Başlamadan önce neye ihtiyacınız var
Tek bir satır yazmadan önce, bir faturanın dayandığı bilgileri toplayın. Bunları hazır bulundurmak, faturalandırmayı müşterinizle ileri geri yazışma yerine iki dakikalık bir işe dönüştürür.
- İşletme bilgileriniz
- Ticari adınız, adresiniz, iletişim e-postanız ve sizin için geçerli olan herhangi bir kayıt veya vergi numarası.
- Müşterinizin bilgileri
- Faturalandırılacak ad ve adres ve kayıtlı bir işletmeyseler vergi numaraları; bu, sınır ötesi satışlarda önem taşır.
- Neyi faturalandırdığınız
- Her ürün veya hizmetin kısa bir açıklaması, miktar ve birim fiyatıyla birlikte.
- Geçerli olan vergi
- Her satır için KDV veya satış vergisi oranı ya da satış sıfır oranlı, muaf veya ters vergiye tabiyse bir not.
- Tarihler ve koşullar
- Faturayı düzenlediğiniz tarih ve ödemenin yapılması gereken tarih (örneğin 14 veya 30 gün sonra).
- Nasıl ödeme almak istediğiniz
- Banka hesabınız veya IBAN'ınız ya da bir ödeme bağlantısı; böylece müşteri nasıl ödeyeceğini sormadan ödeme yapabilir.
Yedi adımda fatura nasıl hazırlanır
İster elle yazılmış ister oluşturulmuş olsun, her fatura aynı yapıyı izler. Bu adımları sırayla uygulayın, sonunda eksiksiz, profesyonel bir belgeye sahip olun.
- 1. Bir başlık ekleyin
- Belgenin anında tanınabilir olması için en üste Fatura sözcüğünü, varsa işletme adınız ve logonuzla birlikte koyun.
- 2. Kendi bilgilerinizi ve müşterinin bilgilerini ekleyin
- Adınızı, adresinizi ve vergi numaranızı, ardından faturalandırdığınız müşteriyi listeleyin. Her iki taraf da açıkça tanımlanmalıdır.
- 3. Numara ve tarihler verin
- Benzersiz, sıralı bir fatura numarası atayın ve düzenleme tarihi ile ödeme vade tarihini belirleyin.
- 4. Kalemleri listeleyin
- Her ürün veya hizmet için bir satır: açıklama, miktar, birim fiyat ve satır toplamı.
- 5. Vergi ve toplamları ekleyin
- Satırları bir ara toplamda toplayın, geçerli olduğunda KDV veya satış vergisini ekleyin ve ödenecek son tutarı gösterin.
- 6. Ödeme bilgilerini ve koşullarını ekleyin
- Nasıl ve ne zamana kadar ödeneceğini gösterin: banka bilgileri veya bir ödeme bağlantısı, ayrıca varsa geç ödeme koşulları.
- 7. PDF olarak kaydedin ve gönderin
- Bir PDF dışa aktarın (böylece düzen değiştirilemez) ve müşterinize e-postayla gönderin, kayıtlarınız için bir kopya saklayın.
Her faturada neler bulunmalı
Bazı alanlar iyi uygulama meselesidir; diğerleri çoğu ülkede yasal olarak zorunludur. Eksiksiz bir fatura şunları taşır: Fatura sözcüğü, benzersiz bir fatura numarası, düzenleme tarihi, sizin adınız ve adresiniz, müşterinizin adı ve adresi, malların veya hizmetlerin bir açıklaması, ödenecek tutar ve geçerli olduğunda ayrı olarak gösterilen vergi.
KDV veya eşdeğer bir vergi için kayıtlıysanız, genellikle vergi numaranızı, her satır için vergi oranını ve tutarını ve AB'de sınır ötesi işletme satışlarında çoğu zaman müşterinin KDV numarasını da göstermeniz gerekir. Bunları doğru yapmak, faturanın müşterinizin vergi iadesi alması ve sizin temiz defter tutmanız için geçerli olmasını sağlayan şeydir.
Toplamlar ve vergi nasıl hesaplanır
Aritmetik basittir. Her satır için satır toplamını elde etmek üzere miktarı birim fiyatla çarpın. Ara toplamı (vergiden önceki tutar) elde etmek için satır toplamlarını toplayın. Ardından vergi uygulayın: vergi tutarını elde etmek için ara toplamı ya da her satırı ilgili oranla çarpın ve ödenecek toplama ulaşmak için ekleyin.
Birden fazla vergi oranında satış yapıyorsanız, satırları orana göre gruplayın ve her oranın vergisini ayrı gösterin ki dökümü açık olsun. AB işletmeleri arasındaki sınır ötesi satışlar genellikle ters vergiye (reverse charge) tabidir: net tutarı KDV olmadan gösterir ve verginin alıcı tarafından beyan edildiğine dair bir not eklersiniz. Bu kuralları bilen bir araç, toplamları ve doğru notları sizin için hesaplar, bu da en yaygın fatura hatası kaynağını ortadan kaldırır.
