Was Sie brauchen, bevor Sie beginnen
Bevor Sie eine einzige Zeile schreiben, sammeln Sie die Informationen, auf die eine Rechnung angewiesen ist. Wenn alles bereitliegt, wird das Rechnungschreiben zu einer Zwei-Minuten-Sache statt zu einem Hin und Her mit Ihrem Kunden.
- Ihre Geschäftsdaten
- Ihr Geschäftsname, Ihre Anschrift, Ihre Kontakt-E-Mail und jede Registrierungs- oder Steuernummer, die für Sie gilt.
- Die Daten Ihres Kunden
- Name und Anschrift für die Rechnungsstellung sowie die Steuernummer des Kunden, falls es sich um ein registriertes Unternehmen handelt, was bei grenzüberschreitenden Verkäufen wichtig ist.
- Was Sie in Rechnung stellen
- Eine kurze Beschreibung jedes Produkts oder jeder Leistung, mit der Menge und dem Preis pro Einheit.
- Die anfallende Steuer
- Der Umsatzsteuersatz für jede Position oder ein Hinweis, falls der Verkauf zum Nullsatz, steuerfrei oder Reverse-Charge ist.
- Daten und Zahlungsbedingungen
- Das Datum, an dem Sie die Rechnung ausstellen, und das Datum, an dem die Zahlung fällig ist (zum Beispiel 14 oder 30 Tage später).
- Wie Sie bezahlt werden möchten
- Ihr Bankkonto oder Ihre IBAN, oder ein Zahlungslink, damit der Kunde begleichen kann, ohne nachfragen zu müssen.
Wie man eine Rechnung in sieben Schritten erstellt
Jede Rechnung, ob handschriftlich oder generiert, folgt demselben Aufbau. Arbeiten Sie diese Schritte der Reihe nach ab, und Sie erhalten ein vollständiges, professionelles Dokument.
- 1. Eine Kopfzeile hinzufügen
- Setzen Sie das Wort Rechnung an den Anfang, zusammen mit Ihrem Geschäftsnamen und Ihrem Logo, falls Sie eines haben, damit das Dokument sofort erkennbar ist.
- 2. Ihre Daten und die des Kunden hinzufügen
- Führen Sie Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre Steuernummer auf, dann den Kunden, dem Sie die Rechnung stellen. Beide Parteien müssen eindeutig benannt sein.
- 3. Eine Nummer und Daten vergeben
- Vergeben Sie eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer und legen Sie das Ausstellungsdatum und das Fälligkeitsdatum der Zahlung fest.
- 4. Die Positionen auflisten
- Eine Zeile pro Produkt oder Leistung: Beschreibung, Menge, Einzelpreis und der Positionsbetrag.
- 5. Steuer und Summen hinzufügen
- Summieren Sie die Positionen zu einer Zwischensumme, fügen Sie die Umsatzsteuer hinzu, wo sie anfällt, und weisen Sie den endgültigen fälligen Betrag aus.
- 6. Zahlungsangaben und -bedingungen hinzufügen
- Zeigen Sie, wie und bis wann zu zahlen ist: Bankverbindung oder ein Zahlungslink, dazu etwaige Bedingungen bei Zahlungsverzug.
- 7. Als PDF speichern und versenden
- Exportieren Sie ein PDF (damit das Layout nicht verändert werden kann) und senden Sie es per E-Mail an Ihren Kunden, wobei Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen behalten.
Was jede Rechnung enthalten muss
Manche Felder sind eine Frage der guten Praxis, andere sind in den meisten Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Eine vollständige Rechnung trägt das Wort Rechnung, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, Ihren Namen und Ihre Anschrift, den Namen und die Anschrift Ihres Kunden, eine Beschreibung der Waren oder Leistungen, den fälligen Betrag und die Steuer, gesondert ausgewiesen, wo sie anfällt.
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig oder für eine gleichwertige Steuer registriert sind, müssen Sie in der Regel zusätzlich Ihre Steuernummer, den Steuersatz und den Betrag für jede Position angeben, und in der EU oft die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden bei grenzüberschreitenden Geschäftsverkäufen. Diese Angaben richtig zu machen ist es, was eine Rechnung gültig macht, damit Ihr Kunde die Steuer zurückfordern kann und Sie eine saubere Buchführung behalten.
Wie man Summen und Steuer berechnet
Die Rechenarbeit ist einfach. Multiplizieren Sie für jede Position die Menge mit dem Einzelpreis, um den Positionsbetrag zu erhalten. Addieren Sie die Positionsbeträge zusammen, um die Zwischensumme zu erhalten (den Betrag vor Steuer). Wenden Sie dann die Steuer an: Multiplizieren Sie die Zwischensumme, oder jede Position, mit dem zutreffenden Satz, um den Steuerbetrag zu erhalten, und addieren Sie ihn zum fälligen Gesamtbetrag.
Wenn Sie zu mehr als einem Steuersatz verkaufen, gruppieren Sie die Positionen nach Satz und weisen Sie die Steuer jedes Satzes gesondert aus, damit die Aufschlüsselung klar ist. Grenzüberschreitende Verkäufe zwischen EU-Unternehmen unterliegen oft dem Reverse-Charge-Verfahren: Sie weisen den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer aus und fügen einen Hinweis hinzu, dass der Käufer die Steuer schuldet. Ein Werkzeug, das diese Regeln kennt, berechnet die Summen und die richtigen Hinweise für Sie, was die häufigste Quelle von Rechnungsfehlern beseitigt.
