Чому рахунок з ПДВ має значення
Рахунок з ПДВ - це документ, який ваш клієнт використовує для відшкодування вхідного ПДВ, і той, на який HMRC спирається для перевірки операції. Лише зареєстрований платник ПДВ може його виставити, і він має бути оформлений протягом 30 днів від постачання (або від оплати, якщо вам платять наперед). Якщо бракує обов'язкової деталі, ваш клієнт може бути неспроможним відшкодувати ПДВ, і вас можуть попросити переоформити документ. Ці правила специфічні для Великої Британії: після Brexit Велика Британія встановлює власний режим ПДВ під керівництвом HMRC, окремо від Директиви ЄС про ПДВ, тож наведений нижче перелік полів стосується постачань, що оподатковуються у Великій Британії.
Що має містити повний рахунок з ПДВ у Великій Британії
HMRC визначає дані, які має містити повний рахунок з ПДВ. Для типового фрилансера, фізичної особи-підприємця чи малої компанії це дані, які мають з'явитися в документі:
- Унікальний послідовний номер
- Унікальний номер рахунка, що йде слідом за попереднім, на основі однієї чи кількох серій.
- Назва та адреса вашого бізнесу
- Повна назва (чи торгова назва) та адреса вас, постачальника.
- Ваш реєстраційний номер платника ПДВ
- Номер платника ПДВ, під яким ви зареєстровані в HMRC.
- Дата рахунка
- Дата виставлення рахунка (час оформлення).
- Час постачання (момент оподаткування)
- Дата, коли товари чи послуги були поставлені, якщо вона відрізняється від дати рахунка.
- Ім'я та адреса клієнта
- Ім'я та адреса клієнта, якому ви виставляєте рахунок.
- Опис товарів чи послуг
- Чіткий опис поставлених товарів чи послуг.
- Кількість на рядок
- Для кожного рядка - кількість товарів чи обсяг послуг.
- Ціна за одиницю без ПДВ
- Ціна за одиницю чи позицію, наведена до додавання ПДВ.
- Ставка ПДВ на рядок
- Ставка ПДВ, нарахована на кожен рядок, - стандартна, знижена, нульова чи звільнена.
- Сума ПДВ на рядок
- Сума ПДВ, нарахована на кожен рядок, якщо позиції за різними ставками.
- Підсумок без ПДВ
- Загальна сума до сплати до ПДВ (чистий підсумок).
- Загальний ПДВ
- Загальна сума нарахованого ПДВ, виражена у фунтах стерлінгів.
- Загальна сума брутто
- Загальна сума до сплати з ПДВ.
Порядкова розбивка ПДВ
Серце рахунка з ПДВ у Великій Британії - це порядкова розбивка. Для кожної позиції ви показуєте кількість, ціну за одиницю без ПДВ та застосовну ставку ПДВ. Там, де різні рядки мають різні ставки, ви також показуєте суму ПДВ на рядок, щоб можна було перевірити підсумки. У Великій Британії три позитивні ставки плюс звільнені постачання: стандартна ставка (наразі 20%), знижена ставка (5%, для таких речей, як побутове паливо й дитячі автокрісла) та нульова ставка (0%, для більшості продуктів харчування, книжок та дитячого одягу). Потім рахунок підсумовує це до підсумку без ПДВ, загальної суми ПДВ та суми брутто. Загальний ПДВ має бути зазначений у фунтах стерлінгів, навіть якщо решта рахунка в іншій валюті.
Спрощені та модифіковані рахунки
Вам не завжди потрібен повний рахунок. Спрощений рахунок з ПДВ можна виставити для постачань на 250 GBP або менше (з ПДВ). Він коротший: йому потрібні ваші назва, адреса й номер платника ПДВ, час постачання, опис товарів чи послуг і - для кожної ставки ПДВ - загальна сума до сплати з ПДВ та нарахована ставка ПДВ. Йому не потрібні дані клієнта чи окрема сума ПДВ. Модифікований рахунок з ПДВ використовується для роздрібних постачань понад 250 GBP: він подібний до повного рахунка, але показує вартість кожної позиції за стандартною чи зниженою ставкою з ПДВ, а підсумки (чистий, ПДВ та брутто) наводяться окремо. Ви все одно маєте надати повний чи спрощений рахунок, якщо клієнт його просить.
Валюта, копії та ведення обліку
Ви можете виставляти рахунок у будь-якій валюті, але загальний належний ПДВ також має бути зазначений у фунтах стерлінгів, конвертований за прийнятним для HMRC обмінним курсом. Зберігайте копію кожного виставленого й отриманого рахунка з ПДВ: за правилами Великої Британії записи з ПДВ зазвичай мають зберігатися протягом 6 років. Якщо ви приєдналися до Making Tax Digital для ПДВ, ці записи мають зберігатися в цифровому вигляді, а декларації подаватися через сумісне програмне забезпечення. Завжди перевіряйте деталь за чинними настановами HMRC, бо ставки й пороги змінюються.
Питання про рахунок з ПДВ у Великій Британії
Що має бути в повному рахунку з ПДВ у Великій Британії?
Повний рахунок з ПДВ має показувати унікальний послідовний номер, назву, адресу та реєстраційний номер платника ПДВ вашого бізнесу, дату рахунка, час постачання, якщо він відрізняється, ім'я й адресу клієнта, опис товарів чи послуг, а для кожного рядка - кількість, ціну за одиницю без ПДВ, ставку ПДВ та суму ПДВ. Потім він показує підсумок без ПДВ, загальний ПДВ та суму брутто. Загальний ПДВ має бути у фунтах стерлінгів.
Коли я можу використати спрощений рахунок з ПДВ?
Ви можете виставити спрощений рахунок з ПДВ, коли загальна сума становить 250 GBP або менше з ПДВ. Йому потрібні ваші назва, адреса й номер платника ПДВ, час постачання, опис і для кожної ставки - сума з ПДВ та ставка ПДВ. Він може опустити дані клієнта й окрему суму ПДВ, які вимагає повний рахунок.
Що таке модифікований рахунок з ПДВ?
Модифікований рахунок з ПДВ використовується для роздрібних постачань понад 250 GBP. Він подібний до повного рахунка, але показує вартість кожної позиції за стандартною чи зниженою ставкою з ПДВ, а чистий підсумок, загальний ПДВ та суму брутто наводять окремо. Ваш клієнт має погодитися отримати модифікований рахунок.
Чи потрібно бути зареєстрованим платником ПДВ, щоб виставити рахунок з ПДВ?
Так. Лише зареєстрований платник ПДВ може виставити рахунок з ПДВ і нараховувати ПДВ. Якщо ви не зареєстровані, ви виставляєте звичайний рахунок без ПДВ і без реєстраційного номера платника ПДВ у ньому. Ви маєте зареєструватися, щойно ваш оподатковуваний оборот перевищить поріг HMRC.
Скільки часу я маю на виставлення рахунка з ПДВ?
Зазвичай ви маєте виставити рахунок з ПДВ протягом 30 днів від постачання товарів чи послуг або протягом 30 днів від отримання оплати, якщо вам платять наперед. Дата постачання - це момент оподаткування, що визначає, до якого періоду ПДВ належить продаж.
Скільки часу мені зберігати записи з ПДВ Великої Британії?
HMRC вимагає, щоб записи з ПДВ, включно з копіями рахунків, які ви виставляєте й отримуєте, зберігалися щонайменше 6 років. Якщо ви використовуєте Making Tax Digital для ПДВ, ці записи мають зберігатися в цифровому вигляді, а декларації подаватися через сумісне програмне забезпечення.