাবে আমার ইনভয়েস নম্বর দেব?
প্রতিটি ইনভয়েসের জন্য একটি অনন্য, ক্রমিক নম্বর ব্যবহার করুন, কোনো ফাঁক ছাড়াই, উদাহরণস্বরূপ INV-0001 তারপর INV-0002। একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ধারা আপনার রেকর্ড অনুসরণ করা সহজ করে এবং বেশিরভাগ কর কর্তৃপক্ষ এটি আশা করে।
আমাকে কি VAT বা বিক্রয় কর চার্জ করতে হবে?
এটি আপনি কোথায় ভিত্তিক, আপনি নিবন্ধিত কিনা, এবং আপনার ক্লায়েন্ট কোথায় তার উপর নির্ভর করে। আপনি যদি VAT-নিবন্ধিত হন আপনি সাধারণত VAT চার্জ করেন এবং আপনার VAT নম্বর দেখান; EU ব্যবসার মধ্যে সীমান্ত-পার বিক্রয় প্রায়ই রিভার্স চার্জ ব্যবহার করে। আপনার দেশের নিয়ম যাচাই করুন।
আমি কি বিনামূল্যে একটি ইনভয়েস তৈরি করতে পারি?
হ্যাঁ। আপনি এই পৃষ্ঠার জেনারেটর ব্যবহার করে কোনো অ্যাকাউন্ট ও কোনো ওয়াটারমার্ক ছাড়াই বিনামূল্যে একটি পেশাদার ইনভয়েস তৈরি ও ডাউনলোড করতে পারেন। আপনি যা প্রবেশ করান তার কিছুই সংরক্ষণ করা হয় না।