O que você precisa antes de começar
Antes de escrever uma única linha, reúna as informações de que a fatura depende. Tê-las à mão transforma a emissão em uma tarefa de dois minutos, em vez de um vai e vem com o seu cliente.
- Os dados da sua empresa
- Seu nome comercial, endereço, e-mail de contato e qualquer número de inscrição ou cadastro fiscal que se aplique a você.
- Os dados do seu cliente
- O nome e o endereço a serem cobrados e o número de inscrição fiscal, caso seja uma empresa registrada, o que importa em vendas internacionais.
- O que você está cobrando
- Uma breve descrição de cada produto ou serviço, com a quantidade e o preço por unidade.
- O imposto que se aplica
- A alíquota de IVA ou de imposto sobre vendas de cada linha, ou uma nota se a venda for de alíquota zero, isenta ou de cobrança reversa.
- Datas e condições
- A data em que você está emitindo a fatura e a data em que o pagamento vence (por exemplo, 14 ou 30 dias depois).
- Como você quer receber
- Sua conta bancária ou IBAN, ou um link de pagamento, para que o cliente possa quitar sem precisar perguntar como.
Como fazer uma fatura em sete passos
Toda fatura, seja feita à mão ou gerada, segue o mesmo formato. Percorra estes passos em ordem e você terminará com um documento completo e profissional.
- 1. Adicione um cabeçalho
- Coloque a palavra Fatura no topo, junto com o nome da sua empresa e o logotipo, se você tiver um, para que o documento seja reconhecido na hora.
- 2. Adicione seus dados e os do cliente
- Liste seu nome, endereço e número de inscrição fiscal, depois o cliente que você está cobrando. Ambas as partes devem estar claramente identificadas.
- 3. Dê um número e datas
- Atribua um número de fatura único e sequencial e defina a data de emissão e a data de vencimento do pagamento.
- 4. Liste os itens
- Uma linha por produto ou serviço: descrição, quantidade, preço unitário e o total da linha.
- 5. Adicione imposto e totais
- Some as linhas para chegar a um subtotal, adicione o IVA ou o imposto sobre vendas quando se aplicar e mostre o valor final devido.
- 6. Adicione dados e condições de pagamento
- Mostre como e até quando pagar: dados bancários ou um link de pagamento, além de qualquer condição para atraso.
- 7. Salve como PDF e envie
- Exporte um PDF (para que o layout não possa ser alterado) e envie por e-mail ao cliente, guardando uma cópia para seus registros.
O que toda fatura deve incluir
Alguns campos são questão de boa prática; outros são exigidos por lei na maioria dos países. Uma fatura completa traz a palavra Fatura, um número de fatura único, a data de emissão, seu nome e endereço, o nome e endereço do cliente, uma descrição dos bens ou serviços, o valor devido e o imposto exibido separadamente quando se aplica.
Se você é registrado para IVA ou imposto equivalente, normalmente também deve mostrar seu número de inscrição fiscal, a alíquota e o valor do imposto de cada linha e, na UE, muitas vezes o número de IVA do cliente em vendas internacionais entre empresas. Acertar esses pontos é o que torna uma fatura válida para o seu cliente recuperar o imposto e para você manter a contabilidade em ordem.
Como calcular os totais e o imposto
A aritmética é simples. Para cada linha, multiplique a quantidade pelo preço unitário para obter o total da linha. Some os totais das linhas para obter o subtotal (o valor antes do imposto). Em seguida, aplique o imposto: multiplique o subtotal, ou cada linha, pela alíquota correspondente para obter o valor do imposto e some-o para chegar ao total devido.
Se você vende com mais de uma alíquota de imposto, agrupe as linhas por alíquota e mostre o imposto de cada uma separadamente, para que o detalhamento fique claro. As vendas internacionais entre empresas da UE costumam ter cobrança reversa: você mostra o valor líquido sem IVA e adiciona uma nota de que o comprador é quem apura o imposto. Uma ferramenta que conhece essas regras calcula os totais e as notas corretas para você, o que elimina a fonte mais comum de erros em faturas.
