इनवॉइस कैसे बनाएं, चरण दर चरण

शुरू करने से पहले आपको क्या चाहिए

एक भी पंक्ति लिखने से पहले, वह जानकारी जुटा लें जिस पर इनवॉइस निर्भर करता है। इसे तैयार रखने से इनवॉइस बनाना दो मिनट का काम बन जाता है, बजाय इसके कि आप अपने ग्राहक के साथ बार-बार बातचीत करते रहें।

आपके व्यवसाय की जानकारी

आपका व्यापारिक नाम, पता, संपर्क ईमेल, और कोई भी पंजीकरण या कर नंबर जो आप पर लागू हो।

आपके ग्राहक की जानकारी

बिल करने के लिए नाम और पता, और यदि वे एक पंजीकृत व्यवसाय हैं तो उनका कर नंबर, जो सीमा-पार बिक्री के लिए मायने रखता है।

आप किसका बिल बना रहे हैं

प्रत्येक उत्पाद या सेवा का संक्षिप्त विवरण, मात्रा और प्रति इकाई कीमत के साथ।

लागू होने वाला कर

प्रत्येक पंक्ति के लिए GST दर, या एक नोट यदि बिक्री शून्य-दर वाली, छूट प्राप्त, या रिवर्स चार्ज वाली है।

तारीखें और शर्तें

वह तारीख जब आप इनवॉइस जारी कर रहे हैं और वह तारीख जब भुगतान देय है (उदाहरण के लिए 14 या 30 दिन बाद)।

आप भुगतान कैसे पाना चाहते हैं

आपका बैंक खाता या IBAN, या एक भुगतान लिंक, ताकि ग्राहक बिना पूछे भुगतान कर सके।

इनवॉइस सात चरणों में कैसे बनाएं

हर इनवॉइस, चाहे हाथ से लिखा गया हो या जेनरेट किया गया हो, एक ही ढांचे का पालन करता है। इन चरणों को क्रम से पूरा करें और आपके पास एक संपूर्ण, पेशेवर दस्तावेज़ होगा।

1. एक हेडर जोड़ें

सबसे ऊपर Invoice शब्द लिखें, साथ ही अपने व्यवसाय का नाम और यदि आपके पास लोगो है तो वह भी, ताकि दस्तावेज़ तुरंत पहचाना जा सके।

2. अपनी और ग्राहक की जानकारी जोड़ें

अपना नाम, पता और कर नंबर दर्ज करें, फिर उस ग्राहक का जिसका आप बिल बना रहे हैं। दोनों पक्षों की स्पष्ट पहचान होनी चाहिए।

3. इसे एक नंबर और तारीखें दें

एक अद्वितीय, क्रमिक इनवॉइस नंबर निर्धारित करें और जारी करने की तारीख तथा भुगतान की देय तारीख सेट करें।

4. लाइन आइटम सूचीबद्ध करें

प्रत्येक उत्पाद या सेवा के लिए एक पंक्ति: विवरण, मात्रा, इकाई कीमत, और पंक्ति का कुल।

5. कर और कुल जोड़ें

पंक्तियों को जोड़कर एक उप-योग बनाएं, जहां लागू हो वहां GST जोड़ें, और देय अंतिम राशि दिखाएं।

6. भुगतान विवरण और शर्तें जोड़ें

दिखाएं कि कैसे और कब तक भुगतान करना है: बैंक विवरण या एक भुगतान लिंक, साथ ही कोई भी विलंबित-भुगतान की शर्तें।

7. इसे PDF के रूप में सहेजें और भेजें

एक PDF एक्सपोर्ट करें (ताकि लेआउट बदला न जा सके) और इसे अपने ग्राहक को ईमेल करें, अपने रिकॉर्ड के लिए एक प्रति रखें।

हर इनवॉइस में क्या-क्या शामिल होना चाहिए

कुछ फ़ील्ड अच्छी प्रथा का मामला हैं; अन्य अधिकांश देशों में कानूनी रूप से आवश्यक हैं। एक संपूर्ण इनवॉइस में Invoice शब्द, एक अद्वितीय इनवॉइस नंबर, जारी करने की तारीख, आपका नाम और पता, आपके ग्राहक का नाम और पता, माल या सेवाओं का विवरण, देय राशि, और जहां लागू हो वहां अलग से दिखाया गया कर होता है।

