Do que precisa antes de começar
Comece pelo acordo comercial e pelas regras aplicáveis à operação. Os campos abaixo são comuns, mas uma fatura fiscal, uma fatura para o setor público ou uma fatura eletrónica estruturada pode exigir identificadores adicionais ou outro canal de entrega.
- Dados do fornecedor
- Denominação social ou nome comercial, endereço e dados de contacto, além dos números de registo e identificação fiscal quando exigidos pelas regras aplicáveis.
- Dados do cliente
- A denominação social correta do cliente, a morada de faturação e qualquer referência de ordem de compra ou identificador do comprador, fiscal ou de encaminhamento que o cliente lhe tenha pedido para usar.
- O fornecimento
- Descrições claras, quantidades, unidades, preços, descontos e o período do fornecimento ou serviço necessários para explicar cada valor faturado.
- Tratamento fiscal
- A taxa, isenção, taxa zero ou inversão do sujeito passivo que confirmou de forma independente para esta operação.
- Datas e condições
- As datas de emissão e fornecimento, o vencimento acordado, a moeda, as condições de pagamento e qualquer referência contratual.
- Dados de entrega e pagamento
- O formato e o canal de faturação aceites, dados bancários ou URL de pagamento verificados e o destinatário correto.
Como fazer uma fatura em sete etapas
Use estas sete etapas como sequência de trabalho. Depois, compare o rascunho com o contrato, as instruções do cliente e as regras locais de faturação.
- 1. Escolha o documento e o canal
- Confirme se o cliente aceita PDF ou exige um portal, uma fatura eletrónica estruturada ou o envio à autoridade fiscal.
- 2. Identifique as partes
- Introduza os nomes, endereços e identificadores do fornecedor e do cliente exigidos para esta operação.
- 3. Acrescente uma referência e as datas
- Use um identificador único de fatura, uma série sequencial quando exigida e as datas relevantes de emissão, fornecimento e vencimento.
- 4. Descreva cada valor faturado
- Liste os bens ou serviços com detalhes suficientes para corresponder ao acordo, incluindo quantidade, preço unitário e descontos, quando aplicáveis.
- 5. Calcule os impostos e os totais
- Verifique cada item, subtotal, categoria fiscal, taxa, valor do imposto, arredondamento e total final na moeda indicada.
- 6. Inclua as condições de pagamento acordadas
- Indique o vencimento e as instruções de pagamento verificadas. Acrescente juros, taxas ou condições de retenção apenas quando o acordo e a lei o permitirem.
- 7. Valide, envie e guarde
- Reveja os identificadores e os cálculos, entregue pelo canal aceite e guarde a fatura e os documentos de apoio pelo prazo exigido.
Campos comuns de uma fatura e o que verificar
A maioria das faturas identifica o documento, o fornecedor, o cliente, a operação, as datas, os valores, a moeda e as condições de pagamento. As faturas para efeitos fiscais também podem exigir números de registo, um número sequencial, a data do fornecimento, os valores tributáveis por categoria, taxas, valores dos impostos e observações previstas em lei. Faturas para o setor público e operações internacionais podem exigir referências do comprador, endereços eletrónicos ou campos estruturados que não aparecem num PDF básico.
Não considere uma lista genérica como prova de validade jurídica ou do direito do cliente a deduzir impostos. Confirme as regras para a situação do fornecedor, o local do fornecimento, o tipo de cliente e o valor da fatura. A lista do Reino Unido e a Diretiva do IVA da UE indicadas nas fontes mostram como os requisitos oficiais diferem até mesmo entre campos conhecidos.
Como calcular os totais e os impostos
Em cada item, multiplique a quantidade pelo preço unitário, aplique qualquer desconto do item e verifique o resultado. Some os itens para obter o subtotal líquido, calcule o imposto com a categoria e a taxa confirmadas e mostre o total bruto e qualquer valor já pago. Siga a regra de arredondamento aplicável e mantenha todos os valores na moeda indicada.
O software pode fazer os cálculos depois de introduzir uma taxa, mas não consegue determinar o tratamento jurídico a partir de um formulário curto. Registo, localização, tipo de cliente, produto ou serviço e regimes especiais podem alterar o resultado. Não presuma que uma venda internacional está automaticamente sujeita à inversão do sujeito passivo, isenção ou taxa zero. Confirme o tratamento e qualquer texto obrigatório antes da emissão.
