Qué necesitás antes de empezar
Partí del acuerdo comercial y de las reglas que se aplican a la operación. Los campos siguientes son habituales, pero una factura fiscal, una factura para el sector público o una factura electrónica estructurada pueden exigir otros identificadores o un canal de entrega distinto.
- Los datos de tu empresa
- La razón social o el nombre comercial, el domicilio y los datos de contacto, más los identificadores de inscripción y fiscales cuando las reglas aplicables los exijan.
- Los datos de tu cliente
- La razón social correcta del cliente, su domicilio de facturación y cualquier identificador de orden de compra, comprador, impuesto o enrutamiento que te haya pedido usar.
- Por qué estás facturando
- Descripciones claras, cantidades, unidades, precios, descuentos y el período de suministro o servicio necesarios para explicar cada cargo.
- El impuesto que aplica
- La tasa, exención, tasa cero o inversión del sujeto pasivo que hayas confirmado de forma independiente para esta operación.
- Fechas y condiciones
- Las fechas de emisión y suministro, la fecha de vencimiento acordada, la moneda, las condiciones de pago y cualquier referencia al contrato.
- Cómo querés que te paguen
- El formato y el canal de facturación aceptados, los datos bancarios o el enlace de pago verificados y el destinatario correcto.
Cómo hacer una factura en siete pasos
Usá estos siete pasos como secuencia de trabajo y después compará el borrador con el contrato, las instrucciones del cliente y las reglas locales de facturación.
- 1. Elegí el documento y el canal
- Confirmá si el cliente acepta un PDF o exige un portal, una factura electrónica estructurada o una presentación ante la autoridad fiscal.
- 2. Agregá tus datos y los del cliente
- Ingresá los nombres, domicilios e identificadores del proveedor y del cliente que se exijan para esta operación.
- 3. Asignale un número y fechas
- Usá un identificador de factura único, una serie correlativa cuando sea obligatoria y las fechas pertinentes de emisión, suministro y vencimiento.
- 4. Listá los ítems
- Detallá los bienes o servicios con información suficiente para relacionarlos con el acuerdo, incluida la cantidad, el precio unitario y los descuentos cuando correspondan.
- 5. Agregá impuestos y totales
- Revisá cada línea, el subtotal, la categoría fiscal, la tasa, el importe del impuesto, el redondeo y el monto final en la moneda indicada.
- 6. Agregá datos de pago y condiciones
- Indicá la fecha de vencimiento y las instrucciones de pago verificadas. Agregá intereses, cargos o condiciones de retención solo cuando los respalden el acuerdo y la ley.
- 7. Validá, enviá y conservá
- Revisá los identificadores y los cálculos, entregá la factura por el canal aceptado y conservá el documento y los registros de respaldo durante el plazo exigido.
Campos habituales de una factura y qué verificar
La mayoría de las facturas identifican el documento, el proveedor, el cliente, la operación, las fechas, los importes, la moneda y las condiciones de pago. Las facturas fiscales también pueden exigir números de registro, un número secuencial, la fecha de suministro, los importes imponibles por categoría, las tasas, los importes de los impuestos y las menciones obligatorias. Las facturas del sector público y las transfronterizas pueden requerir referencias del comprador, direcciones electrónicas o campos estructurados que no aparecen en un PDF básico.
No tomes una lista genérica como prueba de validez legal ni del derecho del cliente a deducir impuestos. Confirmá las normas según la condición del proveedor, el lugar de suministro, el tipo de cliente y el valor de la factura. La lista del Reino Unido y la Directiva del IVA de la UE citadas en las fuentes muestran que los requisitos oficiales difieren incluso en campos conocidos.
Cómo calcular totales e impuestos
En cada línea, multiplicá la cantidad por el precio unitario, aplicá cualquier descuento y comprobá el resultado. Sumá las líneas para obtener el subtotal neto, calculá el impuesto con la categoría y la tasa confirmadas y mostrá después el total bruto y cualquier importe ya pagado. Seguí la regla de redondeo aplicable y expresá todos los importes en la moneda indicada.
El software puede hacer los cálculos cuando ingresás una tasa, pero no puede determinar el tratamiento jurídico a partir de un formulario breve. La inscripción, la ubicación, la condición del cliente, el producto o servicio y los regímenes especiales pueden cambiar el resultado. No des por hecho que una venta transfronteriza está automáticamente sujeta a inversión del sujeto pasivo, exenta o a tasa cero. Verificá el tratamiento y las menciones obligatorias antes de emitirla.
