ప్రారంభించే ముందు మీకు ఏమి కావాలి
మీరు ఒక్క లైన్ రాసే ముందు, ఇన్వాయిస్ ఆధారపడే సమాచారాన్ని సేకరించండి. దాన్ని సిద్ధంగా ఉంచుకోవడం, ఇన్వాయిసింగ్ను మీ క్లయింట్తో ముందుకు-వెనుకకు బదులుగా రెండు నిమిషాల పనిగా మారుస్తుంది.
- మీ వ్యాపార వివరాలు
- మీ ట్రేడింగ్ పేరు, చిరునామా, సంప్రదింపు ఇమెయిల్, మరియు మీకు వర్తించే ఏదైనా రిజిస్ట్రేషన్ లేదా పన్ను నంబర్.
- మీ క్లయింట్ వివరాలు
- బిల్లు వేయవలసిన పేరు మరియు చిరునామా, మరియు వారు నమోదిత వ్యాపారం అయితే వారి పన్ను నంబర్, ఇది సరిహద్దు దాటిన అమ్మకాలకు ముఖ్యం.
- మీరు దేనికి బిల్లు వేస్తున్నారు
- ప్రతి ఉత్పత్తి లేదా సేవ యొక్క ఒక చిన్న వివరణ, పరిమాణం మరియు యూనిట్కు ధరతో.
- వర్తించే పన్ను
- ప్రతి లైన్కు VAT లేదా సేల్స్-ట్యాక్స్ రేటు, లేదా అమ్మకం జీరో-రేటెడ్, మినహాయించబడింది, లేదా రివర్స్ చార్జ్ అయితే ఒక నోట్.
- తేదీలు మరియు నిబంధనలు
- మీరు ఇన్వాయిస్ను జారీ చేస్తున్న తేదీ మరియు చెల్లింపు చెల్లించవలసిన తేదీ (ఉదాహరణకు 14 లేదా 30 రోజుల తర్వాత).
- మీరు ఎలా చెల్లింపు పొందాలనుకుంటున్నారు
- మీ బ్యాంక్ ఖాతా లేదా IBAN, లేదా ఒక చెల్లింపు లింక్, తద్వారా క్లయింట్ ఎలా అని అడగకుండానే చెల్లించగలరు.
ఏడు దశల్లో ఇన్వాయిస్ను ఎలా తయారు చేయాలి
ప్రతి ఇన్వాయిస్, అది చేతితో రాసినా లేదా జెనరేట్ చేసినా, ఒకే ఆకారాన్ని అనుసరిస్తుంది. ఈ దశల్లో క్రమంగా పని చేయండి, మరియు మీరు ఒక పూర్తి, వృత్తిపరమైన పత్రంతో ముగుస్తారు.
- 1. ఒక హెడర్ను జోడించండి
- పైన ఇన్వాయిస్ అనే పదాన్ని ఉంచండి, మీ వ్యాపార పేరు మరియు మీకు ఉంటే లోగోతో పాటు, తద్వారా పత్రం తక్షణం గుర్తించదగినదిగా ఉంటుంది.
- 2. మీ వివరాలు మరియు క్లయింట్ వివరాలను జోడించండి
- మీ పేరు, చిరునామా మరియు పన్ను నంబర్ను జాబితా చేయండి, ఆపై మీరు బిల్లు వేస్తున్న క్లయింట్ను. రెండు పక్షాలు స్పష్టంగా గుర్తించబడాలి.
- 3. దానికి ఒక నంబర్ మరియు తేదీలను ఇవ్వండి
- ఒక ప్రత్యేకమైన, క్రమమైన ఇన్వాయిస్ నంబర్ను కేటాయించండి మరియు జారీ తేదీ మరియు చెల్లింపు చెల్లించవలసిన తేదీని సెట్ చేయండి.
- 4. లైన్ ఐటెమ్లను జాబితా చేయండి
- ప్రతి ఉత్పత్తి లేదా సేవకు ఒక వరుస: వివరణ, పరిమాణం, యూనిట్ ధర, మరియు లైన్ మొత్తం.
- 5. పన్ను మరియు మొత్తాలను జోడించండి
- లైన్లను ఒక సబ్టోటల్కు మొత్తం వేయండి, వర్తించే చోట VAT లేదా సేల్స్ ట్యాక్స్ను జోడించండి, మరియు చెల్లించవలసిన చివరి మొత్తాన్ని చూపించండి.
