Apa yang Anda butuhkan sebelum memulai
Sebelum Anda menulis satu baris pun, kumpulkan informasi yang menjadi dasar sebuah faktur. Menyiapkannya mengubah penerbitan faktur menjadi pekerjaan dua menit alih-alih bolak-balik dengan klien Anda.
- Detail usaha Anda
- Nama dagang Anda, alamat, email kontak, dan nomor registrasi atau pajak apa pun yang berlaku bagi Anda.
- Detail klien Anda
- Nama dan alamat untuk ditagih, serta nomor pajak mereka jika mereka adalah bisnis terdaftar, yang penting untuk penjualan lintas batas.
- Apa yang Anda tagih
- Deskripsi singkat setiap produk atau jasa, dengan kuantitas dan harga per unit.
- Pajak yang berlaku
- Tarif PPN atau pajak penjualan untuk setiap baris, atau catatan jika penjualan dikenai tarif nol, dibebaskan, atau pemungutan balik.
- Tanggal dan ketentuan
- Tanggal Anda menerbitkan faktur dan tanggal pembayaran jatuh tempo (misalnya 14 atau 30 hari kemudian).
- Bagaimana Anda ingin dibayar
- Rekening bank atau IBAN Anda, atau tautan pembayaran, sehingga klien dapat menyelesaikannya tanpa harus bertanya.
Cara membuat faktur dalam tujuh langkah
Setiap faktur, baik ditulis tangan maupun dihasilkan, mengikuti bentuk yang sama. Kerjakan langkah-langkah ini secara berurutan dan Anda akan mendapatkan dokumen yang lengkap dan profesional.
- 1. Tambahkan header
- Cantumkan kata Faktur di bagian atas, beserta nama usaha dan logo Anda jika ada, sehingga dokumen langsung dikenali.
- 2. Tambahkan detail Anda dan detail klien
- Cantumkan nama, alamat, dan nomor pajak Anda, lalu klien yang Anda tagih. Kedua belah pihak harus diidentifikasi dengan jelas.
- 3. Beri nomor dan tanggal
- Tetapkan nomor faktur yang unik dan berurutan serta tetapkan tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
- 4. Cantumkan item baris
- Satu baris per produk atau jasa: deskripsi, kuantitas, harga satuan, dan total baris.
- 5. Tambahkan pajak dan total
- Jumlahkan baris menjadi subtotal, tambahkan PPN atau pajak penjualan jika berlaku, dan tampilkan jumlah akhir yang harus dibayar.
- 6. Tambahkan detail dan ketentuan pembayaran
- Tampilkan cara dan batas waktu pembayaran: detail bank atau tautan pembayaran, ditambah ketentuan keterlambatan pembayaran apa pun.
- 7. Simpan sebagai PDF dan kirim
- Ekspor PDF (agar tata letak tidak dapat diubah) dan email ke klien Anda, sambil menyimpan salinan untuk catatan Anda.
Apa yang harus dimuat setiap faktur
Beberapa kolom adalah soal praktik yang baik; yang lainnya secara hukum diwajibkan di sebagian besar negara. Faktur yang lengkap memuat kata Faktur, sebuah nomor faktur unik, tanggal terbit, nama dan alamat Anda, nama dan alamat klien Anda, sebuah deskripsi barang atau jasa, jumlah yang harus dibayar, dan pajak yang ditampilkan terpisah jika berlaku.
Jika Anda terdaftar untuk PPN atau pajak yang setara, Anda biasanya juga harus menampilkan nomor pajak Anda, tarif pajak dan jumlahnya untuk setiap baris, dan di Uni Eropa sering kali nomor PPN klien pada penjualan bisnis lintas batas. Mendapatkan hal ini dengan benar adalah yang membuat faktur valid bagi klien Anda untuk mengklaim kembali pajak dan bagi Anda untuk menjaga pembukuan yang bersih.
Cara menghitung total dan pajak
Perhitungannya sederhana. Untuk setiap baris, kalikan kuantitas dengan harga satuan untuk mendapatkan total baris. Jumlahkan total baris untuk mendapatkan subtotal (jumlah sebelum pajak). Kemudian terapkan pajak: kalikan subtotal, atau setiap baris, dengan tarif yang relevan untuk mendapatkan jumlah pajak, dan tambahkan untuk mencapai total yang harus dibayar.
Jika Anda menjual dengan lebih dari satu tarif pajak, kelompokkan baris berdasarkan tarif dan tampilkan pajak setiap tarif secara terpisah, sehingga rinciannya jelas. Penjualan lintas batas antara bisnis di Uni Eropa sering kali menggunakan pemungutan balik (reverse charge): Anda menampilkan jumlah neto tanpa PPN dan menambahkan catatan bahwa pembeli yang memperhitungkan pajak. Alat yang memahami aturan ini menghitung total dan catatan yang tepat untuk Anda, yang menghilangkan sumber kesalahan faktur yang paling umum.
