Wat je nodig hebt voordat je begint
Voordat je ook maar een regel schrijft, verzamel je de informatie waar een factuur op steunt. Met alles bij de hand wordt factureren een klusje van twee minuten in plaats van heen-en-weer gemail met je klant.
- Je bedrijfsgegevens
- Je handelsnaam, adres, contact-e-mailadres en eventuele registratie- of belastingnummers die op jou van toepassing zijn.
- De gegevens van je klant
- De naam en het adres waarnaar je factureert, en hun btw-nummer als zij een geregistreerd bedrijf zijn, wat van belang is bij grensoverschrijdende verkopen.
- Wat je in rekening brengt
- Een korte omschrijving van elk product of elke dienst, met de hoeveelheid en de prijs per stuk.
- De btw die van toepassing is
- Het btw-tarief per regel, of een vermelding als de verkoop nultarief, vrijgesteld of verlegd is.
- Datums en voorwaarden
- De datum waarop je de factuur uitreikt en de datum waarop de betaling verschuldigd is (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen later).
- Hoe je betaald wilt worden
- Je bankrekening of IBAN, of een betaallink, zodat de klant kan betalen zonder ernaar te hoeven vragen.
Hoe je in zeven stappen een factuur maakt
Elke factuur, of die nu met de hand of automatisch wordt gemaakt, heeft dezelfde opbouw. Werk deze stappen op volgorde af en je houdt een compleet, professioneel document over.
- 1. Voeg een kopregel toe
- Zet het woord Factuur bovenaan, samen met je bedrijfsnaam en je logo als je dat hebt, zodat het document meteen herkenbaar is.
- 2. Voeg je gegevens en die van de klant toe
- Vermeld je naam, adres en btw-nummer, en daarna de klant aan wie je factureert. Beide partijen moeten duidelijk te herkennen zijn.
- 3. Geef de factuur een nummer en datums
- Ken een uniek, doorlopend factuurnummer toe en stel de uitreikdatum en de vervaldatum van de betaling in.
- 4. Vermeld de factuurregels
- Eén regel per product of dienst: omschrijving, hoeveelheid, prijs per stuk en het regeltotaal.
- 5. Voeg btw en totalen toe
- Tel de regels op tot een subtotaal, voeg btw toe waar die van toepassing is, en toon het uiteindelijk verschuldigde bedrag.
- 6. Voeg betaalgegevens en voorwaarden toe
- Laat zien hoe en wanneer er betaald moet worden: bankgegevens of een betaallink, plus eventuele voorwaarden bij te late betaling.
- 7. Sla de factuur op als PDF en verstuur hem
- Exporteer een PDF (zodat de opmaak niet kan worden gewijzigd) en mail die naar je klant, en bewaar zelf een kopie voor je administratie.
Wat elke factuur moet bevatten
Sommige velden zijn een kwestie van goede gewoonte; andere zijn in de meeste landen wettelijk verplicht. Een complete factuur draagt het woord Factuur, een uniek factuurnummer, de uitreikdatum, je naam en adres, de naam en het adres van je klant, een omschrijving van de goederen of diensten, het verschuldigde bedrag, en de btw die apart wordt vermeld waar die van toepassing is.
Als je btw-plichtig bent of een gelijkwaardige belasting afdraagt, moet je doorgaans ook je btw-nummer, het btw-tarief en het bedrag per regel tonen, en in de EU vaak het btw-nummer van de klant bij grensoverschrijdende zakelijke verkopen. Dit goed doen is wat een factuur geldig maakt, zodat je klant de btw kan terugvorderen en jij een sluitende administratie houdt.
Hoe je totalen en btw berekent
Het rekenwerk is eenvoudig. Vermenigvuldig per regel de hoeveelheid met de prijs per stuk om het regeltotaal te krijgen. Tel de regeltotalen bij elkaar op om het subtotaal te krijgen (het bedrag vóór btw). Pas daarna de btw toe: vermenigvuldig het subtotaal, of elke regel, met het juiste tarief om het btw-bedrag te krijgen, en tel dat erbij op tot het totaal te betalen bedrag.
Verkoop je tegen meer dan één btw-tarief, groepeer de regels dan per tarief en toon de btw per tarief apart, zodat de onderverdeling duidelijk is. Grensoverschrijdende verkopen tussen EU-bedrijven vallen vaak onder de verleggingsregeling: je toont het nettobedrag zonder btw en voegt een vermelding toe dat de koper de btw afdraagt. Een tool die deze regels kent, berekent de totalen en de juiste vermeldingen voor je, wat de meest voorkomende bron van factuurfouten wegneemt.
