Qué necesitas antes de empezar
Antes de escribir una sola línea, reúne la información de la que depende una factura. Tenerla lista convierte la facturación en un trabajo de dos minutos en lugar de un ir y venir con tu cliente.
- Los datos de tu negocio
- Tu nombre comercial, dirección, correo de contacto y cualquier número de registro o fiscal que te aplique.
- Los datos de tu cliente
- El nombre y la dirección a quien facturar, y su número fiscal si es un negocio registrado, lo cual importa en las ventas transfronterizas.
- Qué estás facturando
- Una breve descripción de cada producto o servicio, con la cantidad y el precio por unidad.
- El impuesto que aplica
- La tasa de IVA o de impuesto sobre ventas de cada línea, o una nota si la venta es a tasa cero, exenta o con inversión del sujeto pasivo.
- Fechas y condiciones
- La fecha en que emites la factura y la fecha en que vence el pago (por ejemplo, 14 o 30 días después).
- Cómo quieres que te paguen
- Tu cuenta bancaria o IBAN, o un enlace de pago, para que el cliente pueda pagar sin tener que preguntar cómo.
Cómo hacer una factura en siete pasos
Toda factura, ya sea hecha a mano o generada, sigue la misma forma. Recorre estos pasos en orden y terminarás con un documento completo y profesional.
- 1. Agrega un encabezado
- Pon la palabra Factura en la parte superior, junto con el nombre de tu negocio y tu logotipo si tienes uno, para que el documento se reconozca al instante.
- 2. Agrega tus datos y los del cliente
- Indica tu nombre, dirección y número fiscal, y luego el cliente al que facturas. Ambas partes deben quedar claramente identificadas.
- 3. Asígnale un número y fechas
- Asigna un número de factura único y secuencial, y fija la fecha de emisión y la fecha de vencimiento del pago.
- 4. Enumera las partidas
- Una fila por producto o servicio: descripción, cantidad, precio unitario y el total de la línea.
- 5. Agrega impuestos y totales
- Suma las líneas para obtener un subtotal, agrega el IVA o el impuesto sobre ventas donde aplique, y muestra el monto final a pagar.
- 6. Agrega datos de pago y condiciones
- Muestra cómo y para cuándo pagar: datos bancarios o un enlace de pago, además de cualquier condición por pago tardío.
- 7. Guárdala como PDF y envíala
- Exporta un PDF (para que no se pueda alterar el diseño) y envíalo por correo a tu cliente, conservando una copia para tus registros.
Qué debe incluir toda factura
Algunos campos son cuestión de buenas prácticas; otros son obligatorios por ley en la mayoría de los países. Una factura completa lleva la palabra Factura, un número de factura único, la fecha de emisión, tu nombre y dirección, el nombre y la dirección de tu cliente, una descripción de los bienes o servicios, el monto a pagar y el impuesto mostrado por separado donde aplique.
Si estás registrado para el IVA o un impuesto equivalente, normalmente también debes mostrar tu número fiscal, la tasa impositiva y el monto de cada línea, y en la UE a menudo el número de IVA del cliente en las ventas transfronterizas entre empresas. Hacer esto bien es lo que vuelve válida una factura para que tu cliente pueda recuperar el impuesto y para que tú lleves una contabilidad limpia.
Cómo calcular los totales y el impuesto
La aritmética es sencilla. Para cada línea, multiplica la cantidad por el precio unitario para obtener el total de la línea. Suma los totales de las líneas para obtener el subtotal (el monto antes de impuestos). Luego aplica el impuesto: multiplica el subtotal, o cada línea, por la tasa correspondiente para obtener el monto del impuesto, y súmalo para llegar al total a pagar.
Si vendes con más de una tasa impositiva, agrupa las líneas por tasa y muestra el impuesto de cada tasa por separado, para que el desglose quede claro. Las ventas transfronterizas entre empresas de la UE a menudo son con inversión del sujeto pasivo: muestras el monto neto sin IVA y agregas una nota de que el comprador declara el impuesto. Una herramienta que conoce estas reglas calcula los totales y las notas correctas por ti, lo que elimina la fuente más común de errores en las facturas.
