Qué necesitas antes de empezar
Antes de escribir una sola línea, reúne la información de la que depende una factura. Tenerla a mano convierte la facturación en una tarea de dos minutos en lugar de un ir y venir con tu cliente.
- Tus datos de empresa
- Tu nombre comercial, dirección, correo electrónico de contacto y cualquier número de registro o identificación fiscal que te corresponda.
- Los datos de tu cliente
- El nombre y la dirección a los que facturar, y su número de identificación fiscal si es una empresa registrada, algo que importa en las ventas transfronterizas.
- Qué estás facturando
- Una breve descripción de cada producto o servicio, con la cantidad y el precio por unidad.
- El impuesto que se aplica
- El tipo de IVA de cada línea, o una nota si la venta está a tipo cero, exenta o sujeta a inversión del sujeto pasivo.
- Fechas y condiciones
- La fecha en la que emites la factura y la fecha de vencimiento del pago (por ejemplo, 14 o 30 días después).
- Cómo quieres cobrar
- Tu cuenta bancaria o IBAN, o un enlace de pago, para que el cliente pueda abonar sin tener que preguntar cómo.
Cómo hacer una factura en siete pasos
Toda factura, ya sea escrita a mano o generada, sigue la misma estructura. Sigue estos pasos en orden y obtendrás un documento completo y profesional.
- 1. Añade un encabezado
- Coloca la palabra Factura en la parte superior, junto con el nombre de tu empresa y tu logotipo si tienes uno, para que el documento se reconozca al instante.
- 2. Añade tus datos y los del cliente
- Indica tu nombre, dirección y número de identificación fiscal, y después el cliente al que facturas. Ambas partes deben quedar claramente identificadas.
- 3. Asígnale un número y fechas
- Asigna un número de factura único y secuencial, y establece la fecha de emisión y la fecha de vencimiento del pago.
- 4. Detalla las líneas
- Una fila por producto o servicio: descripción, cantidad, precio unitario y total de la línea.
- 5. Añade los impuestos y los totales
- Suma las líneas para obtener la base imponible, añade el IVA cuando corresponda y muestra el importe final a pagar.
- 6. Añade los datos de pago y las condiciones
- Indica cómo y para cuándo pagar: datos bancarios o un enlace de pago, además de las condiciones por demora si las hay.
- 7. Guárdala como PDF y envíala
- Exporta un PDF (para que el formato no pueda alterarse) y envíaselo por correo electrónico a tu cliente, conservando una copia para tus registros.
Qué debe incluir toda factura
Algunos campos son cuestión de buenas prácticas; otros son obligatorios por ley en la mayoría de los países. Una factura completa lleva la palabra Factura, un número de factura único, la fecha de emisión, tu nombre y dirección, el nombre y la dirección de tu cliente, una descripción de los bienes o servicios, el importe a pagar y el impuesto mostrado por separado cuando corresponda.
Si estás dado de alta en el IVA o en un impuesto equivalente, normalmente también debes mostrar tu número de identificación fiscal, el tipo impositivo y el importe de cada línea, y en la UE a menudo el número de IVA del cliente en las ventas transfronterizas entre empresas. Hacerlo bien es lo que da validez a la factura para que tu cliente pueda deducir el impuesto y para que tú lleves una contabilidad limpia.
Cómo calcular los totales y los impuestos
La aritmética es sencilla. En cada línea, multiplica la cantidad por el precio unitario para obtener el total de la línea. Suma los totales de las líneas para obtener la base imponible (el importe antes de impuestos). Después aplica el impuesto: multiplica la base imponible, o cada línea, por el tipo correspondiente para obtener el importe del impuesto, y súmalo para llegar al total a pagar.
Si vendes con más de un tipo impositivo, agrupa las líneas por tipo y muestra el impuesto de cada tipo por separado, para que el desglose quede claro. Las ventas transfronterizas entre empresas de la UE suelen estar sujetas a inversión del sujeto pasivo: muestras el importe neto sin IVA y añades una nota indicando que el comprador es quien declara el impuesto. Una herramienta que conoce estas reglas calcula los totales y las notas correctas por ti, lo que elimina la fuente más habitual de errores en las facturas.