Fatura numaraları ve tarihleri
Her faturaya, INV-0001, INV-0002 gibi benzersiz, sıralı bir numara verin, boşluk bırakmadan. Tutarlı bir seri, kayıtlarınızın izlenmesini kolaylaştırır ve çoğu vergi otoritesi tarafından beklenir; boşluklar veya tekrarlar istemediğiniz sorular doğurur.
İki tarihi açıkça gösterin: düzenleme tarihi (faturayı kestiğiniz zaman) ve vade tarihi (ödemenin beklendiği zaman). "Alındığında ödenir" yazmak yerine, düzenleme tarihinden itibaren 14 veya 30 gün gibi somut bir vade belirtin. Belirli bir vade tarihini takip etmek daha kolaydır ve daha hızlı ödeme almanızı sağlar.
Faturanızı nasıl gönderir ve ödeme alırsınız
Faturayı PDF olarak gönderin ki iletim sırasında düzen ve toplamlar değiştirilemesin ve kayıtlarınız için bir kopya saklayın. Çoğu serbest çalışan ve küçük işletme için e-posta uygundur; PDF'i ekleyin ve tutar ile vade tarihini içeren kısa, dostane bir mesaj yazın.
Ödemeyi kolaylaştırın. Müşterinin sormak zorunda kalmaması için banka bilgilerinizi veya bir ödeme bağlantısını doğrudan faturaya ekleyin. Ödeme için belirgin bir yol sunan faturalar gözle görülür şekilde daha hızlı ödenir. Vade tarihi geçerse, birkaç gün sonra nazik bir hatırlatma normaldir ve genellikle yeterli olur.
Kaçınılması gereken yaygın hatalar
Çoğu fatura sorunu, kaçınılabilir birkaç kayma noktasından gelir. Göndermeden önce hızlı bir kontrol, sonradan yapılacak sıkıntılı düzeltmeleri önler.
- Eksik veya tekrarlayan numara
- Bir numarayı yeniden kullanmak veya seride atlama yapmak kayıtlarınızı mutabık kılmayı zorlaştırır ve bir vergi incelemesini tetikleyebilir.
- Net vade tarihi yok
- "Alındığında ödenir" belirsizdir. Belirli bir tarih beklentiyi ortaya koyar ve takibi kolaylaştırır.
- Yanlış veya eksik vergi
- Yanlış oranı uygulamak ya da sınır ötesi bir satışta ters vergi notunu unutmak faturayı uyumsuz hale getirir.
- Belirsiz satır açıklamaları
- Yalnızca "hizmetler" diyen bir satır soruları davet eder. Müşterinin hızla onaylayabilmesi için neyi teslim ettiğinizi açıklayın.
- Ödeme bilgisi yok
- Müşteri nasıl ödeyeceğini göremezse, en azından zamanında ödemez. Her zaman banka bilgilerini veya bir bağlantı gösterin.
- Düzenlenebilir bir dosya göndermek
- Bir kelime işlemci veya elektronik tablo dosyası değiştirilebilir. Her zaman bir PDF gönderin.
Sıkça sorulan sorular
Fatura hazırlamak için yazılıma ihtiyacım var mı?
Hayır. Bir kelime işlemcide veya elektronik tabloda, hatta elle bir fatura hazırlayabilirsiniz. Yazılım, sıralı numaralandırma, otomatik toplamlar ve vergi ve temiz bir PDF konusunda yardımcı olur, ancak gerekli değildir. Ayrıca bu sayfadaki gibi, hesap gerektirmeyen ücretsiz bir çevrimiçi oluşturucu da kullanabilirsiniz.
Bir faturada hangi bilgiler bulunmalı?
En az şunlar: Fatura sözcüğü, benzersiz bir fatura numarası, düzenleme tarihi, adınız ve adresiniz, müşterinizin adı ve adresi, malların veya hizmetlerin bir açıklaması, ödenecek tutar ve geçerli olduğunda ayrı gösterilen vergi (örneğin KDV). Birçok ülke, kayıtlı işletmeler için bir KDV numarası gibi belirli gereksinimler ekler.
Faturalarımı nasıl numaralandırmalıyım?
Her fatura için benzersiz, sıralı bir numara kullanın, boşluk bırakmadan, örneğin önce INV-0001 sonra INV-0002. Tutarlı bir seri kayıtlarınızın izlenmesini kolaylaştırır ve çoğu vergi otoritesi tarafından beklenir.
KDV veya satış vergisi tahsil etmek zorunda mıyım?
Bu, nerede bulunduğunuza, kayıtlı olup olmadığınıza ve müşterinizin nerede olduğuna bağlıdır. KDV için kayıtlıysanız genellikle KDV tahsil eder ve KDV numaranızı gösterirsiniz; AB işletmeleri arasındaki sınır ötesi satışlar genellikle ters vergi kullanır. Kendi ülkenizin kurallarını kontrol edin.
Ücretsiz fatura hazırlayabilir miyim?
Evet. Bu sayfadaki oluşturucuyu kullanarak, hesapsız ve filigransız, ücretsiz olarak profesyonel bir fatura oluşturup indirebilirsiniz. Girdiğiniz hiçbir şey saklanmaz.