Ko reikia prieš pradedant
Prieš rašydami pirmąją eilutę, surinkite informaciją, nuo kurios priklauso sąskaita. Kai ji paruošta, sąskaitos išrašymas tampa dviejų minučių darbu, o ne susirašinėjimu su klientu.
- Jūsų įmonės duomenys
- Jūsų pavadinimas, adresas, kontaktinis el. paštas ir bet koks taikomas registracijos ar mokesčių mokėtojo kodas.
- Jūsų kliento duomenys
- Pavadinimas ir adresas, kuriam išrašoma sąskaita, bei jo mokesčių mokėtojo kodas, jei tai registruota įmonė, kas svarbu tarptautiniams pardavimams.
- Už ką išrašote sąskaitą
- Trumpas kiekvienos prekės ar paslaugos aprašymas su kiekiu ir vieneto kaina.
- Taikomas mokestis
- PVM ar pardavimo mokesčio tarifas kiekvienai eilutei arba pastaba, jei pardavimas yra nulinio tarifo, neapmokestinamas ar atvirkštinio apmokestinimo.
- Datos ir sąlygos
- Sąskaitos išrašymo data ir apmokėjimo data (pavyzdžiui, po 14 ar 30 dienų).
- Kaip norite gauti apmokėjimą
- Jūsų banko sąskaita arba IBAN ar mokėjimo nuoroda, kad klientas galėtų apmokėti neklausdamas.
Kaip sukurti sąskaitą faktūrą per septynis žingsnius
Kiekviena sąskaita, ranka rašyta ar sugeneruota, turi tą pačią struktūrą. Atlikite šiuos žingsnius iš eilės ir gausite pilną, profesionalų dokumentą.
- 1. Pridėkite antraštę
- Viršuje užrašykite žodžius Sąskaita faktūra, taip pat savo įmonės pavadinimą ir logotipą, jei turite, kad dokumentas būtų iškart atpažįstamas.
- 2. Pridėkite savo ir kliento duomenis
- Nurodykite savo pavadinimą, adresą ir mokesčių mokėtojo kodą, tada klientą, kuriam išrašote sąskaitą. Abi šalys turi būti aiškiai nurodytos.
- 3. Suteikite numerį ir datas
- Priskirkite unikalų, nuoseklų sąskaitos numerį ir nustatykite išrašymo bei apmokėjimo datą.
- 4. Surašykite eilutes
- Po vieną eilutę kiekvienai prekei ar paslaugai: aprašymas, kiekis, vieneto kaina ir eilutės suma.
- 5. Pridėkite mokesčius ir sumas
- Sudėkite eilutes į tarpinę sumą, pridėkite PVM ar pardavimo mokestį, kur taikoma, ir parodykite galutinę mokėtiną sumą.
- 6. Pridėkite apmokėjimo duomenis ir sąlygas
- Nurodykite, kaip ir iki kada apmokėti: banko sąskaitą arba mokėjimo nuorodą ir bet kokias vėlavimo sąlygas.
- 7. Išsaugokite kaip PDF ir išsiųskite
- Eksportuokite PDF (kad išdėstymo nebūtų galima pakeisti) ir el. paštu išsiųskite klientui, pasilikdami kopiją savo apskaitai.
Ką privalo turėti kiekviena sąskaita faktūra
Vieni laukai yra geros praktikos reikalas, kiti daugumoje šalių privalomi pagal įstatymą. Pilna sąskaita turi žodžius Sąskaita faktūra, unikalų sąskaitos numerį, išrašymo datą, jūsų pavadinimą ir adresą, jūsų kliento pavadinimą ir adresą, prekių ar paslaugų aprašymą, mokėtiną sumą ir mokestį, parodytą atskirai, kur jis taikomas.
Jei esate registruotas PVM ar lygiaverčio mokesčio mokėtojas, paprastai taip pat privalote nurodyti savo mokesčių mokėtojo kodą, tarifą ir mokesčio sumą kiekvienai eilutei, o ES dažnai ir kliento PVM kodą tarptautiniuose verslo pardavimuose. Teisingai nurodyti šie duomenys yra tai, kas daro sąskaitą galiojančią, kad klientas galėtų atskaityti mokestį, o jūs vestumėte tvarkingą apskaitą.
Kaip apskaičiuoti sumas ir mokesčius
Aritmetika paprasta. Kiekvienoje eilutėje padauginkite kiekį iš vieneto kainos ir gausite eilutės sumą. Sudėkite eilučių sumas ir gausite tarpinę sumą (sumą be mokesčių). Tada pritaikykite mokestį: padauginkite tarpinę sumą arba kiekvieną eilutę iš atitinkamo tarifo ir gausite mokesčio sumą, kurią pridėjus gaunama galutinė mokėtina suma.
Jei parduodate keliais mokesčio tarifais, sugrupuokite eilutes pagal tarifą ir parodykite kiekvieno tarifo mokestį atskirai, kad suskirstymas būtų aiškus. Tarptautiniai pardavimai tarp ES įmonių dažnai yra atvirkštinio apmokestinimo: nurodote sumą be PVM ir pridedate pastabą, kad mokestį apskaičiuoja pirkėjas. Įrankis, kuris žino šias taisykles, apskaičiuoja sumas ir tinkamas pastabas už jus, taip pašalindamas dažniausią sąskaitų klaidų šaltinį.
