Cosa serve prima di iniziare
Parti dall'accordo commerciale e dalle norme applicabili alla transazione. I campi indicati di seguito sono comuni, ma una fattura fiscale, una fattura verso la pubblica amministrazione o una fattura elettronica strutturata potrebbero richiedere identificativi aggiuntivi o un canale di trasmissione diverso.
- Dati del fornitore
- La ragione sociale o denominazione commerciale, l'indirizzo e i recapiti, oltre ai numeri di iscrizione e agli identificativi fiscali quando le norme applicabili li richiedono.
- Dati del cliente
- La ragione sociale corretta del cliente, l'indirizzo di fatturazione e qualsiasi identificativo relativo all'ordine di acquisto, all'acquirente, alla fiscalità o all'instradamento che il cliente ha chiesto di utilizzare.
- La fornitura
- Descrizioni chiare, quantità, unità di misura, prezzi, sconti e il periodo di fornitura o di servizio necessario per giustificare ogni addebito.
- Trattamento fiscale
- L'aliquota, l'esenzione, l'applicazione dell'aliquota zero o il meccanismo di inversione contabile che hai verificato in modo indipendente per questa transazione.
- Date e condizioni
- Le date di emissione e di fornitura, la scadenza concordata, la valuta, le condizioni di pagamento e l'eventuale riferimento contrattuale.
- Dettagli di trasmissione e pagamento
- Il formato e il canale di trasmissione della fattura accettati, le coordinate bancarie verificate o l'URL di pagamento e il destinatario corretto.
Come creare una fattura in sette passaggi
Utilizza questi sette passaggi come sequenza di lavoro, quindi confronta la bozza con il contratto, le istruzioni del cliente e le norme locali in materia di fatturazione.
- 1. Scegli il documento e il canale
- Verifica se il cliente accetta un PDF o richiede un portale, una fattura elettronica strutturata o l'invio all'autorità fiscale.
- 2. Identifica le parti
- Inserisci i nomi, gli indirizzi e gli identificativi del fornitore e del cliente richiesti per questa transazione.
- 3. Aggiungi un riferimento e le date
- Utilizza un identificativo univoco per la fattura, una serie sequenziale ove richiesto, e le relative date di emissione, di fornitura e di scadenza.
- 4. Descrivi ogni addebito
- Elenca i beni o i servizi con dettagli sufficienti a corrispondere all'accordo, includendo quantità, prezzo unitario ed eventuali sconti.
- 5. Calcola le imposte e i totali
- Controlla ogni riga, il subtotale, la categoria fiscale, l'aliquota, l'importo dell'imposta, gli arrotondamenti e l'importo finale nella valuta indicata.
- 6. Aggiungi le condizioni di pagamento concordate
- Indica la data di scadenza e le istruzioni di pagamento verificate. Aggiungi interessi, commissioni o termini di ritenuta solo se supportati dall'accordo e dalla legge.
- 7. Convalida, invia e conserva
- Verifica gli identificativi e i calcoli, consegna tramite il canale accettato e conserva la fattura e la documentazione di supporto per il periodo richiesto.
Campi comuni della fattura e cosa verificare
La maggior parte delle fatture identifica il documento, il fornitore, il cliente, la transazione, le date, gli importi, la valuta e le condizioni di pagamento. Le fatture fiscali possono richiedere anche numeri di registrazione, un numero sequenziale, la data di fornitura, gli importi imponibili per categoria, le aliquote, gli importi delle imposte e le note prescritte. Le fatture per il settore pubblico e quelle transfrontaliere possono richiedere riferimenti dell'acquirente, indirizzi elettronici o campi strutturati che non compaiono in un normale PDF.
Non considerare un elenco di controllo generico come prova di validità legale o del diritto del cliente alla detrazione fiscale. Verifica le norme relative allo status del fornitore, al luogo di fornitura, al tipo di cliente e al valore della fattura. L'elenco di controllo del Regno Unito e la Direttiva UE sull'IVA nelle fonti illustrano come i requisiti ufficiali differiscano anche tra i campi familiari della fattura.
Come calcolare i totali e le imposte
Per ogni riga, moltiplica la quantità per il prezzo unitario, applica l'eventuale sconto di riga e verifica il risultato. Somma le righe al subtotale netto, calcola l'imposta utilizzando la categoria e l'aliquota confermate, quindi mostra il totale lordo e l'eventuale importo già pagato. Segui la regola di arrotondamento applicabile e mantieni tutti gli importi nella valuta indicata.
Il software può eseguire i calcoli dopo l'inserimento di un'aliquota, ma non può stabilire il trattamento legale sulla base di un breve modulo. Registrazione, posizione, status del cliente, prodotto o servizio e regimi speciali possono cambiare il risultato. Non dare per scontato che una vendita transfrontaliera sia automaticamente soggetta a inversione contabile, esente o ad aliquota zero. Verifica il trattamento e le eventuali diciture richieste prima dell'emissione.
