O que você precisa antes de começar
Comece pelo acordo comercial e pelas regras aplicáveis à operação. Os campos abaixo são comuns, mas uma nota fiscal, uma fatura para o setor público ou uma fatura eletrônica estruturada pode exigir identificadores adicionais ou outro canal de entrega.
- Dados do fornecedor
- Razão social ou nome comercial, endereço e dados de contato, além dos números de registro e identificação fiscal quando exigidos pelas regras aplicáveis.
- Dados do cliente
- Razão social correta do cliente, endereço de cobrança e qualquer número de pedido, identificador do comprador, identificador fiscal ou código de roteamento solicitado.
- O fornecimento
- Descrições claras, quantidades, unidades, preços, descontos e o período do fornecimento ou serviço necessário para explicar cada cobrança.
- Tratamento fiscal
- A alíquota, isenção, alíquota zero ou inversão do sujeito passivo que você confirmou de forma independente para esta operação.
- Datas e condições
- As datas de emissão e fornecimento, o vencimento acordado, a moeda, as condições de pagamento e qualquer referência contratual.
- Dados de entrega e pagamento
- O formato e o canal de faturamento aceitos, dados bancários ou URL de pagamento verificados e o destinatário correto.
Como fazer uma fatura em sete etapas
Use estas sete etapas como sequência de trabalho. Depois, compare o rascunho com o contrato, as instruções do cliente e as regras locais de faturamento.
- 1. Escolha o documento e o canal
- Confirme se o cliente aceita PDF ou exige um portal, uma fatura eletrônica estruturada ou o envio à autoridade fiscal.
- 2. Identifique as partes
- Informe os nomes, endereços e identificadores do fornecedor e do cliente exigidos para esta operação.
- 3. Acrescente uma referência e as datas
- Use um identificador único de fatura, uma série sequencial quando exigida e as datas relevantes de emissão, fornecimento e vencimento.
- 4. Descreva cada cobrança
- Liste os bens ou serviços com detalhes suficientes para corresponder ao acordo, incluindo quantidade, preço unitário e descontos, quando aplicáveis.
- 5. Calcule os tributos e os totais
- Confira cada item, subtotal, categoria fiscal, alíquota, valor do tributo, arredondamento e total final na moeda indicada.
- 6. Inclua as condições de pagamento acordadas
- Informe o vencimento e as instruções de pagamento verificadas. Acrescente juros, taxas ou retenções somente quando respaldados pelo acordo e pela lei.
- 7. Valide, envie e guarde
- Revise os identificadores e os cálculos, entregue pelo canal aceito e guarde a fatura e os documentos de apoio pelo prazo exigido.
Campos comuns de uma fatura e o que verificar
A maioria das faturas identifica o documento, o fornecedor, o cliente, a operação, as datas, os valores, a moeda e as condições de pagamento. Documentos fiscais também podem exigir números de registro, um número sequencial, a data do fornecimento, os valores tributáveis por categoria, alíquotas, valores dos tributos e observações previstas em lei. Faturas para o setor público e operações internacionais podem exigir referências do comprador, endereços eletrônicos ou campos estruturados que não aparecem em um PDF básico.
Não considere uma lista genérica como prova de validade jurídica ou do direito do cliente a deduzir tributos. Confirme as regras para a situação do fornecedor, o local do fornecimento, o tipo de cliente e o valor da fatura. A lista do Reino Unido e a Diretiva do IVA da UE indicadas nas fontes mostram como os requisitos oficiais diferem até mesmo entre campos conhecidos.
Como calcular os totais e os tributos
Em cada item, multiplique a quantidade pelo preço unitário, aplique qualquer desconto do item e confira o resultado. Some os itens para obter o subtotal líquido, calcule o tributo com a categoria e a alíquota confirmadas e mostre o total bruto e qualquer valor já pago. Siga a regra de arredondamento aplicável e mantenha todos os valores na moeda indicada.
O software pode fazer os cálculos depois que você informa uma alíquota, mas não consegue determinar o tratamento jurídico a partir de um formulário curto. Registro, localização, tipo de cliente, produto ou serviço e regimes especiais podem alterar o resultado. Não presuma que uma venda internacional está automaticamente sujeita à inversão do sujeito passivo, isenção ou alíquota zero. Confirme o tratamento e qualquer texto obrigatório antes da emissão.
