Det skal du bruge, før du går i gang
Start med den kommercielle aftale og de regler, der gælder for transaktionen. Nedenstående felter er standard, men en momsfaktura, en faktura til den offentlige sektor eller en struktureret e-faktura kan kræve yderligere identifikatorer eller en anden forsendelseskanal.
- Leverandøroplysninger
- Det juridiske navn eller binavn, adresse og kontaktoplysninger samt registrerings- og skattenumre, når de gældende regler kræver det.
- Kundeoplysninger
- Kundens korrekte juridiske navn, faktureringsadresse og eventuelle indkøbsordrenumre, kunde-, skatte- eller routing-identifikatorer, de har bedt dig benytte.
- Leverancen
- Tydelige beskrivelser, mængder, enheder, priser, rabatter samt leverings- eller ydelsesperiode, der er nødvendig for at dokumentere hver linje.
- Skattemæssig behandling
- Satsen, skatte- eller afgiftsfritagelse, nulsats eller omvendt betalingspligt, som du uafhængigt har bekræftet for denne transaktion.
- Datoer og betingelser
- Udstedelses- og leveringsdatoer, den aftalte forfaldsdato, valuta, betalingsbetingelser og eventuel aftalereference.
- Leverings- og betalingsoplysninger
- Det accepterede fakturaformat og den rette kanal, verificerede bankoplysninger eller betalingslink samt den korrekte modtager.
Sådan laver du en faktura i syv trin
Brug disse syv trin som en fast arbejdsgang, og sammenhold derefter udkastet med kontrakten, kundens instrukser og de lokale fakturaregler.
- 1. Vælg dokument og kanal
- Bekræft, om kunden accepterer en PDF eller kræver en portal, struktureret e-faktura eller indberetning til skattemyndighederne.
- 2. Identificer parterne
- Angiv leverandør- og kundenavne, adresser og de identifikatorer, der er påkrævet for denne transaktion.
- 3. Tilføj reference og datoer
- Brug en unik fakturaidentifikator, en fortløbende nummerserie, hvor det kræves, samt de relevante udstedelses-, leverings- og forfaldsdatoer.
- 4. Beskriv hver postering
- Angiv varerne eller ydelserne med tilstrækkelig detaljegrad til at matche aftalen, herunder mængde, enhedspris og eventuelle rabatter.
- 5. Beregn skatter, afgifter og totaler
- Kontroller hver linje, subtotal, skattekategori, sats, skattebeløb, afrunding og det endelige beløb i den angivne valuta.
- 6. Tilføj aftalte betalingsbetingelser
- Angiv forfaldsdatoen og bekræftede betalingsinstruktioner. Tilføj kun renter, gebyrer eller tilbageholdelsesvilkår, når aftalen og lovgivningen giver grundlag for det.
- 7. Valider, send og opbevar
- Gennemgå identifikatorer og udregninger, send via den accepterede kanal, og opbevar fakturaen samt dokumentation i den lovpligtige periode.
Almindelige fakturafelter, og hvad der skal verificeres
De fleste fakturaer identificerer dokumentet, leverandøren, kunden, transaktionen, datoer, beløb, valuta og betalingsbetingelser. Momskorrekte fakturaer kan også kræve registreringsnumre, et fortløbende nummer, leveringsdatoen, momspligtige beløb opdelt efter kategori, satser, momsbeløb og lovpligtige bemærkninger. Offentlige og grænseoverskridende fakturaer kan kræve køberreferencer, elektroniske adresser eller strukturerede felter, som ikke fremgår af en standard-PDF.
Betragt ikke en generel tjekliste som bevis på juridisk gyldighed eller kundens ret til momsfradrag. Undersøg de gældende regler for leverandørens status, leveringssted, kundetype og fakturabeløb. Den britiske tjekliste og EU's momsdirektiv i kilderne illustrerer, hvordan officielle krav varierer - selv for velkendte fakturafelter.
Sådan beregnes totaler, skatter og afgifter
For hver linje ganges antal med enhedspris, eventuel linjerabat fratrækkes, og resultatet kontrolleres. Læg linjerne sammen til subtotalen (ekskl. skatter og afgifter), beregn skatter og afgifter ud fra den bekræftede kategori og sats, og anfør derefter den samlede total samt eventuelle forudbetalte beløb. Følg de gældende afrundingsregler, og angiv alle beløb i den valgte valuta.
Software kan udføre beregningerne, når du har indtastet en sats, men programmet kan ikke udlede den juridiske behandling ud fra en kort formular. Registrering, lokation, kundestatus, vare eller ydelse samt særordninger kan alle ændre resultatet. Gå ikke ud fra, at et grænseoverskridende salg automatisk er underlagt omvendt betalingspligt, skatte- eller afgiftsfritaget eller omfattet af en nulsats. Bekræft den korrekte behandling og eventuelle påkrævede formuleringer inden udstedelse.
