Какво ви трябва, преди да започнете
Започнете от търговското споразумение и правилата за сделката. Полетата по-долу са обичайни, но данъчна фактура, фактура към публичния сектор или структурирана електронна фактура може да изисква допълнителни идентификатори или различен канал за доставка.
- Данни за доставчика
- Правното или търговското наименование, адрес и данни за контакт, както и идентификационните кодове за регистрация и данъци, когато приложимите правила ги изискват.
- Данни за клиента
- Правилното юридическо име и адрес за фактуриране на клиента и всяка изисквана референция към поръчка за покупка, купувач, данък или маршрутизиране.
- Доставката
- Ясни описания, количества, единици, цени, отстъпки и периода на доставка или услуга, необходими за обяснение на всяка такса.
- Данъчно третиране
- Ставката, освобождаването, нулевата ставка или обратното начисляване, които сте потвърдили независимо за тази сделка.
- Дати и условия
- Датата на издаване и доставка, договорената дата на падежа, валутата, условията на плащане и всяко позоваване на договора.
- Данни за доставката и плащането
- Приетият формат и канал за фактурата, проверени банкови данни или адрес за плащане и правилният получател.
Как да направите фактура в седем стъпки
Използвайте тези седем стъпки като работна последователност, след което сравнете черновата с договора, инструкциите на клиента и местните правила за фактуриране.
- 1. Изберете документ и канал
- Потвърдете дали клиентът приема PDF или изисква портал, структурирана електронна фактура или подаване към данъчен орган.
- 2. Посочете страните
- Въведете имената, адресите и идентификаторите на доставчика и клиента, необходими за тази сделка.
- 3. Добавете справка и дати
- Използвайте уникален идентификатор на фактурата, поредна серия, когато това се изисква, и правилните дати на издаване, доставка и падеж.
- 4. Опишете всяка начислена сума
- Впишете стоките или услугите с достатъчно подробности, за да съответстват на споразумението, включително количество, единична цена и отстъпки, когато е приложимо.
- 5. Изчислете данъка и общите суми
- Проверете всяка позиция, сбор, данъчна категория, ставка, размер на данъка, закръгляне и крайна сума в посочената валута.
- 6. Добавете договорените условия за плащане
- Посочете датата на падежа и проверените платежни инструкции. Добавете лихви, такси или условия за удръжки само когато споразумението и правото ги позволяват.
- 7. Проверете, изпратете и съхранете
- Проверете идентификаторите и изчисленията, изпратете чрез приетия канал и запазете фактурата и съпътстващите записи за необходимия период.
Общи полета във фактурата и какво да проверите
Повечето фактури посочват документа, доставчика, клиента, сделката, датите, сумите, валутата и условията за плащане. Данъчните фактури може да изискват и регистрационни номера, пореден номер, дата на доставката, облагаеми суми по категории, ставки, данъчни суми и задължителни бележки. За публичния сектор и трансгранични сделки може да са нужни референции на купувача, електронни адреси или структурирани полета, които не се виждат в обикновен PDF.
Не приемайте общия списък като доказателство за правна валидност или за право на клиента да приспадне данък. Проверете правилата според статуса на доставчика, мястото на доставка, вида клиент и стойността на фактурата. Британският списък и Директивата на ЕС за ДДС в източниците показват, че официалните изисквания се различават дори за познати полета.
Как да изчислите сумите и данъка
За всяка позиция умножете количеството по единичната цена, приложете отстъпката и проверете резултата. Съберете позициите в нетна междинна сума, изчислете данъка по потвърдената категория и ставка, след което покажете брутната обща сума и всяко вече получено плащане. Спазвайте приложимото правило за закръгляне и дръжте всички суми в посочената валута.
Софтуерът може да извърши аритметиката след въвеждането на ставка, но не може да установи правното третиране от кратък формуляр. Регистрацията, местоположението, статусът на клиента, стоката или услугата и специалните режими може да променят резултата. Не приемайте, че трансграничната продажба автоматично е с обратно начисляване, освободена или с нулева ставка. Проверете третирането и всеки задължителен текст преди издаване.
