Hvað þú þarft áður en þú byrjar
Áður en þú skrifar eina einustu línu, safnaðu upplýsingunum sem reikningur byggir á. Að hafa þær tilbúnar breytir reikningsgerð í tveggja mínútna verk í stað fram og til baka við viðskiptavininn.
- Upplýsingar fyrirtækisins þíns
- Viðskiptaheiti þitt, heimilisfang, tengiliðanetfang, og hvers konar skráningar- eða skattnúmer sem á við þig.
- Upplýsingar viðskiptavinarins þíns
- Nafnið og heimilisfangið sem á að rukka, og skattnúmer þeirra ef þeir eru skráð fyrirtæki, sem skiptir máli fyrir sölu yfir landamæri.
- Fyrir hvað þú ert að rukka
- Stutt lýsing á hverri vöru eða þjónustu, með magninu og verðinu á einingu.
- Skatturinn sem á við
- VSK eða söluskattshlutfallið fyrir hverja línu, eða athugasemd ef salan er núllhlutfölluð, undanþegin, eða með öfugri skattskyldu.
- Dagsetningar og skilmálar
- Dagsetninguna sem þú gefur út reikninginn og dagsetninguna sem greiðsla á að berast fyrir (til dæmis 14 eða 30 dögum síðar).
- Hvernig þú vilt fá greitt
- Bankareikninginn þinn eða IBAN, eða greiðslutengil, svo viðskiptavinurinn geti gert upp án þess að spyrja hvernig.
Hvernig á að búa til reikning í sjö skrefum
Hver reikningur, hvort sem hann er handskrifaður eða búinn til, fylgir sama formi. Vinnðu í gegnum þessi skref í röð og þú endar með heilt, faglegt skjal.
- 1. Bættu við haus
- Settu orðið Reikningur efst, ásamt heiti fyrirtækisins þíns og merki ef þú hefur það, svo skjalið sé samstundis auðþekkjanlegt.
- 2. Bættu við þínum upplýsingum og viðskiptavinarins
- Listaðu nafn þitt, heimilisfang og skattnúmer, síðan viðskiptavininn sem þú ert að rukka. Báðir aðilar verða að vera skýrt auðkenndir.
- 3. Gefðu honum númer og dagsetningar
- Úthlutaðu einstöku, raðnúmeruðu reikningsnúmeri og settu útgáfudaginn og greiðslugjalddagann.
- 4. Listaðu línuliðina
- Ein röð á hverja vöru eða þjónustu: lýsing, magn, einingarverð, og línusamtala.
- 5. Bættu við skatti og samtölum
- Leggðu línurnar saman í millisummu, bættu við VSK eða söluskatti þar sem hann á við, og sýndu lokafjárhæðina sem ber að greiða.
- 6. Bættu við greiðsluupplýsingum og skilmálum
- Sýndu hvernig og fyrir hvenær á að greiða: bankaupplýsingar eða greiðslutengil, ásamt hvers konar dráttarvaxtaskilmálum.
- 7. Vistaðu hann sem PDF og sendu hann
- Flyttu út PDF (svo ekki sé hægt að breyta uppsetningunni) og sendu hann í tölvupósti til viðskiptavinarins, með því að halda afriti fyrir þína skráningu.
Hvað hver reikningur verður að innihalda
Sumir reitir eru spurning um góða venju; aðrir eru lögbundnir í flestum löndum. Heill reikningur ber orðið Reikningur, einstakt reikningsnúmer, útgáfudaginn, þitt nafn og heimilisfang, nafn og heimilisfang viðskiptavinarins þíns, lýsingu á vörunum eða þjónustunni, fjárhæðina sem ber að greiða, og skattinn sýndan aðskilið þar sem hann á við.
Ef þú ert skráður fyrir VSK eða jafngildum skatti verður þú yfirleitt líka að sýna skattnúmerið þitt, skatthlutfallið og fjárhæðina fyrir hverja línu, og í ESB oft VSK-númer viðskiptavinarins á sölu milli fyrirtækja yfir landamæri. Að fá þetta rétt er það sem gerir reikning gildan svo viðskiptavinurinn þinn geti endurheimt skatt og þú haldið hreinu bókhaldi.
Hvernig á að reikna samtölur og skatt
Reikningurinn er einfaldur. Fyrir hverja línu, margfaldaðu magnið með einingarverðinu til að fá línusamtöluna. Leggðu línusamtölurnar saman til að fá millisummuna (fjárhæðina fyrir skatt). Beittu síðan skatti: margfaldaðu millisummuna, eða hverja línu, með viðeigandi hlutfalli til að fá skattfjárhæðina, og bættu henni við til að ná heildarfjárhæðinni sem ber að greiða.
Ef þú selur á fleiri en einu skatthlutfalli, flokkaðu línurnar eftir hlutfalli og sýndu skatt hvers hlutfalls aðskilið, svo sundurliðunin sé skýr. Sala milli ESB-fyrirtækja yfir landamæri er oft með öfugri skattskyldu: þú sýnir nettófjárhæðina án VSK og bætir við athugasemd um að kaupandinn geri grein fyrir skattinum. Tól sem þekkir þessar reglur reiknar samtölurnar og réttu athugasemdirnar fyrir þig, sem fjarlægir algengustu uppsprettu reikningsvillna.
