Was Sie vor dem Start benötigen
Beginnen Sie mit der Handelsvereinbarung und den Regeln, die für die Transaktion gelten. Die folgenden Felder sind üblich, doch eine Steuerrechnung, eine Rechnung für den öffentlichen Sektor oder eine strukturierte E-Rechnung erfordert möglicherweise zusätzliche Kennungen oder einen anderen Zustellkanal.
- Anbieterangaben
- Der Firmenname oder Handelsname, die Adresse und die Kontaktdaten sowie Registrierungs- und Steuerkennungen, sofern die geltenden Regeln dies erfordern.
- Kundenangaben
- Der korrekte Firmenname des Kunden, die Rechnungsanschrift sowie alle Bestell-, Einkäufer-, Steuer- oder Routing-Kennungen, die der Kunde verwendet haben möchte.
- Die Leistung
- Klare Beschreibungen, Mengen, Einheiten, Preise, Rabatte sowie der Liefer- oder Leistungszeitraum, die erforderlich sind, um jede Position zu belegen.
- Steuerbehandlung
- Der Steuersatz sowie die Steuerbefreiung, der Nullsteuersatz oder die Reverse-Charge-Regelung, die Sie für diese Transaktion eigenständig bestätigt haben.
- Termine und Konditionen
- Das Rechnungsdatum und das Leistungsdatum, der vereinbarte Fälligkeitstermin, die Währung, die Zahlungsbedingungen sowie jeder Vertragsbezug.
- Zustellungs- und Zahlungsangaben
- Das akzeptierte Rechnungsformat und der Kanal, geprüfte Bankverbindungen oder Zahlungs-URL sowie der richtige Empfänger.
Rechnung in sieben Schritten erstellen
Verwenden Sie diese sieben Schritte als Arbeitsablauf und vergleichen Sie anschließend den Entwurf mit dem Vertrag, den Kundenanweisungen und den örtlichen Rechnungsregeln.
- 1. Dokument und Kanal wählen
- Prüfen Sie, ob der Kunde ein PDF akzeptiert oder ein Portal, eine strukturierte E-Rechnung oder eine Übermittlung an die Steuerbehörde verlangt.
- 2. Beteiligte angeben
- Geben Sie die Namen, Adressen und Kennungen von Lieferant und Kunde ein, die für diesen Vorgang erforderlich sind.
- 3. Referenz und Daten hinzufügen
- Verwenden Sie eine eindeutige Rechnungskennung, eine fortlaufende Serie, sofern erforderlich, sowie die maßgeblichen Rechnungs-, Liefer- und Fälligkeitsdaten.
- 4. Jede Position beschreiben
- Listen Sie die Waren oder Dienstleistungen mit ausreichenden Details auf, damit sie mit der Vereinbarung übereinstimmen, einschließlich Menge, Einheitspreis und gegebenenfalls Rabatten.
- 5. Steuern und Summen berechnen
- Prüfen Sie jede Position, die Zwischensumme, die Steuerkategorie, den Steuersatz, den Steuerbetrag, die Rundung und den Endbetrag in der angegebenen Währung.
- 6. Vereinbarte Zahlungsbedingungen hinzufügen
- Geben Sie das Fälligkeitsdatum und geprüfte Zahlungsanweisungen an. Fügen Sie Zinsen, Gebühren oder Zurückbehaltungsbedingungen nur hinzu, wenn Vertrag und Gesetz dies vorsehen.
- 7. Prüfen, versenden und aufbewahren
- Prüfen Sie die Kennungen und die Berechnungen, liefern Sie über den akzeptierten Kanal und bewahren Sie die Rechnung und die Belegunterlagen für die erforderliche Dauer auf.
Häufige Rechnungsfelder und was zu prüfen ist
Die meisten Rechnungen weisen das Dokument, den Lieferanten, den Kunden, den Vorgang, die Daten, die Beträge, die Währung und die Zahlungsbedingungen aus. Steuerrechnungen können zusätzlich Registrierungsnummern, eine fortlaufende Nummer, das Lieferdatum, steuerpflichtige Beträge nach Kategorie, Steuersätze, Steuerbeträge und vorgeschriebene Hinweise erfordern. Rechnungen des öffentlichen Sektors und grenzüberschreitende Rechnungen können Käuferreferenzen, elektronische Adressen oder strukturierte Felder erfordern, die auf einem einfachen PDF nicht enthalten sind.