- 6. చెల్లింపు వివరాలు మరియు నిబంధనలను జోడించండి
- ఎలా మరియు ఎప్పటికి చెల్లించాలో చూపించండి: బ్యాంక్ వివరాలు లేదా ఒక చెల్లింపు లింక్, అలాగే ఏదైనా ఆలస్య-చెల్లింపు నిబంధనలు.
- 7. దాన్ని PDFగా సేవ్ చేసి పంపండి
- ఒక PDFను ఎగుమతి చేయండి (తద్వారా లేఅవుట్ను మార్చలేరు) మరియు మీ క్లయింట్కు ఇమెయిల్ చేయండి, మీ రికార్డుల కోసం ఒక కాపీని ఉంచుకోండి.
ప్రతి ఇన్వాయిస్లో ఏమి ఉండాలి
కొన్ని ఫీల్డ్లు మంచి అభ్యాసం విషయం; మరికొన్ని చాలా దేశాల్లో చట్టబద్ధంగా అవసరం. ఒక పూర్తి ఇన్వాయిస్ ఇన్వాయిస్ అనే పదాన్ని, ఒక ప్రత్యేకమైన ఇన్వాయిస్ నంబర్ను, జారీ తేదీని, మీ పేరు మరియు చిరునామాను, మీ క్లయింట్ పేరు మరియు చిరునామాను, వస్తువులు లేదా సేవల వివరణను, చెల్లించవలసిన మొత్తంను, మరియు వర్తించే చోట విడిగా చూపబడిన పన్నును కలిగి ఉంటుంది.
మీరు VAT లేదా సమానమైన పన్ను కోసం నమోదు చేసుకుని ఉంటే, మీరు సాధారణంగా మీ పన్ను నంబర్ను, ప్రతి లైన్కు పన్ను రేటు మరియు మొత్తాన్ని కూడా చూపించాలి, మరియు EUలో తరచుగా సరిహద్దు దాటిన వ్యాపార అమ్మకాలపై క్లయింట్ VAT నంబర్ను. వీటిని సరిగ్గా పొందడమే ఇన్వాయిస్ను మీ క్లయింట్ పన్నును తిరిగి పొందడానికి మరియు మీరు శుభ్రమైన బుక్లను ఉంచుకోవడానికి చెల్లుబాటు అయ్యేలా చేస్తుంది.
మొత్తాలు మరియు పన్నును ఎలా లెక్కించాలి
గణితం సరళమైనది. ప్రతి లైన్కు, లైన్ మొత్తాన్ని పొందడానికి పరిమాణాన్ని యూనిట్ ధరతో గుణించండి. సబ్టోటల్ (పన్నుకు ముందు మొత్తం) పొందడానికి లైన్ మొత్తాలను కలపండి. ఆపై పన్నును వర్తింపజేయండి: పన్ను మొత్తాన్ని పొందడానికి సబ్టోటల్ను, లేదా ప్రతి లైన్ను, సంబంధిత రేటుతో గుణించండి, మరియు చెల్లించవలసిన మొత్తాన్ని చేరుకోవడానికి దాన్ని జోడించండి.
మీరు ఒకటి కంటే ఎక్కువ పన్ను రేటుతో అమ్మితే, లైన్లను రేటు ద్వారా గ్రూప్ చేయండి మరియు ప్రతి రేటు పన్నును విడిగా చూపించండి, తద్వారా విభజన స్పష్టంగా ఉంటుంది. EU వ్యాపారాల మధ్య సరిహద్దు దాటిన అమ్మకాలు తరచుగా రివర్స్ చార్జ్: మీరు VAT లేకుండా నెట్ మొత్తాన్ని చూపిస్తారు మరియు కొనుగోలుదారు పన్నుకు లెక్క చూపుతారని ఒక నోట్ను జోడిస్తారు. ఈ నియమాలు తెలిసిన ఒక సాధనం మీ కోసం మొత్తాలను మరియు సరైన నోట్లను లెక్కిస్తుంది, ఇది ఇన్వాయిస్ తప్పులకు అత్యంత సాధారణ మూలాన్ని తొలగిస్తుంది.