Factuurnummers en datums
Geef elke factuur een uniek, doorlopend nummer zonder gaten, zoals INV-0001, INV-0002, enzovoort. Een consistente reeks houdt je administratie overzichtelijk en wordt door de meeste belastingdiensten verwacht; gaten of duplicaten roepen vragen op die je liever vermijdt.
Toon twee datums duidelijk: de uitreikdatum (wanneer je de factuur opstelt) en de vervaldatum (wanneer de betaling wordt verwacht). Schrijf in plaats van “te betalen bij ontvangst” een concrete termijn, zoals 14 of 30 dagen na de uitreikdatum. Een specifieke vervaldatum is makkelijker op te volgen en zorgt dat je sneller wordt betaald.
Hoe je je factuur verstuurt en betaald krijgt
Verstuur de factuur als PDF, zodat de opmaak en de totalen onderweg niet kunnen worden gewijzigd, en bewaar een kopie voor je administratie. E-mail volstaat voor de meeste zzp'ers en kleine ondernemers; voeg de PDF toe en schrijf een kort, vriendelijk bericht met het bedrag en de vervaldatum.
Maak betalen makkelijk. Vermeld je bankgegevens of een betaallink rechtstreeks op de factuur, zodat de klant er niet naar hoeft te vragen. Facturen met een duidelijke manier om te betalen worden merkbaar sneller voldaan. Verstrijkt de vervaldatum, dan is een vriendelijke herinnering een paar dagen later normaal en meestal genoeg.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
De meeste factuurproblemen komen voort uit een handvol vermijdbare misstappen. Een snelle controle vóór het versturen bespaart je later vervelende correcties.
- Een ontbrekend of dubbel nummer
- Een nummer hergebruiken of een gat in de reeks laten maakt je administratie moeilijk sluitend te krijgen en kan een belastingcontrole uitlokken.
- Geen duidelijke vervaldatum
- “Te betalen bij ontvangst” is vaag. Een specifieke datum schept de verwachting en maakt opvolging eenvoudig.
- Onjuiste of ontbrekende btw
- Het verkeerde tarief rekenen, of een verleggingsvermelding vergeten bij een grensoverschrijdende verkoop, maakt de factuur niet conform.
- Vage regelomschrijvingen
- Een regel die alleen “diensten” vermeldt, roept vragen op. Beschrijf wat je hebt geleverd, zodat de klant het snel kan goedkeuren.
- Geen betaalgegevens
- Als de klant niet kan zien hoe te betalen, doet hij dat niet, in elk geval niet op tijd. Toon altijd bankgegevens of een link.
- Een bewerkbaar bestand versturen
- Een tekstverwerker- of spreadsheetbestand kan worden aangepast. Verstuur altijd een PDF.
Veelgestelde vragen
Heb ik software nodig om een factuur te maken?
Nee. Je kunt een factuur maken in een tekstverwerker of spreadsheet, of zelfs met de hand. Software helpt met doorlopende nummering, automatische totalen en btw, en een nette PDF, maar is niet verplicht. Je kunt ook een gratis online generator zonder account gebruiken, zoals die op deze pagina.
Welke informatie moet een factuur bevatten?
Minimaal: het woord Factuur, een uniek factuurnummer, de uitreikdatum, je naam en adres, de naam en het adres van je klant, een omschrijving van de goederen of diensten, het verschuldigde bedrag, en de btw die apart wordt vermeld waar die van toepassing is. Veel landen voegen specifieke eisen toe, zoals een btw-nummer voor geregistreerde bedrijven.
Hoe moet ik mijn facturen nummeren?
Gebruik voor elke factuur een uniek, doorlopend nummer, zonder gaten, bijvoorbeeld INV-0001 en daarna INV-0002. Een consistente reeks houdt je administratie overzichtelijk en wordt door de meeste belastingdiensten verwacht.
Moet ik btw in rekening brengen?
Dat hangt af van waar je gevestigd bent, of je btw-plichtig bent en waar je klant zit. Ben je btw-plichtig, dan reken je doorgaans btw en vermeld je je btw-nummer; grensoverschrijdende verkopen tussen EU-bedrijven vallen vaak onder de verleggingsregeling. Controleer de regels voor jouw land.
Kan ik gratis een factuur maken?
Ja. Je kunt gratis een professionele factuur maken en downloaden, zonder account en zonder watermerk, met de generator op deze pagina. Niets van wat je invult wordt opgeslagen.