Πώς να εκδώσετε τιμολόγιο, βήμα προς βήμα

Τι χρειάζεστε πριν ξεκινήσετε

Ξεκινήστε με την εμπορική συμφωνία και τους κανόνες που ισχύουν για τη συναλλαγή. Τα παρακάτω πεδία είναι κοινά, ωστόσο ένα φορολογικό τιμολόγιο, τιμολόγιο δημοσίου τομέα ή δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο ενδέχεται να απαιτεί πρόσθετα αναγνωριστικά ή διαφορετικό κανάλι παράδοσης.

Στοιχεία προμηθευτή

Η νόμιμη ή εμπορική επωνυμία, η διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας, καθώς και οι αριθμοί μητρώου και φορολογικού μητρώου, εφόσον τους απαιτούν οι ισχύοντες κανόνες.

Στοιχεία πελάτη

Η ορθή νόμιμη επωνυμία του πελάτη, η διεύθυνση τιμολόγησης και τυχόν αναγνωριστικό παραγγελίας, αγοραστή, φορολογικό ή δρομολόγησης που σας ζήτησε να χρησιμοποιήσετε.

Η παροχή

Σαφείς περιγραφές, ποσότητες, μονάδες μέτρησης, τιμές, εκπτώσεις και η περίοδος παροχής αγαθών ή υπηρεσιών που απαιτείται για την τεκμηρίωση κάθε χρέωσης.

Φορολογική μεταχείριση

Ο συντελεστής, η απαλλαγή, ο μηδενικός συντελεστής ή η αντίστροφη χρέωση που έχετε επιβεβαιώσει ανεξάρτητα για αυτή τη συναλλαγή.

Ημερομηνίες και όροι

Η ημερομηνία έκδοσης και η ημερομηνία παροχής, η συμφωνηθείσα ημερομηνία λήξης, το νόμισμα, οι όροι πληρωμής και τυχόν παραπομπή σε σύμβαση.

Στοιχεία παράδοσης και πληρωμής

Η αποδεκτή μορφή και το κανάλι αποστολής του τιμολογίου, τα επαληθευμένα τραπεζικά στοιχεία ή η διεύθυνση URL πληρωμής, καθώς και ο ορθός παραλήπτης.

Πώς να εκδώσετε τιμολόγιο σε επτά βήματα

Χρησιμοποιήστε αυτά τα επτά βήματα ως σειρά εργασίας και, στη συνέχεια, συγκρίνετε το πρόχειρο με τη σύμβαση, τις οδηγίες του πελάτη και τους τοπικούς κανόνες τιμολόγησης.

1. Επιλέξτε το έγγραφο και το κανάλι

Επιβεβαιώστε αν ο πελάτης αποδέχεται PDF ή απαιτεί πύλη, δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο ή υποβολή στη φορολογική αρχή.

2. Προσδιορίστε τα μέρη

Καταχωρίστε τα ονόματα, τις διευθύνσεις και τα αναγνωριστικά του προμηθευτή και του πελάτη που απαιτούνται για αυτήν τη συναλλαγή.

3. Προσθέστε αναφορά και ημερομηνίες

Χρησιμοποιήστε μοναδικό αναγνωριστικό τιμολογίου, διαδοχική σειρά όπου απαιτείται, και τις σχετικές ημερομηνίες έκδοσης, παροχής και λήξης.

4. Περιγράψτε κάθε χρέωση

Αναφέρετε τα αγαθά ή τις υπηρεσίες με επαρκή λεπτομέρεια ώστε να αντιστοιχούν στη σύμβαση, συμπεριλαμβανομένων της ποσότητας, της μοναδιαίας τιμής και των εκπτώσεων όπου χρειάζεται.

5. Υπολογίστε τον φόρο και τα σύνολα

Ελέγξτε κάθε γραμμή, το υποσύνολο, την κατηγορία φόρου, τον συντελεστή, το ποσό φόρου, τη στρογγυλοποίηση και το τελικό ποσό στο αναγραφόμενο νόμισμα.

