Cosa serve prima di iniziare
Parti dall'accordo commerciale e dalle regole applicabili all'operazione. I campi seguenti sono comuni, ma una fattura fiscale, una fattura per il settore pubblico o una fattura elettronica strutturata può richiedere altri identificativi o un diverso canale di consegna.
- Dati del fornitore
- Nome legale o commerciale, indirizzo e contatti, più gli identificativi di registrazione e fiscali quando richiesti dalle regole applicabili.
- Dati del cliente
- Nome legale corretto, indirizzo di fatturazione ed eventuali identificativi di ordine di acquisto, acquirente, fiscali o di instradamento richiesti.
- La fornitura
- Descrizioni chiare, quantità, unità, prezzi, sconti e periodo di fornitura o servizio necessari a spiegare ogni addebito.
- Trattamento fiscale
- Aliquota, esenzione, aliquota zero o reverse charge che hai verificato autonomamente per questa operazione.
- Date e termini
- Date di emissione e fornitura, scadenza concordata, valuta, termini di pagamento ed eventuale riferimento contrattuale.
- Dati di consegna e pagamento
- Formato e canale accettati per la fattura, coordinate bancarie o URL di pagamento verificati e destinatario corretto.
Come fare una fattura in sette passaggi
Usa questi sette passaggi come sequenza di lavoro, poi confronta la bozza con il contratto, le istruzioni del cliente e le norme locali sulla fatturazione.
- 1. Scegli documento e canale
- Verifica se il cliente accetta un PDF o richiede un portale, una fattura elettronica strutturata o la trasmissione all'autorità fiscale.
- 2. Identifica le parti
- Inserisci nomi, indirizzi e identificativi di fornitore e cliente richiesti per questa operazione.
- 3. Aggiungi riferimento e date
- Usa un identificativo univoco, una serie progressiva quando richiesta e le date pertinenti di emissione, fornitura e scadenza.
- 4. Descrivi ogni addebito
- Elenca beni o servizi con dettagli sufficienti a collegarli all'accordo, comprese quantità, prezzo unitario e sconti quando pertinenti.
- 5. Calcola imposte e totali
- Controlla ogni riga, subtotale, categoria e aliquota fiscale, imposta, arrotondamento e importo finale nella valuta indicata.
- 6. Aggiungi i termini di pagamento concordati
- Indica scadenza e istruzioni di pagamento verificate. Aggiungi interessi, spese o trattenute solo se previsti dall'accordo e dalla legge.
- 7. Verifica, invia e conserva
- Controlla identificativi e calcoli, consegna attraverso il canale accettato e conserva fattura e documenti di supporto per il periodo richiesto.
Campi comuni della fattura e controlli da fare
La maggior parte delle fatture identifica documento, fornitore, cliente, operazione, date, importi, valuta e termini di pagamento. Le fatture fiscali possono richiedere anche numeri di registrazione, un numero progressivo, la data della fornitura, imponibili per categoria, aliquote, imposte e diciture prescritte. Le fatture per il settore pubblico o transfrontaliere possono richiedere riferimenti dell'acquirente, indirizzi elettronici o campi strutturati assenti in un semplice PDF.
Non considerare un elenco generico come prova della validità legale o del diritto del cliente a detrarre l'imposta. Verifica le regole per posizione del fornitore, luogo della fornitura, tipo di cliente e valore della fattura. La lista britannica e la Direttiva IVA UE citate nelle fonti mostrano come i requisiti ufficiali possano differire anche per campi molto comuni.
Come calcolare totali e imposte
Per ogni riga, moltiplica la quantità per il prezzo unitario, applica l'eventuale sconto e controlla il risultato. Somma le righe per ottenere il subtotale netto, calcola l'imposta con categoria e aliquota confermate, quindi mostra il totale lordo e gli eventuali importi già pagati. Applica la regola di arrotondamento pertinente e mantieni tutti gli importi nella valuta indicata.
Un software può eseguire i calcoli dopo che inserisci un'aliquota, ma non può stabilire il trattamento legale da un breve modulo. Registrazione, luogo, status del cliente, prodotto o servizio e regimi speciali possono modificare il risultato. Non presumere che una vendita transfrontaliera sia automaticamente in reverse charge, esente o ad aliquota zero. Verifica trattamento e diciture obbligatorie prima dell'emissione.
