Hva du trenger før du starter
Før du skriver en eneste linje, samle inn informasjonen en faktura avhenger av. Å ha den klar gjør fakturering til en to-minutters jobb i stedet for et frem og tilbake med kunden din.
- Dine bedriftsopplysninger
- Ditt foretaksnavn, adresse, kontakt-e-post, og eventuelt registrerings- eller organisasjonsnummer som gjelder for deg.
- Kundens opplysninger
- Navnet og adressen som skal faktureres, og deres organisasjonsnummer hvis de er en registrert bedrift, noe som betyr noe for grensekryssende salg.
- Hva du fakturerer for
- En kort beskrivelse av hvert produkt eller hver tjeneste, med antallet og prisen per enhet.
- Skatten som gjelder
- Mva.-satsen for hver linje, eller en notis hvis salget er nullsats, fritatt eller omvendt avgiftsplikt.
- Datoer og betingelser
- Datoen du utsteder fakturaen og datoen betalingen forfaller (for eksempel 14 eller 30 dager senere).
- Hvordan du vil bli betalt
- Din bankkonto eller IBAN, eller en betalingslenke, slik at kunden kan gjøre opp uten å spørre hvordan.
Slik lager du en faktura i syv trinn
Hver faktura, enten håndskrevet eller generert, følger den samme formen. Arbeid gjennom disse trinnene i rekkefølge, så ender du opp med et fullstendig, profesjonelt dokument.
- 1. Legg til en topptekst
- Sett ordet Faktura øverst, sammen med bedriftsnavnet og logoen din hvis du har en, slik at dokumentet umiddelbart gjenkjennes.
- 2. Legg til dine opplysninger og kundens
- Oppfør navn, adresse og organisasjonsnummer, deretter kunden du fakturerer. Begge parter må være tydelig identifisert.
- 3. Gi den et nummer og datoer
- Tildel et unikt, fortløpende fakturanummer og sett utstedelsesdatoen og forfallsdatoen for betaling.
- 4. Oppfør linjepostene
- Én rad per produkt eller tjeneste: beskrivelse, antall, enhetspris, og linjesummen.
- 5. Legg til skatt og summer
- Summer linjene til en delsum, legg til mva. der det gjelder, og vis det endelige beløpet som skal betales.
- 6. Legg til betalingsopplysninger og betingelser
- Vis hvordan og innen når det skal betales: bankopplysninger eller en betalingslenke, pluss eventuelle betingelser for forsinket betaling.
- 7. Lagre den som en PDF og send den
- Eksporter en PDF (slik at oppsettet ikke kan endres) og e-post den til kunden din, og behold en kopi for dine arkiver.
Hva hver faktura må inneholde
Noen felter er et spørsmål om god praksis; andre er lovpålagt i de fleste land. En fullstendig faktura inneholder ordet Faktura, et unikt fakturanummer, utstedelsesdatoen, ditt navn og adresse, kundens navn og adresse, en beskrivelse av varene eller tjenestene, beløpet som skal betales, og skatten vist separat der det gjelder.
Hvis du er registrert for mva. eller en tilsvarende skatt, må du vanligvis også vise organisasjonsnummeret ditt, skattesatsen og beløpet for hver linje, og i EU ofte kundens mva.-nummer på grensekryssende bedriftssalg. Å få disse riktige er det som gjør en faktura gyldig for at kunden din kan kreve tilbake skatt og for at du kan holde rene regnskaper.
Slik beregner du summer og skatt
Regnestykket er enkelt. For hver linje, multipliser antallet med enhetsprisen for å få linjesummen. Legg linjesummene sammen for å få delsummen (beløpet før skatt). Anvend deretter skatt: multipliser delsummen, eller hver linje, med den relevante satsen for å få skattebeløpet, og legg det til for å nå totalbeløpet å betale.
Hvis du selger til mer enn én skattesats, grupper linjene etter sats og vis hver sats sin skatt separat, slik at oppdelingen er tydelig. Grensekryssende salg mellom EU-bedrifter er ofte omvendt avgiftsplikt: du viser nettobeløpet uten mva. og legger til en notis om at kjøperen beregner skatten. Et verktøy som kjenner disse reglene beregner summene og de riktige notisene for deg, noe som fjerner den vanligste kilden til fakturafeil.