यदि आप GST या समकक्ष कर के लिए पंजीकृत हैं, तो आपको आमतौर पर अपना कर नंबर, प्रत्येक पंक्ति के लिए कर दर और राशि भी दिखानी होती है, और EU में अक्सर सीमा-पार व्यावसायिक बिक्री पर ग्राहक का GST नंबर। इन्हें सही करना ही वह बात है जो इनवॉइस को आपके ग्राहक के लिए कर वापस पाने हेतु और आपके लिए साफ-सुथरा बहीखाता रखने हेतु वैध बनाती है।

कुल और कर की गणना कैसे करें

गणित सरल है। प्रत्येक पंक्ति के लिए, मात्रा को इकाई कीमत से गुणा करके पंक्ति का कुल निकालें। पंक्ति के कुलों को एक साथ जोड़कर उप-योग (कर से पहले की राशि) प्राप्त करें। फिर कर लगाएं: कर राशि पाने के लिए उप-योग, या प्रत्येक पंक्ति को, संबंधित दर से गुणा करें, और कुल देय तक पहुंचने के लिए इसे जोड़ें।

यदि आप एक से अधिक कर दर पर बेचते हैं, तो पंक्तियों को दर के अनुसार समूहबद्ध करें और प्रत्येक दर का कर अलग से दिखाएं, ताकि विवरण स्पष्ट रहे। EU व्यवसायों के बीच सीमा-पार बिक्री अक्सर रिवर्स चार्ज होती है: आप बिना GST के शुद्ध राशि दिखाते हैं और एक नोट जोड़ते हैं कि खरीदार कर का हिसाब रखता है। एक ऐसा उपकरण जो इन नियमों को जानता है, आपके लिए कुल और सही नोट्स की गणना करता है, जो इनवॉइस त्रुटियों के सबसे आम स्रोत को हटा देता है।

इनवॉइस नंबर और तारीखें

हर इनवॉइस को बिना किसी अंतराल के एक अद्वितीय, क्रमिक नंबर दें, जैसे कि INV-0001, INV-0002, और इसी तरह। एक सुसंगत श्रृंखला आपके रिकॉर्ड को आसानी से ट्रैक करने योग्य बनाए रखती है और अधिकांश कर अधिकारियों द्वारा इसकी अपेक्षा की जाती है; अंतराल या डुप्लिकेट ऐसे सवाल खड़े करते हैं जो आप नहीं चाहते।

दो तारीखें स्पष्ट रूप से दिखाएं: जारी करने की तारीख (जब आप इनवॉइस बनाते हैं) और देय तारीख (जब भुगतान की अपेक्षा है)। “प्राप्ति पर देय” लिखने के बजाय, जारी करने की तारीख से 14 या 30 दिन जैसी एक ठोस शर्त बताएं। एक निश्चित देय तारीख का पीछा करना आसान होता है और आपको तेज़ी से भुगतान दिलाती है।

अपना इनवॉइस कैसे भेजें और भुगतान पाएं

इनवॉइस को PDF के रूप में भेजें ताकि लेआउट और कुल भेजते समय बदले न जा सकें, और अपने रिकॉर्ड के लिए एक प्रति रखें। अधिकांश फ्रीलांसरों और छोटे व्यवसायों के लिए ईमेल ठीक है; PDF संलग्न करें और राशि तथा देय तारीख के साथ एक छोटा, मैत्रीपूर्ण संदेश लिखें।

भुगतान करना आसान बनाएं। अपने बैंक विवरण या एक भुगतान लिंक सीधे इनवॉइस पर शामिल करें ताकि ग्राहक को पूछना न पड़े। जो इनवॉइस भुगतान का स्पष्ट तरीका देते हैं, उनका निपटान ध्यान देने योग्य रूप से तेज़ी से होता है। यदि देय तारीख निकल जाती है, तो कुछ दिन बाद एक विनम्र अनुस्मारक सामान्य है और आमतौर पर इतना ही काफी होता है।

बचने योग्य आम गलतियां

अधिकांश इनवॉइस समस्याएं कुछ टालने योग्य चूकों से आती हैं। भेजने से पहले एक त्वरित जांच बाद की असहज सुधारों से बचाती है।