Números y fechas de la factura
Asigna a cada factura un número único y secuencial sin huecos, como FAC-0001, FAC-0002, y así sucesivamente. Una serie consistente mantiene tus registros fáciles de seguir y es lo que esperan la mayoría de las autoridades fiscales; los huecos o duplicados levantan preguntas que no quieres tener.
Muestra dos fechas con claridad: la fecha de emisión (cuándo levantas la factura) y la fecha de vencimiento (cuándo se espera el pago). En lugar de escribir «pago al recibir», indica un plazo concreto como 14 o 30 días a partir de la fecha de emisión. Una fecha de vencimiento específica es más fácil de dar seguimiento y hace que te paguen más rápido.
Cómo enviar tu factura y cobrar
Envía la factura como PDF para que el diseño y los totales no se puedan cambiar en tránsito, y conserva una copia para tus registros. El correo electrónico es suficiente para la mayoría de los profesionales independientes y pequeñas empresas; adjunta el PDF y escribe un mensaje breve y amable con el monto y la fecha de vencimiento.
Haz que pagar sea fácil. Incluye tus datos bancarios o un enlace de pago directamente en la factura para que el cliente no tenga que preguntar. Las facturas que ofrecen una forma evidente de pagar se liquidan notablemente más rápido. Si pasa la fecha de vencimiento, un recordatorio cortés unos días después es normal y suele ser todo lo que hace falta.
Errores comunes que evitar
La mayoría de los problemas con las facturas vienen de un puñado de descuidos evitables. Una revisión rápida antes de enviar te ahorra correcciones incómodas después.
- Un número faltante o duplicado
- Reutilizar un número o saltarse la serie hace que tus registros sean difíciles de conciliar y puede provocar una revisión fiscal.
- Sin una fecha de vencimiento clara
- «Pago al recibir» es vago. Una fecha específica fija la expectativa y hace que el seguimiento sea sencillo.
- Impuesto incorrecto o faltante
- Cobrar la tasa equivocada, u olvidar una nota de inversión del sujeto pasivo en una venta transfronteriza, vuelve la factura no conforme.
- Descripciones de línea vagas
- Una línea que solo dice «servicios» invita preguntas. Describe lo que entregaste para que el cliente pueda aprobarla rápido.
- Sin datos de pago
- Si el cliente no ve cómo pagar, no lo hará, al menos no a tiempo. Muestra siempre datos bancarios o un enlace.
- Enviar un archivo editable
- Un archivo de procesador de texto o de hoja de cálculo se puede alterar. Envía siempre un PDF.
Preguntas frecuentes
¿Necesito software para hacer una factura?
No. Puedes hacer una factura en un procesador de texto o una hoja de cálculo, o incluso a mano. El software ayuda con la numeración secuencial, los totales e impuestos automáticos y un PDF limpio, pero no es obligatorio. También puedes usar un generador en línea gratuito sin cuenta, como el de esta página.
¿Qué información debe incluir una factura?
Como mínimo: la palabra Factura, un número de factura único, la fecha de emisión, tu nombre y dirección, el nombre y la dirección de tu cliente, una descripción de los bienes o servicios, el monto a pagar y el impuesto (como el IVA) mostrado por separado donde aplique. Muchos países agregan requisitos específicos, como un número de IVA para los negocios registrados.
¿Cómo debo numerar mis facturas?
Usa un número único y secuencial para cada factura, sin huecos, por ejemplo FAC-0001 y luego FAC-0002. Una serie consistente hace que tus registros sean fáciles de seguir y es lo que esperan la mayoría de las autoridades fiscales.
¿Tengo que cobrar IVA o impuesto sobre ventas?
Depende de dónde estés establecido, de si estás registrado y de dónde está tu cliente. Si estás registrado para el IVA normalmente cobras IVA y muestras tu número de IVA; las ventas transfronterizas entre empresas de la UE a menudo usan la inversión del sujeto pasivo. Consulta las reglas de tu país.
¿Puedo hacer una factura gratis?
Sí. Puedes crear y descargar una factura profesional gratis, sin cuenta y sin marca de agua, usando el generador de esta página. Nada de lo que ingreses se almacena.