Mitä tarvitset ennen aloittamista
Ennen kuin kirjoitat yhtäkään riviä, kerää tiedot, joista lasku riippuu. Niiden valmiina pitäminen muuttaa laskutuksen kahden minuutin työksi sen sijaan, että joutuisit edestakaiseen viestittelyyn asiakkaan kanssa.
- Yrityksesi tiedot
- Toiminimesi, osoite, yhteyssähköposti sekä mahdollinen sinua koskeva rekisteröinti- tai verotunniste.
- Asiakkaasi tiedot
- Laskutettava nimi ja osoite sekä asiakkaan verotunniste, jos kyseessä on rekisteröity yritys, millä on merkitystä rajat ylittävässä myynnissä.
- Mistä laskutat
- Lyhyt kuvaus kustakin tuotteesta tai palvelusta, määrän ja yksikköhinnan kanssa.
- Sovellettava vero
- Kunkin rivin ALV- tai myyntiverokanta, tai maininta, jos myynti on nollaverokannan alainen, verovapaa tai käännetyn verovelvollisuuden alainen.
- Päivämäärät ja ehdot
- Laskun antopäivä ja maksun eräpäivä (esimerkiksi 14 tai 30 päivää myöhemmin).
- Miten haluat tulla maksetuksi
- Pankkitilisi tai IBAN, tai maksulinkki, jotta asiakas voi maksaa kysymättä miten.
Miten lasku tehdään seitsemässä vaiheessa
Jokainen lasku, käsin kirjoitettu tai generoitu, noudattaa samaa rakennetta. Käy nämä vaiheet läpi järjestyksessä, niin päädyt täydelliseen, ammattimaiseen asiakirjaan.
- 1. Lisää otsikko
- Laita sana Lasku yläreunaan sekä yrityksesi nimi ja logo jos sinulla on sellainen, jotta asiakirja on heti tunnistettavissa.
- 2. Lisää omat tietosi ja asiakkaan
- Luettele nimesi, osoitteesi ja verotunnisteesi, sitten laskutettava asiakas. Molemmat osapuolet on yksilöitävä selkeästi.
- 3. Anna numero ja päivämäärät
- Anna yksilöllinen, juokseva laskunnumero ja aseta antopäivä sekä maksun eräpäivä.
- 4. Luettele rivit
- Yksi rivi tuotetta tai palvelua kohti: kuvaus, määrä, yksikköhinta ja rivin summa.
- 5. Lisää vero ja loppusummat
- Laske rivit yhteen välisummaksi, lisää ALV tai myyntivero siellä missä se pätee, ja näytä lopullinen erääntyvä summa.
- 6. Lisää maksutiedot ja ehdot
- Näytä miten ja mihin mennessä maksetaan: pankkitiedot tai maksulinkki sekä mahdolliset viivästysmaksuehdot.
- 7. Tallenna PDF:nä ja lähetä
- Vie PDF (jotta ulkoasua ei voi muuttaa) ja lähetä se sähköpostitse asiakkaalle, säilyttäen kopion omiin tiedostoihisi.
Mitä jokaisen laskun on sisällettävä
Jotkin kentät ovat hyvän käytännön asia; toiset ovat useimmissa maissa lakisääteisesti pakollisia. Täydellinen lasku sisältää sanan Lasku, yksilöllisen laskunnumeron, antopäivän, nimesi ja osoitteesi, asiakkaasi nimen ja osoitteen, kuvauksen tavaroista tai palveluista, erääntyvän summan sekä veron erikseen esitettynä siellä missä se pätee.
Jos olet rekisteröitynyt arvonlisäveroon tai vastaavaan veroon, sinun on yleensä näytettävä myös verotunnisteesi, kunkin rivin verokanta ja määrä, ja EU:ssa usein asiakkaan ALV-tunnus rajat ylittävässä yritysmyynnissä. Näiden saaminen oikein on se, mikä tekee laskusta pätevän, jotta asiakkaasi voi vähentää veron ja jotta voit pitää kirjanpitosi siistinä.
Miten loppusummat ja vero lasketaan
Laskutoimitus on yksinkertainen. Kerro kunkin rivin osalta määrä yksikköhinnalla saadaksesi rivin summan. Laske rivien summat yhteen saadaksesi välisumman (summa ennen veroa). Sovella sitten veroa: kerro välisumma tai kukin rivi asianmukaisella verokannalla saadaksesi veron määrän, ja lisää se päästäksesi erääntyvään loppusummaan.
Jos myyt useammalla kuin yhdellä verokannalla, ryhmittele rivit verokannan mukaan ja näytä kunkin verokannan vero erikseen, jotta erittely on selkeä. EU-yritysten väliset rajat ylittävät myynnit ovat usein käännetyn verovelvollisuuden alaisia: näytät nettomäärän ilman ALV:tä ja lisäät maininnan, että ostaja tilittää veron. Nämä säännöt tunteva työkalu laskee loppusummat ja oikeat maininnat puolestasi, mikä poistaa yleisimmän laskuvirheiden lähteen.
