Hvad du har brug for, før du går i gang
Før du skriver en eneste linje, så indsaml de oplysninger, en faktura afhænger af. Når du har dem klar, bliver fakturering en to-minutters opgave i stedet for en frem-og-tilbage med din kunde.
- Dine virksomhedsoplysninger
- Dit firmanavn, adresse, kontakt-e-mail og ethvert registrerings- eller skattenummer, der gælder for dig.
- Din kundes oplysninger
- Navnet og adressen, der skal faktureres, og deres momsnummer, hvis de er en registreret virksomhed, hvilket har betydning ved grænseoverskridende salg.
- Hvad du fakturerer for
- En kort beskrivelse af hvert produkt eller hver ydelse, med antallet og prisen pr. enhed.
- Den moms, der gælder
- Moms- eller salgsafgiftssatsen for hver linje, eller en note hvis salget er nulsatset, fritaget eller med omvendt betalingspligt.
- Datoer og betingelser
- Datoen, du udsteder fakturaen, og datoen, hvor betalingen forfalder (for eksempel 14 eller 30 dage senere).
- Hvordan du ønsker at blive betalt
- Din bankkonto eller IBAN, eller et betalingslink, så kunden kan afregne uden at skulle spørge hvordan.
Sådan laver du en faktura i syv trin
Enhver faktura, uanset om den er håndskreven eller genereret, følger den samme form. Arbejd dig gennem disse trin i rækkefølge, så ender du med et komplet, professionelt dokument.
- 1. Tilføj en overskrift
- Sæt ordet Faktura øverst, sammen med dit virksomhedsnavn og logo, hvis du har et, så dokumentet straks er genkendeligt.
- 2. Tilføj dine oplysninger og kundens
- Anfør dit navn, adresse og momsnummer, og derefter den kunde, du fakturerer. Begge parter skal være tydeligt identificeret.
- 3. Giv den et nummer og datoer
- Tildel et unikt, fortløbende fakturanummer og angiv udstedelsesdatoen og betalingsforfaldsdatoen.
- 4. Anfør linjeposterne
- Én række pr. produkt eller ydelse: beskrivelse, antal, enhedspris og linjetotalen.
- 5. Tilføj moms og totaler
- Læg linjerne sammen til en subtotal, tilføj moms eller salgsafgift, hvor det gælder, og vis det endelige skyldige beløb.
- 6. Tilføj betalingsoplysninger og betingelser
- Vis hvordan og hvornår der skal betales: bankoplysninger eller et betalingslink, plus eventuelle betingelser for sen betaling.
- 7. Gem den som en PDF og send den
- Eksportér en PDF (så layoutet ikke kan ændres) og e-mail den til din kunde, og behold en kopi til dine optegnelser.
Hvad enhver faktura skal indeholde
Nogle felter er et spørgsmål om god praksis; andre er lovpligtige i de fleste lande. En komplet faktura bærer ordet Faktura, et unikt fakturanummer, udstedelsesdatoen, dit navn og adresse, din kundes navn og adresse, en beskrivelse af varerne eller ydelserne, det skyldige beløb og momsen vist separat, hvor det gælder.
Hvis du er momsregistreret eller registreret for en tilsvarende afgift, skal du normalt også vise dit momsnummer, momssatsen og beløbet for hver linje, og i EU ofte kundens momsnummer ved grænseoverskridende erhvervssalg. At få disse rigtige er det, der gør en faktura gyldig, så din kunde kan tilbagesøge moms, og du kan føre rene bøger.
Sådan beregner du totaler og moms
Regnestykket er enkelt. For hver linje multipliceres antallet med enhedsprisen for at få linjetotalen. Læg linjetotalerne sammen for at få subtotalen (beløbet før moms). Anvend derefter moms: multiplicér subtotalen, eller hver linje, med den relevante sats for at få momsbeløbet, og læg det til for at nå det samlede skyldige beløb.
Hvis du sælger til mere end én momssats, så grupper linjerne efter sats og vis hver sats' moms separat, så opdelingen er tydelig. Grænseoverskridende salg mellem EU-virksomheder er ofte omvendt betalingspligt: du viser nettobeløbet uden moms og tilføjer en note om, at køberen afregner momsen. Et værktøj, der kender disse regler, beregner totalerne og de rigtige noter for dig, hvilket fjerner den mest almindelige kilde til fakturafejl.