ఇన్వాయిస్ నంబర్లు మరియు తేదీలు
ప్రతి ఇన్వాయిస్కు ఖాళీలు లేకుండా ఒక ప్రత్యేకమైన, క్రమమైన నంబర్ను ఇవ్వండి, ఉదాహరణకు INV-0001, INV-0002, ఇలా. ఒక స్థిరమైన శ్రేణి మీ రికార్డులను అనుసరించడం సులభం చేస్తుంది మరియు చాలా పన్ను అధికారులు దీన్ని ఆశిస్తారు; ఖాళీలు లేదా నకిలీలు మీకు అవసరం లేని ప్రశ్నలను లేవనెత్తుతాయి.
రెండు తేదీలను స్పష్టంగా చూపించండి: జారీ తేదీ (మీరు ఇన్వాయిస్ను లేవనెత్తినప్పుడు) మరియు చెల్లించవలసిన తేదీ (చెల్లింపు ఆశించబడినప్పుడు). "రసీదుపై చెల్లించాలి" అని రాయడం కంటే, జారీ తేదీ నుండి 14 లేదా 30 రోజులు వంటి ఒక నిర్దిష్ట నిబంధనను తెలియజేయండి. ఒక నిర్దిష్ట చెల్లించవలసిన తేదీని వెంబడించడం సులభం మరియు మిమ్మల్ని వేగంగా చెల్లింపు పొందేలా చేస్తుంది.
మీ ఇన్వాయిస్ను ఎలా పంపి చెల్లింపు పొందాలి
ఇన్వాయిస్ను ఒక PDFగా పంపండి, తద్వారా రవాణాలో లేఅవుట్ మరియు మొత్తాలను మార్చలేరు, మరియు మీ రికార్డుల కోసం ఒక కాపీని ఉంచుకోండి. చాలా మంది ఫ్రీలాన్సర్లు మరియు చిన్న వ్యాపారాలకు ఇమెయిల్ సరిపోతుంది; PDFను జతచేయండి మరియు మొత్తం మరియు చెల్లించవలసిన తేదీతో ఒక చిన్న, స్నేహపూర్వక సందేశాన్ని రాయండి.
చెల్లించడాన్ని సులభం చేయండి. మీ బ్యాంక్ వివరాలు లేదా ఒక చెల్లింపు లింక్ను నేరుగా ఇన్వాయిస్లో చేర్చండి, తద్వారా క్లయింట్ అడగాల్సిన అవసరం లేదు. చెల్లించడానికి ఒక స్పష్టమైన మార్గాన్ని అందించే ఇన్వాయిస్లు గణనీయంగా వేగంగా పరిష్కరించబడతాయి. చెల్లించవలసిన తేదీ గడిచిపోతే, కొన్ని రోజుల తర్వాత ఒక మర్యాదపూర్వక గుర్తింపు సాధారణం మరియు సాధారణంగా అది అవసరమైనదంతా.
నివారించవలసిన సాధారణ తప్పులు
చాలా ఇన్వాయిస్ సమస్యలు కొన్ని నివారించదగిన పొరపాట్ల నుండి వస్తాయి. మీరు పంపే ముందు ఒక త్వరిత తనిఖీ తర్వాత ఇబ్బందికరమైన దిద్దుబాట్లను ఆదా చేస్తుంది.
- తప్పిపోయిన లేదా నకిలీ నంబర్
- ఒక నంబర్ను తిరిగి ఉపయోగించడం లేదా శ్రేణిని దాటవేయడం మీ రికార్డులను సరిపోల్చడం కష్టం చేస్తుంది మరియు ఒక పన్ను సమీక్షను ఫ్లాగ్ చేయవచ్చు.
- స్పష్టమైన చెల్లించవలసిన తేదీ లేకపోవడం
- "రసీదుపై చెల్లించాలి" అస్పష్టమైనది. ఒక నిర్దిష్ట తేదీ అంచనాను సెట్ చేస్తుంది మరియు తదుపరి చర్యను సూటిగా చేస్తుంది.
- తప్పు లేదా తప్పిపోయిన పన్ను
- తప్పు రేటును చార్జ్ చేయడం, లేదా ఒక సరిహద్దు దాటిన అమ్మకంపై రివర్స్-చార్జ్ నోట్ను మర్చిపోవడం, ఇన్వాయిస్ను నాన్-కంప్లయింట్గా చేస్తుంది.
- అస్పష్టమైన లైన్ వివరణలు
- కేవలం "సేవలు" అని చెప్పే ఒక లైన్ ప్రశ్నలను ఆహ్వానిస్తుంది. క్లయింట్ త్వరగా ఆమోదించగలిగేలా మీరు ఏమి డెలివర్ చేశారో వివరించండి.
