X'għandek bżonn qabel tibda
Qabel tikteb linja waħda, iġbor l-informazzjoni li fuqha tiddependi fattura. Li tkun lesta tibdel il-fatturazzjoni f'xogħol ta' żewġ minuti minflok avanti u lura mal-klijent tiegħek.
- Id-dettalji tan-negozju tiegħek
- L-isem kummerċjali tiegħek, l-indirizz, l-email tal-kuntatt, u kwalunkwe numru ta' reġistrazzjoni jew taxxa li japplika għalik.
- Id-dettalji tal-klijent tiegħek
- L-isem u l-indirizz biex tiffattura, u n-numru tat-taxxa tagħhom jekk huma negozju rreġistrat, li jgħodd għal bejgħ transkonfinali.
- Għal xiex qed tiffattura
- Deskrizzjoni qasira ta' kull prodott jew servizz, bil-kwantità u l-prezz għal kull unità.
- It-taxxa li tapplika
- Ir-rata tal-VAT jew tat-taxxa tal-bejgħ għal kull linja, jew nota jekk il-bejgħ huwiex b'rata żero, eżenti, jew reverse charge.
- Dati u termini
- Id-data li qed toħroġ il-fattura u d-data meta jrid isir il-ħlas (pereżempju 14 jew 30 jum wara).
- Kif trid titħallas
- Il-kont bankarju jew l-IBAN tiegħek, jew link tal-ħlas, biex il-klijent ikun jista' jħallas mingħajr ma jistaqsi kif.
Kif tagħmel fattura f'seba' passi
Kull fattura, kemm jekk miktuba bl-id jew iġġenerata, issegwi l-istess forma. Aħdem minn dawn il-passi fl-ordni u tispiċċa b'dokument komplut u professjonali.
- 1. Żid header
- Poġġi l-kelma Fattura fil-quċċata, flimkien mal-isem tan-negozju u l-logo tiegħek jekk għandek wieħed, biex id-dokument ikun rikonoxxibbli mill-ewwel.
- 2. Żid id-dettalji tiegħek u tal-klijent
- Elenka ismek, l-indirizz u n-numru tat-taxxa tiegħek, imbagħad il-klijent li qed tiffattura. Iż-żewġ partijiet iridu jiġu identifikati b'mod ċar.
- 3. Agħtiha numru u dati
- Assenja numru ta' fattura uniku u sekwenzjali u stabbilixxi d-data tal-ħruġ u d-data meta jrid isir il-ħlas.
- 4. Elenka l-entrati tal-linji
- Ringiela waħda għal kull prodott jew servizz: deskrizzjoni, kwantità, prezz tal-unità, u t-total tal-linja.
- 5. Żid taxxa u totali
- Issomma l-linji f'subtotal, żid VAT jew taxxa tal-bejgħ fejn tapplika, u uri l-ammont finali dovut.
- 6. Żid id-dettalji u t-termini tal-ħlas
- Uri kif u sa meta titħallas: dettalji bankarji jew link tal-ħlas, flimkien ma' kwalunkwe termini ta' ħlas tard.
- 7. Issejvjaha bħala PDF u ibgħatha
- Esporta PDF (biex il-layout ma jkunx jista' jiġi mibdul) u ibgħatha bl-email lill-klijent tiegħek, billi żżomm kopja għar-rekords tiegħek.
X'għandha tinkludi kull fattura
Xi oqsma huma kwistjoni ta' prattika tajba; oħrajn huma meħtieġa legalment f'ħafna pajjiżi. Fattura kompleta ġġorr il-kelma Fattura, numru ta' fattura uniku, id-data tal-ħruġ, l-isem u l-indirizz tiegħek, l-isem u l-indirizz tal-klijent tiegħek, deskrizzjoni tal-prodotti jew servizzi, l-ammont dovut, u t-taxxa murija separatament fejn tapplika.
Jekk int irreġistrat għall-VAT jew taxxa ekwivalenti, normalment trid turi wkoll in-numru tat-taxxa tiegħek, ir-rata tat-taxxa u l-ammont għal kull linja, u fl-UE spiss in-numru tal-VAT tal-klijent fuq bejgħ transkonfinali tan-negozju. Li tagħmel dawn sew huwa dak li jagħmel fattura valida biex il-klijent tiegħek jirklama t-taxxa u biex int iżżomm kotba nodfa.
Kif tikkalkula t-totali u t-taxxa
L-aritmetika hija sempliċi. Għal kull linja, immultiplika l-kwantità bil-prezz tal-unità biex tikseb it-total tal-linja. Żid it-totali tal-linji flimkien biex tikseb is-subtotal (l-ammont qabel it-taxxa). Imbagħad applika t-taxxa: immultiplika s-subtotal, jew kull linja, bir-rata rilevanti biex tikseb l-ammont tat-taxxa, u żidu biex tilħaq it-total dovut.
Jekk tbiegħ b'aktar minn rata tat-taxxa waħda, iġbor il-linji skont ir-rata u uri t-taxxa ta' kull rata separatament, biex it-tqassim ikun ċar. Bejgħ transkonfinali bejn negozji tal-UE huwa spiss reverse charge: turi l-ammont nett mingħajr VAT u żżid nota li x-xerrej jirrendikonta t-taxxa. Għodda li tkun taf dawn ir-regoli tikkalkula t-totali u n-noti t-tajba għalik, li tneħħi l-aktar sors komuni ta' żbalji fil-fattura.
