Was Sie vor Beginn benötigen
Beginnen Sie mit der geschäftlichen Vereinbarung und den Vorschriften, die für den Geschäftsvorgang gelten. Die nachstehenden Angaben sind üblich, doch eine Steuerrechnung, eine Rechnung an eine öffentliche Stelle oder eine strukturierte E-Rechnung kann zusätzliche Identifikatoren oder einen anderen Übermittlungsweg erfordern.
- Angaben zum Lieferanten
- Rechtlicher Name oder Geschäftsname, Anschrift und Kontaktdaten sowie Registrierungs- und Steueridentifikatoren, sofern die geltenden Vorschriften diese verlangen.
- Angaben zum Kunden
- Der korrekte rechtliche Name des Kunden, die Rechnungsanschrift und alle von ihm verlangten Bestell-, Käufer-, Steuer- oder Routing-Identifikatoren.
- Lieferung oder Leistung
- Eindeutige Beschreibungen, Mengen, Einheiten, Preise, Rabatte und der zur Erläuterung der einzelnen Positionen erforderliche Liefer- oder Leistungszeitraum.
- Steuerliche Behandlung
- Der Steuersatz, die Steuerbefreiung, der Nullsteuersatz oder das Reverse-Charge-Verfahren, die Sie für diesen Geschäftsvorgang unabhängig geprüft haben.
- Daten und Bedingungen
- Ausstellungs- und Lieferdaten, das vereinbarte Fälligkeitsdatum, die Währung, Zahlungsbedingungen und etwaige Vertragsreferenzen.
- Übermittlungs- und Zahlungsangaben
- Das akzeptierte Rechnungsformat und der Übermittlungsweg, geprüfte Bankdaten oder die Zahlungs-URL sowie der richtige Empfänger.
So erstellen Sie eine Rechnung in sieben Schritten
Nutzen Sie diese sieben Schritte als Arbeitsablauf und gleichen Sie den Entwurf anschließend mit dem Vertrag, den Vorgaben des Kunden und den örtlichen Rechnungsstellungsvorschriften ab.
- 1. Dokument und Übermittlungsweg wählen
- Klären Sie, ob der Kunde ein PDF akzeptiert oder ein Portal, eine strukturierte E-Rechnung oder eine Übermittlung an die Steuerbehörde verlangt.
- 2. Parteien angeben
- Tragen Sie die für diesen Geschäftsvorgang erforderlichen Namen, Anschriften und Identifikatoren des Lieferanten und des Kunden ein.
- 3. Referenz und Daten ergänzen
- Verwenden Sie einen eindeutigen Rechnungsidentifikator, sofern erforderlich eine fortlaufende Nummernfolge sowie die maßgeblichen Ausstellungs-, Liefer- und Fälligkeitsdaten.
- 4. Jede Position beschreiben
- Führen Sie die Waren oder Dienstleistungen so detailliert auf, dass sie der Vereinbarung zugeordnet werden können, einschließlich Menge, Einzelpreis und gegebenenfalls Rabatten.
- 5. Steuer und Gesamtbeträge berechnen
- Prüfen Sie jede Position, die Zwischensumme, die Steuerkategorie, den Steuersatz, den Steuerbetrag, die Rundung und den Endbetrag in der angegebenen Währung.
- 6. Vereinbarte Zahlungsbedingungen ergänzen
- Geben Sie das Fälligkeitsdatum und geprüfte Zahlungsanweisungen an. Ergänzen Sie Zinsen, Gebühren oder Einbehaltsbedingungen nur, wenn diese durch die Vereinbarung und das geltende Recht gedeckt sind.
- 7. Prüfen, versenden und aufbewahren
- Prüfen Sie die Identifikatoren und Berechnungen, übermitteln Sie die Rechnung über den akzeptierten Kanal und bewahren Sie die Rechnung und zugehörigen Nachweise für den vorgeschriebenen Zeitraum auf.
Übliche Rechnungsangaben und was Sie prüfen sollten
Die meisten Rechnungen enthalten Angaben zum Dokument, Lieferanten, Kunden, Geschäftsvorgang, zu den Daten, Beträgen, zur Währung und zu den Zahlungsbedingungen. Steuerrechnungen können außerdem Registrierungsnummern, eine fortlaufende Nummer, das Lieferdatum, steuerpflichtige Beträge nach Kategorie, Steuersätze, Steuerbeträge und vorgeschriebene Hinweise erfordern. Rechnungen an öffentliche Stellen und grenzüberschreitende Rechnungen können Käuferreferenzen, elektronische Adressen oder strukturierte Felder verlangen, die in einem einfachen PDF nicht enthalten sind.
