Başlamazdan əvvəl nə lazımdır
Kommersiya razılaşmasından və əməliyyata tətbiq olunan qaydalardan başlayın. Aşağıdakı sahələr ümumidir, lakin vergi fakturası, dövlət sektoru fakturası və ya strukturlaşdırılmış e-faktura əlavə identifikatorlar və ya fərqli çatdırılma kanalı tələb edə bilər.
- Təchizatçı məlumatları
- Hüquqi və ya ticarət adı, ünvan və əlaqə məlumatları, habelə tətbiq olunan qaydalar tələb etdikdə qeydiyyat və vergi identifikatorları.
- Müştəri məlumatları
- Müştərinin düzgün hüquqi adı, faktura ünvanı və onların istifadə etməyinizi xahiş etdiyi hər hansı satınalma sifarişi, alıcı, vergi və ya marşrut identifikatoru.
- Təchizat
- Hər bir ödəniş maddəsini izah etmək üçün lazım olan aydın təsvirlər, miqdarlar, vahidlər, qiymətlər, endirimlər və təchizat və ya xidmət dövrü.
- Vergi tətbiqi
- Bu əməliyyat üçün müstəqil olaraq təsdiqlədiyiniz dərəcə, azadetmə, sıfır dərəcə və ya vergi öhdəliyinin alıcıya keçməsi rejimi.
- Tarixlər və şərtlər
- Buraxılış və təchizat tarixləri, razılaşdırılmış ödəniş tarixi, valyuta, ödəniş şərtləri və hər hansı müqavilə istinadı.
- Çatdırılma və ödəniş məlumatları
- Qəbul edilmiş faktura formatı və kanalı, təsdiqlənmiş bank rekvizitləri və ya ödəniş URL-i, habelə düzgün alıcı.
Yeddi addımda faktura necə hazırlanır
Bu yeddi addımı işçi ardıcıllıq kimi istifadə edin, sonra layihəni müqavilə, müştəri təlimatları və yerli fakturalaşdırma qaydaları ilə müqayisə edin.
- 1. Sənədi və kanalı seçin
- Müştərinin PDF qəbul etdiyini və ya portal, strukturlaşdırılmış e-faktura və ya vergi orqanına təqdimat tələb etdiyini təsdiqləyin.
- 2. Tərəfləri müəyyən edin
- Bu əməliyyat üçün tələb olunan təchizatçı və müştəri adlarını, ünvanlarını və identifikatorlarını daxil edin.
- 3. İstinad və tarixləri əlavə edin
- Unikal faktura identifikatorundan, tələb olunduqda ardıcıl seriyadan və müvafiq buraxılış, təchizat və ödəniş tarixlərindən istifadə edin.
- 4. Hər bir ödəniş maddəsini təsvir edin
- Müqaviləyə uyğun olacaq qədər ətraflı məlumatla malları və ya xidmətləri sadalayın; müvafiq olduqda miqdarı, vahid qiyməti və endirimləri daxil edin.
- 5. Vergini və yekun məbləğləri hesablayın
- Hər bir sətri, aralıq cəmi, vergi kateqoriyasını, dərəcəni, vergi məbləğini, yuvarlaqlaşdırmanı və göstərilən valyutada yekun məbləği yoxlayın.
- 6. Razılaşdırılmış ödəniş şərtlərini əlavə edin
- Son ödəniş tarixini və təsdiqlənmiş ödəniş təlimatlarını göstərin. Faiz, rüsum və ya tutma şərtlərini yalnız müqavilə və qanun bunu dəstəklədikdə əlavə edin.
- 7. Təsdiqləyin, göndərin və saxlayın
- Identifikatorları və hesablamaları nəzərdən keçirin, qəbul edilmiş kanal vasitəsilə çatdırın və fakturanı, eləcə də dəstəkləyici sənədləri tələb olunan müddət ərzində saxlayın.
Fakturanın ümumi sahələri və yoxlanılmalı olanlar
Əksər fakturalar sənədi, təchizatçını, müştərini, əməliyyatı, tarixləri, məbləğləri, valyutanı və ödəniş şərtlərini müəyyən edir. Vergi fakturalarında həmçinin qeydiyyat nömrələri, ardıcıl nömrə, təchizat tarixi, kateqoriya üzrə vergiyə cəlb olunan məbləğlər, dərəcələr, vergi məbləğləri və müəyyən edilmiş qeydlər tələb oluna bilər. Dövlət sektoru və transsərhəd fakturalarında alıcı istinadları, elektron ünvanlar və ya sadə PDF-də görünməyən strukturlaşdırılmış sahələr tələb oluna bilər.
