Cosa ti serve prima di iniziare
Prima di scrivere una sola riga, raccogli le informazioni su cui si basa una fattura. Averle pronte trasforma la fatturazione in un lavoro di due minuti invece che in un continuo scambio di messaggi con il cliente.
- I dati della tua attività
- La ragione sociale, l'indirizzo, l'email di contatto e l'eventuale numero di registrazione o partita IVA che ti riguarda.
- I dati del tuo cliente
- Il nome e l'indirizzo a cui intestare la fattura e la partita IVA se si tratta di un'attività registrata, dato importante per le vendite transfrontaliere.
- Cosa stai fatturando
- Una breve descrizione di ogni prodotto o servizio, con la quantità e il prezzo unitario.
- L'imposta applicabile
- L'aliquota IVA per ogni riga, oppure una nota se la vendita è ad aliquota zero, esente o in regime di inversione contabile.
- Date e termini
- La data di emissione della fattura e la data di scadenza del pagamento (per esempio 14 o 30 giorni dopo).
- Come vuoi essere pagato
- Il tuo conto corrente o IBAN, oppure un link di pagamento, così il cliente può saldare senza dover chiedere come.
Come fare una fattura in sette passaggi
Ogni fattura, scritta a mano o generata, segue la stessa struttura. Esegui questi passaggi in ordine e otterrai un documento completo e professionale.
- 1. Aggiungi un'intestazione
- Scrivi la parola Fattura in alto, insieme al nome della tua attività e al logo, se ne hai uno, così il documento è subito riconoscibile.
- 2. Aggiungi i tuoi dati e quelli del cliente
- Indica il tuo nome, l'indirizzo e la partita IVA, poi il cliente a cui intesti la fattura. Entrambe le parti devono essere identificate con chiarezza.
- 3. Assegna un numero e le date
- Assegna un numero di fattura unico e progressivo e imposta la data di emissione e la data di scadenza del pagamento.
- 4. Elenca le righe
- Una riga per ogni prodotto o servizio: descrizione, quantità, prezzo unitario e totale di riga.
- 5. Aggiungi imposta e totali
- Somma le righe per ottenere l'imponibile, aggiungi l'IVA dove applicabile e mostra l'importo finale dovuto.
- 6. Aggiungi i dati di pagamento e i termini
- Indica come ed entro quando pagare: dati bancari o un link di pagamento, oltre a eventuali condizioni per i ritardi di pagamento.
- 7. Salvala come PDF e inviala
- Esporta un PDF (così l'impaginazione non può essere modificata) e invialo via email al cliente, conservando una copia per i tuoi archivi.
Cosa deve contenere ogni fattura
Alcuni campi sono una questione di buona prassi; altri sono obbligatori per legge nella maggior parte dei Paesi. Una fattura completa riporta la parola Fattura, un numero di fattura univoco, la data di emissione, il tuo nome e indirizzo, il nome e indirizzo del cliente, una descrizione dei beni o servizi, l'importo dovuto e l'imposta indicata separatamente dove applicabile.
Se sei titolare di partita IVA o di un'imposta equivalente, di solito devi indicare anche la tua partita IVA, l'aliquota e l'importo dell'imposta per ogni riga e, nell'UE, spesso la partita IVA del cliente nelle vendite transfrontaliere tra imprese. Indicare correttamente questi dati è ciò che rende una fattura valida, permettendo al cliente di recuperare l'imposta e a te di tenere una contabilità in ordine.
Come calcolare totali e imposta
I calcoli sono semplici. Per ogni riga, moltiplica la quantità per il prezzo unitario per ottenere il totale di riga. Somma i totali di riga per ottenere l'imponibile (l'importo al netto dell'imposta). Poi applica l'imposta: moltiplica l'imponibile, o ogni singola riga, per l'aliquota corrispondente per ottenere l'importo dell'imposta e sommalo per arrivare al totale dovuto.
Se vendi con più di un'aliquota, raggruppa le righe per aliquota e mostra l'imposta di ciascuna separatamente, così il dettaglio è chiaro. Le vendite transfrontaliere tra imprese dell'UE sono spesso in inversione contabile: indichi l'importo netto senza IVA e aggiungi una nota che specifica che l'imposta è assolta dall'acquirente. Uno strumento che conosce queste regole calcola i totali e le note corrette al posto tuo, eliminando la fonte più comune di errori in fattura.
