Qué necesitás antes de empezar
Antes de escribir una sola línea, reuní la información de la que depende una factura. Tenerla lista convierte la facturación en un trabajo de dos minutos en lugar de un ida y vuelta con tu cliente.
- Los datos de tu empresa
- Tu nombre comercial, dirección, correo de contacto, y cualquier número de registro o de identificación fiscal que te corresponda.
- Los datos de tu cliente
- El nombre y la dirección a facturar, y su número de identificación fiscal si es una empresa registrada, lo que importa para ventas transfronterizas.
- Qué estás facturando
- Una breve descripción de cada producto o servicio, con la cantidad y el precio por unidad.
- El impuesto que aplica
- La tasa de IVA o de impuesto sobre las ventas para cada línea, o una nota si la venta está gravada a tasa cero, exenta o sujeta a inversión del sujeto pasivo.
- Fechas y condiciones
- La fecha en que emitís la factura y la fecha de vencimiento del pago (por ejemplo 14 o 30 días después).
- Cómo querés que te paguen
- Tu cuenta bancaria o IBAN, o un link de pago, para que el cliente pueda pagar sin tener que preguntar cómo.
Cómo hacer una factura en siete pasos
Toda factura, ya sea manuscrita o generada, sigue la misma forma. Trabajá estos pasos en orden y terminarás con un documento completo y profesional.
- 1. Agregá un encabezado
- Poné la palabra Factura arriba, junto con el nombre de tu empresa y tu logo si tenés uno, para que el documento se reconozca al instante.
- 2. Agregá tus datos y los del cliente
- Listá tu nombre, dirección y número de identificación fiscal, luego el cliente al que le facturás. Ambas partes deben estar claramente identificadas.
- 3. Dale un número y fechas
- Asigná un número de factura único y correlativo y fijá la fecha de emisión y la fecha de vencimiento del pago.
- 4. Listá los ítems
- Una fila por producto o servicio: descripción, cantidad, precio unitario, y el total de la línea.
- 5. Agregá el impuesto y los totales
- Sumá las líneas para llegar a un subtotal, agregá el IVA o el impuesto sobre las ventas cuando aplica, y mostrá el monto final a pagar.
- 6. Agregá los datos y las condiciones de pago
- Mostrá cómo y para cuándo pagar: datos bancarios o un link de pago, más cualquier condición de mora.
- 7. Guardala como PDF y enviala
- Exportá un PDF (para que el diseño no pueda alterarse) y enviásela por correo a tu cliente, guardando una copia para tus registros.
Qué debe incluir toda factura
Algunos campos son cuestión de buena práctica; otros son legalmente obligatorios en la mayoría de los países. Una factura completa lleva la palabra Factura, un número de factura único, la fecha de emisión, tu nombre y dirección, el nombre y dirección de tu cliente, una descripción de los bienes o servicios, el monto a pagar, y el impuesto mostrado por separado cuando aplica.
Si estás inscripto para el IVA o un impuesto equivalente, normalmente también debés mostrar tu número de identificación fiscal, la tasa del impuesto y el monto para cada línea, y en la UE a menudo el número de IVA del cliente en ventas transfronterizas entre empresas. Hacer esto bien es lo que hace válida a una factura para que tu cliente pueda recuperar el impuesto y para que vos lleves libros ordenados.
Cómo calcular los totales y el impuesto
La aritmética es simple. Para cada línea, multiplicá la cantidad por el precio unitario para obtener el total de la línea. Sumá los totales de las líneas para obtener el subtotal (el monto antes del impuesto). Luego aplicá el impuesto: multiplicá el subtotal, o cada línea, por la tasa correspondiente para obtener el monto del impuesto, y sumalo para llegar al total a pagar.
Si vendés a más de una tasa de impuesto, agrupá las líneas por tasa y mostrá el impuesto de cada tasa por separado, para que el desglose quede claro. Las ventas transfronterizas entre empresas de la UE suelen ser de inversión del sujeto pasivo: mostrás el monto neto sin IVA y agregás una nota indicando que el comprador liquida el impuesto. Una herramienta que conoce estas reglas calcula los totales y las notas correctas por vos, lo que elimina la fuente más común de errores en las facturas.