Números e datas das faturas
Dê a cada fatura um número único e sequencial sem falhas, como FAT-0001, FAT-0002 e assim por diante. Uma série consistente mantém seus registros fáceis de acompanhar e é esperada pela maioria das autoridades fiscais; falhas ou duplicidades levantam questões que você não quer ter.
Mostre duas datas com clareza: a data de emissão (quando você gera a fatura) e a data de vencimento (quando o pagamento é esperado). Em vez de escrever "vencimento no recebimento", informe um prazo concreto, como 14 ou 30 dias a partir da data de emissão. Uma data de vencimento específica é mais fácil de cobrar e faz você receber mais rápido.
Como enviar sua fatura e receber
Envie a fatura como um PDF para que o layout e os totais não possam ser alterados no caminho, e guarde uma cópia para seus registros. O e-mail é suficiente para a maioria dos freelancers e pequenas empresas; anexe o PDF e escreva uma mensagem curta e cordial com o valor e a data de vencimento.
Facilite o pagamento. Inclua seus dados bancários ou um link de pagamento diretamente na fatura, para que o cliente não precise perguntar. Faturas que oferecem uma forma óbvia de pagar são quitadas visivelmente mais rápido. Se a data de vencimento passar, um lembrete educado alguns dias depois é normal e geralmente basta.
Erros comuns a evitar
A maioria dos problemas com faturas vem de um punhado de deslizes evitáveis. Uma rápida conferência antes de enviar poupa correções constrangedoras depois.
- Número faltando ou duplicado
- Reutilizar um número ou pular a série deixa seus registros difíceis de conciliar e pode chamar a atenção de uma revisão fiscal.
- Sem data de vencimento clara
- "Vencimento no recebimento" é vago. Uma data específica define a expectativa e torna a cobrança direta.
- Imposto errado ou faltando
- Cobrar a alíquota errada, ou esquecer a nota de cobrança reversa em uma venda internacional, deixa a fatura fora de conformidade.
- Descrições vagas nas linhas
- Uma linha que diz apenas "serviços" gera perguntas. Descreva o que você entregou para que o cliente possa aprovar rapidamente.
- Sem dados de pagamento
- Se o cliente não consegue ver como pagar, ele não pagará, ao menos não no prazo. Sempre mostre dados bancários ou um link.
- Enviar um arquivo editável
- Um arquivo de processador de texto ou planilha pode ser alterado. Sempre envie um PDF.
Perguntas frequentes
Preciso de software para fazer uma fatura?
Não. Você pode fazer uma fatura em um processador de texto ou planilha, ou até à mão. O software ajuda com a numeração sequencial, os totais e o imposto automáticos e um PDF caprichado, mas não é obrigatório. Você também pode usar um gerador online gratuito sem conta, como o desta página.
Quais informações uma fatura deve incluir?
No mínimo: a palavra Fatura, um número de fatura único, a data de emissão, seu nome e endereço, o nome e endereço do cliente, uma descrição dos bens ou serviços, o valor devido e o imposto (como o IVA) exibido separadamente quando se aplica. Muitos países adicionam exigências específicas, como um número de IVA para empresas registradas.
Como devo numerar minhas faturas?
Use um número único e sequencial para cada fatura, sem falhas, por exemplo FAT-0001 e depois FAT-0002. Uma série consistente deixa seus registros fáceis de acompanhar e é esperada pela maioria das autoridades fiscais.
Tenho que cobrar IVA ou imposto sobre vendas?
Depende de onde você está sediado, se você é registrado e de onde está o seu cliente. Se você é registrado para IVA, normalmente cobra o IVA e mostra seu número de IVA; vendas internacionais entre empresas da UE costumam usar a cobrança reversa. Verifique as regras do seu país.
Posso fazer uma fatura de graça?
Sim. Você pode criar e baixar uma fatura profissional de graça, sem conta e sem marca-d'água, usando o gerador desta página. Nada do que você digita é armazenado.