Номера и дати на фактурите
Използвайте идентификатор, който е уникален в серията и периода според приложимите правила. Някои данъчни системи изискват пореден номер от една или повече серии, но няма универсално правило без пропуски. Ако сторнирате, анулирате или коригирате документ, запазете необходимата одитна следа, вместо да преназначавате номера по начин, който прикрива записа.
Нужните дати може да включват дата на издаване, дата на доставка или услуга, падеж и дата на данъчното събитие. Изведете падежа от договора и по възможност покажете конкретна календарна дата. Не променяйте датата на издаване или доставка само за да преместите отчитането в друг период.
Как да изпратите вашата фактура и да получите плащане
PDF е разпространен формат, но може да бъде променян и не заменя задължителна структурирана електронна фактура, клиентски портал или канал на данъчния орган. Изпратете формат, който получателят и юрисдикцията приемат. Проверете получателя, преди да разкриете лични или банкови данни, и пазете оригиналната фактура с доказателствата за доставка и последващите корекции.
Използвайте проверени платежни инструкции и ясно посочете падежа. Ако фактурата стане просрочена, следвайте договорения процес за напомняне и местните правила за лихва, разходи за събиране и събиране на дългове. Потвърждавайте промяна на вече договорени банкови данни чрез доверен канал, преди да я приемете.
Често срещани грешки, които да избягвате
Проверете тези точки преди издаване. Всяка от тях може да затрудни приемането, съгласуването, отчитането или плащането на фактурата.
- Дублиран или необяснен референтен номер
- Пазете идентификаторите уникални в рамките на изискваните серии и съхранявайте проследима история за отменените, анулираните и коригираните документи.
- Грешна страна или данни за маршрута
- Търговското наименование може да не съвпада с юридическото лице на клиента за фактуриране, а някои купувачи изискват поръчка за покупка или адрес за електронно фактуриране.
- Непроверено данъчно третиране
- Само регистрацията не определя размера, освобождаването или обратно начисляване. Потвърдете конкретната сделка.
- Неясни описания на редовете
- Опишете доставените стоки, периода на услугата или изпълнения етап достатъчно ясно, за да съответстват на споразумението и да улеснят проверката.
- Непроверени платежни инструкции
- Проверете банковите данни и URL адреси за плащане преди издаване, особено когато инструкциите са наскоро променени.
- Използване на PDF при необходимост от структурирани данни
- Четимият PDF може да не отговаря на изискване на клиент или орган за структурирана електронна фактура или подаване през портал.
Често задавани въпроси
Трябва ли ми софтуер, за да направя фактура?
Не винаги. Текстообработваща програма, електронна таблица или генератор може да е достатъчен, ако получателят и местните правила приемат този формат. Софтуерът помага с изчисленията, номерирането и записите, но не определя правилното данъчно третиране. За някои сделки се изисква структурирано електронно фактуриране или подаване през канал на държавен орган.
Каква информация трябва да включва фактурата?
Няма универсален минимум. Общите полета идентифицират доставчика, клиента, фактурата, датите, стоките или услугите, валутата и сумите. Данъчните фактури могат да изискват регистрационни номера, пореден номер, облагаеми суми, ставки, данъчни суми и предписани бележки. Проверете правилата за сделката и всички изисквания на клиента за маршрутизиране.
Как да номерирам фактурите си?
Използвайте идентификатор, който е уникален в рамките на серията и периода, изисквани от приложимите правила. Някои системи изискват пореден номер от една или повече серии, например 2026-001 и 2026-002, но не приемайте, че навсякъде важи едно и също правило за номера без пропуски. Пазете необходимата проследима история за отменените, анулираните и коригираните фактури.
Трябва ли да начислявам ДДС или данък върху продажбите?
Зависи от регистрацията, местоположението на доставчика и клиента, статута на клиента, доставеното и всяка специална схема. Не начислявайте данък, не прилагайте обратно начисляване и не показвайте регистрационен номер само по общ пример. Потвърдете третирането за конкретната сделка.
Мога ли да направя фактура безплатно?
Да. Генераторът на тази страница може да създаде чернова в PDF без акаунт, карта или воден знак. Преди издаване вие трябва да проверите идентификаторите, данъчното третиране, задължителните полета и приетия канал за доставка.