Што вам трэба перад пачаткам
Перш чым напісаць хоць адзін радок, збярыце інфармацыю, ад якой залежыць рахунак. Наяўнасць яе напагатове ператварае выстаўленне рахункаў у двуххвілінную задачу замест перапіскі з вашым кліентам.
- Даныя вашай кампаніі
- Ваша гандлёвая назва, адрас, кантактны email і любы рэгістрацыйны ці падатковы нумар, які да вас прымяняецца.
- Даныя вашага кліента
- Імя і адрас для выстаўлення рахунку, а таксама іх падатковы нумар, калі яны зарэгістраваная кампанія, што важна для трансгранічных продажаў.
- За што вы выстаўляеце рахунак
- Кароткае апісанне кожнага прадукту ці паслугі, з колькасцю і цаной за адзінку.
- Падатак, які прымяняецца
- Стаўка ПДВ ці падатку з продажаў для кожнага радка ці нататка, калі продаж мае нулявую стаўку, вызвалены ці адваротнае налічэнне.
- Даты і ўмовы
- Дата выдачы рахунку і дата, да якой павінна быць аплата (напрыклад, праз 14 ці 30 дзён).
- Як вы хочаце атрымаць аплату
- Ваш банкаўскі рахунак ці IBAN, ці плацёжная спасылка, каб кліент мог разлічыцца, не пытаючыся як.
Як зрабіць рахунак-фактуру ў сем крокаў
Кожны рахунак, ці то напісаны ад рукі, ці згенераваны, мае аднолькавую форму. Прайдзіце гэтыя крокі па парадку, і вы атрымаеце поўны, прафесійны дакумент.
- 1. Дадайце загаловак
- Змясціце слова «Рахунак» уверсе разам з назвай вашай кампаніі і лагатыпам, калі ён у вас ёсць, каб дакумент быў імгненна пазнавальным.
- 2. Дадайце свае даныя і даныя кліента
- Пералічыце сваё імя, адрас і падатковы нумар, затым кліента, якому вы выстаўляеце рахунак. Абодва бакі павінны быць ясна ідэнтыфікаваны.
- 3. Прызначце нумар і даты
- Прызначце ўнікальны паслядоўны нумар рахунку і задайце дату выдачы і дату аплаты.
- 4. Пералічыце пазіцыі
- Адзін радок на прадукт ці паслугу: апісанне, колькасць, цана за адзінку і агульная сума радка.
- 5. Дадайце падатак і агульныя сумы
- Складзіце радкі ў прамежкавую суму, дадайце ПДВ ці падатак з продажаў там, дзе ён прымяняецца, і пакажыце канчатковую суму да аплаты.
- 6. Дадайце плацёжныя рэквізіты і ўмовы
- Пакажыце, як і да калі плаціць: банкаўскія рэквізіты ці плацёжную спасылку, а таксама любыя ўмовы аб пратэрміноўцы аплаты.
- 7. Захавайце як PDF і адпраўце
- Экспартуйце PDF (каб макет нельга было змяніць) і адпраўце яго электроннай поштай кліенту, захаваўшы копію для сваіх запісаў.
Што павінен уключаць кожны рахунак
Некаторыя палі — гэта справа добрай практыкі; іншыя юрыдычна абавязковыя ў большасці краін. Поўны рахунак утрымлівае слова Рахунак, унікальны нумар рахунку, дату выдачы, ваша імя і адрас, імя і адрас вашага кліента, апісанне тавараў ці паслуг, суму да аплаты і падатак, паказаны асобна там, дзе ён прымяняецца.
Калі вы зарэгістраваны для ПДВ ці эквівалентнага падатку, вы звычайна павінны таксама паказаць свой падатковы нумар, падатковую стаўку і суму для кожнага радка, а ў ЕС часта нумар ПДВ кліента пры трансгранічных дзелавых продажах. Правільнае іх афармленне — гэта тое, што робіць рахунак сапраўдным, каб ваш кліент мог вярнуць падатак, а вы вялі чыстыя кнігі.
Як разлічыць агульныя сумы і падатак
Арыфметыка простая. Для кожнага радка памножце колькасць на цану за адзінку, каб атрымаць агульную суму радка. Складзіце агульныя сумы радкоў, каб атрымаць прамежкавую суму (суму да падатку). Затым прымяніце падатак: памножце прамежкавую суму, ці кожны радок, на адпаведную стаўку, каб атрымаць суму падатку, і дадайце яе, каб дасягнуць агульнай сумы да аплаты.
Калі вы прадаяце па больш чым адной падатковай стаўцы, згрупуйце радкі па стаўцы і пакажыце падатак кожнай стаўкі асобна, каб разбіўка была ясная. Трансгранічныя продажы паміж прадпрыемствамі ЕС часта — гэта адваротнае налічэнне: вы паказваеце чыстую суму без ПДВ і дадаеце нататку, што пакупнік разлічвае падатак. Інструмент, які ведае гэтыя правілы, разлічвае агульныя сумы і правільныя нататкі за вас, што прыбірае найбольш распаўсюджаную крыніцу памылак у рахунках.
