Mida vajad enne alustamist
Enne kui kirjutad ühegi rea, kogu teave, millest arve sõltub. Selle valmis olemine muudab arveldamise kahe minuti tööks, mitte edasi-tagasi käimiseks kliendiga.
- Sinu äriandmed
- Sinu ärinimi, aadress, kontakt-e-post ja igasugune registreerimis- või maksunumber, mis sulle kohaldub.
- Sinu kliendi’i andmed
- Nimi ja aadress, millele arveldada, ja nende maksunumber, kui nad on registreeritud ettevõte, mis on oluline piiriüleste müükide puhul.
- Mille eest arveldad
- Iga toote või teenuse lühike kirjeldus, koos koguse ja ühikuhinnaga.
- Kohalduv maks
- Iga rea käibemaksu või müügimaksu määr või märkus, kui müük on nullmääraga, maksuvaba või pöördmaksustamisega.
- Kuupäevad ja tingimused
- Kuupäev, mil arve väljastad, ja kuupäev, mil makse tuleb tasuda (näiteks 14 või 30 päeva hiljem).
- Kuidas soovid tasu saada
- Sinu pangakonto või IBAN või makselink, et klient saaks tasuda küsimata, kuidas.
Kuidas teha arve seitsme sammuga
Iga arve, olgu käsitsi kirjutatud või genereeritud, järgib sama kuju. Töötan need sammud järjekorras läbi ja saad lõpuks tervikliku, professionaalse dokumendi.
- 1. Lisa päis
- Pane ülaossa sõna Arve, koos oma ärinime ja logoga, kui sul on, et dokument oleks koheselt äratuntav.
- 2. Lisa oma andmed ja kliendi’i omad
- Loetle oma nimi, aadress ja maksunumber, seejärel klient, kellele arveldad. Mõlemad pooled peavad olema selgelt tuvastatud.
- 3. Anna sellele number ja kuupäevad
- Määra unikaalne järjekorranumber ning sea väljastamiskuupäev ja makse tähtaeg.
- 4. Loetle reaartiklid
- Üks rida toote või teenuse kohta: kirjeldus, kogus, ühikuhind ja rea kogusumma.
- 5. Lisa maks ja kogusummad
- Liida read vahesummaks, lisa käibemaks või müügimaks, kus see kohaldub, ja näita lõplikku tasumisele kuuluvat summat.
- 6. Lisa makseandmed ja tingimused
- Näita, kuidas ja millal maksta: pangaandmed või makselink, lisaks viivisetingimused.
- 7. Salvesta PDF-ina ja saada
- Ekspordi PDF (et paigutust ei saaks muuta) ja saada e-postiga kliendile, hoides koopia oma andmete jaoks.
Mida iga arve peab sisaldama
Mõned väljad on hea tava küsimus; teised on enamikus riikides seaduslikult nõutud. Terviklik arve kannab sõna Arve, unikaalset arvenumbrit, väljastamiskuupäeva, sinu nime ja aadressi, sinu kliendi’i nime ja aadressi, kaupade või teenuste kirjeldust, tasumisele kuuluvat summat ja maksu, mis on näidatud eraldi, kus see kohaldub.
Kui oled registreeritud käibemaksu või samaväärse maksu maksjana, pead tavaliselt näitama ka oma maksunumbri, iga rea maksumäära ja summa ning ELis sageli kliendi’i käibemaksunumbri piiriülestel ettevõtetevahelistel müükidel. Nende õigeks saamine on see, mis teeb arve kehtivaks, et sinu klient saaks maksu tagasi nõuda ja sina saaksid pidada puhast raamatupidamist.
Kuidas arvutada kogusummad ja maks
Aritmeetika on lihtne. Iga rea puhul korruta kogus ühikuhinnaga, et saada rea kogusumma. Liida rea kogusummad kokku, et saada vahesumma (summa enne maksu). Seejärel rakenda maks: korruta vahesumma või iga rida vastava määraga, et saada maksusumma, ja liida see, et jõuda tasumisele kuuluva kogusummani.
Kui müüd rohkem kui ühe maksumääraga, grupeeri read määra järgi ja näita iga määra’i maks eraldi, et jaotus oleks selge. Piiriülesed müügid ELi ettevõtete vahel on sageli pöördmaksustamisega: näitad netosumma ilma käibemaksuta ja lisad märkuse, et ostja arvestab maksu. Tööriist, mis neid reegleid tunneb, arvutab kogusummad ja õiged märkused sinu eest, mis eemaldab arvevigade levinuima allika.