Reikningsnúmer og dagsetningar
Gefðu hverjum reikningi einstakt, raðnúmer án eyða, svo sem INV-0001, INV-0002, og svo framvegis. Samkvæm röð heldur skráningu þinni auðveldri að fylgja og er ætlast til af flestum skattyfirvöldum; eyður eða tvítekningar vekja spurningar sem þú vilt ekki.
Sýndu tvær dagsetningar skýrt: útgáfudaginn (þegar þú gefur út reikninginn) og gjalddagann (þegar búist er við greiðslu). Frekar en að skrifa „gjalddagi við móttöku“, tilgreindu áþreifanlegan skilmála svo sem 14 eða 30 daga frá útgáfudegi. Tiltekinn gjalddagi er auðveldari að elta og fær þig greiddan hraðar.
Hvernig á að senda reikninginn þinn og fá greitt
Sendu reikninginn sem PDF svo ekki sé hægt að breyta uppsetningunni og samtölunum á leiðinni, og haltu afriti fyrir þína skráningu. Tölvupóstur er í lagi fyrir flesta sjálfstæða og lítil fyrirtæki; hengdu við PDF og skrifaðu stutt, vinalegt skilaboð með fjárhæðinni og gjalddaganum.
Gerðu greiðslu auðvelda. Hafðu bankaupplýsingar þínar eða greiðslutengil beint á reikningnum svo viðskiptavinurinn þurfi ekki að spyrja. Reikningar sem bjóða augljósa leið til að greiða eru gerðir upp áberandi hraðar. Ef gjalddaginn líður er kurteisleg áminning nokkrum dögum síðar eðlileg og yfirleitt allt sem þarf.
Algeng mistök sem ber að forðast
Flest reikningsvandamál koma frá handfylli af mistökum sem hægt er að forðast. Skjót athugun áður en þú sendir sparar vandræðalegar leiðréttingar síðar.
- Vantandi eða tvítekið númer
- Að endurnota númer eða sleppa úr röðinni gerir skráningu þína erfiða að samræma og getur vakið athygli skattendurskoðunar.
- Enginn skýr gjalddagi
- „Gjalddagi við móttöku“ er óljóst. Tiltekin dagsetning setur væntinguna og gerir eftirfylgni einfalda.
- Rangur eða vantandi skattur
- Að rukka rangt hlutfall, eða gleyma öfugskattsathugasemd á sölu yfir landamæri, gerir reikninginn ósamræmdan.
- Óljósar línulýsingar
- Lína sem segir bara „þjónusta“ kallar á spurningar. Lýstu því sem þú afhentir svo viðskiptavinurinn geti samþykkt það fljótt.
- Engar greiðsluupplýsingar
- Ef viðskiptavinurinn sér ekki hvernig á að greiða, gerir hann það ekki, að minnsta kosti ekki á réttum tíma. Sýndu alltaf bankaupplýsingar eða tengil.
- Að senda breytanlega skrá
- Ritvinnslu- eða töflureiknisskrá er hægt að breyta. Sendu alltaf PDF.
Algengar spurningar
Þarf ég hugbúnað til að búa til reikning?
Nei. Þú getur búið til reikning í ritvinnsluforriti eða töflureikni, eða jafnvel í höndunum. Hugbúnaður hjálpar með raðnúmeringu, sjálfvirkar samtölur og skatt, og hreint PDF, en hann er ekki nauðsynlegur. Þú getur líka notað ókeypis tól á netinu án aðgangs, eins og þetta á þessari síðu.
Hvaða upplýsingar verður reikningur að innihalda?
Að lágmarki: orðið Reikningur, einstakt reikningsnúmer, útgáfudaginn, nafn þitt og heimilisfang, nafn viðskiptavinarins þíns og heimilisfang, lýsingu á vörunum eða þjónustunni, fjárhæðina sem ber að greiða, og skattinn (svo sem VSK) sýndan aðskilið þar sem hann á við. Mörg lönd bæta við tilteknum kröfum, svo sem VSK-númeri fyrir skráð fyrirtæki.
Hvernig ætti ég að númera reikningana mína?
Notaðu einstakt, raðnúmer fyrir hvern reikning, án eyða, til dæmis INV-0001 síðan INV-0002. Samkvæm röð gerir skráningu þína auðvelda að fylgja og er ætlast til af flestum skattyfirvöldum.
Þarf ég að rukka VSK eða söluskatt?
Það fer eftir því hvar þú ert staðsettur, hvort þú ert skráður, og hvar viðskiptavinurinn þinn er. Ef þú ert VSK-skráður rukkar þú yfirleitt VSK og sýnir VSK-númerið þitt; sala milli ESB-fyrirtækja yfir landamæri notar oft öfuga skattskyldu. Athugaðu reglurnar fyrir landið þitt.
Get ég búið til reikning ókeypis?
Já. Þú getur búið til og hlaðið niður faglegum reikningi ókeypis, án aðgangs og án vatnsmerkis, með tólinu á þessari síðu. Ekkert sem þú slærð inn er geymt.