Ümumi yoxlama siyahısını hüquqi qüvvənin sübutu və ya müştərinin vergini çıxmaq hüququ kimi qəbul etməyin. Təchizatçının statusu, təchizat yeri, müştəri növü və faktura dəyəri üçün qaydaları təsdiq edin. Mənbələrdəki Böyük Britaniya yoxlama siyahısı və Aİ ƏDV Direktivi rəsmi tələblərin tanış faktura sahələrində belə necə fərqləndiyini göstərir.
Yekun məbləğləri və vergini necə hesablamaq olar
Hər bir sətir üçün miqdarı vahid qiymətə vurun, sətir endirimini tətbiq edin və nəticəni yoxlayın. Sətirləri xalis aralıq cəmə əlavə edin, təsdiqlənmiş kateqoriya və dərəcədən istifadə edərək vergini hesablayın, sonra ümumi yekun məbləği və artıq ödənilmiş məbləği göstərin. Tətbiq olunan yuvarlaqlaşdırma qaydasına əməl edin və bütün məbləğləri göstərilən valyutada saxlayın.
Siz dərəcəni daxil etdikdən sonra proqram təminatı hesablamaları yerinə yetirə bilər, lakin qısa formadakı məlumatlar əsasında düzgün vergi rejimini müəyyən edə bilməz. Qeydiyyat, yerləşmə, müştəri statusu, məhsul və ya xidmət və xüsusi sxemlər nəticəni dəyişə bilər. Transsərhəd satışın avtomatik olaraq vergi öhdəliyinin alıcıya keçməsi rejiminə tabe olduğunu, vergidən azad və ya sıfır dərəcəli olduğunu fərz etməyin. Buraxılışdan əvvəl yanaşmanı və tələb olunan ifadələri yoxlayın.
Faktura nömrələri və tarixləri
Qaydalarınızın tələb etdiyi seriya və dövr daxilində unikal olan bir identifikatordan istifadə edin. Bəzi vergi sistemləri bir və ya bir neçə seriyaya əsaslanan ardıcıl nömrə tələb edir, lakin universal boşluqsuzluq qaydası yoxdur. Sənədi etibarsız saydıqda, ləğv və ya düzəliş etdikdə, qeydi gizlədən şəkildə identifikatoru yenidən təyin etmək əvəzinə, tələb olunan audit izini qoruyun.
Lazım olan tarixlərə tərtib tarixi, təchizat və ya xidmət tarixi, ödəniş son tarixi və vergi öhdəliyinin yarandığı tarix daxil ola bilər. Son ödəniş tarixini razılaşma əsasında müəyyən edin və mümkün olduqda təqvim tarixi göstərin. Hesabatı başqa dövrə keçirmək məqsədilə tərtib və ya təchizat tarixini dəyişməyin.
Fakturanızı necə göndərmək və ödəniş almaq olar
PDF geniş yayılmışdır, lakin o dəyişdirilməz deyil və tələb olunan strukturlaşdırılmış e-fakturanı, müştəri portalını və ya vergi orqanı kanalını əvəz etmir. Qəbul edən tərəfin və yurisdiksiyanın qəbul etdiyi formatı göndərin. Şəxsi məlumatları və ya bank rekvizitlərini açıqlamazdan əvvəl qəbul edən tərəfi yoxlayın və orijinal fakturanı, həmçinin çatdırılma sübutunu və sonrakı düzəlişləri saxlayın.
Təsdiqlənmiş ödəniş təlimatlarından istifadə edin və son ödəniş tarixini aydın şəkildə göstərin. Fakturanın vaxtı keçərsə, razılaşdırılmış xatırlatma prosesinə və faiz, tələb xərcləri və borc yığımı ilə bağlı yerli qaydalara əməl edin. Əvvəlcədən razılaşdırılmış bank rekvizitlərindəki dəyişikliyə etibar etməzdən əvvəl onu etibarlı kanal vasitəsilə təsdiqləyin.
Qarşısı alınmalı ümumi səhvlər
Buraxılışdan əvvəl bu məqamları nəzərdən keçirin. Hər biri fakturanın qəbulunu, uzlaşdırılmasını, hesabatını və ya ödənişini çətinləşdirə bilər.
