Какво ви трябва, преди да започнете
Преди да напишете и един ред, съберете информацията, от която зависи фактурата. Готовността превръща фактурирането в двуминутна задача вместо в размяна на въпроси с клиента.
- Данни за вашата фирма
- Вашето търговско име, адрес, имейл за контакт и всеки регистрационен или данъчен номер, който се прилага за вас.
- Данни на вашия клиент
- Името и адресът за фактуриране, и техния данъчен номер, ако са регистриран бизнес, което има значение за трансграничните продажби.
- За какво фактурирате
- Кратко описание на всеки продукт или услуга, с количеството и цената за единица.
- Данъкът, който се прилага
- Ставката на ДДС или данъка върху продажбите за всеки ред, или бележка, ако продажбата е с нулева ставка, освободена или с обратно начисляване.
- Дати и условия
- Датата, на която издавате фактурата, и датата, на която плащането е дължимо (например 14 или 30 дни по-късно).
- Как искате да ви платят
- Вашата банкова сметка или IBAN, или връзка за плащане, така че клиентът да може да плати, без да пита как.
Как да направите фактура в седем стъпки
Всяка фактура, независимо дали е написана на ръка или генерирана, следва една и съща форма. Преминете през тези стъпки по ред и ще се сдобиете с пълен, професионален документ.
- 1. Добавете заглавка
- Поставете думата Фактура отгоре, заедно с името на вашата фирма и лого, ако имате, така че документът да е незабавно разпознаваем.
- 2. Добавете вашите данни и тези на клиента
- Избройте вашето име, адрес и данъчен номер, после клиента, на когото фактурирате. И двете страни трябва да бъдат ясно идентифицирани.
- 3. Дайте му номер и дати
- Присвоете уникален, последователен номер на фактурата и задайте датата на издаване и датата на падежа за плащане.
- 4. Избройте позициите
- Един ред на продукт или услуга: описание, количество, единична цена и общата сума на реда.
- 5. Добавете данък и суми
- Сумирайте редовете до междинна сума, добавете ДДС или данък върху продажбите, където се прилага, и покажете крайната дължима сума.
- 6. Добавете платежни данни и условия
- Покажете как и до кога да се плати: банкови данни или връзка за плащане, плюс всякакви условия за забавено плащане.
- 7. Запазете я като PDF и я изпратете
- Експортирайте PDF (така че оформлението да не може да бъде променено) и я изпратете по имейл на клиента, като запазите копие за вашите записи.
Какво всяка фактура трябва да включва
Някои полета са въпрос на добра практика; други са законово задължителни в повечето държави. Пълната фактура съдържа думата Фактура, уникален номер на фактурата, датата на издаване, вашето име и адрес, името и адреса на вашия клиент, описание на стоките или услугите, дължимата сума и данъка, показан отделно, където се прилага.
Ако сте регистрирани по ДДС или еквивалентен данък, обикновено трябва също да покажете вашия данъчен номер, данъчната ставка и сумата за всеки ред, а в ЕС често номера по ДДС на клиента при трансгранични бизнес продажби. Правилното изпълнение на тези елементи е това, което прави фактурата валидна, така че клиентът ви да възстанови данъка, а вие да водите чисти книги.
Как да изчислите сумите и данъка
Аритметиката е проста. За всеки ред умножете количеството по единичната цена, за да получите общата сума на реда. Съберете общите суми на редовете, за да получите междинната сума (сумата преди данък). После приложете данък: умножете междинната сума или всеки ред по съответната ставка, за да получите сумата на данъка, и я добавете, за да достигнете общата дължима сума.
Ако продавате на повече от една данъчна ставка, групирайте редовете по ставка и покажете данъка на всяка ставка отделно, така че разбивката да е ясна. Трансграничните продажби между бизнеси в ЕС често са с обратно начисляване: показвате нетната сума без ДДС и добавяте бележка, че купувачът отчита данъка. Инструмент, който познава тези правила, изчислява сумите и правилните бележки вместо вас, което премахва най-честия източник на грешки във фактурите.