Numerazione e date della fattura
Utilizza un identificativo univoco all'interno della serie e del periodo richiesti dalle tue norme. Alcuni sistemi fiscali richiedono un numero sequenziale basato su una o più serie, ma non esiste una regola universale che vieti i salti di numerazione. Se annulli, cancelli o correggi un documento, conserva la traccia di controllo richiesta invece di riassegnare un identificativo in modo da oscurare la registrazione.
Le date necessarie possono includere la data di emissione, la data di fornitura o del servizio, la data di scadenza del pagamento e la data di esigibilità dell'imposta. Ricava la data di scadenza dall'accordo e indica una data di calendario quando possibile. Non modificare la data di emissione o di fornitura al solo fine di spostare la dichiarazione in un altro periodo.
Come inviare la fattura e ottenere il pagamento
Il formato PDF è diffuso, ma non è immutabile e non sostituisce una fattura elettronica strutturata obbligatoria, un portale del cliente o un canale dell'autorità fiscale. Inviare il formato accettato dal destinatario e dalla giurisdizione applicabile. Verificare il destinatario prima di comunicare dati personali o coordinate bancarie e conservare la fattura originale insieme alla prova di consegna e alle eventuali rettifiche successive.
Utilizzare istruzioni di pagamento verificate e indicare chiaramente la data di scadenza. Se la fattura risulta scaduta, seguire la procedura di sollecito concordata e le norme locali in materia di interessi, spese di recupero e riscossione dei crediti. Confermare la modifica di coordinate bancarie precedentemente concordate attraverso un canale affidabile prima di farvi affidamento.
Errori comuni da evitare
Verificare questi punti prima dell'emissione. Ciascuno può rendere una fattura più difficile da accettare, riconciliare, dichiarare o pagare.
- Un riferimento duplicato o non motivato
- Mantenere gli identificativi univoci all'interno della serie richiesta e conservare la traccia di controllo per i documenti annullati, stornati e rettificati.
- Controparte o dati di instradamento errati
- Una denominazione commerciale potrebbe non coincidere con il soggetto giuridico di fatturazione del cliente e alcuni acquirenti richiedono un ordine di acquisto o un indirizzo elettronico.
- Trattamento fiscale non verificato
- La sola registrazione non determina l'aliquota, l'esenzione o il reverse charge. Verificare il trattamento specifico della transazione.
- Descrizioni delle voci generiche
- Descrivere i beni forniti, il periodo del servizio o la milestone in modo sufficientemente dettagliato da corrispondere all'accordo e supportare la verifica.
- Istruzioni di pagamento non verificate
- Controllare le coordinate bancarie e gli URL di pagamento prima dell'emissione, soprattutto quando le istruzioni sono state modificate di recente.
- Uso del PDF quando sono richiesti dati strutturati
- Un PDF leggibile può comunque non soddisfare l'obbligo del cliente o dell'autorità relativo a una fattura elettronica strutturata o all'invio tramite portale.
Domande frequenti
Serve un software per creare una fattura?
Non necessariamente. Un elaboratore di testi, un foglio di calcolo o un generatore possono essere sufficienti quando il destinatario e la giurisdizione accettano quel formato. Il software facilita i calcoli, la numerazione e la conservazione dei documenti, ma non determina il corretto trattamento fiscale. Alcune transazioni richiedono la fatturazione elettronica strutturata o un canale dell'autorità competente.
Quali informazioni deve contenere una fattura?
Non esiste un contenuto minimo universale. I campi più comuni identificano il fornitore, il cliente, la fattura, le date, i beni o servizi, la valuta e gli importi. Le fatture con rilevanza fiscale possono richiedere i numeri di registrazione, un numero progressivo, gli importi imponibili, le aliquote, gli importi d'imposta e le annotazioni prescritte. Verificare le norme applicabili alla transazione e gli eventuali requisiti di instradamento del cliente.
Come numerare le fatture?
Utilizzare un identificativo univoco all'interno della serie e del periodo richiesti dalle norme applicabili. Alcuni sistemi richiedono un numero progressivo nell'ambito di una o più serie, ad esempio 2026-001 e 2026-002, ma non dare per scontato che ogni giurisdizione preveda la stessa regola di continuità. Conservare la traccia richiesta per le fatture stornate, annullate e rettificate.
Devo addebitare l'IVA o l'imposta sulle vendite?
Dipende dalla registrazione, dalla localizzazione del fornitore e del cliente, dalla qualifica del cliente, dalla natura dell'operazione e da eventuali regimi speciali. Non addebitare imposte, applicare l'inversione contabile o indicare un numero di registrazione basandosi solo su un esempio generico. Verificare il trattamento applicabile alla transazione.
Posso creare una fattura gratuitamente?
Sì. Il generatore presente in questa pagina può creare una bozza in PDF senza account, carta di pagamento o filigrana. L'utente resta responsabile della verifica degli identificativi, del trattamento fiscale, dei campi obbligatori e del formato di consegna accettato prima dell'emissione.