Números e datas da fatura
Use um identificador que seja único na série e no período exigidos pelas suas regras. Alguns regimes fiscais exigem um número sequencial baseado numa ou mais séries, mas não há uma regra universal que proíba lacunas. Se anular, cancelar ou corrigir um documento, preserve a pista de auditoria exigida em vez de reutilizar o identificador de modo que o registo fique obscuro.
As datas necessárias podem incluir emissão, fornecimento ou prestação do serviço, vencimento e facto gerador do imposto. Calcule o vencimento com base no acordo e mostre a data exata sempre que possível. Não altere a data de emissão ou fornecimento apenas para transferir a declaração para outro período.
Como enviar a fatura e receber o pagamento
O PDF é comum, mas pode ser alterado e não substitui uma fatura eletrónica estruturada, um portal do cliente ou um canal da autoridade fiscal quando exigidos. Envie o formato aceite pelo destinatário e pela jurisdição. Verifique o destinatário antes de expor dados pessoais ou bancários e guarde a fatura original, a comprovação de entrega e as correções posteriores.
Use instruções de pagamento verificadas e indique claramente o vencimento. Se o pagamento da fatura se atrasar, siga o processo de lembretes acordado e as regras locais sobre juros, custos de recuperação e cobrança de dívidas. Confirme alterações em dados bancários previamente acordados por um canal fiável antes de as usar.
Erros comuns a evitar
Verifique estes pontos antes da emissão. Cada um deles pode dificultar a aceitação, a conciliação, a declaração ou o pagamento da fatura.
- Referência duplicada ou sem explicação
- Mantenha os identificadores únicos na série exigida e preserve a pista de auditoria dos documentos cancelados, anulados e corrigidos.
- Parte ou dados de encaminhamento incorretos
- O nome comercial pode não ser a entidade jurídica de faturação do cliente, e alguns compradores exigem uma ordem de compra ou endereço eletrónico.
- Tratamento fiscal não verificado
- O registo, por si só, não determina a taxa, a isenção ou a inversão do sujeito passivo. Confirme a operação específica.
- Descrições vagas dos itens
- Descreva com pormenor suficiente os bens fornecidos, o período do serviço ou a etapa, para os fazer corresponder ao acordo e permitir a conferência.
- Instruções de pagamento não verificadas
- Verifique os dados bancários e as URLs de pagamento antes da emissão, especialmente quando as instruções tiverem mudado recentemente.
- Usar PDF quando dados estruturados são obrigatórios
- Um PDF legível ainda pode não cumprir a exigência do cliente ou da autoridade por uma fatura eletrónica estruturada ou envio por portal.
Perguntas frequentes
Preciso de software para fazer uma fatura?
Nem sempre. Um processador de texto, uma folha de cálculo ou um gerador pode ser suficiente quando o destinatário e a jurisdição aceitam esse formato. O software ajuda nos cálculos, na numeração e nos registos, mas não decide o tratamento fiscal correto. Algumas operações exigem faturação eletrónica estruturada ou um canal da autoridade.
Que informações deve uma fatura incluir?
Não existe um mínimo universal. Campos comuns identificam o fornecedor, o cliente, a fatura, as datas, os bens ou serviços, a moeda e os valores. As faturas para efeitos fiscais podem exigir números de registo, um número sequencial, valores tributáveis, taxas, valores dos impostos e observações previstas em lei. Verifique as regras da operação e qualquer requisito de roteamento do cliente.
Como devo numerar as minhas faturas?
Use um identificador que seja único na série e no período exigidos pelas suas regras. Alguns sistemas exigem um número sequencial de uma ou mais séries, como 2026-001 e 2026-002, mas não presuma que todas as jurisdições tenham a mesma regra sobre lacunas. Preserve a pista de auditoria exigida para faturas anuladas, canceladas e corrigidas.
Tenho de cobrar IVA ou imposto sobre vendas?
Depende do registo, da localização do fornecedor e do cliente, do tipo de cliente, do que foi fornecido e de qualquer regime especial. Não cobre impostos, não aplique a inversão do sujeito passivo nem apresente um número de registo apenas com base num exemplo genérico. Confirme o tratamento da operação.
Posso criar uma fatura gratuitamente?
Sim. O gerador desta página cria um rascunho em PDF sem conta, cartão ou marca de água. Continua responsável por verificar os identificadores, o tratamento fiscal, os campos obrigatórios e o formato de entrega aceite antes da emissão.