एक गायब या डुप्लिकेट नंबर

किसी नंबर का दोबारा उपयोग करना या श्रृंखला को छोड़ देना आपके रिकॉर्ड का मिलान करना कठिन बना देता है और कर समीक्षा को चिह्नित कर सकता है।

कोई स्पष्ट देय तारीख नहीं

“प्राप्ति पर देय” अस्पष्ट है। एक निश्चित तारीख अपेक्षा निर्धारित करती है और फॉलो-अप को सरल बनाती है।

गलत या गायब कर

गलत दर वसूलना, या सीमा-पार बिक्री पर रिवर्स-चार्ज नोट भूल जाना, इनवॉइस को नियम-विरुद्ध बना देता है।

अस्पष्ट पंक्ति विवरण

एक पंक्ति जो केवल “सेवाएं” कहती है, सवालों को न्योता देती है। आपने जो दिया उसका वर्णन करें ताकि ग्राहक उसे जल्दी मंजूरी दे सके।

कोई भुगतान विवरण नहीं

यदि ग्राहक यह नहीं देख पाता कि भुगतान कैसे करना है, तो वे नहीं करेंगे, कम से कम समय पर तो नहीं। हमेशा बैंक विवरण या एक लिंक दिखाएं।

एक संपादन योग्य फ़ाइल भेजना

एक वर्ड-प्रोसेसर या स्प्रेडशीट फ़ाइल बदली जा सकती है। हमेशा एक PDF भेजें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या इनवॉइस बनाने के लिए मुझे सॉफ़्टवेयर की ज़रूरत है?

नहीं। आप किसी वर्ड प्रोसेसर या स्प्रेडशीट में, या हाथ से भी इनवॉइस बना सकते हैं। सॉफ़्टवेयर क्रमिक नंबरिंग, स्वचालित कुल और कर, तथा एक साफ-सुथरे PDF में मदद करता है, लेकिन यह आवश्यक नहीं है। आप इस पेज पर मौजूद जेनरेटर की तरह, बिना किसी खाते के एक मुफ्त ऑनलाइन जेनरेटर का भी इस्तेमाल कर सकते हैं।

एक इनवॉइस में कौन-सी जानकारी शामिल होनी चाहिए?

कम से कम: Invoice शब्द, एक अद्वितीय इनवॉइस नंबर, जारी करने की तारीख, आपका नाम और पता, आपके ग्राहक का नाम और पता, माल या सेवाओं का विवरण, देय राशि, और जहां लागू हो वहां अलग से दिखाया गया कर (जैसे GST)। कई देश विशिष्ट आवश्यकताएं जोड़ते हैं, जैसे पंजीकृत व्यवसायों के लिए एक GST नंबर।

मुझे अपने इनवॉइस को कैसे नंबर देना चाहिए?

हर इनवॉइस के लिए बिना किसी अंतराल के एक अद्वितीय, क्रमिक नंबर का उपयोग करें, उदाहरण के लिए INV-0001 फिर INV-0002। एक सुसंगत श्रृंखला आपके रिकॉर्ड को आसानी से ट्रैक करने योग्य बनाती है और अधिकांश कर अधिकारियों द्वारा इसकी अपेक्षा की जाती है।

क्या मुझे GST वसूलना ज़रूरी है?

यह इस पर निर्भर करता है कि आप कहां स्थित हैं, क्या आप पंजीकृत हैं, और आपका ग्राहक कहां है। यदि आप GST-पंजीकृत हैं तो आप आमतौर पर GST वसूलते हैं और अपना GST नंबर दिखाते हैं; EU व्यवसायों के बीच सीमा-पार बिक्री अक्सर रिवर्स चार्ज का उपयोग करती है। अपने देश के नियमों की जांच करें।

क्या मैं मुफ्त में इनवॉइस बना सकता हूं?

हां। आप इस पेज पर मौजूद जेनरेटर का उपयोग करके बिना किसी खाते और बिना किसी वॉटरमार्क के, मुफ्त में एक पेशेवर इनवॉइस बना और डाउनलोड कर सकते हैं। आप जो कुछ भी दर्ज करते हैं वह संग्रहीत नहीं किया जाता।