Fakturanumre og datoer
Gi hver faktura et unikt, fortløpende nummer uten hull, som FAK-0001, FAK-0002, og så videre. En konsekvent serie holder arkivene dine enkle å følge og forventes av de fleste skattemyndigheter; hull eller duplikater reiser spørsmål du ikke ønsker.
Vis to datoer tydelig: utstedelsesdatoen (når du oppretter fakturaen) og forfallsdatoen (når betaling forventes). I stedet for å skrive “forfaller ved mottak”, oppgi en konkret betingelse som 14 eller 30 dager fra utstedelsesdatoen. En spesifikk forfallsdato er enklere å purre på og får deg betalt raskere.
Slik sender du fakturaen din og får betalt
Send fakturaen som en PDF slik at oppsettet og summene ikke kan endres underveis, og behold en kopi for dine arkiver. E-post er greit for de fleste frilansere og småbedrifter; legg ved PDF-en og skriv en kort, vennlig melding med beløpet og forfallsdatoen.
Gjør det enkelt å betale. Inkluder bankopplysningene dine eller en betalingslenke direkte på fakturaen slik at kunden ikke trenger å spørre. Fakturaer som tilbyr en åpenbar måte å betale på gjøres opp merkbart raskere. Hvis forfallsdatoen passerer, er en høflig påminnelse noen dager senere normalt og vanligvis alt som skal til.
Vanlige feil å unngå
De fleste fakturaproblemer kommer fra en håndfull unngåelige feil. En rask sjekk før du sender sparer deg for pinlige rettelser senere.
- Et manglende eller duplikat nummer
- Å gjenbruke et nummer eller hoppe over i serien gjør arkivene dine vanskelige å avstemme og kan utløse en skattekontroll.
- Ingen tydelig forfallsdato
- “Forfaller ved mottak” er vagt. En spesifikk dato setter forventningen og gjør oppfølging enkel.
- Feil eller manglende skatt
- Å belaste feil sats, eller å glemme en notis om omvendt avgiftsplikt på et grensekryssende salg, gjør fakturaen ikke-samsvarende.
- Vage linjebeskrivelser
- En linje som bare sier “tjenester” innbyr til spørsmål. Beskriv hva du leverte slik at kunden kan godkjenne det raskt.
- Ingen betalingsopplysninger
- Hvis kunden ikke kan se hvordan de skal betale, vil de ikke, i hvert fall ikke i tide. Vis alltid bankopplysninger eller en lenke.
- Å sende en redigerbar fil
- En tekstbehandlings- eller regnearkfil kan endres. Send alltid en PDF.
Ofte stilte spørsmål
Trenger jeg programvare for å lage en faktura?
Nei. Du kan lage en faktura i en tekstbehandler eller et regneark, eller til og med for hånd. Programvare hjelper med fortløpende nummerering, automatiske summer og skatt, og en ryddig PDF, men det er ikke påkrevd. Du kan også bruke en gratis nettgenerator uten konto, som den på denne siden.
Hvilken informasjon må en faktura inneholde?
Som et minimum: ordet Faktura, et unikt fakturanummer, utstedelsesdatoen, ditt navn og adresse, kundens navn og adresse, en beskrivelse av varene eller tjenestene, beløpet som skal betales, og skatten (som mva.) vist separat der det gjelder. Mange land legger til spesifikke krav, som et mva.-nummer for registrerte bedrifter.
Hvordan bør jeg nummerere fakturaene mine?
Bruk et unikt, fortløpende nummer for hver faktura, uten hull, for eksempel FAK-0001 deretter FAK-0002. En konsekvent serie gjør arkivene dine enkle å følge og forventes av de fleste skattemyndigheter.
Må jeg ta mva. eller merverdiavgift?
Det avhenger av hvor du er basert, om du er registrert, og hvor kunden din er. Hvis du er mva.-registrert, tar du vanligvis mva. og viser mva.-nummeret ditt; grensekryssende salg mellom EU-bedrifter bruker ofte omvendt avgiftsplikt. Sjekk reglene for ditt land.
Kan jeg lage en faktura gratis?
Ja. Du kan lage og laste ned en profesjonell faktura gratis, uten konto og uten vannmerke, ved å bruke generatoren på denne siden. Ingenting du legger inn lagres.