Hvad du har brug for, før du går i gang
Start med den kommercielle aftale og de regler, der gælder for transaktionen. Felterne nedenfor er almindelige, men en skattefaktura, en offentlig faktura eller en struktureret e-faktura kan have brug for yderligere identifikatorer eller en anden leveringskanal.
- Leverandøroplysninger
- Det juridiske navn eller handelsnavn, adresse og kontaktoplysninger samt registrerings- og afgifts-id'er, når de gældende regler kræver dem.
- Kundeoplysninger
- Kundens korrekte juridiske navn, faktureringsadresse og eventuelle indkøbsordre-, køber-, afgifts- eller routing-id'er, som kunden har bedt dig bruge.
- Leverancen
- Tydelige beskrivelser, mængder, enheder, priser og rabatter samt den leverings- eller serviceperiode, der er nødvendig for at forklare hvert beløb.
- Afgiftsbehandling
- Den sats, fritagelse, nulsats eller behandling med omvendt betalingspligt, som du uafhængigt har bekræftet for transaktionen.
- Datoer og betingelser
- Udstedelses- og leveringsdatoer, den aftalte forfaldsdato, valuta, betalingsbetingelser og eventuel kontraktreference.
- Leverings- og betalingsoplysninger
- Det accepterede fakturaformat og -kanal, bekræftede bankoplysninger eller betalings-URL og den korrekte modtager.
Sådan laver du en faktura i syv trin
Brug disse syv trin som arbejdsgang, og sammenlign derefter kladden med kontrakten, kundens instrukser og de lokale faktureringsregler.
- 1. Vælg dokumentet og kanalen
- Bekræft, om kunden accepterer en PDF eller kræver en portal, en struktureret e-faktura eller indsendelse til en skattemyndighed.
- 2. Identificer parterne
- Indtast leverandør- og kundenavne, adresser og identifikatorer, der kræves for denne transaktion.
- 3. Tilføj en reference og datoer
- Brug et entydigt faktura-id, en fortløbende serie, hvor det kræves, og de relevante udstedelses-, leverings- og forfaldsdatoer.
- 4. Beskriv hvert beløb
- Angiv varerne eller tjenesterne med tilstrækkelige detaljer til at matche aftalen, herunder mængde, enhedspris og rabatter, hvor det er relevant.
- 5. Beregn afgift og totaler
- Kontrollér hver linje, delsum, afgiftskategori, sats, afgiftsbeløb, afrunding og slutbeløb i den angivne valuta.
- 6. Tilføj aftalte betalingsbetingelser
- Angiv forfaldsdatoen og kontrollerede betalingsoplysninger. Tilføj kun renter, gebyrer eller vilkår om at standse arbejdet, når aftalen og lovgivningen giver grundlag for dem.
- 7. Kontrollér, send og opbevar
- Gennemgå identifikatorerne og beregningerne, send gennem den accepterede kanal, og opbevar fakturaen og de tilhørende bilag i den krævede periode.
Almindelige fakturafelter, og hvad du skal kontrollere
De fleste fakturaer identificerer dokumentet, leverandøren, kunden, transaktionen, datoerne, beløbene, valutaen og betalingsbetingelserne. Afgiftsfakturaer kan også kræve registreringsnumre, et fortløbende nummer, leveringsdatoen, afgiftspligtige beløb efter kategori, satser, afgiftsbeløb og foreskrevne noter. Offentlige og grænseoverskridende fakturaer kan kræve køberreferencer, elektroniske adresser eller strukturerede felter, der ikke vises på en enkel PDF.
Behandl ikke en generel tjekliste som bevis for juridisk gyldighed eller kundens ret til afgiftsfradrag. Kontrollér reglerne for leverandørens status, leveringsstedet, kundetypen og fakturaværdien. Den britiske tjekliste og EU's momsdirektiv i kilderne viser, hvordan officielle krav kan være forskellige selv for velkendte fakturafelter.
Sådan beregner du totaler og afgift
Gang mængden med enhedsprisen på hver linje, anvend eventuel linjerabat, og kontrollér resultatet. Læg linjerne sammen til nettodelsummen, beregn afgiften med den bekræftede kategori og sats, og vis derefter bruttototalen og et eventuelt allerede betalt beløb. Følg den gældende afrundingsregel, og hold alle beløb i den angivne valuta.
Software kan udføre beregningen, efter at du har indtastet en sats, men kan ikke fastslå den juridiske behandling ud fra en kort formular. Registrering, sted, kundestatus, produkt eller ydelse og særlige ordninger kan alle ændre resultatet. Gå ikke ud fra, at et grænseoverskridende salg automatisk er omfattet af omvendt betalingspligt, fritaget eller nulbeskattet. Kontrollér behandlingen og eventuel påkrævet formulering før udstedelse.
