Ko reikia prieš pradedant
Pradėkite nuo komercinės sutarties ir taisyklių, taikomų sandoriui. Toliau pateikti laukai yra įprasti, tačiau mokesčių sąskaitai faktūrai, viešojo sektoriaus sąskaitai faktūrai ar struktūrizuotai elektroninei sąskaitai faktūrai gali prireikti papildomų identifikatorių arba kitokio pateikimo kanalo.
- Tiekėjo duomenys
- Teisinis arba prekinis pavadinimas, adresas ir kontaktiniai duomenys, taip pat registracijos ir mokesčių identifikatoriai, jei to reikalauja taikomos taisyklės.
- Kliento duomenys
- Teisingas kliento juridinis pavadinimas, sąskaitos išrašymo adresas ir bet koks pirkimo užsakymo, pirkėjo, mokesčių ar maršruto identifikatorius, kurį jis paprašė jūsų naudoti.
- Tiekimas
- Aiškūs aprašymai, kiekiai, matavimo vienetai, kainos, nuolaidos ir tiekimo arba paslaugų teikimo laikotarpis, reikalingi kiekvienam mokesčiui paaiškinti.
- Mokesčių tvarka
- Tarifas, atleidimas nuo mokesčio, nulinis tarifas arba atvirkštinis apmokestinimas, kurį savarankiškai patvirtinote šiam sandoriui.
- Datos ir terminai
- Išdavimo ir tiekimo datos, sutartas mokėjimo terminas, valiuta, mokėjimo sąlygos ir bet kokia nuoroda į sutartį.
- Pristatymo ir mokėjimo duomenys
- Priimtinas sąskaitos faktūros formatas ir perdavimo kanalas, patikrinti banko duomenys arba mokėjimo URL adresas ir teisingas gavėjas.
Kaip parengti sąskaitą faktūrą per septynis žingsnius
Naudokite šiuos septynis žingsnius kaip darbo seką, tada palyginkite projektą su sutartimi, kliento nurodymais ir vietinėmis sąskaitų išrašymo taisyklėmis.
- 1. Pasirinkite dokumentą ir kanalą
- Patikrinkite, ar klientas priima PDF failą, ar reikalauja portalo, struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros arba pateikimo mokesčių institucijai.
- 2. Nurodykite šalis
- Įveskite tiekėjo ir kliento pavadinimus, adresus bei identifikatorius, reikalingus šiai operacijai.
- 3. Pridėkite nuorodą ir datas
- Naudokite unikalų sąskaitos faktūros identifikatorių, jei reikia - eilės numerį, taip pat atitinkamas išrašymo, tiekimo ir mokėjimo termino datas.
- 4. Aprašykite kiekvieną poziciją
- Išvardykite prekes ar paslaugas pakankamai išsamiai, kad atitiktų sutartį, įskaitant kiekį, vieneto kainą ir, jei taikoma, nuolaidas.
- 5. Apskaičiuokite mokesčius ir bendras sumas
- Patikrinkite kiekvieną eilutę, tarpines sumas, mokesčių kategorijas, tarifus, mokesčių sumas, apvalinimus ir galutinę sumą nurodyta valiuta.
- 6. Pridėkite sutartas mokėjimo sąlygas
- Nurodykite mokėjimo terminą ir patvirtintas mokėjimo instrukcijas. Palūkanas, mokesčius ar sulaikymo sąlygas nurodykite tik tuomet, kai tai numatyta sutartyje ir teisės aktuose.
- 7. Patikrinkite, išsiųskite ir išsaugokite
- Patikrinkite identifikatorius ir aritmetinius skaičiavimus, pateikite sąskaitą per patvirtintą kanalą ir saugokite sąskaitą bei patvirtinamuosius dokumentus reikalaujamą laikotarpį.
Dažniausiai pasitaikantys sąskaitos faktūros laukai ir ką reikia patikrinti
Daugumoje sąskaitų faktūrų nurodomas dokumentas, tiekėjas, pirkėjas, sandoris, datos, sumos, valiuta ir mokėjimo sąlygos. Mokesčių sąskaitose faktūrose taip pat gali būti reikalaujama nurodyti registracijos numerius, eilės numerį, tiekimo datą, apmokestinamas sumas pagal kategorijas, tarifus, mokesčių sumas ir privalomas pastabas. Viešojo sektoriaus ir tarptautinėse sąskaitose faktūrose gali būti reikalaujama pirkėjo nuorodų, elektroninių adresų arba struktūrizuotų laukelių, kurių nėra paprastame PDF faile.