Sąskaitų numeriai ir datos
Kiekvienai sąskaitai suteikite unikalų, nuoseklų numerį be tarpų, pavyzdžiui INV-0001, INV-0002 ir taip toliau. Nuosekli serija palaiko tvarkingą apskaitą ir jos tikisi dauguma mokesčių institucijų; tarpai ar pasikartojimai kelia klausimų, kurių nenorite.
Aiškiai nurodykite dvi datas: išrašymo datą (kada išrašote sąskaitą) ir apmokėjimo datą (kada laukiate apmokėjimo). Užuot rašę “apmokėti gavus”, nurodykite konkretų terminą, pavyzdžiui 14 ar 30 dienų nuo išrašymo datos. Konkrečią datą lengviau priminti ir už ją greičiau sumokama.
Kaip išsiųsti sąskaitą ir gauti apmokėjimą
Sąskaitą siųskite kaip PDF, kad išdėstymo ir sumų nebūtų galima pakeisti pakeliui, ir pasilikite kopiją savo apskaitai. Daugumai laisvai samdomų specialistų ir mažų įmonių el. paštas yra tinkamas; prisekite PDF ir parašykite trumpą, draugišką žinutę su suma ir apmokėjimo data.
Padarykite apmokėjimą paprastą. Įtraukite savo banko duomenis ar mokėjimo nuorodą tiesiai sąskaitoje, kad klientui nereikėtų klausti. Sąskaitos, kuriose yra aiškus būdas apmokėti, apmokamos pastebimai greičiau. Jei apmokėjimo data praeina, mandagus priminimas po kelių dienų yra įprastas ir paprastai to pakanka.
Dažniausios klaidos, kurių verta vengti
Dauguma sąskaitų problemų kyla dėl kelių išvengiamų klaidų. Greitas patikrinimas prieš išsiunčiant sutaupo nemalonių pataisymų vėliau.
- Trūkstamas ar pasikartojantis numeris
- Pakartotinai naudojamas numeris ar praleista serija apsunkina apskaitos suderinimą ir gali sukelti mokesčių patikrą.
- Nėra aiškios apmokėjimo datos
- “Apmokėti gavus” yra neaišku. Konkreti data nustato lūkestį ir palengvina priminimą.
- Neteisingas ar trūkstamas mokestis
- Netinkamas tarifas arba pamiršta atvirkštinio apmokestinimo pastaba tarptautiniame pardavime daro sąskaitą neatitinkančia reikalavimų.
- Neaiškūs eilučių aprašymai
- Eilutė, kurioje parašyta tik “paslaugos”, kelia klausimų. Aprašykite, ką pateikėte, kad klientas galėtų greitai patvirtinti.
- Nėra apmokėjimo duomenų
- Jei klientas nemato, kaip apmokėti, jis to nepadarys, bent jau laiku. Visada nurodykite banko duomenis ar nuorodą.
- Siunčiamas redaguojamas failas
- Tekstų rengyklės ar skaičiuoklės failą galima pakeisti. Visada siųskite PDF.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar reikia programos sąskaitai sukurti?
Ne. Sąskaitą galite sukurti tekstų rengyklėje ar skaičiuoklėje arba net ranka. Programa padeda su nuosekliu numeravimu, automatinėmis sumomis ir mokesčiais bei tvarkingu PDF, bet ji nebūtina. Taip pat galite naudoti nemokamą internetinį generatorių be paskyros, kaip šiame puslapyje.
Kokią informaciją privalo turėti sąskaita?
Bent: žodžius Sąskaita faktūra, unikalų sąskaitos numerį, išrašymo datą, jūsų pavadinimą ir adresą, jūsų kliento pavadinimą ir adresą, prekių ar paslaugų aprašymą, mokėtiną sumą ir mokestį (pavyzdžiui PVM), parodytą atskirai, kur jis taikomas. Daugelis šalių prideda konkrečius reikalavimus, pavyzdžiui PVM kodą registruotoms įmonėms.
Kaip numeruoti sąskaitas?
Kiekvienai sąskaitai naudokite unikalų, nuoseklų numerį be tarpų, pavyzdžiui INV-0001, tada INV-0002. Nuosekli serija palaiko tvarkingą apskaitą ir jos tikisi dauguma mokesčių institucijų.
Ar privalau imti PVM ar pardavimo mokestį?
Tai priklauso nuo to, kur esate, ar esate registruotas ir kur yra jūsų klientas. Jei esate PVM mokėtojas, paprastai imate PVM ir nurodote savo PVM kodą; tarptautiniai pardavimai tarp ES įmonių dažnai yra atvirkštinio apmokestinimo. Pasitikrinkite savo šalies taisykles.
Ar galiu sukurti sąskaitą nemokamai?
Taip. Profesionalią sąskaitą galite sukurti ir atsisiųsti nemokamai, be paskyros ir be vandenženklio, naudodami generatorių šiame puslapyje. Niekas, ką įvedate, nėra saugoma.