Numeri e date delle fatture
Usa un identificativo univoco nella serie e nel periodo previsti dalle tue regole. Alcuni sistemi fiscali richiedono un numero progressivo basato su una o più serie, ma non esiste una regola universale che vieti ogni salto. Se annulli, elimini o correggi un documento, conserva la traccia richiesta invece di riassegnare l'identificativo in modo da nascondere la registrazione.
Le date necessarie possono comprendere emissione, fornitura o servizio, scadenza e momento impositivo. Calcola la scadenza dall'accordo e, quando possibile, mostra una data di calendario. Non modificare la data di emissione o fornitura soltanto per spostare la dichiarazione in un altro periodo.
Come inviare la fattura e ricevere il pagamento
Il PDF è comune, ma può essere modificato e non sostituisce una fattura elettronica strutturata, un portale del cliente o un canale dell'autorità fiscale quando sono obbligatori. Invia il formato accettato da destinatario e giurisdizione. Controlla il destinatario prima di esporre dati personali o coordinate bancarie e conserva la fattura originale insieme alla prova di consegna e alle correzioni successive.
Usa istruzioni di pagamento verificate e indica chiaramente la scadenza. Se la fattura diventa scaduta, segui la procedura di sollecito concordata e le norme locali su interessi, costi di recupero e riscossione del credito. Conferma ogni modifica a coordinate bancarie già concordate attraverso un canale fidato prima di utilizzarla.
Errori comuni da evitare
Controlla questi punti prima dell'emissione. Ognuno può rendere più difficile accettare, riconciliare, dichiarare o pagare la fattura.
- Un riferimento duplicato o non spiegato
- Mantieni gli identificativi univoci nella serie richiesta e conserva la traccia di documenti annullati, eliminati o corretti.
- Parte o dati di instradamento errati
- Un nome commerciale può non coincidere con la persona giuridica fatturata, e alcuni acquirenti richiedono un ordine di acquisto o un indirizzo elettronico.
- Trattamento fiscale non verificato
- La registrazione da sola non determina aliquota, esenzione o reverse charge. Verifica la singola operazione.
- Descrizioni vaghe delle righe
- Descrivi beni forniti, periodo del servizio o fase del progetto con dettagli sufficienti a collegarli all'accordo e consentire il controllo.
- Istruzioni di pagamento non verificate
- Controlla coordinate bancarie e URL di pagamento prima dell'emissione, soprattutto dopo una modifica recente.
- Uso del PDF quando servono dati strutturati
- Un PDF leggibile può comunque non rispettare l'obbligo del cliente o dell'autorità di ricevere una fattura elettronica strutturata o un invio tramite portale.
Domande frequenti
Mi serve un software per fare una fattura?
Non sempre. Un programma di videoscrittura, un foglio di calcolo o un generatore può bastare se destinatario e giurisdizione accettano quel formato. Il software aiuta con calcoli, numerazione e registri, ma non decide il corretto trattamento fiscale. Alcune operazioni richiedono la fatturazione elettronica strutturata o un canale dell'autorità.
Quali dati deve contenere una fattura?
Non esiste un minimo universale. I campi comuni identificano fornitore, cliente, fattura, date, beni o servizi, valuta e importi. Le fatture fiscali possono richiedere numeri di registrazione, numero progressivo, imponibili, aliquote, imposte e diciture prescritte. Verifica le regole dell'operazione e gli eventuali requisiti di instradamento del cliente.
Come devo numerare le fatture?
Usa un identificativo univoco nella serie e nel periodo previsti dalle tue regole. Alcuni sistemi richiedono un numero progressivo in una o più serie, per esempio 2026-001 e 2026-002, ma non presumere che ogni giurisdizione vieti gli stessi salti. Conserva la traccia richiesta per fatture eliminate, annullate e corrette.
Devo addebitare IVA o imposta sulle vendite?
Dipende da registrazione, luogo del fornitore e del cliente, status del cliente, oggetto della fornitura ed eventuale regime speciale. Non addebitare imposte, applicare il reverse charge o mostrare un numero di registrazione basandoti soltanto su un esempio generico. Verifica il trattamento della singola operazione.
Posso fare una fattura gratis?
Sì. Il generatore in questa pagina può creare una bozza PDF senza creare un account, fornire una carta di pagamento o aggiungere filigrane. Prima dell'emissione devi comunque verificare identificativi, trattamento fiscale, campi obbligatori e formato di consegna accettato.