Betrachten Sie eine allgemeine Checkliste nicht als Nachweis der Rechtsgültigkeit oder des Rechts des Kunden auf Vorsteuerabzug. Bestätigen Sie die Regeln für den Status des Lieferanten, den Leistungsort, die Kundenart und den Rechnungswert. Die britische Checkliste und die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie in den Quellen veranschaulichen, wie sich behördliche Anforderungen selbst bei vertrauten Rechnungsfeldern unterscheiden.
Wie Summen und Steuern berechnet werden
Multiplizieren Sie für jede Position die Menge mit dem Einheitspreis, wenden Sie einen gegebenenfalls geltenden Rabatt an und prüfen Sie das Ergebnis. Stellen Sie die Positionen zur Netto-Zwischensumme zusammen, berechnen Sie die Steuer mit der bestätigten Kategorie und dem bestätigten Satz und weisen Sie dann den Bruttogesamtbetrag und einen bereits gezahlten Betrag aus. Befolgen Sie die geltende Rundungsregel und führen Sie alle Beträge in der angegebenen Währung.
Software kann die Berechnungen durchführen, nachdem Sie einen Satz eingegeben haben, sie kann jedoch die steuerliche Behandlung nicht aus einem kurzen Formular ableiten. Registrierung, Standort, Kundenstatus, Produkt oder Dienstleistung und Sonderregelungen können das Ergebnis verändern. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein grenzüberschreitender Verkauf automatisch dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegt, steuerbefreit ist oder mit 0 % besteuert wird. Prüfen Sie die Behandlung und einen etwaig erforderlichen Wortlaut vor der Ausstellung.
Rechnungsnummern und Daten
Verwenden Sie eine Kennung, die innerhalb der von Ihren Regeln vorgeschriebenen Reihe und des maßgeblichen Zeitraums eindeutig ist. Manche Steuersysteme verlangen eine fortlaufende Nummer auf Basis einer oder mehrerer Serien, es gibt jedoch keine allgemeine Pflicht zur lückenlosen Nummerierung. Wenn Sie ein Dokument stornieren, annullieren oder korrigieren, bewahren Sie die erforderliche Prüfspur auf, anstatt eine Kennung so neu zuzuweisen, dass der Datensatz unkenntlich wird.
Zu den benötigten Daten können das Rechnungsdatum, das Liefer- oder Leistungsdatum, das Fälligkeitsdatum der Zahlung und der Zeitpunkt der Steuerentstehung gehören. Leiten Sie das Fälligkeitsdatum aus der Vereinbarung ab und geben Sie nach Möglichkeit ein Kalenderdatum an. Ändern Sie ein Rechnungs- oder Lieferdatum nicht allein, um die Meldung in einen anderen Zeitraum zu verlagern.
So senden Sie Ihre Rechnung und erhalten Ihre Zahlung
Ein PDF ist verbreitet, doch es ist nicht unveränderbar und ersetzt keine erforderliche strukturierte E-Rechnung, keinen Kundenportal-Zugang und keinen Behördenkanal. Senden Sie das Format, das Empfänger und Rechtsordnung akzeptieren. Prüfen Sie den Empfänger, bevor Sie personenbezogene Daten oder Bankdaten preisgeben, und bewahren Sie die Originalrechnung sowie den Nachweis der Zustellung und spätere Korrekturen auf.
Verwenden Sie geprüfte Zahlungsanweisungen und nennen Sie das Fälligkeitsdatum klar. Wird die Rechnung überfällig, befolgen Sie den vereinbarten Mahnablauf und die örtlichen Regeln zu Zinsen, Inkassokosten und der Beitreibung. Bestätigen Sie eine Änderung zuvor vereinbarter Bankdaten über einen vertrauenswürdigen Kanal, bevor Sie diese verwenden.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Prüfen Sie diese Punkte vor der Rechnungsstellung. Jeder einzelne kann es erschweren, die Rechnung zu akzeptieren, abzugleichen, zu melden oder zu bezahlen.