Números y fechas de factura
Da a cada factura un número único y secuencial sin saltos, como INV-0001, INV-0002, etc. Una serie coherente mantiene tus registros fáciles de seguir y es lo que esperan la mayoría de las administraciones tributarias; los saltos o duplicados generan dudas que no te interesan.
Muestra dos fechas con claridad: la fecha de emisión (cuando creas la factura) y la fecha de vencimiento (cuando se espera el pago). En lugar de escribir “pago a la recepción”, indica un plazo concreto, como 14 o 30 días desde la fecha de emisión. Una fecha de vencimiento concreta es más fácil de reclamar y hace que te paguen antes.
Cómo enviar tu factura y cobrar
Envía la factura en PDF para que el formato y los totales no puedan cambiarse por el camino, y conserva una copia para tus registros. El correo electrónico es suficiente para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas; adjunta el PDF y escribe un mensaje breve y cordial con el importe y la fecha de vencimiento.
Pónselo fácil para pagar. Incluye tus datos bancarios o un enlace de pago directamente en la factura para que el cliente no tenga que preguntar. Las facturas que ofrecen una forma evidente de pagar se abonan notablemente antes. Si pasa la fecha de vencimiento, un recordatorio cordial unos días después es lo habitual y normalmente basta.
Errores habituales que conviene evitar
La mayoría de los problemas con las facturas vienen de un puñado de descuidos evitables. Una revisión rápida antes de enviar te ahorra correcciones incómodas más adelante.
- Un número ausente o duplicado
- Reutilizar un número o saltarte la serie hace que tus registros sean difíciles de cuadrar y puede activar una revisión fiscal.
- Sin una fecha de vencimiento clara
- “Pago a la recepción” es ambiguo. Una fecha concreta marca la expectativa y simplifica el seguimiento.
- Impuesto incorrecto o ausente
- Aplicar el tipo equivocado, u olvidar la nota de inversión del sujeto pasivo en una venta transfronteriza, hace que la factura no cumpla con la normativa.
- Descripciones de línea imprecisas
- Una línea que solo dice “servicios” invita a preguntas. Describe lo que has entregado para que el cliente pueda aprobarlo rápidamente.
- Sin datos de pago
- Si el cliente no ve cómo pagar, no lo hará, al menos no a tiempo. Muestra siempre los datos bancarios o un enlace.
- Enviar un archivo editable
- Un archivo de procesador de textos o de hoja de cálculo puede modificarse. Envía siempre un PDF.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un programa para hacer una factura?
No. Puedes hacer una factura en un procesador de textos o una hoja de cálculo, o incluso a mano. Un programa ayuda con la numeración secuencial, los totales e impuestos automáticos y un PDF limpio, pero no es imprescindible. También puedes usar un generador online gratuito sin cuenta, como el de esta página.
¿Qué información debe incluir una factura?
Como mínimo: la palabra Factura, un número de factura único, la fecha de emisión, tu nombre y dirección, el nombre y la dirección de tu cliente, una descripción de los bienes o servicios, el importe a pagar y el impuesto (como el IVA) mostrado por separado cuando corresponda. Muchos países añaden requisitos específicos, como un número de IVA para las empresas registradas.
¿Cómo debo numerar mis facturas?
Usa un número único y secuencial para cada factura, sin saltos, por ejemplo INV-0001 y luego INV-0002. Una serie coherente mantiene tus registros fáciles de seguir y es lo que esperan la mayoría de las administraciones tributarias.
¿Tengo que cobrar el IVA?
Depende de dónde estés establecido, de si estás dado de alta y de dónde se encuentre tu cliente. Si estás dado de alta en el IVA, normalmente cobras el IVA y muestras tu número de IVA; las ventas transfronterizas entre empresas de la UE suelen aplicar la inversión del sujeto pasivo. Consulta las normas de tu país.
¿Puedo hacer una factura gratis?
Sí. Puedes crear y descargar una factura profesional gratis, sin cuenta y sin marca de agua, con el generador de esta página. Nada de lo que introduzcas se almacena.