Bendro pobūdžio kontrolinio sąrašo nelaikykite teisinio galiojimo ar kliento teisės atskaityti mokestį įrodymu. Patikrinkite taisykles, susijusias su tiekėjo statusu, tiekimo vieta, kliento tipu ir sąskaitos faktūros verte. Šaltiniuose pateiktas Jungtinės Karalystės kontrolinis sąrašas ir ES PVM direktyva iliustruoja, kaip oficialūs reikalavimai skiriasi net ir tarp pažįstamų sąskaitos faktūros laukelių.
Kaip apskaičiuoti sumas ir mokesčius
Kiekvienoje eilutėje padauginkite kiekį iš vieneto kainos, pritaikykite bet kokią eilutės nuolaidą ir patikrinkite rezultatą. Pridėkite eilutes prie grynosios tarpinės sumos, apskaičiuokite mokestį naudodami patvirtintą kategoriją ir tarifą, tada parodykite bendrą sumą ir bet kokią jau sumokėtą sumą. Laikykitės taikomos apvalinimo taisyklės ir visas sumas nurodykite nurodyta valiuta.
Programinė įranga gali atlikti aritmetinius skaičiavimus, kai įvedate tarifą, tačiau ji negali nustatyti teisinio traktavimo remiantis sutrumpinta forma. Registracija, vieta, kliento statusas, prekė ar paslauga ir specialiosios schemos - visa tai gali pakeisti rezultatą. Nemanokite, kad tarpvalstybinis pardavimas automatiškai yra apmokestinamas pagal atvirkštinio apmokestinimo principą, atleistas nuo mokesčio ar apmokestinamas nuliniu tarifu. Prieš išrašydami sąskaitą, patikrinkite apmokestinimo tvarką ir bet kokią reikiamą formuluotę.
Sąskaitų faktūrų numeriai ir datos
Naudokite identifikatorių, kuris yra unikalus pagal jūsų taisyklėse nustatytą seriją ir laikotarpį. Kai kurios mokesčių sistemos reikalauja eilės numerio, pagrįsto viena ar keliomis serijomis, tačiau nėra visuotinės taisyklės, draudžiančios tarpų atsiradimą. Jei anuliuojate, atšaukiate ar taisote dokumentą, išsaugokite reikiamą audito seką, užuot iš naujo priskyrę identifikatorių taip, kad būtų užmaskuotas įrašas.
Reikiamos datos gali apimti išrašymo datą, tiekimo ar paslaugos teikimo datą, mokėjimo terminą ir mokesčio taikymo datą. Nustatykite mokėjimo terminą remdamiesi sutartimi ir, jei įmanoma, nurodykite kalendorinę datą. Nekeiskite išrašymo ar tiekimo datos vien tam, kad perkeltumėte ataskaitų teikimą į kitą laikotarpį.
Kaip išsiųsti sąskaitą faktūrą ir gauti apmokėjimą
PDF yra plačiai naudojamas, tačiau jis nėra nekintamas ir nepakeičia privalomos struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros, klientų portalo ar mokesčių institucijos kanalo. Siųskite formatą, kurį priima gavėjas ir jurisdikcija. Prieš atskleisdami asmens duomenis ar banko duomenis, patikrinkite gavėją ir išsaugokite originalią sąskaitą faktūrą bei pristatymo įrodymus ir vėlesnius pataisymus.
Naudokite patvirtintas mokėjimo instrukcijas ir aiškiai nurodykite mokėjimo terminą. Jei sąskaita faktūra tampa pradelsta, laikykitės sutarto priminimo proceso ir vietinių taisyklių dėl palūkanų, išieškojimo mokesčių ir skolų išieškojimo. Prieš pasikliaudami anksčiau sutartais banko duomenimis, patvirtinkite jų pakeitimą per patikimą kanalą.