Números de factura y fechas
Usá un identificador que sea único dentro de la serie y el período exigidos por tus normas. Algunos sistemas fiscales requieren un número secuencial basado en una o varias series, pero no existe una regla universal que prohíba los saltos. Si anulás, cancelás o corregís un documento, conservá la pista de auditoría obligatoria en lugar de reasignar un identificador de forma que oculte el registro.
Las fechas necesarias pueden incluir la de emisión, la de suministro o prestación, la de vencimiento y la de devengamiento fiscal. Calculá el vencimiento a partir del acuerdo y mostrá una fecha concreta cuando sea posible. No cambies una fecha de emisión o suministro solo para trasladar la declaración a otro período.
Cómo enviar tu factura y cobrar
El PDF es habitual, pero no es inmutable ni reemplaza una factura electrónica estructurada, un portal del cliente o un canal de la autoridad fiscal cuando estos sean obligatorios. Enviá el formato que acepten el destinatario y la jurisdicción. Comprobá el destinatario antes de exponer datos personales o bancarios, y conservá la factura original junto con la prueba de entrega y las correcciones posteriores.
Usá instrucciones de pago verificadas e indicá claramente la fecha de vencimiento. Si la factura vence sin pagarse, seguí el proceso de recordatorio acordado y las normas locales sobre intereses, gastos de cobro y recuperación de deudas. Confirmá por un canal de confianza cualquier cambio en los datos bancarios previamente acordados antes de usarlo.
Errores comunes que evitar
Revisá estos puntos antes de emitir. Cada uno puede hacer que una factura sea más difícil de aceptar, conciliar, declarar o pagar.
- Una referencia duplicada o sin explicar
- Mantené identificadores únicos dentro de la serie exigida y conservá el registro de auditoría de los documentos cancelados, anulados y corregidos.
- La parte o los datos de envío equivocados
- Un nombre comercial puede no ser la entidad jurídica a la que hay que facturar, y algunos compradores exigen una orden de compra o una dirección electrónica.
- Tratamiento fiscal sin verificar
- La inscripción por sí sola no determina la tasa, la exención ni la inversión del sujeto pasivo. Confirmá la operación específica.
- Descripciones vagas de los conceptos
- Describí los bienes suministrados, el período del servicio o el hito con detalle suficiente para que coincidan con el acuerdo y permitan revisarlos.
- Instrucciones de pago sin verificar
- Revisá los datos bancarios y las URL de pago antes de emitir, sobre todo si las instrucciones cambiaron hace poco.
- Usar PDF cuando se exigen datos estructurados
- Un PDF legible puede incumplir un mandato del cliente o de la autoridad que exija una factura electrónica estructurada o la presentación mediante un portal.
Preguntas frecuentes
¿Necesito software para hacer una factura?
No siempre. Un procesador de texto, una planilla de cálculo o un generador pueden alcanzar cuando el destinatario y la jurisdicción aceptan ese formato. El software ayuda con los cálculos, la numeración y los registros, pero no decide el tratamiento fiscal correcto. Algunas operaciones exigen una factura electrónica estructurada o el canal de una autoridad.
¿Qué información debe incluir una factura?
No hay un mínimo universal. Los campos habituales identifican al proveedor, al cliente, la factura, las fechas, los bienes o servicios, la moneda y los importes. Las facturas fiscales pueden exigir números de registro, un número secuencial, importes gravables, tasas, montos de impuestos y menciones establecidas. Verificá las reglas de la operación y cualquier requisito de envío del cliente.
¿Cómo debería numerar mis facturas?
Usá un identificador que sea único dentro de la serie y el período exigidos por tus normas. Algunos sistemas requieren un número secuencial de una o varias series, como 2026-001 y 2026-002, pero no supongas que todas las jurisdicciones prohíben los saltos. Conservá la pista obligatoria de las facturas anuladas, canceladas y corregidas.
¿Tengo que cobrar IVA o impuesto a las ventas?
Depende de la inscripción, de la ubicación del proveedor y del cliente, de la condición del cliente, de lo suministrado y de cualquier régimen especial. No cobres impuestos, apliques una inversión del sujeto pasivo ni muestres un número de registro basándote solo en un ejemplo genérico. Confirmá el tratamiento de la operación.
¿Puedo hacer una factura gratis?
Sí. El generador de esta página puede crear un borrador en PDF sin cuenta, tarjeta ni marca de agua. Antes de emitir, seguís siendo responsable de verificar los identificadores, el tratamiento fiscal, los campos obligatorios y el formato de entrega aceptado.