Numri u dati tal-fattura
Agħti lil kull fattura numru uniku u sekwenzjali mingħajr lakuni, bħal INV-0001, INV-0002, u l-bqija. Serje konsistenti żżomm ir-rekords tiegħek faċli biex issegwihom u hija mistennija minn ħafna awtoritajiet tat-taxxa; lakuni jew duplikati jqajmu mistoqsijiet li ma tridx.
Uri żewġ dati b'mod ċar: id-data tal-ħruġ (meta toħroġ il-fattura) u d-data meta jrid isir il-ħlas (meta jkun mistenni l-ħlas). Aktar milli tikteb “dovut mal-irċevuta,” iddikjara terminu konkret bħal 14 jew 30 jum mid-data tal-ħruġ. Data ċara meta jrid isir il-ħlas hija aktar faċli biex issegwi u ġġiblek il-ħlas aktar malajr.
Kif tibgħat il-fattura tiegħek u titħallas
Ibgħat il-fattura bħala PDF biex il-layout u t-totali ma jkunux jistgħu jinbidlu fit-tranżitu, u żomm kopja għar-rekords tiegħek. L-email hija tajba għal ħafna freelancers u negozji żgħar; anness il-PDF u ikteb messaġġ qasir u ħabib bl-ammont u d-data meta jrid isir il-ħlas.
Agħmel il-ħlas faċli. Inkludi d-dettalji bankarji jew link tal-ħlas tiegħek direttament fuq il-fattura biex il-klijent ma jkollux għalfejn jistaqsi. Il-fatturi li joffru mod ovvju kif tħallas jiġu mħallsa notevolment aktar malajr. Jekk id-data meta jrid isir il-ħlas tgħaddi, tfakkira pulita ftit jiem wara hija normali u normalment huwa kulma jeħtieġ.
Żbalji komuni li għandek tevita
Ħafna problemi tal-fatturi jiġu minn ftit żbalji li jistgħu jiġu evitati. Verifika ħafifa qabel tibgħat tiffranka korrezzjonijiet skomdi aktar tard.
- Numru nieqes jew duplikat
- Li terġa' tuża numru jew taqbeż is-serje tagħmel ir-rekords tiegħek diffiċli biex tirrikonċiljahom u tista' tqajjem reviżjoni tat-taxxa.
- L-ebda data ċara tal-ħlas
- “Dovut mal-irċevuta” huwa vagu. Data speċifika tistabbilixxi l-aspettattiva u tagħmel is-segwitu sempliċi.
- Taxxa żbaljata jew nieqsa
- Li tiċċarġja r-rata żbaljata, jew tinsa nota ta' reverse charge fuq bejgħ transkonfinali, tagħmel il-fattura mhux konformi.
- Deskrizzjonijiet vagi tal-linji
- Linja li sempliċement tgħid “servizzi” tistieden mistoqsijiet. Iddeskrivi x'ikkunsinnajt biex il-klijent ikun jista' japprovaha malajr.
- L-ebda dettalji tal-ħlas
- Jekk il-klijent ma jistax jara kif iħallas, mhux se jagħmel dan, għallinqas mhux fil-ħin. Dejjem uri dettalji bankarji jew link.
- Li tibgħat fajl li jista' jiġi editjat
- Fajl ta' word-processor jew spreadsheet jista' jiġi mibdul. Dejjem ibgħat PDF.
Mistoqsijiet frekwenti
Għandi bżonn softwer biex nagħmel fattura?
Le. Tista' tagħmel fattura f'word processor jew spreadsheet, jew anke bl-id. Is-softwer jgħin bin-numerazzjoni sekwenzjali, it-totali u t-taxxa awtomatiċi, u PDF nadif, imma mhux meħtieġ. Tista' wkoll tuża ġeneratur online b'xejn mingħajr kont, bħal dak fuq din il-paġna.
Liema informazzjoni trid tinkludi fattura?
Bħala minimu: il-kelma Fattura, numru ta' fattura uniku, id-data tal-ħruġ, ismek u l-indirizz tiegħek, l-isem u l-indirizz tal-klijent tiegħek, deskrizzjoni tal-prodotti jew servizzi, l-ammont dovut, u t-taxxa (bħall-VAT) murija separatament fejn tapplika. Ħafna pajjiżi jżidu rekwiżiti speċifiċi, bħal numru tal-VAT għal negozji rreġistrati.
Kif għandi ninnumera l-fatturi tiegħi?
Uża numru uniku u sekwenzjali għal kull fattura, mingħajr lakuni, pereżempju INV-0001 imbagħad INV-0002. Serje konsistenti tagħmel ir-rekords tiegħek faċli biex issegwihom u hija mistennija minn ħafna awtoritajiet tat-taxxa.
Irrid niċċarġja VAT jew taxxa tal-bejgħ?
Jiddependi minn fejn int ibbażat, jekk intix irreġistrat, u fejn jinsab il-klijent tiegħek. Jekk int irreġistrat għall-VAT normalment tiċċarġja VAT u turi n-numru tal-VAT tiegħek; bejgħ transkonfinali bejn negozji tal-UE spiss juża reverse charge. Iċċekkja r-regoli għall-pajjiż tiegħek.
Nista' nagħmel fattura b'xejn?
Iva. Tista' toħloq u tniżżel fattura professjonali b'xejn, mingħajr kont u mingħajr watermark, billi tuża l-ġeneratur fuq din il-paġna. Xejn minn dak li ddaħħal ma jinħażen.