Fakturanumre og datoer
Giv hver faktura et unikt, fortløbende nummer uden huller, såsom INV-0001, INV-0002 og så videre. En konsekvent serie holder dine optegnelser lette at følge og forventes af de fleste skattemyndigheder; huller eller dubletter rejser spørgsmål, du ikke ønsker.
Vis to datoer tydeligt: udstedelsesdatoen (hvornår du udsteder fakturaen) og forfaldsdatoen (hvornår betalingen forventes). I stedet for at skrive “forfalder ved modtagelse”, så angiv en konkret betingelse såsom 14 eller 30 dage fra udstedelsesdatoen. En specifik forfaldsdato er lettere at rykke for og giver dig betaling hurtigere.
Sådan sender du din faktura og får betaling
Send fakturaen som en PDF, så layoutet og totalerne ikke kan ændres undervejs, og behold en kopi til dine optegnelser. E-mail er fint for de fleste freelancere og små virksomheder; vedhæft PDF'en og skriv en kort, venlig besked med beløbet og forfaldsdatoen.
Gør det nemt at betale. Inkludér dine bankoplysninger eller et betalingslink direkte på fakturaen, så kunden ikke behøver at spørge. Fakturaer, der tilbyder en oplagt måde at betale på, afregnes mærkbart hurtigere. Hvis forfaldsdatoen passerer, er en høflig påmindelse et par dage senere normalt og som regel alt, hvad der skal til.
Almindelige fejl, der skal undgås
De fleste fakturaproblemer kommer fra en håndfuld undgåelige fejltrin. Et hurtigt tjek, før du sender, sparer dig for akavede rettelser senere.
- Et manglende eller dubleret nummer
- At genbruge et nummer eller springe i serien gør dine optegnelser svære at afstemme og kan udløse en skattekontrol.
- Ingen klar forfaldsdato
- “Forfalder ved modtagelse” er vagt. En specifik dato sætter forventningen og gør opfølgning ligetil.
- Forkert eller manglende moms
- At opkræve den forkerte sats, eller at glemme en note om omvendt betalingspligt ved et grænseoverskridende salg, gør fakturaen ikke-compliant.
- Vage linjebeskrivelser
- En linje, der blot siger “ydelser”, inviterer til spørgsmål. Beskriv hvad du leverede, så kunden kan godkende det hurtigt.
- Ingen betalingsoplysninger
- Hvis kunden ikke kan se, hvordan de skal betale, gør de det ikke, i hvert fald ikke til tiden. Vis altid bankoplysninger eller et link.
- At sende en redigerbar fil
- En tekstbehandlings- eller regnearksfil kan ændres. Send altid en PDF.
Ofte stillede spørgsmål
Har jeg brug for software for at lave en faktura?
Nej. Du kan lave en faktura i et tekstbehandlingsprogram eller regneark, eller endda i hånden. Software hjælper med fortløbende nummerering, automatiske totaler og moms samt en ren PDF, men det er ikke påkrævet. Du kan også bruge en gratis online-generator uden konto, som den på denne side.
Hvilke oplysninger skal en faktura indeholde?
Som minimum: ordet Faktura, et unikt fakturanummer, udstedelsesdatoen, dit navn og adresse, din kundes navn og adresse, en beskrivelse af varerne eller ydelserne, det skyldige beløb og momsen (såsom moms) vist separat, hvor det gælder. Mange lande tilføjer specifikke krav, såsom et momsnummer for registrerede virksomheder.
Hvordan skal jeg nummerere mine fakturaer?
Brug et unikt, fortløbende nummer for hver faktura, uden huller, for eksempel INV-0001 og derefter INV-0002. En konsekvent serie gør dine optegnelser lette at følge og forventes af de fleste skattemyndigheder.
Skal jeg opkræve moms eller salgsafgift?
Det afhænger af, hvor du er baseret, om du er registreret, og hvor din kunde er. Hvis du er momsregistreret, opkræver du normalt moms og viser dit momsnummer; grænseoverskridende salg mellem EU-virksomheder bruger ofte omvendt betalingspligt. Tjek reglerne for dit land.
Kan jeg lave en faktura gratis?
Ja. Du kan oprette og downloade en professionel faktura gratis, uden konto og uden vandmærke, ved hjælp af generatoren på denne side. Intet af det, du indtaster, gemmes.