Dažniausios klaidos, kurių reikia vengti
Prieš išrašydami sąskaitą faktūrą peržiūrėkite šiuos punktus. Kiekvienas iš jų gali apsunkinti sąskaitos faktūros priėmimą, suderinimą, ataskaitų teikimą ar apmokėjimą.
- Pasikartojanti arba nepaaiškinta nuoroda
- Užtikrinkite identifikatorių unikalumą reikalaujamoje serijoje ir išsaugokite audito seką, susijusią su anuliuotais, panaikintais ir pataisytais dokumentais.
- Neteisingi šalių arba maršruto duomenys
- Prekybinis pavadinimas gali nesutapti su kliento teisiniu sąskaitų išrašymo subjektu, o kai kurie pirkėjai reikalauja pirkimo užsakymo arba elektroninio adreso.
- Nepatvirtintas apmokestinimas
- Vien registracija nenustato tarifo, atleidimo nuo mokesčio ar atvirkštinio apmokestinimo. Patikrinkite konkretų sandorį.
- Neaiškūs eilučių aprašymai
- Pakankamai išsamiai apibūdinkite tiekiamas prekes, paslaugų teikimo laikotarpį arba etapą, kad tai atitiktų sutartį ir palengvintų peržiūrą.
- Nepatvirtintos mokėjimo instrukcijos
- Prieš išrašydami sąskaitą, patikrinkite banko duomenis ir mokėjimo URL adresus, ypač jei nurodymai neseniai pasikeitė.
- PDF naudojimas, kai reikalingi struktūrizuoti duomenys
- Net ir lengvai skaitomas PDF failas gali neatitikti kliento ar valdžios institucijos reikalavimų dėl struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros ar pateikimo per portalą.
Dažnai užduodami klausimai
Ar man reikia programinės įrangos sąskaitai faktūrai išrašyti?
Ne visada. Tekstų redaktorius, skaičiuoklė ar generatorius gali būti pakankami, jei gavėjas ir jurisdikcija priima tokį formatą. Programinė įranga padeda atlikti aritmetinius skaičiavimus, numeravimą ir tvarkyti įrašus, tačiau ji nenustato teisingo apmokestinimo būdo. Kai kurioms operacijoms reikalingos struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros arba oficialus kanalas.
Kokia informacija turi būti nurodyta sąskaitoje faktūroje?
Nėra visuotinai taikomo minimalaus reikalavimų skaičiaus. Įprasti laukai identifikuoja tiekėją, klientą, sąskaitą faktūrą, datas, prekes ar paslaugas, valiutą ir sumas. Mokesčių sąskaitose faktūrose gali būti reikalaujama nurodyti registracijos numerius, eilės numerį, apmokestinamas sumas, tarifus, mokesčių sumas ir privalomas pastabas. Patikrinkite sandorio taisykles ir visus kliento maršruto reikalavimus.
Kaip turėčiau sunumeruoti savo sąskaitas faktūras?
Naudokite identifikatorių, kuris yra unikalus pagal jūsų taisyklėse nustatytą seriją ir laikotarpį. Kai kurios sistemos reikalauja eilės numerio iš vienos ar kelių serijų, pvz., 2026-001 ir 2026-002, tačiau nereikia manyti, kad kiekvienoje jurisdikcijoje galioja ta pati taisyklė dėl numerių tęstinumo. Išsaugokite reikiamą seką, susijusią su anuliuotomis, atšauktomis ir pataisytomis sąskaitomis faktūromis.
Ar turiu taikyti PVM ar pardavimo mokestį?
Tai priklauso nuo registracijos, tiekėjo ir kliento buvimo vietos, kliento statuso, tiekimo pobūdžio ir galimų specialių schemų. Netaikykite mokesčio, nenaudokite atvirkštinio apmokestinimo ir nenurodykite registracijos numerio remdamiesi vien tik bendruoju pavyzdžiu. Patikrinkite, kaip turi būti traktuojama konkreti sandorio situacija.
Ar galiu nemokamai išrašyti sąskaitą faktūrą?
Taip. Šiame puslapyje esantis generatorius gali sukurti PDF projektą be paskyros, kortelės ar vandens ženklo. Prieš išrašydami sąskaitą faktūrą, patys atsakote už jos identifikatorių, mokesčių taikymo, privalomų laukų ir priimtino pristatymo formato patikrinimą.