Betrachten Sie eine allgemeine Checkliste nicht als Nachweis der Rechtsgültigkeit oder des Rechts des Kunden auf Steuerabzug. Prüfen Sie die Vorschriften im Hinblick auf den Status des Lieferanten, den Ort der Lieferung oder Leistung, die Art des Kunden und den Rechnungswert. Die britische Checkliste und die EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie in den Quellen verdeutlichen, wie sich behördliche Anforderungen selbst bei vertrauten Rechnungsangaben unterscheiden.
So berechnen Sie Gesamtbeträge und Steuern
Multiplizieren Sie für jede Position die Menge mit dem Einzelpreis, ziehen Sie etwaige Positionsrabatte ab und prüfen Sie das Ergebnis. Addieren Sie die Positionen zur Nettozwischensumme, berechnen Sie die Steuer anhand der bestätigten Kategorie und des Steuersatzes und weisen Sie anschließend den Bruttogesamtbetrag sowie etwaige bereits gezahlte Beträge aus. Befolgen Sie die geltende Rundungsregel und führen Sie alle Beträge in der angegebenen Währung auf.
Software kann Berechnungen durchführen, nachdem Sie einen Steuersatz eingegeben haben, aber sie kann die rechtliche Behandlung nicht anhand eines kurzen Formulars bestimmen. Registrierung, Standort, Kundenstatus, Produkt oder Dienstleistung und Sonderregelungen können das Ergebnis jeweils verändern. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein grenzüberschreitender Verkauf automatisch dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegt, steuerbefreit ist oder mit dem Nullsteuersatz besteuert wird. Prüfen Sie vor der Ausstellung die Behandlung und alle erforderlichen Formulierungen.
Rechnungsnummern und Daten
Verwenden Sie einen Identifikator, der innerhalb der nach Ihren Vorschriften maßgeblichen Nummernfolge und des betreffenden Zeitraums eindeutig ist. Manche Steuersysteme verlangen eine fortlaufende Nummer auf Grundlage einer oder mehrerer Nummernfolgen, doch es gibt keine weltweit einheitliche Regel, die Lücken verbietet. Wenn Sie ein Dokument für ungültig erklären, stornieren oder berichtigen, bewahren Sie die erforderliche Prüfspur, statt einen Identifikator so neu zu vergeben, dass der Vorgang nicht mehr nachvollziehbar ist.
Zu den erforderlichen Daten können das Ausstellungsdatum, das Liefer- oder Leistungsdatum, das Fälligkeitsdatum und der steuerliche Leistungszeitpunkt gehören. Leiten Sie das Fälligkeitsdatum aus der Vereinbarung ab und geben Sie nach Möglichkeit ein konkretes Kalenderdatum an. Ändern Sie ein Ausstellungs- oder Lieferdatum nicht lediglich, um die Meldung in einen anderen Zeitraum zu verschieben.
So versenden Sie Ihre Rechnung und erhalten die Zahlung
Ein PDF ist üblich, aber nicht unveränderlich und ersetzt weder eine vorgeschriebene strukturierte E-Rechnung noch ein Kundenportal oder einen Übermittlungsweg an die Steuerbehörde. Versenden Sie die Rechnung in dem Format, das der Empfänger und das jeweilige Rechtssystem akzeptieren. Prüfen Sie den Empfänger, bevor Sie personenbezogene Daten oder Bankdaten offenlegen, und bewahren Sie die Originalrechnung sowie Nachweise über die Zustellung und spätere Berichtigungen auf.
Verwenden Sie geprüfte Zahlungsanweisungen und geben Sie das Fälligkeitsdatum eindeutig an. Wird die Rechnung überfällig, befolgen Sie das vereinbarte Mahnverfahren und die örtlichen Vorschriften zu Zinsen, Beitreibungsgebühren und Inkasso. Bestätigen Sie eine Änderung bereits vereinbarter Bankdaten über einen vertrauenswürdigen Kanal, bevor Sie sich darauf verlassen.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Prüfen Sie diese Punkte vor der Ausstellung. Jeder davon kann die Annahme, Abstimmung, Meldung oder Bezahlung einer Rechnung erschweren.