Laskunnumerot ja päivämäärät
Anna jokaiselle laskulle yksilöllinen, juokseva numero ilman aukkoja, kuten LAS-0001, LAS-0002 ja niin edelleen. Johdonmukainen sarja pitää tietosi helposti seurattavina ja sitä odottavat useimmat veroviranomaiset; aukot tai kaksoiskappaleet herättävät kysymyksiä, joita et halua.
Näytä kaksi päivämäärää selkeästi: antopäivä (milloin laadit laskun) ja eräpäivä (milloin maksua odotetaan). Sen sijaan että kirjoittaisit “maksu heti saatuasi”, ilmoita konkreettinen ehto, kuten 14 tai 30 päivää antopäivästä. Tarkka eräpäivä on helpompi muistuttaa ja saa sinut maksetuksi nopeammin.
Miten lähetät laskusi ja saat maksun
Lähetä lasku PDF-muodossa, jotta ulkoasua ja loppusummia ei voida muuttaa matkalla, ja säilytä kopio omiin tiedostoihisi. Sähköposti käy useimmille freelancereille ja pienyrityksille; liitä PDF mukaan ja kirjoita lyhyt, ystävällinen viesti summan ja eräpäivän kanssa.
Tee maksamisesta helppoa. Sisällytä pankkitietosi tai maksulinkki suoraan laskulle, jottei asiakkaan tarvitse kysyä. Laskut, jotka tarjoavat selkeän maksutavan, maksetaan huomattavasti nopeammin. Jos eräpäivä menee ohi, kohtelias muistutus muutaman päivän kuluttua on normaalia ja yleensä se on kaikki mitä tarvitaan.
Yleisiä vältettäviä virheitä
Useimmat laskuongelmat johtuvat kourallisesta vältettävissä olevia lipsahduksia. Nopea tarkistus ennen lähettämistä säästää kiusallisilta korjauksilta myöhemmin.
- Puuttuva tai toistuva numero
- Numeron uudelleenkäyttö tai sarjan ohittaminen tekee tiedoistasi vaikeasti täsmäytettäviä ja voi laukaista verotarkastuksen.
- Ei selkeää eräpäivää
- “Maksu heti saatuasi” on epämääräinen. Tarkka päivämäärä asettaa odotuksen ja tekee jatkotoimista suoraviivaisia.
- Väärä tai puuttuva vero
- Väärän verokannan veloittaminen tai käännetyn verovelvollisuuden maininnan unohtaminen rajat ylittävässä myynnissä tekee laskusta vaatimustenvastaisen.
- Epämääräiset rivikuvaukset
- Rivi, jossa lukee vain “palvelut”, kutsuu kysymyksiä. Kuvaa mitä toimitit, jotta asiakas voi hyväksyä sen nopeasti.
- Ei maksutietoja
- Jos asiakas ei näe miten maksaa, hän ei maksa, ainakaan ajallaan. Näytä aina pankkitiedot tai linkki.
- Muokattavan tiedoston lähettäminen
- Tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentatiedostoa voidaan muuttaa. Lähetä aina PDF.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko ohjelmiston laskun tekemiseen?
En. Voit tehdä laskun tekstinkäsittelyohjelmassa tai taulukkolaskennassa, tai jopa käsin. Ohjelmisto auttaa juoksevassa numeroinnissa, automaattisissa loppusummissa ja verossa sekä siistissä PDF:ssä, mutta se ei ole pakollinen. Voit myös käyttää ilmaista verkkogeneraattoria ilman tiliä, kuten tällä sivulla olevaa.
Mitä tietoja laskun on sisällettävä?
Vähintään: sana Lasku, yksilöllinen laskunnumero, antopäivä, nimesi ja osoitteesi, asiakkaasi nimi ja osoite, kuvaus tavaroista tai palveluista, erääntyvä summa sekä vero (kuten ALV) erikseen esitettynä siellä missä se pätee. Monet maat lisäävät erityisvaatimuksia, kuten ALV-tunnuksen rekisteröidyille yrityksille.
Miten minun pitäisi numeroida laskuni?
Käytä jokaiselle laskulle yksilöllistä, juoksevaa numeroa ilman aukkoja, esimerkiksi LAS-0001 ja sitten LAS-0002. Johdonmukainen sarja tekee tiedoistasi helposti seurattavia ja sitä odottavat useimmat veroviranomaiset.
Pitääkö minun veloittaa ALV tai myyntivero?
Se riippuu siitä, missä toimit, oletko rekisteröitynyt ja missä asiakkaasi sijaitsee. Jos olet ALV-rekisteröity, veloitat yleensä ALV:n ja näytät ALV-tunnuksesi; EU-yritysten väliset rajat ylittävät myynnit käyttävät usein käännettyä verovelvollisuutta. Tarkista oman maasi säännöt.
Voinko tehdä laskun ilmaiseksi?
Kyllä. Voit luoda ja ladata ammattimaisen laskun ilmaiseksi, ilman tiliä ja ilman vesileimaa, käyttämällä tällä sivulla olevaa generaattoria. Mitään syöttämääsi ei tallenneta.