A importância de uma fatura de VAT
Uma fatura de VAT válida é a principal prova para um cliente recuperar o VAT suportado. Apenas uma empresa registada para VAT pode emiti-la. Segundo a HMRC, um fornecedor registado para VAT normalmente deve emitir uma fatura de VAT no prazo de 30 dias quando fornece bens ou serviços sujeitos à taxa normal ou reduzida a outra pessoa registada para VAT. Os fornecimentos de retalho, os sujeitos à taxa zero, os isentos, os abrangidos por autofaturação ou por regimes de margem e outros fornecimentos podem seguir regras diferentes.
O momento de incidência (tax point) pode mudar quando há emissão de fatura ou pagamento antecipado. Também há textos específicos para transações como inversão do sujeito passivo e regimes de margem. Determine primeiro o fornecimento e o momento de incidência. Depois, aplique as regras de faturação correspondentes.
O que uma fatura completa de VAT do Reino Unido deve mostrar
A HMRC define os dados de uma fatura completa de VAT. Esta lista cobre o formato geral, mas fornecimentos especiais podem exigir outro tratamento ou texto adicional. Um gerador de faturas gratuito pode preparar os campos comuns, mas não pode decidir o tratamento correto de VAT.
- Número sequencial único
- Um número único de fatura que dá continuidade ao anterior e se baseia numa ou mais séries.
- Nome e endereço da sua empresa
- O nome completo ou comercial e o endereço do fornecedor.
- O seu número de registo de VAT
- O número de VAT com o qual está registado na HMRC.
- Data da fatura
- A data de emissão, mostrada separadamente quando difere do momento do fornecimento.
- Momento do fornecimento
- O momento de incidência determinado pelas regras de VAT, que nem sempre corresponde à data de entrega.
- Nome e endereço do cliente
- O nome e a morada do cliente a quem está a faturar.
- Descrição dos bens ou serviços
- Uma descrição clara dos bens ou serviços fornecidos.
- Quantidade por linha
- Em cada linha, a quantidade de bens ou a extensão dos serviços.
- Preço unitário sem VAT
- O preço por unidade ou item antes de acrescentar VAT.
- Taxa de VAT por descrição
- A taxa de VAT aplicada a cada fornecimento descrito. Isenção é um tratamento fiscal, não uma taxa de VAT.
- Valor líquido por descrição
- Para cada descrição, indique o valor a pagar sem VAT, expresso em qualquer moeda.
- Totais da fatura
- Mostre claramente o total sem VAT e o valor total devido.
- VAT total
- O valor total de VAT cobrado, expresso em libras esterlinas.
- Desconto por pagamento à vista
- Mostre a taxa de qualquer desconto oferecido para pagamento à vista.
A discriminação de VAT por linha
Para cada descrição, mostre a quantidade de bens ou a extensão dos serviços, o preço unitário, o valor a pagar sem VAT e a taxa de VAT aplicável. Atualmente, o Reino Unido tem três taxas de VAT: 20% normal, 5% reduzida e 0% zero. Fornecimentos isentos ou fora do âmbito recebem tratamentos diferentes, não taxas adicionais.
A classificação depende dos bens, dos serviços e das circunstâncias específicas. Consulte as orientações atuais da HMRC sobre taxas em vez de escolher uma com base num exemplo genérico. O total de VAT devido deve ser expresso em libras esterlinas, mesmo quando os outros valores da fatura usam outra moeda.
Quando usar uma fatura simplificada ou modificada?
Para um fornecimento individual de até GBP 250, incluindo VAT, a HMRC permite uma fatura de retalho menos detalhada ou uma fatura simplificada para outras empresas. A fatura mostra nome, endereço e número de VAT do fornecedor, momento de incidência, descrição e, para cada taxa de VAT, o total em libras esterlinas incluindo VAT e a taxa. Não inclua fornecimentos isentos nesse formato.
