O que precisa antes de começar
Antes de escrever uma única linha, reúna a informação de que a fatura depende. Tê-la pronta transforma a faturação num trabalho de dois minutos, em vez de uma troca de mensagens com o seu cliente.
- Os dados do seu negócio
- O seu nome comercial, morada, e-mail de contacto e qualquer número de registo ou de identificação fiscal que se aplique a si.
- Os dados do seu cliente
- O nome e a morada a faturar, e o número de identificação fiscal caso seja uma empresa registada, o que é importante em vendas transfronteiriças.
- O que está a faturar
- Uma breve descrição de cada produto ou serviço, com a quantidade e o preço por unidade.
- O imposto aplicável
- A taxa de IVA de cada linha, ou uma nota se a venda for à taxa zero, isenta ou de autoliquidação.
- Datas e condições
- A data em que emite a fatura e a data em que o pagamento é devido (por exemplo, 14 ou 30 dias depois).
- Como pretende receber
- A sua conta bancária ou IBAN, ou uma ligação de pagamento, para que o cliente possa liquidar sem ter de perguntar como.
Como fazer uma fatura em sete passos
Todas as faturas, manuscritas ou geradas, seguem a mesma estrutura. Siga estes passos por ordem e terá no final um documento completo e profissional.
- 1. Adicione um cabeçalho
- Coloque a palavra Fatura no topo, juntamente com o nome do seu negócio e o logótipo, se tiver um, para que o documento seja imediatamente reconhecível.
- 2. Adicione os seus dados e os do cliente
- Indique o seu nome, morada e número de identificação fiscal, e depois o cliente que está a faturar. Ambas as partes devem estar claramente identificadas.
- 3. Atribua-lhe um número e datas
- Atribua um número de fatura único e sequencial e defina a data de emissão e a data de vencimento do pagamento.
- 4. Liste as linhas de itens
- Uma linha por produto ou serviço: descrição, quantidade, preço unitário e o total da linha.
- 5. Adicione o imposto e os totais
- Some as linhas para obter um subtotal, acrescente o IVA onde se aplica e apresente o valor final a pagar.
- 6. Adicione os dados de pagamento e as condições
- Indique como e até quando pagar: dados bancários ou uma ligação de pagamento, além de quaisquer condições de mora.
- 7. Guarde-a como PDF e envie-a
- Exporte um PDF (para que o esquema não possa ser alterado) e envie-o por e-mail ao seu cliente, guardando uma cópia para os seus registos.
O que toda a fatura deve incluir
Alguns campos são uma questão de boas práticas; outros são legalmente obrigatórios na maioria dos países. Uma fatura completa contém a palavra Fatura, um número de fatura único, a data de emissão, o seu nome e morada, o nome e morada do seu cliente, uma descrição dos bens ou serviços, o valor a pagar e o imposto apresentado em separado onde se aplica.
Se estiver registado para efeitos de IVA ou imposto equivalente, normalmente também deve indicar o seu número de identificação fiscal, a taxa de imposto e o montante de cada linha, e, na UE, muitas vezes o número de IVA do cliente em vendas transfronteiriças entre empresas. Acertar nestes pontos é o que torna a fatura válida para o seu cliente recuperar o imposto e para si manter a contabilidade em ordem.
Como calcular totais e impostos
A aritmética é simples. Para cada linha, multiplique a quantidade pelo preço unitário para obter o total da linha. Some os totais das linhas para obter o subtotal (o valor antes de impostos). Em seguida, aplique o imposto: multiplique o subtotal, ou cada linha, pela taxa aplicável para obter o montante do imposto, e some-o para chegar ao total a pagar.
Se vender a mais do que uma taxa de imposto, agrupe as linhas por taxa e apresente o imposto de cada taxa em separado, para que a discriminação seja clara. As vendas transfronteiriças entre empresas da UE estão frequentemente sujeitas a autoliquidação: apresenta o valor líquido sem IVA e acrescenta uma nota de que o comprador é responsável pelo imposto. Uma ferramenta que conhece estas regras calcula os totais e as notas corretas por si, o que elimina a fonte mais comum de erros em faturas.
