Čo potrebujete pred začatím
Skôr než napíšete jediný riadok, zhromaždite informácie, na ktorých faktúra závisí. Mať ich pripravené zmení fakturáciu na dvojminútovú úlohu namiesto ťahaníc s klientom.
- Údaje vašej firmy
- Vaše obchodné meno, adresa, kontaktný e-mail a akékoľvek registračné alebo daňové číslo, ktoré sa na vás vzťahuje.
- Údaje vášho klienta
- Meno a adresa, na ktorú sa fakturuje, a jeho daňové číslo, ak je registrovaným podnikom, čo je dôležité pri cezhraničnom predaji.
- Za čo fakturujete
- Krátky popis každého produktu alebo služby, s množstvom a cenou za jednotku.
- Daň, ktorá sa uplatňuje
- Sadzba DPH alebo dane z predaja pre každý riadok, alebo poznámka, ak je predaj v nulovej sadzbe, oslobodený alebo s prenosom daňovej povinnosti.
- Dátumy a podmienky
- Dátum, kedy faktúru vystavujete, a dátum splatnosti platby (napríklad o 14 alebo 30 dní neskôr).
- Ako chcete dostať zaplatené
- Váš bankový účet alebo IBAN, prípadne platobný odkaz, aby klient mohol uhradiť bez pýtania ako.
Ako vytvoriť faktúru v siedmich krokoch
Každá faktúra, či už ručne napísaná alebo vygenerovaná, má rovnaký tvar. Prejdite tieto kroky v poradí a skončíte s úplným, profesionálnym dokumentom.
- 1. Pridajte hlavičku
- Dajte slovo Faktúra navrch, spolu s názvom vašej firmy a logom, ak ho máte, aby bol dokument okamžite rozpoznateľný.
- 2. Pridajte svoje údaje a údaje klienta
- Uveďte svoje meno, adresu a daňové číslo, potom klienta, ktorému fakturujete. Obe strany musia byť jasne identifikované.
- 3. Dajte jej číslo a dátumy
- Prideľte jedinečné, postupne idúce číslo faktúry a nastavte dátum vystavenia a dátum splatnosti platby.
- 4. Uveďte jednotlivé položky
- Jeden riadok na produkt alebo službu: popis, množstvo, jednotková cena a súčet riadku.
- 5. Pridajte daň a súčty
- Spočítajte riadky do medzisúčtu, pridajte DPH alebo daň z predaja tam, kde sa uplatňuje, a zobrazte konečnú splatnú sumu.
- 6. Pridajte platobné údaje a podmienky
- Zobrazte, ako a dokedy zaplatiť: bankové údaje alebo platobný odkaz, plus akékoľvek podmienky pre omeškanie platby.
- 7. Uložte ju ako PDF a odošlite
- Exportujte PDF (aby sa rozloženie nedalo zmeniť) a pošlite ho klientovi e-mailom, pričom si ponechajte kópiu pre svoju evidenciu.
Čo musí každá faktúra obsahovať
Niektoré polia sú vecou dobrej praxe; iné sú vo väčšine krajín zákonne povinné. Úplná faktúra nesie slovo Faktúra, jedinečné číslo faktúry, dátum vystavenia, vaše meno a adresu, meno a adresu vášho klienta, popis tovaru alebo služieb, splatnú sumu a daň zobrazenú osobitne tam, kde sa uplatňuje.
Ak ste registrovaní na DPH alebo rovnocennú daň, zvyčajne musíte tiež zobraziť svoje daňové číslo, sadzbu dane a sumu pre každý riadok a v EÚ často daňové číslo klienta (IČ DPH) pri cezhraničnom predaji medzi podnikmi. Správne uvedenie týchto údajov je to, čo robí faktúru platnou na to, aby si klient mohol uplatniť odpočet dane a vy ste viedli čisté účtovníctvo.
Ako vypočítať súčty a daň
Aritmetika je jednoduchá. Pre každý riadok vynásobte množstvo jednotkovou cenou, aby ste získali súčet riadku. Spočítajte súčty riadkov dohromady, aby ste získali medzisúčet (suma pred daňou). Potom uplatnite daň: vynásobte medzisúčet, alebo každý riadok, príslušnou sadzbou, aby ste získali sumu dane, a pripočítajte ju, aby ste dospeli k celkovej splatnej sume.
Ak predávate vo viac než jednej sadzbe dane, zoskupte riadky podľa sadzby a zobrazte daň každej sadzby osobitne, aby bol rozpis jasný. Cezhraničný predaj medzi podnikmi v EÚ je často s prenosom daňovej povinnosti: zobrazíte čistú sumu bez DPH a pridáte poznámku, že daň zaúčtuje kupujúci. Nástroj, ktorý tieto pravidlá pozná, vypočíta súčty a správne poznámky za vás, čo odstráni najčastejší zdroj chýb na faktúrach.