6. Προσθέστε τους συμφωνημένους όρους πληρωμής

Αναφέρετε την ημερομηνία λήξης και τις επαληθευμένες οδηγίες πληρωμής. Προσθέστε τόκους, τέλη ή όρους παρακράτησης μόνο όταν η σύμβαση και η νομοθεσία το επιτρέπουν.

7. Επαληθεύστε, αποστείλετε και αρχειοθετήστε

Ελέγξτε τα αναγνωριστικά και τους υπολογισμούς, παραδώστε μέσω του αποδεκτού καναλιού και διατηρήστε το τιμολόγιο και τα συνοδευτικά έγγραφα για το απαιτούμενο χρονικό διάστημα.

Συνηθισμένα πεδία τιμολογίου και τι πρέπει να επαληθεύσετε

Τα περισσότερα τιμολόγια προσδιορίζουν το έγγραφο, τον προμηθευτή, τον πελάτη, τη συναλλαγή, τις ημερομηνίες, τα ποσά, το νόμισμα και τους όρους πληρωμής. Τα φορολογικά τιμολόγια ενδέχεται να απαιτούν επίσης αριθμούς μητρώου, διαδοχικό αριθμό, ημερομηνία παροχής, φορολογητέα ποσά ανά κατηγορία, συντελεστές, ποσά φόρου και προβλεπόμενες σημειώσεις. Τα τιμολόγια του δημόσιου τομέα και τα διασυνοριακά τιμολόγια μπορεί να απαιτούν αναφορές αγοραστή, ηλεκτρονικές διευθύνσεις ή δομημένα πεδία που δεν εμφανίζονται σε ένα απλό PDF.

Μην αντιμετωπίζετε μια γενική λίστα ελέγχου ως απόδειξη νομικής εγκυρότητας ή του δικαιώματος του πελάτη για έκπτωση φόρου. Επιβεβαιώστε τους κανόνες για το καθεστώς του προμηθευτή, τον τόπο παροχής, τον τύπο πελάτη και την αξία του τιμολογίου. Η λίστα ελέγχου του Ηνωμένου Βασιλείου και η Οδηγία ΦΠΑ της ΕΕ στις πηγές καταδεικνύουν πώς οι επίσημες απαιτήσεις διαφέρουν ακόμη και μεταξύ γνωστών πεδίων τιμολογίου.

Πώς να υπολογίσετε τα σύνολα και τον φόρο

Για κάθε γραμμή, πολλαπλασιάστε την ποσότητα με τη μοναδιαία τιμή, εφαρμόστε τυχόν έκπτωση γραμμής και ελέγξτε το αποτέλεσμα. Προσθέστε τις γραμμές στο καθαρό υποσύνολο, υπολογίστε τον φόρο χρησιμοποιώντας την επιβεβαιωμένη κατηγορία και τον επιβεβαιωμένο συντελεστή, στη συνέχεια εμφανίστε το μικτό σύνολο και τυχόν ποσό που έχει ήδη καταβληθεί. Ακολουθήστε τον εφαρμοστέο κανόνα στρογγυλοποίησης και διατηρήστε όλα τα ποσά στο αναγραφόμενο νόμισμα.

Το λογισμικό μπορεί να εκτελέσει τους υπολογισμούς αφού εισαγάγετε έναν συντελεστή, αλλά δεν μπορεί να καθορίσει τη νομική μεταχείριση από μια σύντομη φόρμα. Η εγγραφή, η τοποθεσία, το καθεστώς του πελάτη, το προϊόν ή η υπηρεσία και τα ειδικά καθεστώτα μπορούν όλα να αλλάξουν το αποτέλεσμα. Μην υποθέτετε ότι μια διασυνοριακή πώληση υπόκειται αυτομάτως σε αντίστροφη χρέωση, απαλλάσσεται ή φορολογείται με μηδενικό συντελεστή. Επαληθεύστε τη μεταχείριση και τυχόν απαιτούμενη διατύπωση πριν από την έκδοση.

