Qué necesitas antes de empezar
Comienza con el acuerdo comercial y las normas aplicables a la operación. Los campos que se indican a continuación son habituales, pero una factura fiscal, una factura del sector público o una factura electrónica estructurada pueden requerir identificadores adicionales o un canal de entrega distinto.
- Datos del proveedor
- El nombre legal o comercial, el domicilio y los datos de contacto, además de los identificadores de registro y fiscales cuando las normas aplicables los exijan.
- Datos del cliente
- El nombre legal correcto del cliente, la dirección de facturación y cualquier identificador de pedido de compra, comprador, fiscal o de enrutamiento que te haya pedido utilizar.
- La operación
- Descripciones claras, cantidades, unidades, precios, descuentos y el período de suministro o de prestación del servicio necesarios para justificar cada cargo.
- Tratamiento fiscal
- El tipo impositivo, la exención, el tipo cero o el régimen de inversión del sujeto pasivo que hayas verificado de forma independiente para esta operación.
- Fechas y condiciones
- Las fechas de expedición y de la operación, la fecha de vencimiento acordada, la moneda, las condiciones de pago y cualquier referencia contractual.
- Datos de entrega y pago
- El formato y el canal de factura aceptados, los datos bancarios verificados o la URL de pago, y el destinatario correcto.
Cómo hacer una factura en siete pasos
Utiliza estos siete pasos como secuencia de trabajo y, a continuación, compara el borrador con el contrato, las instrucciones del cliente y las normas de facturación locales.
- 1. Elegir el documento y el canal
- Confirme si el cliente acepta un PDF o si requiere un portal, una factura electrónica estructurada o la presentación ante la autoridad tributaria.
- 2. Identificar a las partes
- Introduzca los nombres, las direcciones y los identificadores del proveedor y del cliente requeridos para esta transacción.
- 3. Añadir una referencia y las fechas
- Utilice un identificador de factura único, una serie secuencial cuando sea necesario, y las fechas de emisión, de realización de la operación y de vencimiento correspondientes.
- 4. Describir cada cargo
- Enumere los bienes o servicios con el detalle suficiente para ajustarse al acuerdo, e incluya la cantidad, el precio unitario y los descuentos cuando proceda.
- 5. Calcular los impuestos y los totales
- Compruebe cada línea, el subtotal, la categoría fiscal, el tipo impositivo, la cuota tributaria, el redondeo y el importe final en la divisa indicada.
- 6. Añadir las condiciones de pago acordadas
- Indique la fecha de vencimiento y las instrucciones de pago verificadas. Añada intereses, comisiones o condiciones de retención únicamente cuando el acuerdo y la legislación lo amparen.
- 7. Validar, enviar y conservar
- Revise los identificadores y los cálculos, entregue la factura a través del canal aceptado y conserve la factura y los documentos justificativos durante el plazo requerido.
Campos habituales de una factura y qué verificar
La mayoría de las facturas identifican el documento, el proveedor, el cliente, la transacción, las fechas, los importes, la divisa y las condiciones de pago. Las facturas fiscales también pueden requerir números de registro, un número secuencial, la fecha de la operación, los importes imponibles por categoría, los tipos impositivos, las cuotas tributarias y las notas preceptivas. Las facturas del sector público y las transfronterizas pueden requerir referencias del comprador, direcciones electrónicas o campos estructurados que no aparecen en un PDF básico.
No considere una lista genérica como prueba de validez legal ni del derecho del cliente a deducir impuestos. Confirme las normas aplicables según la situación del proveedor, el lugar de realización de la operación, el tipo de cliente y el importe de la factura. La lista del Reino Unido y la Directiva del IVA de la UE citadas en las fuentes ilustran cómo los requisitos oficiales difieren incluso entre campos de factura habituales.
Cómo calcular los totales y los impuestos
En cada línea, multiplique la cantidad por el precio unitario, aplique el descuento de línea si lo hay y compruebe el resultado. Sume las líneas para obtener el subtotal neto, calcule el impuesto con la categoría y el tipo impositivo confirmados, y muestre el total bruto y el importe ya abonado, en su caso. Aplique la regla de redondeo correspondiente y mantenga todos los importes en la divisa indicada.
El software puede realizar operaciones aritméticas una vez introducido un tipo impositivo, pero no puede determinar el tratamiento fiscal a partir de un formulario breve. El registro, la ubicación, la condición del cliente, el producto o servicio y los regímenes especiales pueden alterar el resultado. No presuponga que una venta transfronteriza está automáticamente sujeta a inversión del sujeto pasivo, exenta o gravada a tipo cero. Verifique el tratamiento y la redacción requerida antes de emitir la factura.
