Τι χρειάζεστε πριν ξεκινήσετε
Ξεκινήστε από την εμπορική συμφωνία και τους κανόνες που ισχύουν για τη συναλλαγή. Τα παρακάτω πεδία είναι συνηθισμένα, αλλά ένα φορολογικό τιμολόγιο, τιμολόγιο δημόσιου τομέα ή δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο μπορεί να χρειάζεται πρόσθετα αναγνωριστικά ή διαφορετικό κανάλι παράδοσης.
- Στοιχεία προμηθευτή
- Η νόμιμη ή εμπορική επωνυμία, η διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας, μαζί με αναγνωριστικά μητρώου και φόρου όταν τα απαιτούν οι ισχύοντες κανόνες.
- Στοιχεία πελάτη
- Η σωστή νόμιμη επωνυμία, η διεύθυνση χρέωσης και κάθε αναγνωριστικό παραγγελίας, αγοραστή, φόρου ή δρομολόγησης που σας ζητήθηκε να χρησιμοποιήσετε.
- Η παροχή
- Σαφείς περιγραφές, ποσότητες, μονάδες, τιμές, εκπτώσεις και η περίοδος παροχής ή υπηρεσίας που χρειάζεται για να εξηγηθεί κάθε χρέωση.
- Φορολογική μεταχείριση
- Ο συντελεστής, η απαλλαγή, ο μηδενικός συντελεστής ή η αντίστροφη επιβάρυνση που έχετε επιβεβαιώσει ανεξάρτητα για αυτή τη συναλλαγή.
- Ημερομηνίες και όροι
- Οι ημερομηνίες έκδοσης και παροχής, η συμφωνημένη ημερομηνία λήξης, το νόμισμα, οι όροι πληρωμής και τυχόν αναφορά σύμβασης.
- Στοιχεία παράδοσης και πληρωμής
- Η αποδεκτή μορφή και το κανάλι τιμολογίου, επαληθευμένα τραπεζικά στοιχεία ή URL πληρωμής και ο σωστός παραλήπτης.
Πώς να φτιάξετε τιμολόγιο σε επτά βήματα
Χρησιμοποιήστε αυτά τα επτά βήματα ως σειρά εργασίας και έπειτα συγκρίνετε το πρόχειρο με τη σύμβαση, τις οδηγίες του πελάτη και τους τοπικούς κανόνες τιμολόγησης.
- 1. Επιλέξτε έγγραφο και κανάλι
- Επιβεβαιώστε αν ο πελάτης δέχεται PDF ή απαιτεί πύλη, δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο ή υποβολή στη φορολογική αρχή.
- 2. Προσδιορίστε τα μέρη
- Εισαγάγετε τα ονόματα, τις διευθύνσεις και τα αναγνωριστικά προμηθευτή και πελάτη που απαιτούνται για τη συναλλαγή.
- 3. Προσθέστε αναφορά και ημερομηνίες
- Χρησιμοποιήστε μοναδικό αναγνωριστικό τιμολογίου, διαδοχική σειρά όπου απαιτείται και τις σχετικές ημερομηνίες έκδοσης, παροχής και λήξης.
- 4. Περιγράψτε κάθε χρέωση
- Καταγράψτε τα αγαθά ή τις υπηρεσίες με αρκετή λεπτομέρεια ώστε να ταιριάζουν στη συμφωνία, μαζί με ποσότητα, τιμή μονάδας και εκπτώσεις όπου χρειάζονται.
- 5. Υπολογίστε φόρο και σύνολα
- Ελέγξτε κάθε γραμμή, το υποσύνολο, τη φορολογική κατηγορία, τον συντελεστή, το ποσό φόρου, τη στρογγυλοποίηση και το τελικό ποσό στο δηλωμένο νόμισμα.
- 6. Προσθέστε συμφωνημένους όρους πληρωμής
- Αναφέρετε την ημερομηνία λήξης και επαληθευμένες οδηγίες πληρωμής. Προσθέστε τόκο, χρεώσεις ή παρακράτηση μόνο όταν τα υποστηρίζουν η συμφωνία και ο νόμος.
- 7. Επικυρώστε, στείλτε και διατηρήστε
- Ελέγξτε τα αναγνωριστικά και τους υπολογισμούς, παραδώστε μέσω του αποδεκτού καναλιού και διατηρήστε το τιμολόγιο και τα υποστηρικτικά αρχεία για την απαιτούμενη περίοδο.
Συνηθισμένα πεδία τιμολογίου και τι να επαληθεύσετε
Τα περισσότερα τιμολόγια προσδιορίζουν το έγγραφο, τον προμηθευτή, τον πελάτη, τη συναλλαγή, τις ημερομηνίες, τα ποσά, το νόμισμα και τους όρους πληρωμής. Τα φορολογικά τιμολόγια μπορεί επίσης να απαιτούν αριθμούς μητρώου, διαδοχικό αριθμό, ημερομηνία παροχής, φορολογητέα ποσά ανά κατηγορία, συντελεστές, ποσά φόρου και καθορισμένες σημειώσεις. Τα τιμολόγια δημόσιου τομέα και τα διασυνοριακά τιμολόγια μπορούν να απαιτούν αναφορές αγοραστή, ηλεκτρονικές διευθύνσεις ή δομημένα πεδία που δεν εμφανίζονται σε ένα βασικό PDF.
