始める前に必要なもの
1行も書く前に、請求書が依存する情報を集めましょう。準備しておけば、請求作業は顧客とのやり取りではなく2分の仕事になります。
- 事業情報
- 商号、住所、連絡先メール、そしてあなたに該当する登録番号や税番号。
- 顧客情報
- 請求先の名称と住所、そして越境取引で重要となる、相手が登録事業者の場合の税番号。
- 何を請求するか
- 各製品またはサービスの短い説明と、数量および単価。
- 適用される税金
- 各行のVATまたは売上税の税率、あるいは販売がゼロ税率、非課税、リバースチャージの場合の注記。
- 日付と条件
- 請求書を発行する日付と支払期日(例えば14日後または30日後)。
- 希望する支払い方法
- 銀行口座またはIBAN、あるいは支払いリンク。顧客が尋ねることなく決済できます。
7つのステップで請求書を作る方法
手書きでも生成でも、すべての請求書は同じ形に従います。これらのステップを順に進めれば、完全で専門的な書類が出来上がります。
- 1. ヘッダーを追加する
- 上部に「請求書」という語を、ある場合は事業名とロゴとともに置き、書類が一目でわかるようにします。
- 2. 自社情報と顧客情報を追加する
- あなたの名称、住所、税番号を、次に請求先の顧客を記載します。両当事者を明確に特定する必要があります。
- 3. 番号と日付を付ける
- 一意の連番の請求書番号を割り当て、発行日と支払期日を設定します。
- 4. 明細行を列挙する
- 製品またはサービスごとに1行:説明、数量、単価、そして行の合計。
- 5. 税金と合計を追加する
- 各行を合計して小計を出し、該当する場合はVATまたは売上税を加え、最終的な支払額を示します。
- 6. 支払い詳細と条件を追加する
- どのように、いつまでに支払うかを示します。銀行口座情報または支払いリンク、加えて遅延支払いの条件。
- 7. PDFとして保存して送る
- PDFを書き出し(レイアウトが変更できないように)、顧客にメールで送り、自分の記録用にコピーを保管します。
すべての請求書が含めなければならないもの
一部の項目は良い慣行の問題ですが、他のものはほとんどの国で法的に必須です。完全な請求書は、請求書という語、一意の請求書番号、発行日、あなたの名称と住所、顧客の名称と住所、商品またはサービスの説明、支払額、そして該当する場合に別記された税金を備えます。
VATまたは同等の税の登録をしている場合、通常はさらに、あなたの税番号、各行の税率と税額、そしてEUでは越境の事業者間販売における顧客のVAT番号を表示しなければならないことがよくあります。これらを正しくすることが、顧客が税を還付請求でき、あなたがきれいな帳簿を保つために、請求書を有効にします。
合計と税金の計算方法
計算は単純です。各行について、数量に単価を掛けて行の合計を出します。行の合計を足し合わせて小計(税抜きの金額)を出します。次に税を適用します。小計または各行に該当する税率を掛けて税額を出し、それを加えて支払合計額に達します。
複数の税率で販売する場合は、行を税率ごとにグループ化し、各税率の税を別々に示すことで内訳を明確にします。EUの事業者間の越境販売は、しばしばリバースチャージです。VATなしで純額を示し、買い手が税を申告する旨の注記を追加します。これらの規則を知るツールは、合計と適切な注記をあなたのために計算し、請求書の誤りの最も一般的な原因を取り除きます。
請求書番号と日付
すべての請求書に、INV-0001、INV-0002のように、抜けのない一意の連番を付けます。一貫した連番は記録を追いやすく保ち、ほとんどの税務当局が期待するものです。抜けや重複は、避けたい疑問を招きます。
2つの日付を明確に示します。発行日(請求書を起こすとき)と支払期日(支払いが期待されるとき)です。「受領時支払い」と書くのではなく、発行日から14日または30日といった具体的な条件を記載します。具体的な期日は催促しやすく、より早く支払われます。
請求書を送って入金を受ける方法
レイアウトと合計が転送中に変更されないよう請求書をPDFとして送り、自分の記録用にコピーを保管します。ほとんどのフリーランサーや小規模事業者にはメールで十分です。PDFを添付し、金額と期日を記した短く親しみやすいメッセージを書きます。
支払いを簡単にしましょう。顧客が尋ねなくて済むよう、銀行口座情報や支払いリンクを請求書に直接記載します。わかりやすい支払い手段を提供する請求書は、目に見えて早く決済されます。期日を過ぎた場合は、数日後の丁寧なリマインダーが通常で、たいていそれで十分です。
避けるべきよくある間違い
ほとんどの請求書の問題は、避けられるわずかなミスから生じます。送る前のさっとした確認が、後の気まずい訂正を防ぎます。
- 番号の欠落または重複
- 番号の使い回しや連番の飛ばしは、記録を照合しにくくし、税務調査の引き金になりかねません。
- 明確な期日がない
- 「受領時支払い」は曖昧です。具体的な日付は期待を設定し、フォローアップを簡単にします。
- 誤ったまたは欠けた税金
- 誤った税率を課したり、越境販売でリバースチャージの注記を忘れたりすると、請求書が非準拠になります。
- 曖昧な明細の説明
- 単に「サービス」とだけ書く行は質問を招きます。顧客が素早く承認できるよう、納品したものを記述しましょう。
- 支払い詳細がない
- 顧客が支払い方法を確認できなければ、支払いません。少なくとも期日通りには。常に銀行口座情報やリンクを示しましょう。
- 編集可能なファイルの送付
- ワープロや表計算のファイルは変更可能です。常にPDFを送りましょう。
よくある質問
請求書を作るのにソフトウェアは必要ですか?
いいえ。ワープロや表計算で、あるいは手書きでも請求書を作れます。ソフトウェアは連番付け、自動の合計と税金、そしてきれいなPDFに役立ちますが、必須ではありません。このページにあるような、アカウント不要の無料オンラインジェネレーターを使うこともできます。
請求書にはどんな情報を含めなければなりませんか?
最低限、「請求書」という語、一意の請求書番号、発行日、あなたの名称と住所、顧客の名称と住所、商品またはサービスの説明、支払額、そして該当する場合に別記された税金(VATなど)です。多くの国では、登録事業者のVAT番号など特定の要件が加わります。
請求書はどのように採番すべきですか?
すべての請求書に、例えばINV-0001の次にINV-0002のように、抜けのない一意の連番を使います。一貫した連番は記録を追いやすくし、ほとんどの税務当局が期待するものです。
VATや売上税を課さなければなりませんか?
あなたの所在地、登録しているかどうか、そして顧客がどこにいるかによります。VAT登録をしている場合、通常はVATを課しVAT番号を表示します。EUの事業者間の越境販売はしばしばリバースチャージを使います。お住まいの国の規則を確認してください。
請求書を無料で作れますか?
はい。このページのジェネレーターを使えば、アカウント不要・透かしなしで、専門的な請求書を無料で作成しダウンロードできます。入力した内容は一切保存されません。