Fakturanumre og -datoer
Brug en identifikator, der er unik inden for den serie og periode, som dine regler foreskriver. Nogle momssystemer kræver et fortløbende nummer baseret på en eller flere serier, men der findes ingen universel regel om, at der aldrig må være huller. Hvis du annullerer eller korrigerer et dokument, skal du bevare det påkrævede revisionsspor i stedet for at genbruge et nummer på en måde, der tilslører bogføringen.
De nødvendige datoer kan omfatte udstedelsesdato, leverings- eller ydelsesdato, forfaldsdato for betaling og momsmæssigt leveringstidspunkt (tax point). Fastlæg forfaldsdatoen ud fra aftalen, og vis en kalenderdato, når det er muligt. Undlad at ændre en udstedelses- eller leveringsdato udelukkende for at flytte indberetningen til en anden periode.
Sådan sender du din faktura og modtager betaling
En PDF er udbredt, men den er ikke uforanderlig og erstatter ikke en lovpligtig struktureret e-faktura, kundeportal eller skattemyndighedskanal. Send i det format, som modtageren og jurisdiktionen accepterer. Kontrollér modtageren, før du deler personoplysninger eller bankoplysninger, og gem den oprindelige faktura samt dokumentation for levering og senere rettelser.
Brug verificerede betalingsoplysninger, og angiv forfaldsdatoen tydeligt. Hvis fakturaen har en ubetalt saldo efter forfaldsdatoen, bør du følge den aftalte rykkerprocedure samt de lokale regler for renter, kompensationsgebyrer og inkasso. Bekræft altid ændringer af tidligere aftalte bankoplysninger via en sikker kanal, før du handler ud fra dem.
Typiske fejl, du bør undgå
Gennemgå disse punkter før udstedelse. Hvert enkelt punkt kan gøre en faktura sværere at godkende, afstemme, indberette eller betale.
- En duplikeret eller uforklarlig reference
- Sørg for, at identifikatorer er unikke inden for den krævede nummerserie, og bevar et revisionsspor for annullerede og rettede dokumenter.
- Forkert part eller forkerte distributionsoplysninger
- Et binavn eller handelsnavn er måske ikke kundens juridiske faktureringsenhed, og visse købere kræver et indkøbsordrenummer eller en elektronisk adresse.
- Ubekræftet skattemæssig behandling
- Registrering i sig selv afgør ikke satsen, skatte- eller afgiftsfritagelse eller omvendt betalingspligt. Bekræft den specifikke transaktion.
- Upræcise varelinjebeskrivelser
- Beskriv de leverede varer, ydelsesperioden eller milepælen præcist nok til at matche aftalen og understøtte kontrol.
- Ubekræftede betalingsoplysninger
- Kontrollér bankoplysninger og betalingslinks før udstedelse, især hvis oplysningerne for nylig er blevet ændret.
- Brug af PDF, når strukturerede data er påkrævet
- En læsbar PDF opfylder ikke nødvendigvis et krav fra kunden eller myndighederne om en struktureret e-faktura eller indsendelse via portal.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg bruge et program til at lave en faktura?
Ikke altid. Et tekstbehandlingsprogram, et regneark eller en fakturagenerator kan være tilstrækkeligt, hvis modtageren og reglerne accepterer formatet. Software hjælper med beregninger, nummerering og bogføring, men afgør ikke den korrekte skattemæssige behandling. Visse transaktioner kræver struktureret e-fakturering eller indberetning via en myndighedskanal.
Hvilke oplysninger skal en faktura indeholde?
Der findes ikke ét universelt minimum. Almindelige felter angiver leverandør, kunde, fakturaoplysninger, datoer, varer eller ydelser, valuta og beløb. Momsfakturaer kan kræve registreringsnumre, et fortløbende nummer, afgiftsgrundlag, momssatser, momsbeløb og lovpligtige bemærkninger. Undersøg reglerne for transaktionen og eventuelle routingkrav fra kunden.
Hvordan skal jeg nummerere mine fakturaer?
Brug en identifikator, der er unik inden for den serie og periode, som dine regler foreskriver. Nogle systemer kræver et fortløbende nummer fra én eller flere serier, f.eks. 2026-001 og 2026-002, men antag ikke, at alle retsområder har det samme krav om ubrudte nummerserier. Bevar det nødvendige revisionsspor for ugyldiggjorte, annullerede og rettede fakturaer.
Skal jeg opkræve moms eller omsætningsafgift?
Det afhænger af registreringen, leverandørens og kundens placering, kundens status, hvad der er leveret, og eventuelle særordninger. Undlad at opkræve afgift, anvende omvendt betalingspligt eller vise et registreringsnummer alene på baggrund af et generisk eksempel. Bekræft behandlingen for transaktionen.
Kan jeg lave en faktura gratis?
Ja. Generatoren på denne side kan oprette et PDF-udkast uden konto, kort eller vandmærke. Du er fortsat ansvarlig for at kontrollere dets identifikatorer, afgiftsbehandlingen, de obligatoriske felter og det accepterede leveringsformat inden udstedelse.