Rechnungsnummern und Daten
Geben Sie jeder Rechnung eine eindeutige, fortlaufende Nummer ohne Lücken, etwa INV-0001, INV-0002 und so weiter. Eine durchgängige Reihe hält Ihre Unterlagen übersichtlich und wird von den meisten Steuerbehörden erwartet; Lücken oder Doppelungen werfen Fragen auf, die Sie nicht haben wollen.
Weisen Sie zwei Daten deutlich aus: das Ausstellungsdatum (wann Sie die Rechnung erstellen) und das Fälligkeitsdatum (wann die Zahlung erwartet wird). Statt „zahlbar bei Erhalt“ zu schreiben, nennen Sie eine konkrete Frist, etwa 14 oder 30 Tage ab dem Ausstellungsdatum. Ein bestimmtes Fälligkeitsdatum lässt sich leichter nachverfolgen und bringt Ihnen schneller Ihr Geld.
Wie man seine Rechnung versendet und bezahlt wird
Versenden Sie die Rechnung als PDF, damit Layout und Summen unterwegs nicht verändert werden können, und behalten Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen. Für die meisten Freiberufler und Kleinunternehmen ist E-Mail vollkommen ausreichend; hängen Sie das PDF an und schreiben Sie eine kurze, freundliche Nachricht mit dem Betrag und dem Fälligkeitsdatum.
Machen Sie das Bezahlen leicht. Geben Sie Ihre Bankverbindung oder einen Zahlungslink direkt auf der Rechnung an, damit der Kunde nicht nachfragen muss. Rechnungen, die einen offensichtlichen Weg zur Zahlung bieten, werden merklich schneller beglichen. Wenn das Fälligkeitsdatum verstreicht, ist eine höfliche Erinnerung wenige Tage später üblich und meist alles, was es braucht.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Die meisten Rechnungsprobleme entstehen aus einer Handvoll vermeidbarer Patzer. Eine kurze Prüfung vor dem Versand erspart Ihnen später unangenehme Korrekturen.
- Eine fehlende oder doppelte Nummer
- Eine Nummer wiederzuverwenden oder die Reihe zu überspringen macht Ihre Unterlagen schwer abstimmbar und kann eine Steuerprüfung auslösen.
- Kein klares Fälligkeitsdatum
- „Zahlbar bei Erhalt“ ist vage. Ein bestimmtes Datum setzt die Erwartung und macht das Nachfassen unkompliziert.
- Falsche oder fehlende Steuer
- Den falschen Satz zu berechnen oder einen Reverse-Charge-Hinweis bei einem grenzüberschreitenden Verkauf zu vergessen, macht die Rechnung nicht regelkonform.
- Vage Positionsbeschreibungen
- Eine Position, die nur „Leistungen“ nennt, lädt zu Rückfragen ein. Beschreiben Sie, was Sie geliefert haben, damit der Kunde sie zügig freigeben kann.
- Keine Zahlungsangaben
- Wenn der Kunde nicht sieht, wie er zahlen soll, wird er es nicht tun, zumindest nicht pünktlich. Geben Sie immer eine Bankverbindung oder einen Link an.
- Eine bearbeitbare Datei versenden
- Eine Textverarbeitungs- oder Tabellendatei kann verändert werden. Versenden Sie immer ein PDF.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich eine Software, um eine Rechnung zu erstellen?
Nein. Sie können eine Rechnung in einer Textverarbeitung oder Tabelle erstellen oder sogar von Hand. Software hilft bei fortlaufender Nummerierung, automatischen Summen und Steuern sowie einem sauberen PDF, ist aber nicht erforderlich. Sie können auch einen kostenlosen Online-Generator ohne Konto nutzen, wie den auf dieser Seite.
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Mindestens: das Wort Rechnung, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, Ihren Namen und Ihre Anschrift, den Namen und die Anschrift Ihres Kunden, eine Beschreibung der Waren oder Leistungen, den fälligen Betrag und die Steuer (etwa die Umsatzsteuer), gesondert ausgewiesen, wo sie anfällt. Viele Länder fügen besondere Anforderungen hinzu, etwa eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für registrierte Unternehmen.
Wie sollte ich meine Rechnungen nummerieren?
Verwenden Sie für jede Rechnung eine eindeutige, fortlaufende Nummer ohne Lücken, zum Beispiel INV-0001, dann INV-0002. Eine durchgängige Reihe hält Ihre Unterlagen übersichtlich und wird von den meisten Steuerbehörden erwartet.
Muss ich Umsatzsteuer berechnen?
Das hängt davon ab, wo Sie ansässig sind, ob Sie registriert sind und wo Ihr Kunde ist. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, berechnen Sie in der Regel die Umsatzsteuer und weisen Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus; grenzüberschreitende Verkäufe zwischen EU-Unternehmen nutzen oft das Reverse-Charge-Verfahren. Prüfen Sie die Regeln für Ihr Land.
Kann ich eine Rechnung kostenlos erstellen?
Ja. Sie können eine professionelle Rechnung kostenlos erstellen und herunterladen, ohne Konto und ohne Wasserzeichen, mit dem Generator auf dieser Seite. Nichts, was Sie eingeben, wird gespeichert.