Wat u nodig hebt voordat u begint
Begin met de commerciële overeenkomst en de regels die op de transactie van toepassing zijn. De onderstaande velden komen vaak voor, maar een belastingfactuur, factuur voor de publieke sector of gestructureerde e-factuur kan aanvullende identificatiegegevens of een ander verzendkanaal vereisen.
- Gegevens van de leverancier
- De juridische of handelsnaam, het adres en de contactgegevens, plus registratie- en belastingidentificatienummers wanneer de toepasselijke regels dit vereisen.
- Klantgegevens
- De correcte juridische naam van de klant, het factuuradres en eventuele aankooporder-, koper-, belasting- of routeringscodes die de klant u heeft gevraagd te gebruiken.
- De levering
- Geef duidelijke beschrijvingen, hoeveelheden, eenheden, prijzen, kortingen en de leverings- of dienstperiode op die nodig zijn om elke kostenpost te verklaren.
- Fiscale behandeling
- Het tarief, de vrijstelling, het nultarief of de verleggingsregeling die u zelfstandig voor deze transactie hebt bevestigd.
- Datums en voorwaarden
- De uitgifte- en leveringsdata, de overeengekomen vervaldatum, de valuta, de betalingsvoorwaarden en eventuele contractreferenties.
- Leverings- en betalingsgegevens
- Het geaccepteerde factuurformaat en -kanaal, geverifieerde bankgegevens of betalings-URL, en de juiste ontvanger.
Hoe maakt u een factuur in zeven stappen
Gebruik deze zeven stappen als werkvolgorde en vergelijk vervolgens het concept met het contract, de instructies van de klant en de lokale factureringsregels.
- 1. Kies het document en het kanaal
- Controleer of de klant een PDF accepteert of een portaal, gestructureerde e-factuur of indiening bij de belastingdienst vereist.
- 2. Identificeer de partijen
- Voer de namen, adressen en identificatiegegevens van de leverancier en de klant in die voor deze transactie vereist zijn.
- 3. Voeg een referentie en datums toe
- Gebruik een unieke factuur-ID, indien nodig een opeenvolgende reeks, en de relevante uitgiftedatum, leveringsdatum en vervaldatum.
- 4. Beschrijf elke kostenpost
- Geef de goederen of diensten voldoende gedetailleerd weer zodat ze overeenkomen met de overeenkomst, inclusief hoeveelheid, eenheidsprijs en eventuele kortingen.
- 5. Bereken belasting en totalen
- Controleer elke regel, het subtotaal, de belastingcategorie, het tarief, het belastingbedrag, de afronding en het eindbedrag in de opgegeven valuta.
- 6. Voeg de overeengekomen betalingsvoorwaarden toe
- Vermeld de vervaldatum en de geverifieerde betalingsinstructies. Voeg alleen rente, kosten of inhoudingsvoorwaarden toe wanneer de overeenkomst en de wet dit toestaan.
- 7. Valideer, verstuur en bewaar
- Controleer de identificatiegegevens en berekeningen, verstuur de factuur via het geaccepteerde kanaal en bewaar de factuur en bijbehorende documenten gedurende de vereiste periode.
Veelvoorkomende factuurvelden en wat u moet controleren
De meeste facturen vermelden het document, de leverancier, de klant, de transactie, de data, de bedragen, de valuta en de betalingsvoorwaarden. Op belastingfacturen kunnen ook registratienummers, een volgnummer, de leveringsdatum, belastbare bedragen per categorie, tarieven, belastingbedragen en voorgeschreven opmerkingen vereist zijn. Voor facturen in de publieke sector en grensoverschrijdende facturen kunnen referenties van de koper, elektronische adressen of gestructureerde velden vereist zijn die niet op een standaard-PDF staan.
Beschouw een algemene checklist niet als bewijs van rechtsgeldigheid of van het recht van de klant op belastingaftrek. Controleer de regels met betrekking tot de status van de leverancier, de plaats van levering, het type klant en de factuurwaarde. De Britse checklist en de EU-btw-richtlijn in de bronnen illustreren hoe officiële vereisten zelfs binnen bekende factuurvelden kunnen verschillen.
Hoe u totalen en belasting berekent
Vermenigvuldig voor elke regel de hoeveelheid met de eenheidsprijs, pas eventuele regelkortingen toe en controleer het resultaat. Tel de regelbedragen op om het nettosubtotaal te berekenen, bereken de belasting aan de hand van de bevestigde categorie en het tarief, en geef vervolgens het brutototaal en eventuele reeds betaalde bedragen weer. Volg de geldende afrondingsregel en houd alle bedragen in de opgegeven valuta.
Software kan rekenwerk uitvoeren nadat u een tarief hebt ingevoerd, maar kan de wettelijke behandeling niet vaststellen op basis van een kort formulier. Registratie, locatie, klantstatus, product of dienst en speciale regelingen kunnen het resultaat allemaal beïnvloeden. Ga er niet van uit dat een grensoverschrijdende verkoop automatisch onder de verleggingsregeling valt, vrijgesteld is of een nultarief heeft. Controleer de behandeling en eventuele vereiste bewoordingen vóór uitgifte.
