Kaj potrebujete, preden začnete
Preden napišete eno samo vrstico, zberite informacije, na katerih račun temelji. Če jih imate pripravljene, se izstavljanje računov spremeni v dvominutno opravilo namesto v prerekanje s stranko.
- Podatki o vašem podjetju
- Vaše poslovno ime, naslov, kontaktni e-naslov ter morebitna registracijska ali davčna številka, ki velja za vas.
- Podatki vaše stranke
- Ime in naslov za izstavitev računa ter njihova davčna številka, če gre za registrirano podjetje, kar je pomembno pri čezmejni prodaji.
- Za kaj izstavljate račun
- Kratek opis vsakega izdelka ali storitve s količino in ceno na enoto.
- Davek, ki velja
- Stopnja DDV ali prometnega davka za vsako vrstico ali opomba, če je prodaja oproščena, obdavčena z ničelno stopnjo ali z obrnjeno davčno obveznostjo.
- Datumi in pogoji
- Datum izdaje računa in datum zapadlosti plačila (na primer 14 ali 30 dni pozneje).
- Kako želite biti plačani
- Vaš bančni račun ali IBAN ali plačilna povezava, da lahko stranka poravna brez vprašanj o tem, kako.
Kako izdelati račun v sedmih korakih
Vsak račun, naj bo ročno napisan ali ustvarjen, sledi isti obliki. Delajte po teh korakih po vrsti in na koncu boste imeli popoln, profesionalen dokument.
- 1. Dodajte glavo
- Na vrh napišite besedo Račun skupaj z imenom svojega podjetja in logotipom, če ga imate, da je dokument takoj prepoznaven.
- 2. Dodajte svoje podatke in podatke stranke
- Navedite svoje ime, naslov in davčno številko, nato stranko, ki ji izstavljate račun. Obe strani morata biti jasno določeni.
- 3. Dodajte mu številko in datume
- Dodelite edinstveno, zaporedno številko računa ter določite datum izdaje in datum zapadlosti plačila.
- 4. Navedite postavke
- Ena vrstica na izdelek ali storitev: opis, količina, cena na enoto in skupni znesek vrstice.
- 5. Dodajte davek in skupne zneske
- Vrstice seštejte v vmesni znesek, dodajte DDV ali prometni davek, kjer velja, in prikažite končni dolgovani znesek.
- 6. Dodajte plačilne podatke in pogoje
- Prikažite, kako in do kdaj plačati: bančne podatke ali plačilno povezavo ter morebitne pogoje glede zamude plačila.
- 7. Shranite ga kot PDF in pošljite
- Izvozite PDF (da postavitve ni mogoče spremeniti) in ga pošljite stranki po e-pošti, kopijo pa shranite za svojo evidenco.
Kaj mora vsebovati vsak račun
Nekatera polja so stvar dobre prakse; druga so v večini držav zakonsko zahtevana. Popoln račun vsebuje besedo Račun, edinstveno številko računa, datum izdaje, vaše ime in naslov, ime in naslov vaše stranke, opis blaga ali storitev, dolgovani znesek in davek, prikazan ločeno, kjer velja.
Če ste registrirani za DDV ali enakovreden davek, morate običajno prikazati tudi svojo davčno številko, davčno stopnjo in znesek za vsako vrstico ter v EU pogosto davčno številko stranke pri čezmejni poslovni prodaji. Pravilno izpolnjevanje tega je tisto, kar naredi račun veljaven za stranko, da povrne davek, in za vas, da imate čisto knjigovodstvo.
Kako izračunati skupne zneske in davek
Računstvo je preprosto. Za vsako vrstico pomnožite količino s ceno na enoto, da dobite skupni znesek vrstice. Skupne zneske vrstic seštejte, da dobite vmesni znesek (znesek pred davkom). Nato uporabite davek: pomnožite vmesni znesek ali vsako vrstico z ustrezno stopnjo, da dobite znesek davka, in ga prištejte, da dosežete skupni dolgovani znesek.
Če prodajate po več kot eni davčni stopnji, vrstice združite po stopnji in davek vsake stopnje prikažite ločeno, da je razčlenitev jasna. Čezmejna prodaja med podjetji v EU je pogosto z obrnjeno davčno obveznostjo: prikažete neto znesek brez DDV in dodate opombo, da davek obračuna kupec. Orodje, ki pozna ta pravila, izračuna skupne zneske in pravilne opombe namesto vas, kar odpravi najpogostejši vir napak na računih.