Čísla a dátumy faktúr
Dajte každej faktúre jedinečné, postupne idúce číslo bez medzier, napríklad INV-0001, INV-0002 a tak ďalej. Konzistentný rad udržiava vašu evidenciu prehľadnú a očakáva ho väčšina daňových úradov; medzery alebo duplikáty vyvolávajú otázky, ktoré nechcete.
Jasne zobrazte dva dátumy: dátum vystavenia (kedy faktúru vystavujete) a dátum splatnosti (kedy sa očakáva platba). Namiesto písania „splatné pri prijatí“ uveďte konkrétnu lehotu, napríklad 14 alebo 30 dní od dátumu vystavenia. Konkrétny dátum splatnosti sa ľahšie urguje a dostane vás k platbe rýchlejšie.
Ako odoslať faktúru a dostať zaplatené
Odošlite faktúru ako PDF, aby sa rozloženie a súčty nedali počas prenosu zmeniť, a ponechajte si kópiu pre svoju evidenciu. E-mail je pre väčšinu živnostníkov a malých firiem v poriadku; priložte PDF a napíšte krátku, priateľskú správu so sumou a dátumom splatnosti.
Uľahčite platenie. Uveďte svoje bankové údaje alebo platobný odkaz priamo na faktúre, aby sa klient nemusel pýtať. Faktúry, ktoré ponúkajú zrejmý spôsob platby, sa uhrádzajú citeľne rýchlejšie. Ak dátum splatnosti uplynie, zdvorilé pripomenutie o pár dní neskôr je bežné a zvyčajne stačí.
Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť
Väčšina problémov s faktúrami pramení z hŕstky chýb, ktorým sa dá vyhnúť. Rýchla kontrola pred odoslaním ušetrí nepríjemné opravy neskôr.
- Chýbajúce alebo duplicitné číslo
- Opätovné použitie čísla alebo preskočenie radu sťažuje zosúladenie vašej evidencie a môže spustiť daňovú kontrolu.
- Žiadny jasný dátum splatnosti
- „Splatné pri prijatí“ je vágne. Konkrétny dátum stanoví očakávanie a uľahčí ďalšiu kontrolu.
- Nesprávna alebo chýbajúca daň
- Účtovanie nesprávnej sadzby alebo zabudnutie na poznámku o prenose daňovej povinnosti pri cezhraničnom predaji robí faktúru nesúladnou s predpismi.
- Vágne popisy položiek
- Riadok, ktorý hovorí len „služby“, vyvoláva otázky. Popíšte, čo ste dodali, aby to klient mohol rýchlo schváliť.
- Žiadne platobné údaje
- Ak klient nevidí, ako zaplatiť, neurobí to, prinajmenšom nie načas. Vždy zobrazte bankové údaje alebo odkaz.
- Odosielanie upraviteľného súboru
- Súbor z textového procesora alebo tabuľkového procesora sa dá zmeniť. Vždy odošlite PDF.
Často kladené otázky
Potrebujem softvér na vytvorenie faktúry?
Nie. Faktúru môžete vytvoriť v textovom alebo tabuľkovom procesore, alebo dokonca ručne. Softvér pomáha s postupným číslovaním, automatickými súčtami a daňou a prehľadným PDF, ale nie je povinný. Môžete tiež použiť bezplatný online generátor bez účtu, ako ten na tejto stránke.
Aké informácie musí faktúra obsahovať?
Minimálne: slovo Faktúra, jedinečné číslo faktúry, dátum vystavenia, vaše meno a adresu, meno a adresu vášho klienta, popis tovaru alebo služieb, splatnú sumu a daň (napríklad DPH) zobrazenú osobitne tam, kde sa uplatňuje. Mnohé krajiny pridávajú osobitné požiadavky, ako je daňové číslo (IČ DPH) pre registrované podniky.
Ako mám číslovať svoje faktúry?
Použite jedinečné, postupne idúce číslo pre každú faktúru, bez medzier, napríklad INV-0001 a potom INV-0002. Konzistentný rad robí vašu evidenciu prehľadnou a očakáva ho väčšina daňových úradov.
Musím účtovať DPH alebo daň z predaja?
Závisí to od toho, kde sídlite, či ste registrovaní a kde je váš klient. Ak ste registrovaní na DPH, zvyčajne účtujete DPH a zobrazujete svoje IČ DPH; cezhraničný predaj medzi podnikmi v EÚ často používa prenos daňovej povinnosti. Overte si pravidlá pre svoju krajinu.
Môžem vytvoriť faktúru zadarmo?
Áno. Profesionálnu faktúru môžete vytvoriť a stiahnuť zadarmo, bez účtu a bez vodoznaku, pomocou generátora na tejto stránke. Nič z toho, čo zadáte, sa neukladá.