Nomor dan tanggal faktur
Beri setiap faktur nomor yang unik dan berurutan tanpa celah, seperti INV-0001, INV-0002, dan seterusnya. Rangkaian yang konsisten menjaga catatan Anda mudah diikuti dan diharapkan oleh sebagian besar otoritas pajak; celah atau duplikat memunculkan pertanyaan yang tidak Anda inginkan.
Tampilkan dua tanggal dengan jelas: tanggal terbit (saat Anda menerbitkan faktur) dan tanggal jatuh tempo (saat pembayaran diharapkan). Alih-alih menulis “jatuh tempo saat diterima”, nyatakan ketentuan yang konkret seperti 14 atau 30 hari dari tanggal terbit. Tanggal jatuh tempo yang spesifik lebih mudah ditagih dan membuat Anda dibayar lebih cepat.
Cara mengirim faktur Anda dan menerima pembayaran
Kirim faktur sebagai PDF agar tata letak dan totalnya tidak dapat diubah dalam perjalanan, dan simpan salinan untuk catatan Anda. Email cukup untuk sebagian besar pekerja lepas dan usaha kecil; lampirkan PDF dan tulis pesan singkat dan ramah dengan jumlah dan tanggal jatuh tempo.
Buat pembayaran menjadi mudah. Cantumkan detail bank atau tautan pembayaran Anda langsung pada faktur sehingga klien tidak perlu bertanya. Faktur yang menawarkan cara membayar yang jelas diselesaikan jauh lebih cepat. Jika tanggal jatuh tempo telah lewat, pengingat sopan beberapa hari kemudian adalah hal yang normal dan biasanya cukup.
Kesalahan umum yang harus dihindari
Sebagian besar masalah faktur berasal dari segelintir kelalaian yang dapat dihindari. Pemeriksaan cepat sebelum mengirim menghemat koreksi yang canggung di kemudian hari.
- Nomor yang hilang atau ganda
- Menggunakan kembali nomor atau melewati rangkaian membuat catatan Anda sulit direkonsiliasi dan dapat memicu pemeriksaan pajak.
- Tidak ada tanggal jatuh tempo yang jelas
- “Jatuh tempo saat diterima” itu samar. Tanggal yang spesifik menetapkan ekspektasi dan membuat tindak lanjut menjadi mudah.
- Pajak yang salah atau hilang
- Menagih tarif yang salah, atau lupa mencantumkan catatan pemungutan balik pada penjualan lintas batas, membuat faktur tidak sesuai aturan.
- Deskripsi baris yang samar
- Baris yang hanya menulis “jasa” mengundang pertanyaan. Jelaskan apa yang Anda serahkan agar klien dapat menyetujuinya dengan cepat.
- Tidak ada detail pembayaran
- Jika klien tidak dapat melihat cara membayar, mereka tidak akan membayar, setidaknya tidak tepat waktu. Selalu tampilkan detail bank atau tautan.
- Mengirim file yang dapat diedit
- File pengolah kata atau spreadsheet dapat diubah. Selalu kirim PDF.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah saya memerlukan perangkat lunak untuk membuat faktur?
Tidak. Anda dapat membuat faktur di pengolah kata atau spreadsheet, atau bahkan secara manual. Perangkat lunak membantu dengan penomoran berurutan, total dan pajak otomatis, serta PDF yang rapi, tetapi tidak diwajibkan. Anda juga dapat menggunakan generator online gratis tanpa akun, seperti yang ada di halaman ini.
Informasi apa yang harus dimuat sebuah faktur?
Minimal: kata Faktur, nomor faktur unik, tanggal terbit, nama dan alamat Anda, nama dan alamat klien Anda, deskripsi barang atau jasa, jumlah yang harus dibayar, dan pajak (seperti PPN) yang ditampilkan terpisah jika berlaku. Banyak negara menambahkan persyaratan tertentu, seperti nomor PPN untuk bisnis terdaftar.
Bagaimana sebaiknya saya menomori faktur saya?
Gunakan nomor yang unik dan berurutan untuk setiap faktur, tanpa celah, misalnya INV-0001 lalu INV-0002. Rangkaian yang konsisten membuat catatan Anda mudah diikuti dan diharapkan oleh sebagian besar otoritas pajak.
Apakah saya harus menagih PPN atau pajak penjualan?
Tergantung pada di mana Anda berbasis, apakah Anda terdaftar, dan di mana klien Anda berada. Jika Anda terdaftar PPN, Anda biasanya menagih PPN dan menampilkan nomor PPN Anda; penjualan lintas batas antara bisnis di Uni Eropa sering kali menggunakan pemungutan balik. Periksa aturan untuk negara Anda.
Bisakah saya membuat faktur secara gratis?
Ya. Anda dapat membuat dan mengunduh faktur profesional secara gratis, tanpa akun dan tanpa tanda air, menggunakan generator di halaman ini. Tidak ada yang Anda masukkan disimpan.