- Doppelte oder nicht erläuterte Referenz
- Halten Sie Identifikatoren innerhalb der vorgeschriebenen Nummernfolge eindeutig und bewahren Sie die Prüfspur für stornierte, für ungültig erklärte und berichtigte Dokumente.
- Falsche Partei- oder Routing-Angaben
- Ein Geschäftsname muss nicht mit der rechtlichen Rechnungsempfängerin des Kunden übereinstimmen, und manche Käufer verlangen eine Bestellung oder elektronische Adresse.
- Nicht geprüfte steuerliche Behandlung
- Die Registrierung allein bestimmt weder den Steuersatz noch eine Steuerbefreiung oder das Reverse-Charge-Verfahren. Prüfen Sie den konkreten Geschäftsvorgang.
- Unklare Positionsbeschreibungen
- Beschreiben Sie die gelieferten Waren, den Leistungszeitraum oder den Meilenstein so genau, dass eine Zuordnung zur Vereinbarung und eine Prüfung möglich sind.
- Nicht geprüfte Zahlungsanweisungen
- Prüfen Sie Bankdaten und Zahlungs-URLs vor der Ausstellung, insbesondere wenn die Anweisungen kürzlich geändert wurden.
- PDF trotz vorgeschriebener strukturierter Daten
- Ein lesbares PDF kann dennoch gegen eine Vorgabe des Kunden oder einer Behörde zur strukturierten E-Rechnung oder Einreichung über ein Portal verstoßen.
Häufig gestellte Fragen
Benötige ich Software, um eine Rechnung zu erstellen?
Nicht immer. Ein Textverarbeitungsprogramm, eine Tabellenkalkulation oder ein Generator kann ausreichen, wenn der Empfänger und das jeweilige Rechtssystem dieses Format akzeptieren. Software hilft bei Berechnungen, Nummerierung und Aufzeichnungen, bestimmt aber nicht die korrekte steuerliche Behandlung. Für manche Geschäftsvorgänge sind eine strukturierte E-Rechnung oder ein behördlicher Übermittlungsweg vorgeschrieben.
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Es gibt keine weltweit einheitlichen Mindestanforderungen. Übliche Angaben bezeichnen den Lieferanten, den Kunden, die Rechnung, die Daten, Waren oder Dienstleistungen, die Währung und die Beträge. Steuerrechnungen können Registrierungsnummern, eine fortlaufende Nummer, steuerpflichtige Beträge, Steuersätze, Steuerbeträge und vorgeschriebene Hinweise erfordern. Prüfen Sie die Vorschriften für den Geschäftsvorgang sowie etwaige Routing-Anforderungen des Kunden.
Wie sollte ich meine Rechnungen nummerieren?
Verwenden Sie einen Identifikator, der innerhalb der nach Ihren Vorschriften maßgeblichen Nummernfolge und des betreffenden Zeitraums eindeutig ist. Manche Systeme verlangen eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Nummernfolgen, beispielsweise 2026-001 und 2026-002. Gehen Sie jedoch nicht davon aus, dass in jedem Rechtssystem dieselbe Regel gilt, die Lücken verbietet. Bewahren Sie die erforderliche Prüfspur für ungültig erklärte, stornierte und berichtigte Rechnungen.
Muss ich Umsatzsteuer oder Verkaufssteuer berechnen?
Das hängt von der Registrierung, den Standorten des Lieferanten und des Kunden, dem Kundenstatus, der gelieferten Ware oder erbrachten Leistung sowie etwaigen Sonderregelungen ab. Berechnen Sie keine Steuer, wenden Sie kein Reverse-Charge-Verfahren an und geben Sie keine Registrierungsnummer allein aufgrund eines allgemeinen Beispiels an. Prüfen Sie die Behandlung des konkreten Geschäftsvorgangs.
Kann ich kostenlos eine Rechnung erstellen?
Ja. Mit dem Generator auf dieser Seite können Sie ohne Konto, Kreditkarte oder Wasserzeichen einen PDF-Entwurf erstellen. Sie sind weiterhin dafür verantwortlich, vor der Ausstellung die Identifikatoren, die steuerliche Behandlung, die Pflichtangaben und das akzeptierte Übermittlungsformat zu prüfen.