Números e datas das faturas
Atribua a cada fatura um número único e sequencial sem falhas, como INV-0001, INV-0002, e assim por diante. Uma série consistente mantém os seus registos fáceis de seguir e é esperada pela maioria das autoridades fiscais; falhas ou duplicações levantam questões que não quer ter.
Apresente claramente duas datas: a data de emissão (quando emite a fatura) e a data de vencimento (quando o pagamento é esperado). Em vez de escrever "a pagar na receção", indique um prazo concreto, como 14 ou 30 dias a partir da data de emissão. Uma data de vencimento específica é mais fácil de cobrar e faz com que receba mais depressa.
Como enviar a sua fatura e receber
Envie a fatura em PDF para que o esquema e os totais não possam ser alterados durante o envio, e guarde uma cópia para os seus registos. O e-mail é suficiente para a maioria dos freelancers e pequenas empresas; anexe o PDF e escreva uma mensagem curta e cordial com o valor e a data de vencimento.
Facilite o pagamento. Inclua os seus dados bancários ou uma ligação de pagamento diretamente na fatura, para que o cliente não tenha de perguntar. As faturas que oferecem uma forma óbvia de pagar são liquidadas visivelmente mais depressa. Se a data de vencimento passar, um lembrete cordial alguns dias depois é normal e, geralmente, é tudo o que é preciso.
Erros comuns a evitar
A maioria dos problemas com faturas resulta de um punhado de descuidos evitáveis. Uma verificação rápida antes de enviar poupa correções embaraçosas mais tarde.
- Um número em falta ou duplicado
- Reutilizar um número ou saltar a série torna os seus registos difíceis de reconciliar e pode despoletar uma inspeção fiscal.
- Sem data de vencimento clara
- "A pagar na receção" é vago. Uma data específica define a expectativa e simplifica o acompanhamento.
- Imposto errado ou em falta
- Cobrar a taxa errada, ou esquecer uma nota de autoliquidação numa venda transfronteiriça, torna a fatura não conforme.
- Descrições de linha vagas
- Uma linha que diz apenas "serviços" suscita perguntas. Descreva o que entregou para que o cliente o possa aprovar rapidamente.
- Sem dados de pagamento
- Se o cliente não conseguir ver como pagar, não o fará, pelo menos não a tempo. Apresente sempre os dados bancários ou uma ligação.
- Enviar um ficheiro editável
- Um ficheiro de processador de texto ou de folha de cálculo pode ser alterado. Envie sempre um PDF.
Perguntas frequentes
Preciso de software para fazer uma fatura?
Não. Pode fazer uma fatura num processador de texto ou numa folha de cálculo, ou até à mão. O software ajuda na numeração sequencial, nos totais e impostos automáticos e num PDF limpo, mas não é obrigatório. Também pode usar um gerador online gratuito, sem conta, como o desta página.
Que informação deve uma fatura incluir?
No mínimo: a palavra Fatura, um número de fatura único, a data de emissão, o seu nome e morada, o nome e a morada do seu cliente, uma descrição dos bens ou serviços, o valor a pagar e o imposto (como o IVA) apresentado em separado onde se aplica. Muitos países acrescentam requisitos específicos, como um número de IVA para empresas registadas.
Como devo numerar as minhas faturas?
Use um número único e sequencial para cada fatura, sem falhas, por exemplo INV-0001 e depois INV-0002. Uma série consistente torna os seus registos fáceis de seguir e é esperada pela maioria das autoridades fiscais.
Tenho de cobrar IVA?
Depende de onde está sediado, de estar ou não registado e de onde se encontra o seu cliente. Se estiver registado para efeitos de IVA, normalmente cobra IVA e apresenta o seu número de IVA; as vendas transfronteiriças entre empresas da UE usam frequentemente a autoliquidação. Verifique as regras do seu país.
Posso fazer uma fatura gratuitamente?
Sim. Pode criar e descarregar uma fatura profissional gratuitamente, sem conta e sem marca de água, usando o gerador desta página. Nada do que introduz é guardado.