Acima de GBP 250, as orientações da HMRC preveem uma fatura completa ou, com a concordância do cliente, uma fatura de VAT modificada, que mostra os valores dos itens com VAT incluído, em vez de valores sem VAT. Verifique as condições detalhadas antes de escolher o formato.
| Tipo de fatura | Uso geral | Dados do cliente | Apresentação dos valores |
|---|---|---|---|
| Fatura completa de VAT | Formato normal quando uma fatura de VAT é exigida | Obrigatórios | Valor líquido por descrição e VAT total em libras esterlinas |
| Fatura de VAT menos detalhada ou simplificada | Fornecimento elegível de até GBP 250, incluindo VAT | Em geral, não são obrigatórios | Total com VAT em libras esterlinas e taxa para cada taxa aplicável |
| Fatura de VAT modificada | Fornecimento acima de GBP 250, com a concordância do cliente | Obrigatórios | Valores dos itens com VAT e os totais exigidos |
Moeda, cópias e conservação de registos
Pode expressar os valores líquidos da fatura noutra moeda, mas o total de VAT devido também deve aparecer em libras esterlinas, com um método de conversão aceite. Guarde cópias das faturas de venda, incluindo as canceladas ou emitidas por engano, e mantenha as faturas de compra.
Os registos de VAT geralmente devem ser conservados por pelo menos 6 anos, ou por 10 anos quando se referem ao VAT OSS ou ao antigo MOSS. Empresas sujeitas ao Making Tax Digital devem manter os registos exigidos em software funcional compatível, salvo quando houver uma isenção. Um gerador de PDF, por si só, não constitui o registo digital completo de VAT.
Perguntas sobre faturas de VAT no Reino Unido
O que deve constar numa fatura completa de VAT do Reino Unido?
Deve incluir um número sequencial único, momento de incidência e data de emissão quando forem diferentes, nome, endereço e número de VAT do fornecedor, nome e endereço do cliente e descrição suficiente. Para cada descrição, mostre quantidade ou extensão, preço unitário, taxa de VAT e valor a pagar sem VAT. Mostre o total sem VAT, a taxa de qualquer desconto à vista, o VAT total em libras esterlinas e o total devido. Fornecimentos especiais podem exigir outros dados.
Quando posso usar uma fatura simplificada de VAT?
Num fornecimento elegível de até GBP 250, incluindo VAT, a fatura simplificada mostra nome, endereço e número de VAT do fornecedor, momento de incidência, descrição e, para cada taxa de VAT, o total em libras esterlinas incluindo VAT e a taxa. Em geral, os dados do cliente e um valor separado de VAT não são obrigatórios. Fornecimentos isentos não podem ser incluídos nesse formato.
O que é uma fatura de VAT modificada?
Para um fornecimento acima de GBP 250, uma fatura modificada baseia-se no formato completo, mas mostra os valores dos itens com VAT, em vez de sem VAT. Segundo a HMRC, o cliente precisa de concordar. Verifique os requisitos detalhados para a transação.
Preciso de ter registo de VAT para emitir uma fatura de VAT?
Sim. Apenas uma empresa registada para VAT pode emitir uma fatura de VAT e cobrar VAT. O registo não é determinado apenas pelo limite de faturação nacional. As regras de registo obrigatório, voluntário e para empresas não estabelecidas são diferentes. Verifique a sua situação antes de cobrar VAT.
Qual é o prazo para emitir uma fatura de VAT?
Segundo a HMRC, uma fatura de VAT normalmente deve ser emitida no prazo de 30 dias do fornecimento quando a obrigação de faturar se aplica. Uma fatura ou um pagamento antecipado pode criar um momento de incidência anterior. Fornecimentos contínuos, contabilidade de caixa e outros casos têm regras específicas.
Por quanto tempo devo guardar os meus registos de VAT do Reino Unido?
Em geral, guarde os registos de VAT por pelo menos 6 anos, ou por 10 anos no caso de registos de VAT OSS ou do antigo MOSS. O Making Tax Digital exige os registos previstos em software funcional compatível, salvo quando houver uma isenção.