Številke in datumi računov
Vsakemu računu dodelite edinstveno, zaporedno številko brez vrzeli, kot je INV-0001, INV-0002 in tako naprej. Dosledno zaporedje ohranja vašo evidenco enostavno za sledenje in ga pričakuje večina davčnih organov; vrzeli ali podvojitve sprožijo vprašanja, ki si jih ne želite.
Jasno prikažite dva datuma: datum izdaje (kdaj izdate račun) in datum zapadlosti (kdaj se pričakuje plačilo). Namesto pisanja "zapade ob prejemu" navedite konkreten rok, kot je 14 ali 30 dni od datuma izdaje. Določen datum zapadlosti je lažje terjati in vas hitreje pripelje do plačila.
Kako poslati račun in prejeti plačilo
Račun pošljite kot PDF, da postavitve in skupnih zneskov med prenosom ni mogoče spremeniti, in kopijo shranite za svojo evidenco. E-pošta je za večino samostojnih podjetnikov in malih podjetij ustrezna; priložite PDF in napišite kratko, prijazno sporočilo z zneskom in datumom zapadlosti.
Olajšajte plačilo. Neposredno na račun vključite svoje bančne podatke ali plačilno povezavo, da stranki ni treba vprašati. Računi, ki ponujajo očiten način plačila, so poravnani opazno hitreje. Če datum zapadlosti mine, je vljuden opomnik nekaj dni pozneje običajen in običajno zadostuje.
Pogoste napake, ki se jim je treba izogniti
Večina težav z računi izvira iz peščice napak, ki se jim je mogoče izogniti. Hiter pregled pred pošiljanjem prihrani neprijetne popravke pozneje.
- Manjkajoča ali podvojena številka
- Ponovna uporaba številke ali preskakovanje zaporedja oteži usklajevanje vaše evidence in lahko sproži davčni pregled.
- Brez jasnega datuma zapadlosti
- "Zapade ob prejemu" je nejasno. Določen datum postavi pričakovanje in olajša spremljanje.
- Napačen ali manjkajoč davek
- Zaračunavanje napačne stopnje ali pozabljena opomba o obrnjeni davčni obveznosti pri čezmejni prodaji naredi račun neskladen.
- Nejasni opisi vrstic
- Vrstica, ki pravi le "storitve", vabi vprašanja. Opišite, kar ste dostavili, da stranka lahko hitro odobri.
- Brez plačilnih podatkov
- Če stranka ne vidi, kako plačati, tega ne bo storila, vsaj ne pravočasno. Vedno prikažite bančne podatke ali povezavo.
- Pošiljanje urejljive datoteke
- Datoteko urejevalnika besedil ali preglednice je mogoče spremeniti. Vedno pošljite PDF.
Pogosta vprašanja
Ali potrebujem programsko opremo za izdelavo računa?
Ne. Račun lahko izdelate v urejevalniku besedil ali preglednici ali celo ročno. Programska oprema pomaga z zaporednim številčenjem, samodejnimi skupnimi zneski in davkom ter urejenim PDF-jem, vendar ni potrebna. Uporabite lahko tudi brezplačni spletni generator brez računa, kot je tisti na tej strani.
Katere informacije mora vsebovati račun?
Najmanj: beseda Račun, edinstvena številka računa, datum izdaje, vaše ime in naslov, ime in naslov vaše stranke, opis blaga ali storitev, dolgovani znesek in davek (kot je DDV), prikazan ločeno, kjer velja. Mnoge države dodajo posebne zahteve, kot je davčna številka za registrirana podjetja.
Kako naj oštevilčim svoje račune?
Za vsak račun uporabite edinstveno, zaporedno številko brez vrzeli, na primer INV-0001, nato INV-0002. Dosledno zaporedje naredi vašo evidenco enostavno za sledenje in ga pričakuje večina davčnih organov.
Ali moram zaračunati DDV ali prometni davek?
Odvisno od tega, kje imate sedež, ali ste registrirani in kje je vaša stranka. Če ste registrirani za DDV, običajno zaračunate DDV in prikažete svojo davčno številko; čezmejna prodaja med podjetji v EU pogosto uporablja obrnjeno davčno obveznost. Preverite pravila za svojo državo.
Ali lahko izdelam račun brezplačno?
Da. Profesionalen račun lahko ustvarite in prenesete brezplačno, brez računa in brez vodnega žiga, z generatorjem na tej strani. Nič, kar vnesete, ni shranjeno.