Нумары рахункаў і даты
Дайце кожнаму рахунку ўнікальны паслядоўны нумар без прабелаў, напрыклад INV-0001, INV-0002 і гэтак далей. Паслядоўны шэраг захоўвае вашы запісы лёгкімі для сачэння і чакаецца большасцю падатковых органаў; прабелы ці дублікаты выклікаюць пытанні, якіх вы не хочаце.
Пакажыце дзве даты ясна: дату выдачы (калі вы выстаўляеце рахунак) і дату аплаты (калі чакаецца аплата). Замест напісання “да аплаты пры атрыманні” пазначайце канкрэтны тэрмін, такі як 14 ці 30 дзён ад даты выдачы. Канкрэтную дату аплаты лягчэй даганяць, і яна дае вам аплату хутчэй.
Як адправіць свой рахунак і атрымаць аплату
Адпраўляйце рахунак як PDF, каб макет і агульныя сумы нельга было змяніць у дарозе, і захоўвайце копію для сваіх запісаў. Электронная пошта падыходзіць для большасці фрылансераў і малых кампаній; прымацуйце PDF і напішыце кароткае, прыязнае паведамленне з сумай і датай аплаты.
Зрабіце аплату простай. Уключыце свае банкаўскія рэквізіты ці плацёжную спасылку непасрэдна ў рахунак, каб кліенту не давялося пытацца. Рахункі, якія прапануюць відавочны спосаб аплаты, разлічваюцца прыкметна хутчэй. Калі дата аплаты праходзіць, ветлівы напамін праз некалькі дзён — гэта нармальна і звычайна ўсё, што трэба.
Распаўсюджаныя памылкі, якіх варта пазбягаць
Большасць праблем з рахункамі ўзнікае з-за жмені промахаў, якіх можна пазбегнуць. Хуткая праверка перад адпраўкай эканоміць няёмкія выпраўленні пазней.
- Адсутны ці дублікатны нумар
- Паўторнае выкарыстанне нумара ці прапуск у шэрагу робіць вашы запісы цяжкімі для звядзення і можа выклікаць падатковую праверку.
- Няма выразнай даты аплаты
- “Да аплаты пры атрыманні” расплывіста. Канкрэтная дата задае чаканне і робіць наступныя дзеянні простымі.
- Няправільны ці адсутны падатак
- Спагнанне няправільнай стаўкі ці забыванне нататкі аб адваротным налічэнні пры трансгранічным продажы робіць рахунак неадпаведным.
- Расплывістыя апісанні пазіцый
- Радок, які проста кажа “паслугі”, выклікае пытанні. Апісвайце, што вы дастаўлялі, каб кліент мог хутка зацвердзіць.
- Няма плацёжных рэквізітаў
- Калі кліент не бачыць, як плаціць, ён не заплаціць, прынамсі не своечасова. Заўсёды паказвайце банкаўскія рэквізіты ці спасылку.
- Адпраўка рэдагуемага файла
- Файл тэкставага працэсара ці табліцы можна змяніць. Заўсёды адпраўляйце PDF.
Частыя пытанні
Ці трэба мне праграмнае забеспячэнне, каб зрабіць рахунак?
Не. Вы можаце зрабіць рахунак у тэкставым працэсары ці табліцы, ці нават ад рукі. Праграмнае забеспячэнне дапамагае з паслядоўнай нумарацыяй, аўтаматычнымі агульнымі сумамі і падаткам, а таксама акуратным PDF, але яно не абавязковае. Вы таксама можаце выкарыстаць бясплатны анлайн-генератар без уліковага запісу, як той, што на гэтай старонцы.
Якая інфармацыя павінна быць у рахунку?
Як мінімум: слова «Рахунак», унікальны нумар рахунку, дата выдачы, ваша імя і адрас, імя і адрас вашага кліента, апісанне тавараў ці паслуг, сума да аплаты і падатак (такі як ПДВ), паказаны асобна там, дзе ён прымяняецца. Многія краіны дадаюць спецыфічныя патрабаванні, такія як нумар ПДВ для зарэгістраваных прадпрыемстваў.
Як мне нумараваць свае рахункі?
Выкарыстоўвайце ўнікальны паслядоўны нумар для кожнага рахунку, без прабелаў, напрыклад INV-0001, затым INV-0002. Паслядоўны шэраг робіць вашы запісы лёгкімі для сачэння і чакаецца большасцю падатковых органаў.
Ці павінен я браць ПДВ ці падатак з продажаў?
Гэта залежыць ад таго, дзе вы знаходзіцеся, ці вы зарэгістраваны, і дзе ваш кліент. Калі вы зарэгістраваны для ПДВ, вы звычайна бераце ПДВ і паказваеце свой нумар ПДВ; трансгранічныя продажы паміж прадпрыемствамі ЕС часта выкарыстоўваюць адваротнае налічэнне. Праверце правілы для вашай краіны.
Ці магу я зрабіць рахунак бясплатна?
Так. Вы можаце стварыць і спампаваць прафесійны рахунак бясплатна, без уліковага запісу і без вадзянога знака, выкарыстоўваючы генератар на гэтай старонцы. Нічога з таго, што вы ўводзіце, не захоўваецца.