Αριθμοί και ημερομηνίες τιμολογίων

Χρησιμοποιήστε ένα αναγνωριστικό που είναι μοναδικό εντός της σειράς και της περιόδου που απαιτούν οι κανόνες σας. Ορισμένα φορολογικά συστήματα απαιτούν διαδοχικό αριθμό βάσει μίας ή περισσότερων σειρών, αλλά δεν υπάρχει καθολικός κανόνας μηδενικών κενών. Εάν ακυρώσετε, ανακαλέσετε ή διορθώσετε ένα έγγραφο, διατηρήστε το απαιτούμενο ίχνος ελέγχου αντί να εκχωρήσετε εκ νέου ένα αναγνωριστικό με τρόπο που αποκρύπτει την εγγραφή.

Οι ημερομηνίες που χρειάζεστε μπορεί να περιλαμβάνουν την ημερομηνία έκδοσης, την ημερομηνία παροχής ή υπηρεσίας, την προθεσμία πληρωμής και την ημερομηνία φορολογικού γεγονότος. Προσδιορίστε την προθεσμία πληρωμής από τη σύμβαση και εμφανίστε ημερολογιακή ημερομηνία όταν είναι εφικτό. Μην αλλάζετε ημερομηνία έκδοσης ή παροχής απλώς για να μεταφέρετε την αναφορά σε άλλη περίοδο.

Πώς να αποστείλετε το τιμολόγιό σας και να εισπράξετε

Το PDF είναι συνηθισμένο, αλλά δεν είναι αμετάβλητο και δεν υποκαθιστά ένα απαιτούμενο δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο, πύλη πελατών ή κανάλι της φορολογικής αρχής. Αποστείλετε τον μορφότυπο που αποδέχονται ο παραλήπτης και η αρμόδια δικαιοδοσία. Επαληθεύστε τον παραλήπτη πριν από την κοινοποίηση προσωπικών δεδομένων ή τραπεζικών στοιχείων και φυλάξτε το πρωτότυπο τιμολόγιο μαζί με τα αποδεικτικά παράδοσης και τυχόν μεταγενέστερων διορθώσεων.

Χρησιμοποιήστε επαληθευμένες οδηγίες πληρωμής και αναγράψτε σαφώς την ημερομηνία λήξης. Εάν το τιμολόγιο καταστεί ληξιπρόθεσμο, ακολουθήστε την συμφωνημένη διαδικασία υπενθύμισης και τους τοπικούς κανόνες περί τόκων, εξόδων είσπραξης και είσπραξης οφειλών. Επιβεβαιώστε τυχόν αλλαγή στα ήδη συμφωνημένα τραπεζικά στοιχεία μέσω αξιόπιστου καναλιού πριν την λάβετε υπόψη σας.

Συχνά λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Ελέγξτε τα παρακάτω σημεία πριν από την έκδοση. Καθένα από αυτά μπορεί να δυσκολέψει την αποδοχή, τη συμφωνία, την αναφορά ή την πληρωμή ενός τιμολογίου.

Διπλότυπη ή ανεξήγητη αναφορά

Διατηρήστε τα αναγνωριστικά μοναδικά εντός της απαιτούμενης σειράς και τηρήστε το ίχνος ελέγχου για ακυρωθέντα, ακυρωμένα και διορθωμένα παραστατικά.

Λανθασμένο πρόσωπο ή στοιχεία δρομολόγησης

Η εμπορική επωνυμία ενδέχεται να διαφέρει από τη νόμιμη ταυτότητα του προσώπου ή της οντότητας που πρέπει να τιμολογηθεί, και ορισμένοι αγοραστές απαιτούν εντολή αγοράς ή ηλεκτρονική διεύθυνση.

Μη επαληθευμένη φορολογική μεταχείριση

Η εγγραφή και μόνο δεν καθορίζει τον συντελεστή, την απαλλαγή ή την αντιστροφή της επιβάρυνσης. Επιβεβαιώστε τη συγκεκριμένη συναλλαγή.