Números y fechas de la factura
Dale a cada factura un número único y correlativo sin saltos, como INV-0001, INV-0002, y así sucesivamente. Una serie consistente mantiene tus registros fáciles de seguir y es esperada por la mayoría de las administraciones tributarias; los saltos o duplicados generan preguntas que no querés.
Mostrá dos fechas con claridad: la fecha de emisión (cuando generás la factura) y la fecha de vencimiento (cuando se espera el pago). En lugar de escribir «a pagar al recibir», indicá un plazo concreto como 14 o 30 días desde la fecha de emisión. Una fecha de vencimiento específica es más fácil de reclamar y hace que te paguen más rápido.
Cómo enviar tu factura y cobrar
Enviá la factura como PDF para que el diseño y los totales no puedan cambiarse en tránsito, y guardá una copia para tus registros. El correo electrónico está bien para la mayoría de los freelancers y las pequeñas empresas; adjuntá el PDF y escribí un mensaje corto y amable con el monto y la fecha de vencimiento.
Hacé que pagar sea fácil. Incluí tus datos bancarios o un link de pago directamente en la factura para que el cliente no tenga que preguntar. Las facturas que ofrecen una forma obvia de pagar se saldan notoriamente más rápido. Si pasa la fecha de vencimiento, un recordatorio cordial unos días después es normal y suele ser todo lo que hace falta.
Errores comunes que hay que evitar
La mayoría de los problemas con las facturas vienen de un puñado de descuidos evitables. Una revisión rápida antes de enviar te ahorra correcciones incómodas después.
- Un número faltante o duplicado
- Reusar un número o saltear la serie hace que tus registros sean difíciles de conciliar y puede motivar una revisión fiscal.
- Sin fecha de vencimiento clara
- «A pagar al recibir» es vago. Una fecha específica fija la expectativa y hace que el seguimiento sea sencillo.
- Impuesto incorrecto o faltante
- Cobrar la tasa equivocada, u olvidar una nota de inversión del sujeto pasivo en una venta transfronteriza, hace que la factura no cumpla las normas.
- Descripciones de líneas vagas
- Una línea que solo dice «servicios» invita a preguntas. Describí qué entregaste para que el cliente pueda aprobarla rápido.
- Sin datos de pago
- Si el cliente no puede ver cómo pagar, no lo hará, al menos no a tiempo. Mostrá siempre los datos bancarios o un link.
- Enviar un archivo editable
- Un archivo de procesador de textos o de planilla de cálculo puede alterarse. Enviá siempre un PDF.
Preguntas frecuentes
¿Necesito software para hacer una factura?
No. Podés hacer una factura en un procesador de textos o una planilla de cálculo, o incluso a mano. El software ayuda con la numeración correlativa, los totales y el impuesto automáticos, y un PDF prolijo, pero no es obligatorio. También podés usar un generador en línea gratuito sin cuenta, como el de esta página.
¿Qué información debe incluir una factura?
Como mínimo: la palabra Factura, un número de factura único, la fecha de emisión, tu nombre y dirección, el nombre y dirección de tu cliente, una descripción de los bienes o servicios, el monto a pagar, y el impuesto (como el IVA) mostrado por separado cuando aplica. Muchos países agregan requisitos específicos, como un número de IVA para empresas registradas.
¿Cómo debería numerar mis facturas?
Usá un número único y correlativo para cada factura, sin saltos, por ejemplo INV-0001 y luego INV-0002. Una serie consistente hace que tus registros sean fáciles de seguir y es esperada por la mayoría de las administraciones tributarias.
¿Tengo que cobrar IVA o impuesto sobre las ventas?
Depende de dónde estés radicado, de si estás inscripto, y de dónde esté tu cliente. Si estás inscripto para el IVA normalmente cobrás IVA y mostrás tu número de IVA; las ventas transfronterizas entre empresas de la UE suelen usar la inversión del sujeto pasivo. Verificá las reglas de tu país.
¿Puedo hacer una factura gratis?
Sí. Podés crear y descargar una factura profesional gratis, sin cuenta y sin marca de agua, usando el generador de esta página. Nada de lo que ingresás se almacena.