- Təkrarlanan və ya izah edilməmiş istinad
- İdentifikatorları tələb olunan seriya daxilində unikal saxlayın və ləğv edilmiş, etibarsız sayılmış və düzəldilmiş sənədlər üçün audit izini qoruyun.
- Yanlış tərəf və ya yönləndirmə məlumatları
- Ticarət adı müştərinin hüquqi hesablaşma subyekti olmaya bilər və bəzi alıcılar satınalma sifarişi və ya elektron ünvan tələb edir.
- Təsdiqlənməmiş vergi tətbiqi
- Qeydiyyatın özü dərəcəni, vergidən azadolmanı və ya vergi öhdəliyinin alıcıya keçməsi rejimini müəyyən etmir. Konkret əməliyyat üçün vergi rejimini dəqiqləşdirin.
- Qeyri-müəyyən sətir təsvirləri
- Təchiz olunan malları, xidmət dövrünü və ya mərhələni müqaviləyə uyğun gələcək və yoxlamanı dəstəkləyəcək şəkildə kifayət qədər ətraflı təsvir edin.
- Təsdiqlənməmiş ödəniş təlimatları
- Xüsusilə təlimatlar yaxın zamanda dəyişdirildikdə, buraxılışdan əvvəl bank rekvizitlərini və ödəniş URL-lərini yoxlayın.
- Strukturlaşdırılmış məlumat tələb olunduqda PDF-dən istifadə
- Oxunaqlı PDF belə, müştərinin və ya səlahiyyətli orqanın strukturlaşdırılmış elektron faktura və ya portal təqdimatı ilə bağlı tələbinə cavab verməyə bilər.
Tez-tez verilən suallar
Faktura hazırlamaq üçün proqram təminatı lazımdırmı?
Həmişə deyil. Alıcı və yurisdiksiya həmin formatı qəbul etdikdə, mətn redaktoru, elektron cədvəl və ya generator kifayət edə bilər. Proqram təminatı hesablamalarda, nömrələmədə və qeydlərdə kömək edir, lakin düzgün vergi tətbiqini müəyyən etmir. Bəzi əməliyyatlar strukturlaşdırılmış elektron fakturalaşdırma və ya rəsmi kanal tələb edir.
Faktura hansı məlumatları əks etdirməlidir?
Universal minimum mövcud deyil. Ümumi sahələr təchizatçını, müştərini, fakturanı, tarixləri, malları və ya xidmətləri, valyutanı və məbləğləri müəyyən edir. Vergi fakturaları qeydiyyat nömrələri, ardıcıl nömrə, vergiyə cəlb olunan məbləğlər, dərəcələr, vergi məbləğləri və müəyyən edilmiş qeydlər tələb edə bilər. Əməliyyat üzrə qaydaları və müştərinin istənilən yönləndirmə tələblərini yoxlayın.
Fakturalarımı necə nömrələməliyəm?
Qaydalarınızın tələb etdiyi seriya və dövr daxilində unikal olan identifikatordan istifadə edin. Bəzi sistemlər bir və ya bir neçə seriyadan ardıcıl nömrə tələb edir, məsələn 2026-001 və 2026-002, lakin hər yurisdiksiyanın eyni fasiləsiz nömrələmə qaydasına malik olduğunu güman etməyin. Etibarsız sayılmış, ləğv edilmiş və düzəldilmiş fakturalar üçün tələb olunan izi qoruyun.
ƏDV və ya satış vergisi tutmalıyam?
Bu, qeydiyyatdan, təchizatçının və müştərinin yerləşdiyi yerdən, müştərinin statusundan, nəyin təchiz edildiyindən və hər hansı xüsusi rejimdən asılıdır. Yalnız ümumi nümunəyə əsaslanaraq vergi tutmayın, vergi öhdəliyinin alıcıya keçməsi rejimini tətbiq etməyin və ya qeydiyyat nömrəsi göstərməyin. Əməliyyata tətbiq olunan vergi rejimini yoxlayın.
Fakturanı pulsuz hazırlaya bilərəmmi?
Bəli. Bu səhifədəki generator hesab, kart və ya filiqran olmadan PDF qaralama yarada bilər. Buraxılışdan əvvəl onun identifikatorlarını, vergi tətbiqini, tələb olunan sahələri və qəbul edilən çatdırılma formatını yoxlamaq məsuliyyəti sizin üzərinizdə qalır.