Ασαφείς περιγραφές ειδών

Περιγράψτε τα παρασχεθέντα αγαθά, την περίοδο υπηρεσίας ή το ορόσημο με αρκετή σαφήνεια ώστε να αντιστοιχούν στη σύμβαση και να διευκολύνουν τον έλεγχο.

Μη επαληθευμένες οδηγίες πληρωμής

Ελέγξτε τα τραπεζικά στοιχεία και τις διευθύνσεις URL πληρωμής πριν από την έκδοση, ιδίως όταν οι οδηγίες έχουν αλλάξει πρόσφατα.

Χρήση PDF όταν απαιτούνται δομημένα δεδομένα

Ένα ευανάγνωστο PDF μπορεί να μην ικανοποιεί την απαίτηση πελάτη ή αρχής για δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο ή υποβολή μέσω πύλης.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζομαι λογισμικό για να εκδώσω τιμολόγιο;

Όχι πάντα. Ένας επεξεργαστής κειμένου, ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια γεννήτρια μπορεί να αρκούν όταν ο παραλήπτης και η δικαιοδοσία αποδέχονται αυτόν τον μορφότυπο. Το λογισμικό βοηθά στους υπολογισμούς, την αρίθμηση και την τήρηση αρχείων, αλλά δεν καθορίζει τη σωστή φορολογική μεταχείριση. Ορισμένες συναλλαγές απαιτούν δομημένη ηλεκτρονική τιμολόγηση ή κανάλι της αρμόδιας αρχής.

Τι πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο;

Δεν υπάρχει καθολικό ελάχιστο. Τα συνήθη πεδία προσδιορίζουν τον προμηθευτή, τον πελάτη, το τιμολόγιο, τις ημερομηνίες, τα αγαθά ή τις υπηρεσίες, το νόμισμα και τα ποσά. Τα φορολογικά τιμολόγια μπορεί να απαιτούν αριθμούς μητρώου, διαδοχικό αριθμό, φορολογητέα ποσά, συντελεστές, ποσά φόρου και προβλεπόμενες σημειώσεις. Ελέγξτε τους κανόνες για τη συναλλαγή και τυχόν απαιτήσεις δρομολόγησης του πελάτη.

Πώς πρέπει να αριθμώ τα τιμολόγιά μου;

Χρησιμοποιήστε αναγνωριστικό που είναι μοναδικό εντός της σειράς και της περιόδου που απαιτούν οι κανόνες σας. Ορισμένα συστήματα απαιτούν διαδοχικό αριθμό από μία ή περισσότερες σειρές, π.χ. 2026-001 και 2026-002, αλλά μην υποθέτετε ότι κάθε δικαιοδοσία εφαρμόζει τον ίδιο κανόνα μηδενικών κενών. Τηρήστε το απαιτούμενο ίχνος για ακυρωθέντα, ακυρωμένα και διορθωμένα τιμολόγια.

Υποχρεούμαι να χρεώσω ΦΠΑ ή φόρο πωλήσεων;

Εξαρτάται από τη φορολογική εγγραφή, τις τοποθεσίες του προμηθευτή και του πελάτη, την ιδιότητα του πελάτη, το είδος της παροχής και τυχόν ειδικό καθεστώς. Μην χρεώνετε φόρο, μην εφαρμόζετε αντίστροφη χρέωση ούτε αναγράφετε αριθμό μητρώου βασιζόμενοι αποκλειστικά σε ένα γενικό παράδειγμα. Επιβεβαιώστε τη φορολογική μεταχείριση για τη συγκεκριμένη συναλλαγή.

Μπορώ να δημιουργήσω τιμολόγιο δωρεάν;

Ναι. Η γεννήτρια σε αυτήν τη σελίδα μπορεί να δημιουργήσει ένα προσχέδιο PDF χωρίς λογαριασμό, κάρτα ή υδατογράφημα. Παραμένετε υπεύθυνοι για τον έλεγχο των αναγνωριστικών, της φορολογικής μεταχείρισης, των υποχρεωτικών πεδίων και του αποδεκτού τρόπου παράδοσης πριν από την έκδοση.