Μην αντιμετωπίζετε μια γενική λίστα ελέγχου ως απόδειξη νομικής εγκυρότητας ή του δικαιώματος του πελάτη να εκπέσει φόρο. Επιβεβαιώστε τους κανόνες για την κατάσταση του προμηθευτή, τον τόπο παροχής, τον τύπο πελάτη και την αξία του τιμολογίου. Η λίστα του Ηνωμένου Βασιλείου και η Οδηγία ΦΠΑ της ΕΕ στις πηγές δείχνουν πώς διαφέρουν οι επίσημες απαιτήσεις ακόμη και για οικεία πεδία τιμολογίου.
Πώς υπολογίζονται τα σύνολα και ο φόρος
Για κάθε γραμμή, πολλαπλασιάστε την ποσότητα με την τιμή μονάδας, εφαρμόστε τυχόν έκπτωση γραμμής και ελέγξτε το αποτέλεσμα. Προσθέστε τις γραμμές στο καθαρό υποσύνολο, υπολογίστε τον φόρο με την επιβεβαιωμένη κατηγορία και τον συντελεστή και έπειτα εμφανίστε το μικτό σύνολο και κάθε ποσό που έχει ήδη πληρωθεί. Ακολουθήστε τον ισχύοντα κανόνα στρογγυλοποίησης και κρατήστε όλα τα ποσά στο δηλωμένο νόμισμα.
Το λογισμικό μπορεί να κάνει αριθμητικές πράξεις αφού εισαγάγετε έναν συντελεστή, αλλά δεν μπορεί να καθορίσει τη νομική μεταχείριση από μια σύντομη φόρμα. Η εγγραφή, η τοποθεσία, η κατάσταση πελάτη, το προϊόν ή η υπηρεσία και τα ειδικά καθεστώτα μπορούν να αλλάξουν το αποτέλεσμα. Μην υποθέτετε ότι μια διασυνοριακή πώληση έχει αυτόματα αντίστροφη επιβάρυνση, απαλλαγή ή μηδενικό συντελεστή. Επαληθεύστε τη μεταχείριση και κάθε απαιτούμενη διατύπωση πριν από την έκδοση.
Αριθμοί και ημερομηνίες τιμολογίων
Χρησιμοποιήστε αναγνωριστικό που είναι μοναδικό στη σειρά και στην περίοδο που απαιτούν οι κανόνες σας. Ορισμένα φορολογικά συστήματα απαιτούν διαδοχικό αριθμό βάσει μίας ή περισσότερων σειρών, αλλά δεν υπάρχει καθολικός κανόνας χωρίς κενά. Αν καταστήσετε ανενεργό, ακυρώσετε ή διορθώσετε ένα έγγραφο, διατηρήστε την απαιτούμενη διαδρομή ελέγχου αντί να αποδώσετε ξανά το αναγνωριστικό με τρόπο που αποκρύπτει το αρχείο.
Οι ημερομηνίες που χρειάζεστε μπορεί να περιλαμβάνουν την ημερομηνία έκδοσης, παροχής ή υπηρεσίας, την ημερομηνία λήξης πληρωμής και την ημερομηνία φορολογικού σημείου. Υπολογίστε την ημερομηνία λήξης από τη συμφωνία και εμφανίστε ημερολογιακή ημερομηνία όπου είναι πρακτικό. Μην αλλάζετε την ημερομηνία έκδοσης ή παροχής μόνο για να μεταφέρετε την αναφορά σε άλλη περίοδο.
Πώς να στείλετε το τιμολόγιο και να πληρωθείτε
Το PDF είναι συνηθισμένο, αλλά δεν είναι αμετάβλητο και δεν αντικαθιστά απαιτούμενο δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο, πύλη πελάτη ή κανάλι φορολογικής αρχής. Στείλτε τη μορφή που δέχονται ο παραλήπτης και η δικαιοδοσία. Ελέγξτε τον παραλήπτη πριν αποκαλύψετε προσωπικά δεδομένα ή τραπεζικά στοιχεία και διατηρήστε το αρχικό τιμολόγιο μαζί με αποδεικτικά παράδοσης και μεταγενέστερες διορθώσεις.
Χρησιμοποιήστε επαληθευμένες οδηγίες πληρωμής και αναφέρετε καθαρά την ημερομηνία λήξης. Αν το τιμολόγιο καταστεί ληξιπρόθεσμο, ακολουθήστε τη συμφωνημένη διαδικασία υπενθύμισης και τους τοπικούς κανόνες για τόκο, έξοδα είσπραξης και είσπραξη οφειλών. Επιβεβαιώστε κάθε αλλαγή σε προηγουμένως συμφωνημένα τραπεζικά στοιχεία μέσω αξιόπιστου καναλιού πριν βασιστείτε σε αυτή.
Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε
Ελέγξτε αυτά τα σημεία πριν από την έκδοση. Καθένα μπορεί να δυσκολέψει την αποδοχή, τη συμφωνία, την αναφορά ή την πληρωμή ενός τιμολογίου.
- Διπλότυπη ή ανεξήγητη αναφορά
- Διατηρήστε μοναδικά τα αναγνωριστικά μέσα στην απαιτούμενη σειρά και κρατήστε διαδρομή ελέγχου για ακυρωμένα, ανενεργά και διορθωμένα έγγραφα.
- Λάθος μέρος ή στοιχεία δρομολόγησης
- Μια εμπορική επωνυμία μπορεί να μην είναι η νόμιμη οντότητα χρέωσης του πελάτη και ορισμένοι αγοραστές απαιτούν εντολή αγοράς ή ηλεκτρονική διεύθυνση.
- Μη επαληθευμένη φορολογική μεταχείριση
- Η εγγραφή από μόνη της δεν καθορίζει τον συντελεστή, την απαλλαγή ή την αντίστροφη επιβάρυνση. Επιβεβαιώστε τη συγκεκριμένη συναλλαγή.
- Αόριστες περιγραφές γραμμών
- Περιγράψτε τα αγαθά, την περίοδο υπηρεσίας ή το στάδιο αρκετά καλά ώστε να αντιστοιχεί στη συμφωνία και να υποστηρίζει τον έλεγχο.
- Μη επαληθευμένες οδηγίες πληρωμής
- Ελέγξτε τα τραπεζικά στοιχεία και τα URL πληρωμής πριν από την έκδοση, ιδιαίτερα όταν οι οδηγίες έχουν αλλάξει πρόσφατα.
- Χρήση PDF όταν απαιτούνται δομημένα δεδομένα
- Ένα ευανάγνωστο PDF μπορεί να αποτύχει σε υποχρέωση πελάτη ή αρχής για δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο ή υποβολή σε πύλη.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι λογισμικό για να φτιάξω τιμολόγιο;
Όχι πάντα. Ένας επεξεργαστής κειμένου, ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένας δημιουργός μπορεί να αρκεί όταν ο παραλήπτης και η δικαιοδοσία δέχονται αυτή τη μορφή. Το λογισμικό βοηθά στους υπολογισμούς, την αρίθμηση και τα αρχεία, αλλά δεν αποφασίζει τη σωστή φορολογική μεταχείριση. Ορισμένες συναλλαγές απαιτούν δομημένη ηλεκτρονική τιμολόγηση ή κανάλι αρχής.
Ποιες πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο;
Δεν υπάρχει ένα καθολικό ελάχιστο. Τα συνηθισμένα πεδία προσδιορίζουν τον προμηθευτή, τον πελάτη, το τιμολόγιο, τις ημερομηνίες, τα αγαθά ή τις υπηρεσίες, το νόμισμα και τα ποσά. Τα φορολογικά τιμολόγια μπορούν να απαιτούν αριθμούς μητρώου, διαδοχικό αριθμό, φορολογητέα ποσά, συντελεστές, ποσά φόρου και καθορισμένες σημειώσεις. Ελέγξτε τους κανόνες της συναλλαγής και κάθε απαίτηση δρομολόγησης του πελάτη.
Πώς πρέπει να αριθμώ τα τιμολόγιά μου;
Χρησιμοποιήστε αναγνωριστικό που είναι μοναδικό στη σειρά και στην περίοδο που απαιτούν οι κανόνες σας. Ορισμένα συστήματα απαιτούν διαδοχικό αριθμό από μία ή περισσότερες σειρές, όπως 2026-001 και 2026-002, αλλά μην υποθέτετε ότι κάθε δικαιοδοσία έχει τον ίδιο κανόνα χωρίς κενά. Διατηρήστε την απαιτούμενη διαδρομή για ανενεργά, ακυρωμένα και διορθωμένα τιμολόγια.
Πρέπει να χρεώσω ΦΠΑ ή φόρο πωλήσεων;
Εξαρτάται από την εγγραφή, τις τοποθεσίες προμηθευτή και πελάτη, την κατάσταση του πελάτη, όσα παρασχέθηκαν και κάθε ειδικό καθεστώς. Μη χρεώνετε φόρο, μην εφαρμόζετε αντίστροφη επιβάρυνση και μην εμφανίζετε αριθμό μητρώου μόνο βάσει ενός γενικού παραδείγματος. Επιβεβαιώστε τη μεταχείριση της συναλλαγής.
Μπορώ να φτιάξω τιμολόγιο δωρεάν;
Ναι. Ο δημιουργός σε αυτή τη σελίδα μπορεί να δημιουργήσει πρόχειρο PDF χωρίς λογαριασμό, κάρτα ή υδατογράφημα. Παραμένετε υπεύθυνοι για τον έλεγχο των αναγνωριστικών, της φορολογικής μεταχείρισης, των απαιτούμενων πεδίων και της αποδεκτής μορφής παράδοσης πριν από την έκδοση.