- చెల్లింపు వివరాలు లేకపోవడం
- క్లయింట్ ఎలా చెల్లించాలో చూడలేకపోతే, వారు చెల్లించరు, కనీసం సకాలంలో కాదు. ఎల్లప్పుడూ బ్యాంక్ వివరాలు లేదా ఒక లింక్ను చూపించండి.
- ఎడిట్ చేయగల ఫైల్ను పంపడం
- ఒక వర్డ్-ప్రాసెసర్ లేదా స్ప్రెడ్షీట్ ఫైల్ను మార్చవచ్చు. ఎల్లప్పుడూ ఒక PDFను పంపండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
ఇన్వాయిస్ను తయారు చేయడానికి నాకు సాఫ్ట్వేర్ అవసరమా?
లేదు. మీరు ఒక వర్డ్ ప్రాసెసర్ లేదా స్ప్రెడ్షీట్లో, లేదా చేతితో కూడా ఇన్వాయిస్ను తయారు చేయవచ్చు. సాఫ్ట్వేర్ క్రమమైన నంబరింగ్, ఆటోమేటిక్ మొత్తాలు మరియు పన్ను, మరియు ఒక శుభ్రమైన PDFతో సహాయపడుతుంది, కానీ అది అవసరం లేదు. మీరు ఈ పేజీలో ఉన్నదాని వంటి, ఖాతా లేకుండా ఒక ఉచిత ఆన్లైన్ జెనరేటర్ను కూడా ఉపయోగించవచ్చు.
ఇన్వాయిస్లో ఏ సమాచారం ఉండాలి?
కనీసం: ఇన్వాయిస్ అనే పదం, ఒక ప్రత్యేకమైన ఇన్వాయిస్ నంబర్, జారీ తేదీ, మీ పేరు మరియు చిరునామా, మీ క్లయింట్ పేరు మరియు చిరునామా, వస్తువులు లేదా సేవల వివరణ, చెల్లించవలసిన మొత్తం, మరియు వర్తించే చోట విడిగా చూపబడిన పన్ను (ఉదాహరణకు VAT). చాలా దేశాలు నిర్దిష్ట అవసరాలను జోడిస్తాయి, ఉదాహరణకు నమోదిత వ్యాపారాల కోసం ఒక VAT నంబర్.
నేను నా ఇన్వాయిస్లను ఎలా నంబర్ చేయాలి?
ప్రతి ఇన్వాయిస్కు ఖాళీలు లేకుండా ఒక ప్రత్యేకమైన, క్రమమైన నంబర్ను ఉపయోగించండి, ఉదాహరణకు INV-0001 ఆపై INV-0002. ఒక స్థిరమైన శ్రేణి మీ రికార్డులను అనుసరించడం సులభం చేస్తుంది మరియు చాలా పన్ను అధికారులు దీన్ని ఆశిస్తారు.
నేను VAT లేదా సేల్స్ ట్యాక్స్ చార్జ్ చేయాలా?
ఇది మీరు ఎక్కడ ఆధారపడ్డారు, మీరు నమోదు చేసుకున్నారా, మరియు మీ క్లయింట్ ఎక్కడ ఉన్నారు అనేదానిపై ఆధారపడి ఉంటుంది. మీరు VAT-నమోదు చేసుకుని ఉంటే, మీరు సాధారణంగా VATను చార్జ్ చేస్తారు మరియు మీ VAT నంబర్ను చూపిస్తారు; EU వ్యాపారాల మధ్య సరిహద్దు దాటిన అమ్మకాలు తరచుగా రివర్స్ చార్జ్ను ఉపయోగిస్తాయి. మీ దేశ నియమాలను తనిఖీ చేయండి.
నేను ఇన్వాయిస్ను ఉచితంగా తయారు చేయవచ్చా?
అవును. మీరు ఈ పేజీలో ఉన్న జెనరేటర్ను ఉపయోగించి, ఖాతా లేకుండా మరియు వాటర్మార్క్ లేకుండా, ఒక వృత్తిపరమైన ఇన్వాయిస్ను ఉచితంగా తయారు చేసి డౌన్లోడ్ చేయవచ్చు. మీరు నమోదు చేసేది ఏదీ నిల్వ చేయబడదు.