Fakturanumre og datoer
Brug en identifikator, der er entydig inden for den serie og periode, som dine regler kræver. Nogle afgiftssystemer kræver et fortløbende nummer i en eller flere serier, men der findes ingen universel regel om en ubrudt nummerserie. Hvis du ugyldiggør, annullerer eller retter et dokument, skal du bevare det påkrævede revisionsspor i stedet for at tildele identifikatoren igen på en måde, der skjuler bilaget.
De nødvendige datoer kan omfatte udstedelsesdatoen, leverings- eller servicedatoen, forfaldsdatoen og afgiftsdatoen. Beregn forfaldsdatoen ud fra aftalen, og vis så vidt muligt en konkret dato. Ændr ikke en udstedelses- eller leveringsdato blot for at flytte indberetningen til en anden periode.
Sådan sender du din faktura og får betaling
En PDF er almindelig, men den er ikke uforanderlig og erstatter ikke en påkrævet struktureret e-faktura, kundeportal eller kanal hos skattemyndigheden. Send det format, som modtageren og jurisdiktionen accepterer. Kontrollér modtageren, før du videregiver personoplysninger eller bankoplysninger, og opbevar den oprindelige faktura sammen med dokumentation for levering og senere rettelser.
Brug bekræftede betalingsinstruktioner, og angiv forfaldsdatoen tydeligt. Hvis fakturaen ikke betales til tiden, skal du følge den aftalte rykkerproces og de lokale regler om renter, inddrivelsesgebyrer og inkasso. Bekræft ændringer af tidligere aftalte bankoplysninger gennem en betroet kanal, før du bruger dem.
Almindelige fejl, der skal undgås
Gennemgå disse punkter før udstedelse. Hver fejl kan gøre fakturaen sværere at acceptere, afstemme, indberette eller betale.
- En dublet eller uforklaret reference
- Hold identifikatorerne entydige inden for den påkrævede serie, og bevar revisionssporet for ugyldiggjorte, annullerede og rettede dokumenter.
- Den forkerte part eller routingdetaljer
- Et virksomhedsnavn er ikke nødvendigvis kundens juridiske faktureringsenhed, og nogle købere kræver en indkøbsordre eller elektronisk adresse.
- Ubekræftet afgiftsbehandling
- Registrering alene bestemmer ikke satsen, fritagelsen eller omvendt betalingspligt. Bekræft den specifikke transaktion.
- Vage linjebeskrivelser
- Beskriv de leverede varer, serviceperioden eller milepælen så præcist, at fakturaen kan sammenholdes med aftalen og kontrolleres.
- Ubekræftede betalingsinstruktioner
- Tjek bankoplysninger og betalingswebadresser før udstedelse, især når instruktionerne for nylig er blevet ændret.
- Brug af PDF, når strukturerede data er påkrævet
- En læsbar PDF kan stadig være utilstrækkelig, hvis kunden eller myndigheden kræver en struktureret e-faktura eller indsendelse gennem en portal.
Ofte stillede spørgsmål
Har jeg brug for software for at lave en faktura?
Ikke altid. Et tekstbehandlingsprogram, et regneark eller en generator kan være nok, når modtageren og jurisdiktionen accepterer formatet. Software hjælper med beregninger, nummerering og bilag, men afgør ikke den korrekte afgiftsbehandling. Nogle transaktioner kræver struktureret e-fakturering eller en myndighedskanal.
Hvilke oplysninger skal en faktura indeholde?
Der findes ikke ét universelt minimum. Almindelige felter identificerer leverandøren, kunden, fakturaen, datoerne, varerne eller ydelserne, valutaen og beløbene. Afgiftsfakturaer kan kræve registreringsnumre, et fortløbende nummer, afgiftspligtige beløb, satser, afgiftsbeløb og foreskrevne noter. Kontrollér reglerne for transaktionen og eventuelle krav til kundens routing.
Hvordan skal jeg nummerere mine fakturaer?
Brug en identifikator, der er entydig inden for den serie og periode, som dine regler kræver. Nogle systemer kræver et fortløbende nummer fra en eller flere serier, for eksempel 2026-001 og 2026-002, men gå ikke ud fra, at alle jurisdiktioner kræver en ubrudt nummerserie. Bevar det påkrævede spor for ugyldiggjorte, annullerede og rettede fakturaer.
Skal jeg opkræve moms eller salgsafgift?
Det afhænger af registreringen, leverandørens og kundens placering, kundestatus, det leverede og eventuelle særordninger. Opkræv ikke afgift, anvend ikke omvendt betalingspligt, og vis ikke et registreringsnummer alene ud fra et generisk eksempel. Kontroller behandlingen af transaktionen.
Kan jeg lave en faktura gratis?
Ja. Generatoren på denne side kan oprette en PDF-kladde uden konto, betalingskort eller vandmærke. Du er fortsat ansvarlig for at kontrollere identifikatorerne, afgiftsbehandlingen, de påkrævede felter og det accepterede leveringsformat før udstedelse.