Numeri e date delle fatture
Assegna a ogni fattura un numero univoco e progressivo senza interruzioni, come INV-0001, INV-0002 e così via. Una numerazione coerente mantiene la tua contabilità facile da seguire ed è richiesta dalla maggior parte delle autorità fiscali; interruzioni o duplicati sollevano dubbi che è meglio evitare.
Indica con chiarezza due date: la data di emissione (quando emetti la fattura) e la data di scadenza (quando ti aspetti il pagamento). Invece di scrivere “pagamento alla ricezione”, indica un termine concreto come 14 o 30 giorni dalla data di emissione. Una data di scadenza precisa è più facile da sollecitare e ti fa pagare più in fretta.
Come inviare la fattura e farti pagare
Invia la fattura in formato PDF, così l'impaginazione e i totali non possono essere modificati durante l'invio, e conserva una copia per i tuoi archivi. L'email va bene per la maggior parte dei liberi professionisti e delle piccole imprese; allega il PDF e scrivi un messaggio breve e cordiale con l'importo e la data di scadenza.
Rendi il pagamento facile. Inserisci i tuoi dati bancari o un link di pagamento direttamente sulla fattura, così il cliente non deve chiederteli. Le fatture che offrono un modo evidente per pagare vengono saldate molto più in fretta. Se la data di scadenza passa, un sollecito cortese qualche giorno dopo è normale e di solito è tutto ciò che serve.
Errori comuni da evitare
La maggior parte dei problemi con le fatture deriva da una manciata di sviste evitabili. Un controllo rapido prima dell'invio ti risparmia correzioni imbarazzanti in seguito.
- Numero mancante o duplicato
- Riutilizzare un numero o saltare la numerazione rende difficile la riconciliazione della contabilità e può far scattare un controllo fiscale.
- Nessuna data di scadenza chiara
- “Pagamento alla ricezione” è vago. Una data precisa definisce l'aspettativa e semplifica il sollecito.
- Imposta sbagliata o mancante
- Applicare l'aliquota sbagliata, o dimenticare la nota di inversione contabile in una vendita transfrontaliera, rende la fattura non conforme.
- Descrizioni di riga vaghe
- Una riga che dice soltanto “servizi” genera domande. Descrivi cosa hai fornito, così il cliente può approvarla rapidamente.
- Nessun dato di pagamento
- Se il cliente non vede come pagare, non lo farà, o almeno non in tempo. Indica sempre i dati bancari o un link.
- Inviare un file modificabile
- Un file di videoscrittura o un foglio di calcolo può essere modificato. Invia sempre un PDF.
Domande frequenti
Mi serve un software per fare una fattura?
No. Puoi fare una fattura con un programma di videoscrittura o un foglio di calcolo, o anche a mano. Un software aiuta con la numerazione progressiva, i totali e l'imposta automatici e un PDF ordinato, ma non è indispensabile. Puoi anche usare un generatore online gratuito senza account, come quello in questa pagina.
Quali informazioni deve contenere una fattura?
Come minimo: la parola Fattura, un numero di fattura univoco, la data di emissione, il tuo nome e indirizzo, il nome e indirizzo del cliente, una descrizione dei beni o servizi, l'importo dovuto e l'imposta (come l'IVA) indicata separatamente dove applicabile. Molti Paesi aggiungono requisiti specifici, come la partita IVA per le attività registrate.
Come devo numerare le mie fatture?
Usa un numero univoco e progressivo per ogni fattura, senza interruzioni, per esempio INV-0001 e poi INV-0002. Una numerazione coerente rende la tua contabilità facile da seguire ed è richiesta dalla maggior parte delle autorità fiscali.
Devo applicare l'IVA?
Dipende da dove hai sede, se sei titolare di partita IVA e dove si trova il tuo cliente. Se sei titolare di partita IVA di solito applichi l'IVA e indichi il tuo numero; le vendite transfrontaliere tra imprese dell'UE usano spesso l'inversione contabile. Verifica le regole del tuo Paese.
Posso fare una fattura gratis?
Sì. Puoi creare e scaricare una fattura professionale gratis, senza account e senza filigrana, usando il generatore in questa pagina. Nulla di ciò che inserisci viene memorizzato.