Números e datas da fatura
Use um identificador que seja único na série e no período exigidos pelas suas regras. Alguns sistemas tributários exigem um número sequencial baseado em uma ou mais séries, mas não há uma regra universal que proíba lacunas. Se você anular, cancelar ou corrigir um documento, preserve a trilha de auditoria exigida em vez de reutilizar o identificador de modo que o registro fique obscuro.
As datas necessárias podem incluir emissão, fornecimento ou prestação do serviço, vencimento e fato gerador do tributo. Calcule o vencimento com base no acordo e mostre a data exata sempre que possível. Não altere a data de emissão ou fornecimento apenas para transferir a declaração para outro período.
Como enviar a fatura e receber o pagamento
O PDF é comum, mas pode ser alterado e não substitui uma fatura eletrônica estruturada, um portal do cliente ou um canal da autoridade fiscal quando exigidos. Envie o formato aceito pelo destinatário e pela jurisdição. Confira o destinatário antes de expor dados pessoais ou bancários e guarde a fatura original, a comprovação de entrega e as correções posteriores.
Use instruções de pagamento verificadas e informe claramente o vencimento. Se a fatura atrasar, siga o processo de cobrança acordado e as regras locais sobre juros, custos de recuperação e cobrança de dívidas. Confirme alterações em dados bancários previamente acordados por um canal confiável antes de usá-las.
Erros comuns a evitar
Confira estes pontos antes da emissão. Cada um deles pode dificultar a aceitação, a conciliação, a declaração ou o pagamento da fatura.
- Referência duplicada ou sem explicação
- Mantenha os identificadores únicos na série exigida e preserve a trilha de auditoria dos documentos cancelados, anulados e corrigidos.
- Parte ou dados de roteamento incorretos
- O nome comercial pode não ser a entidade jurídica de cobrança do cliente, e alguns compradores exigem um pedido de compra ou endereço eletrônico.
- Tratamento fiscal não verificado
- O registro, por si só, não determina a alíquota, a isenção ou a inversão do sujeito passivo. Confirme a operação específica.
- Descrições vagas dos itens
- Descreva os bens fornecidos, o período do serviço ou o marco com detalhes suficientes para corresponder ao acordo e permitir a conferência.
- Instruções de pagamento não verificadas
- Confira os dados bancários e as URLs de pagamento antes da emissão, especialmente quando as instruções tiverem mudado recentemente.
- Usar PDF quando dados estruturados são obrigatórios
- Um PDF legível ainda pode descumprir a exigência do cliente ou da autoridade por uma fatura eletrônica estruturada ou envio por portal.
Perguntas frequentes
Preciso de software para fazer uma fatura?
Nem sempre. Um processador de texto, uma planilha ou um gerador pode ser suficiente quando o destinatário e a jurisdição aceitam esse formato. O software ajuda nos cálculos, na numeração e nos registros, mas não decide o tratamento fiscal correto. Algumas operações exigem faturamento eletrônico estruturado ou um canal da autoridade.
Quais informações uma fatura deve incluir?
Não existe um mínimo universal. Campos comuns identificam o fornecedor, o cliente, a fatura, as datas, os bens ou serviços, a moeda e os valores. Documentos fiscais podem exigir números de registro, um número sequencial, valores tributáveis, alíquotas, valores dos tributos e observações previstas em lei. Confira as regras da operação e qualquer requisito de roteamento do cliente.
Como devo numerar minhas faturas?
Use um identificador que seja único na série e no período exigidos pelas suas regras. Alguns sistemas exigem um número sequencial de uma ou mais séries, como 2026-001 e 2026-002, mas não presuma que todas as jurisdições tenham a mesma regra sobre lacunas. Preserve a trilha exigida para faturas anuladas, canceladas e corrigidas.
Tenho que cobrar IVA ou imposto sobre vendas?
Isso depende do registro, da localização do fornecedor e do cliente, do tipo de cliente, do que foi fornecido e de qualquer regime especial. Não cobre o tributo, aplique a inversão do sujeito passivo nem mostre um número de registro com base apenas em um exemplo genérico. Confirme o tratamento da operação.
Posso fazer uma fatura de graça?
Sim. O gerador desta página cria um rascunho em PDF sem conta, cartão ou marca-d'água. Você continua responsável por conferir os identificadores, o tratamento fiscal, os campos obrigatórios e o formato de entrega aceito antes da emissão.