Numeración y fechas de las facturas
Utilice un identificador que sea único dentro de la serie y el periodo que exijan sus normas. Algunos sistemas tributarios requieren un número secuencial basado en una o varias series, pero no existe una regla universal que prohíba los saltos en la numeración. Si anula, cancela o corrige un documento, conserve la pista de auditoría requerida en lugar de reasignar un identificador de forma que se oculte el registro.
Las fechas necesarias pueden incluir la fecha de emisión, la fecha de la operación o prestación del servicio, la fecha de vencimiento del pago y la fecha de devengo. Derive la fecha de vencimiento del acuerdo y muestre una fecha del calendario siempre que sea posible. No modifique una fecha de emisión o de operación con el único fin de trasladar la declaración a otro periodo.
Cómo enviar tu factura y cobrar
El PDF es común, pero no es inmutable y no sustituye a una factura electrónica estructurada, un portal de clientes o un canal de la autoridad fiscal cuando son obligatorios. Envía el formato que acepten el destinatario y la jurisdicción. Comprueba el destinatario antes de exponer datos personales o bancarios, y conserva la factura original junto con el comprobante de entrega y las correcciones posteriores.
Utiliza instrucciones de pago verificadas e indica claramente la fecha de vencimiento. Si el pago de la factura se retrasa, sigue el proceso de recordatorio acordado y las normas locales sobre intereses, gastos de recuperación y cobranza. Confirma cualquier cambio en los datos bancarios acordados previamente a través de un canal de confianza antes de utilizarlos.
Errores comunes que debes evitar
Revisa estos puntos antes de la emisión. Cada uno puede dificultar que la factura sea aceptada, conciliada, declarada o pagada.
- Una referencia duplicada o sin explicar
- Mantén los identificadores únicos dentro de la serie requerida y conserva la pista de auditoría de los documentos cancelados, anulados y corregidos.
- El destinatario o los datos de facturación incorrectos
- Un nombre comercial puede no ser la entidad legal de facturación del cliente, y algunos compradores requieren una orden de compra o una dirección electrónica.
- Tratamiento fiscal no verificado
- La inscripción por sí sola no determina el tipo impositivo, la exención o la inversión del sujeto pasivo. Confirma la operación específica.
- Descripciones de línea imprecisas
- Describe los bienes suministrados, el período de servicio o el hito con suficiente detalle para que coincida con el acuerdo y facilite la revisión.
- Instrucciones de pago no verificadas
- Comprueba los datos bancarios y las URL de pago antes de la emisión, especialmente cuando las instrucciones hayan cambiado recientemente.
- Uso de PDF cuando se requieren datos estructurados
- Un PDF legible puede seguir incumpliendo el mandato de un cliente o de una autoridad que exija una factura electrónica estructurada o su presentación en un portal.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un software para crear una factura?
No siempre. Un procesador de textos, una hoja de cálculo o un generador pueden ser suficientes cuando el destinatario y la jurisdicción aceptan ese formato. El software ayuda con los cálculos, la numeración y los registros, pero no decide el tratamiento fiscal correcto. Algunas operaciones requieren facturación electrónica estructurada o un canal de la autoridad.
¿Qué información debe incluir una factura?
No existe un mínimo universal. Los campos comunes identifican al proveedor, al cliente, la factura, las fechas, los bienes o servicios, la moneda y los importes. Las facturas fiscales pueden requerir números de registro, un número secuencial, bases imponibles, tipos impositivos, cuotas tributarias y notas preceptivas. Consulta las normas aplicables a la operación y cualquier requisito de entrega al cliente.
¿Cómo debo numerar mis facturas?
Utiliza un identificador que sea único dentro de la serie y el período que exijan tus normas. Algunos sistemas requieren un número secuencial de una o más series, como 2026-001 y 2026-002, pero no asumas que todas las jurisdicciones tienen la misma norma de correlatividad sin saltos. Conserva el rastro requerido para las facturas anuladas, canceladas y corregidas.
¿Tengo que cobrar IVA o impuesto sobre las ventas?
Depende de la inscripción, la ubicación del proveedor y del cliente, la condición del cliente, lo que se haya suministrado y cualquier régimen especial aplicable. No aplique impuestos, una inversión del sujeto pasivo ni muestre un número de identificación basándose únicamente en un ejemplo genérico. Confirme el tratamiento fiscal de la operación.
¿Puedo crear una factura gratis?
Sí. El generador de esta página puede crear un borrador en PDF sin necesidad de cuenta, tarjeta ni marca de agua. Usted sigue siendo responsable de verificar sus identificadores, el tratamiento fiscal, los campos obligatorios y el formato de envío aceptado antes de emitirla.