Номера и дати на фактурите
Дайте на всяка фактура уникален, последователен номер без пропуски, като INV-0001, INV-0002 и така нататък. Последователната серия поддържа записите ви лесни за проследяване и се очаква от повечето данъчни органи; пропуските или дублиранията пораждат въпроси, които не искате.
Покажете ясно две дати: датата на издаване (когато издавате фактурата) и датата на падежа (когато се очаква плащане). Вместо да пишете „дължимо при получаване", посочете конкретен срок като 14 или 30 дни от датата на издаване. Конкретната дата на падежа е по-лесна за проследяване и води до по-бързо плащане.
Как да изпратите вашата фактура и да получите плащане
Изпратете фактурата като PDF, така че оформлението и сумите да не могат да бъдат променени по време на предаването, и запазете копие за вашите записи. Имейлът е подходящ за повечето свободни професии и малки бизнеси; прикачете PDF и напишете кратко, приятелско съобщение със сумата и датата на падежа.
Направете плащането лесно. Включете вашите банкови данни или връзка за плащане директно във фактурата, така че клиентът да не се налага да пита. Фактурите, които предлагат очевиден начин за плащане, се уреждат забележимо по-бързо. Ако датата на падежа премине, учтиво напомняне няколко дни по-късно е нормално и обикновено това е всичко, което е необходимо.
Често срещани грешки, които да избягвате
Повечето проблеми с фактурите идват от шепа избягваеми пропуски. Бърза проверка, преди да изпратите, спестява неловки корекции по-късно.
- Липсващ или дублиран номер
- Повторното използване на номер или прескачането на серията прави записите ви трудни за равняване и може да задейства данъчна проверка.
- Без ясна дата на падежа
- „Дължимо при получаване" е неясно. Конкретна дата задава очакването и прави проследяването лесно.
- Грешен или липсващ данък
- Начисляването на грешна ставка или забравянето на бележка за обратно начисляване при трансгранична продажба прави фактурата несъответстваща.
- Неясни описания на редовете
- Ред, който просто казва „услуги", поражда въпроси. Опишете какво сте доставили, така че клиентът да може да го одобри бързо.
- Без платежни данни
- Ако клиентът не може да види как да плати, той няма да го направи, поне не навреме. Винаги показвайте банкови данни или връзка.
- Изпращане на редактируем файл
- Файл от текстов редактор или електронна таблица може да бъде променен. Винаги изпращайте PDF.
Често задавани въпроси
Трябва ли ми софтуер, за да направя фактура?
Не. Можете да направите фактура в текстов редактор или електронна таблица, или дори на ръка. Софтуерът помага с последователно номериране, автоматични суми и данък и чист PDF, но не е задължителен. Можете също да използвате безплатен онлайн генератор без акаунт, като този на тази страница.
Каква информация трябва да включва фактурата?
Като минимум: думата Фактура, уникален номер на фактурата, датата на издаване, вашето име и адрес, името и адреса на вашия клиент, описание на стоките или услугите, дължимата сума и данъка (като ДДС), показан отделно, където се прилага. Много държави добавят специфични изисквания, като номер по ДДС за регистрирани бизнеси.
Как да номерирам фактурите си?
Използвайте уникален, последователен номер за всяка фактура, без пропуски, например INV-0001, после INV-0002. Последователната серия прави записите ви лесни за проследяване и се очаква от повечето данъчни органи.
Трябва ли да начислявам ДДС или данък върху продажбите?
Зависи от това къде сте базирани, дали сте регистрирани и къде е вашият клиент. Ако сте регистрирани по ДДС, обикновено начислявате ДДС и показвате вашия номер по ДДС; трансграничните продажби между бизнеси в ЕС често използват обратно начисляване. Проверете правилата за вашата държава.
Мога ли да направя фактура безплатно?
Да. Можете да създадете и изтеглите професионална фактура безплатно, без акаунт и без воден знак, използвайки генератора на тази страница. Нищо от това, което въведете, не се съхранява.