Arvenumbrid ja kuupäevad
Anna igale arvele unikaalne järjekorranumber ilma lünkadeta, näiteks INV-0001, INV-0002 ja nii edasi. Järjepidev seeria hoiab sinu andmed kergesti jälgitavana ja seda ootab enamik maksuhaldureid; lüngad või duplikaadid tekitavad küsimusi, mida sa ei taha.
Näita kahte kuupäeva selgelt: väljastamiskuupäeva (millal arve koostad) ja tähtaja (millal makset oodatakse). Selle asemel, et kirjutada “tasumisele kättesaamisel,” esita konkreetne tingimus, näiteks 14 või 30 päeva väljastamiskuupäevast. Konkreetset tähtaega on kergem taga ajada ja see paneb sind kiiremini tasu saama.
Kuidas saata oma arve ja saada tasu
Saada arve PDF-ina, et paigutust ja kogusummasid ei saaks teel muuta, ja hoia koopia oma andmete jaoks. E-post sobib enamikule vabakutselistele ja väikeettevõtetele; lisa PDF ja kirjuta lühike sõbralik sõnum summa ja tähtajaga.
Tee tasumine lihtsaks. Lisa oma pangaandmed või makselink otse arvele, et kliendil ei oleks vaja küsida. Arved, mis pakuvad ilmset viisi tasumiseks, tasutakse märgatavalt kiiremini. Kui tähtaeg möödub, on viisakas meeldetuletus mõni päev hiljem normaalne ja tavaliselt kõik, mida vaja on.
Levinud vead, mida vältida
Enamik arveprobleeme tuleneb käputäiest välditavatest libastumistest. Kiire kontroll enne saatmist säästab hiljem ebamugavaid parandusi.
- Puuduv või korduv number
- Numbri taaskasutamine või seeria vahelejätmine teeb sinu andmete kokkuviimise raskeks ja võib märguanda maksukontrolliks.
- Selge tähtaja puudumine
- “Tasumisele kättesaamisel” on ähmane. Konkreetne kuupäev seab ootuse ja teeb järelkontrolli lihtsaks.
- Vale või puuduv maks
- Vale määra küsimine või pöördmaksustamise märkuse unustamine piiriülesel müügil teeb arve nõuetele mittevastavaks.
- Ähmased reakirjeldused
- Rida, mis ütleb lihtsalt “teenused”, kutsub esile küsimusi. Kirjelda, mida tarnisid, et klient saaks selle kiiresti kinnitada.
- Makseandmete puudumine
- Kui klient ei näe, kuidas maksta, ta ei maksa, vähemalt mitte õigeaegselt. Näita alati pangaandmeid või linki.
- Muudetava faili saatmine
- Tekstitöötluse või tabelarvutuse faili saab muuta. Saada alati PDF.
Korduma kippuvad küsimused
Kas vajan arve tegemiseks tarkvara?
Ei. Sa võid teha arve tekstitöötlejas või tabelarvutuses või isegi käsitsi. Tarkvara aitab järjestikuse numeratsiooni, automaatsete kogusummade ja maksu ning puhta PDF-iga, kuid see pole nõutav. Sa võid kasutada ka tasuta veebigeneraatorit ilma kontota, näiteks sellel lehel olevat.
Millist teavet peab arve sisaldama?
Vähemalt: sõna Arve, unikaalne arvenumber, väljastamiskuupäev, sinu nimi ja aadress, sinu kliendi’i nimi ja aadress, kaupade või teenuste kirjeldus, tasumisele kuuluv summa ja maks (näiteks käibemaks), näidatud eraldi, kus see kohaldub. Paljud riigid lisavad konkreetseid nõudeid, näiteks käibemaksunumbri registreeritud ettevõtetele.
Kuidas peaksin oma arveid nummerdama?
Kasuta iga arve jaoks unikaalset järjekorranumbrit ilma lünkadeta, näiteks INV-0001, seejärel INV-0002. Järjepidev seeria teeb sinu andmed kergesti jälgitavaks ja seda ootab enamik maksuhaldureid.
Kas pean küsima käibemaksu või müügimaksu?
See sõltub sellest, kus asud, kas oled registreeritud ja kus su klient asub. Kui oled käibemaksukohustuslane, küsid tavaliselt käibemaksu ja näitad oma käibemaksunumbrit; piiriülesed müügid ELi ettevõtete vahel kasutavad sageli pöördmaksustamist. Kontrolli oma riigi reegleid.
Kas saan teha arve tasuta?
Jah. Sa võid luua ja alla laadida professionaalse arve tasuta, ilma kontota ja ilma vesimärgita, kasutades sellel lehel olevat generaatorit. Midagi, mida sisestad, ei salvestata.