- Eine doppelte oder unerklärte Referenz
- Halten Sie Kennungen innerhalb der vorgeschriebenen Serie eindeutig und bewahren Sie den Prüfpfad für stornierte, ungültig erklärte und korrigierte Dokumente auf.
- Falscher Vertragspartner oder falsche Weiterleitungsangaben
- Ein Handelsname ist möglicherweise nicht die juristische Rechnungseinheit des Kunden, und einige Käufer verlangen eine Bestellnummer oder eine elektronische Adresse.
- Nicht geprüfte steuerliche Behandlung
- Allein die Registrierung bestimmt weder den Steuersatz noch die Befreiung oder die Umkehr der Steuerschuld. Prüfen Sie den konkreten Vorgang.
- Unklare Positionsbeschreibungen
- Beschreiben Sie die gelieferten Waren, den Leistungszeitraum oder den Meilenstein ausreichend präzise, damit sie mit der Vereinbarung übereinstimmen und die Prüfung unterstützen.
- Nicht geprüfte Zahlungsanweisungen
- Prüfen Sie Bankdaten und Zahlungs-URLs vor der Rechnungsstellung, insbesondere wenn die Angaben kürzlich geändert wurden.
- PDF verwenden, obwohl strukturierte Daten erforderlich sind
- Ein lesbares PDF genügt möglicherweise trotzdem nicht der Vorgabe eines Kunden oder einer Behörde für eine strukturierte E-Rechnung oder eine Einreichung über ein Portal.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich Software, um eine Rechnung zu erstellen?
Nicht unbedingt. Ein Textverarbeitungsprogramm, eine Tabellenkalkulation oder ein Generator kann ausreichen, wenn Empfänger und Rechtsordnung dieses Format akzeptieren. Software hilft bei Rechenarbeit, Nummerierung und Aufzeichnungen, entscheidet aber nicht über die korrekte steuerliche Behandlung. Manche Vorgänge erfordern strukturiertes E-Invoicing oder einen Behördenkanal.
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Es gibt kein einheitliches Mindestmaß. Übliche Felder benennen Lieferant, Kunde, Rechnung, Daten, Waren oder Leistungen, Währung und Beträge. Steuerrechnungen können Registrierungsnummern, eine fortlaufende Nummer, steuerpflichtige Beträge, Steuersätze, Steuerbeträge und vorgeschriebene Hinweise erfordern. Prüfen Sie die Regeln für den Vorgang und etwaige Weiterleitungsanforderungen des Kunden.
Wie sollte ich meine Rechnungen nummerieren?
Verwenden Sie eine Kennung, die innerhalb der von Ihren Regeln vorgeschriebenen Serie und Periode eindeutig ist. Manche Systeme verlangen eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Serien, z. B. 2026-001 und 2026-002; nehmen Sie nicht an, dass jede Rechtsordnung dieselbe lückenlose Regel hat. Bewahren Sie den vorgeschriebenen Prüfpfad für ungültig erklärte, stornierte und korrigierte Rechnungen auf.
Muss ich Umsatzsteuer oder Sales Tax erheben?
Das hängt von der Registrierung, den Standorten von Lieferant und Kunde, dem Kundenstatus, der gelieferten Leistung und etwaigen Sonderregelungen ab. Erheben Sie keine Steuer, wenden Sie kein Reverse-Charge-Verfahren an und weisen Sie keine Steuerregistrierungsnummer allein auf Grundlage eines generischen Beispiels aus. Bestätigen Sie die Behandlung für den konkreten Vorgang.
Kann ich kostenlos eine Rechnung erstellen?
Ja. Der Generator auf dieser Seite kann einen PDF-Entwurf ohne Konto, Karte oder Wasserzeichen erstellen. Sie bleiben dafür verantwortlich, Kennungen, Steuerbehandlung, Pflichtfelder und das akzeptierte Zustellformat vor dem Ausstellen zu prüfen.