Factuurnummers en datums
Gebruik een identificatiecode die uniek is binnen de reeks en periode die door uw regels worden vereist. Sommige belastingstelsels vereisen een volgnummer op basis van één of meer reeksen, maar er is geen universele regel die hiaten verbiedt. Als u een document ongeldig maakt, annuleert of corrigeert, behoud dan het vereiste controlespoor in plaats van een identificatiecode opnieuw toe te wijzen op een manier die het record onduidelijk maakt.
De datums die u nodig hebt, kunnen onder meer de uitgiftedatum, de leverings- of dienstverleningsdatum, de vervaldatum van de betaling en de belastingdatum omvatten. Leid de vervaldatum af uit de overeenkomst en vermeld waar mogelijk een kalenderdatum. Wijzig een uitgifte- of leveringsdatum niet louter om de rapportage naar een andere periode te verschuiven.
Hoe u uw factuur verstuurt en betaald krijgt
Een PDF-bestand wordt vaak gebruikt, maar is niet onveranderlijk en vervangt geen vereiste gestructureerde e-factuur, klantenportaal of kanaal van de belastingdienst. Verstuur het formaat dat de ontvanger en het rechtsgebied accepteren. Controleer de ontvanger voordat u persoonsgegevens of bankgegevens vrijgeeft, en bewaar de originele factuur plus het bewijs van verzending en latere correcties.
Gebruik geverifieerde betalingsinstructies en vermeld de vervaldatum duidelijk. Als de factuur achterstallig raakt, volg dan de overeengekomen aanmaningsprocedure en de lokale regels inzake rente, invorderingskosten en incasso. Bevestig een wijziging in eerder overeengekomen bankgegevens via een betrouwbaar kanaal voordat u erop vertrouwt.
Veelgemaakte fouten die u moet vermijden
Controleer deze punten vóór uitgifte. Elk punt kan het moeilijker maken om een factuur te accepteren, af te stemmen, te rapporteren of te betalen.
- Een dubbele of onverklaarbare verwijzing
- Zorg ervoor dat identificatiecodes uniek blijven binnen de vereiste reeks en bewaar het controlespoor voor geannuleerde, ongeldig verklaarde en gecorrigeerde documenten.
- Verkeerde partij- of verzendgegevens
- Een handelsnaam is mogelijk niet de juridische factureringsentiteit van de klant, en sommige kopers vereisen een inkooporder of een elektronisch adres.
- Niet-geverifieerde fiscale behandeling
- Registratie alleen is niet bepalend voor het tarief, de vrijstelling of de verlegging. Controleer de specifieke transactie.
- Vage regelbeschrijvingen
- Beschrijf de geleverde goederen, de dienstverleningsperiode of de mijlpaal voldoende gedetailleerd zodat deze overeenkomen met de overeenkomst en een controle mogelijk maken.
- Niet-geverifieerde betalingsinstructies
- Controleer bankgegevens en betalings-URL’s vóór uitgifte, vooral wanneer de instructies recentelijk zijn gewijzigd.
- Gebruik van PDF wanneer gestructureerde gegevens vereist zijn
- Een leesbare PDF kan nog steeds niet voldoen aan de eisen van een klant of autoriteit voor een gestructureerde e-factuur of indiening via een portaal.
Veelgestelde vragen
Heb ik software nodig om een factuur op te stellen?
Niet altijd. Een tekstverwerker, spreadsheet of generator kan volstaan wanneer de ontvanger en het rechtsgebied dat formaat accepteren. Software helpt bij berekeningen, nummering en registraties, maar bepaalt niet de juiste fiscale behandeling. Sommige transacties vereisen gestructureerde e-facturering of een officieel kanaal.
Welke informatie moet een factuur bevatten?
Er is geen universeel minimum. Veelvoorkomende velden zijn de leverancier, de klant, de factuur, data, goederen of diensten, de valuta en bedragen. Fiscale facturen kunnen registratienummers, een volgnummer, belastbare bedragen, tarieven, belastingbedragen en voorgeschreven opmerkingen vereisen. Controleer de regels voor de transactie en eventuele routeringsvereisten van de klant.
Hoe moet ik mijn facturen nummeren?
Gebruik een identificatiecode die uniek is binnen de reeks en periode die volgens uw regels vereist zijn. Sommige systemen vereisen een volgnummer uit een of meer reeksen, zoals 2026-001 en 2026-002, maar ga er niet van uit dat elke jurisdictie dezelfde regel inzake het ontbreken van hiaten hanteert. Bewaar het vereiste spoor voor ongeldig verklaarde, geannuleerde en gecorrigeerde facturen.
Moet ik btw of omzetbelasting in rekening brengen?
Dit hangt af van de registratie, de locaties van de leverancier en de klant, de status van de klant, wat er is geleverd en eventuele speciale regelingen. Breng geen belasting in rekening, pas geen verlegging toe en vermeld geen registratienummer op basis van alleen een algemeen voorbeeld. Controleer de behandeling van de transactie.
Kan ik gratis een factuur opstellen?
Ja. Met de generator op deze pagina kunt u een PDF-concept aanmaken zonder account, creditcard of watermerk. U blijft zelf verantwoordelijk voor het controleren van de identificatiegegevens, de fiscale behandeling, de verplichte velden en het geaccepteerde afleverformaat voordat u het document uitgeeft.