Por que razão uma fatura de IVA é importante
Uma fatura de IVA é o documento que o seu cliente usa para deduzir o IVA suportado, e aquele em que a HMRC se baseia para verificar uma transação. Apenas uma empresa registada para efeitos de IVA a pode emitir, e tem de ser emitida no prazo de 30 dias a contar do fornecimento (ou do pagamento, se for pago antecipadamente). Se faltar um dado obrigatório, o seu cliente pode ficar impossibilitado de recuperar o IVA e pode pedir-lhe que reemita o documento. Estas regras são específicas do Reino Unido: desde o Brexit, o Reino Unido define o seu próprio regime de IVA sob a HMRC, separado da Diretiva IVA da UE, pelo que a lista de campos abaixo se aplica aos fornecimentos tributados no Reino Unido.
O que uma fatura de IVA completa do Reino Unido tem de apresentar
A HMRC define os elementos que uma fatura de IVA completa tem de conter. Para um trabalhador independente, empresário em nome individual ou pequena empresa típicos, estes são os dados que têm de constar do documento:
- Número único e sequencial
- Um número de fatura único que dá sequência ao anterior, baseado numa ou mais séries.
- O nome e a morada da sua atividade
- O nome completo (ou nome comercial) e a morada de si, o fornecedor.
- O seu número de registo de IVA
- O número de IVA sob o qual está registado na HMRC.
- Data da fatura
- A data em que a fatura é emitida (o momento da emissão).
- Momento do fornecimento (facto gerador)
- A data em que os bens ou serviços foram fornecidos, se for diferente da data da fatura.
- Nome e morada do cliente
- O nome e a morada do cliente que está a faturar.
- Descrição dos bens ou serviços
- Uma descrição clara dos bens ou serviços fornecidos.
- Quantidade por linha
- Para cada linha, a quantidade de bens ou a extensão dos serviços.
- Preço unitário sem IVA
- O preço por unidade ou artigo, apresentado antes de o IVA ser adicionado.
- Taxa de IVA por linha
- A taxa de IVA cobrada em cada linha - normal, reduzida, zero ou isenta.
- Valor de IVA por linha
- O valor de IVA cobrado em cada linha, se os artigos tiverem taxas diferentes.
- Total sem IVA
- O valor total a pagar, antes de IVA (o total líquido).
- Total de IVA
- O valor total de IVA cobrado, expresso em libras esterlinas.
- Total ilíquido
- O valor total a pagar, com IVA incluído.
A discriminação do IVA por linha
O coração de uma fatura de IVA do Reino Unido é a discriminação linha a linha. Para cada artigo apresenta a quantidade, o preço unitário sem IVA, e a taxa de IVA aplicável. Quando linhas diferentes têm taxas diferentes, apresenta também o valor de IVA por linha para que os totais possam ser verificados. O Reino Unido tem três taxas positivas mais os fornecimentos isentos: a taxa normal (atualmente 20%), a taxa reduzida (5%, para coisas como combustível doméstico e cadeiras de criança para automóvel), e a taxa zero (0%, para a maioria dos alimentos, livros e vestuário de criança). A fatura soma depois estes valores num total sem IVA, um total de IVA, e um total ilíquido. O total de IVA tem de ser apresentado em libras esterlinas, mesmo que o resto da fatura esteja noutra moeda.
Faturas simplificadas e modificadas
Nem sempre precisa de uma fatura completa. Pode emitir-se uma fatura de IVA simplificada para fornecimentos de 250 GBP ou menos (com IVA incluído). É mais curta: precisa do seu nome, morada e número de IVA, do momento do fornecimento, de uma descrição dos bens ou serviços, e - para cada taxa de IVA - do valor total a pagar com IVA incluído e da taxa de IVA cobrada. Não precisa dos dados do cliente nem de um valor de IVA separado. Uma fatura de IVA modificada é usada para fornecimentos a retalho acima de 250 GBP: é como uma fatura completa, mas apresenta o valor com IVA incluído de cada artigo à taxa normal ou reduzida, com os totais (líquido, IVA e ilíquido) indicados separadamente. Tem ainda assim de fornecer uma fatura completa ou simplificada se o cliente a pedir.
Moeda, cópias e conservação de registos
Pode faturar em qualquer moeda, mas o total de IVA devido tem também de ser apresentado em libras esterlinas, convertido a uma taxa de câmbio aceite pela HMRC. Guarde uma cópia de todas as faturas de IVA que emite e recebe: segundo as regras do Reino Unido, os registos de IVA devem geralmente ser conservados durante 6 anos. Se estiver inscrito no Making Tax Digital para o IVA, esses registos têm de ser conservados digitalmente e as suas declarações submetidas através de software compatível. Confirme sempre um dado em relação à orientação atual da HMRC, porque as taxas e os limiares mudam.
Perguntas sobre a fatura de IVA do Reino Unido
O que tem de constar de uma fatura de IVA completa do Reino Unido?
Uma fatura de IVA completa tem de apresentar um número único e sequencial, o nome, a morada e o número de registo de IVA da sua atividade, a data da fatura, o momento do fornecimento se diferente, o nome e a morada do cliente, uma descrição dos bens ou serviços, e para cada linha a quantidade, o preço unitário sem IVA, a taxa de IVA e o valor de IVA. Apresenta depois o total sem IVA, o total de IVA, e o total ilíquido. O total de IVA tem de estar em libras esterlinas.
Quando posso usar uma fatura de IVA simplificada?
Pode emitir uma fatura de IVA simplificada quando o total é de 250 GBP ou menos, com IVA incluído. Precisa do seu nome, morada e número de IVA, do momento do fornecimento, de uma descrição, e para cada taxa do valor com IVA incluído e da taxa de IVA. Pode dispensar os dados do cliente e o valor de IVA separado que uma fatura completa exige.
O que é uma fatura de IVA modificada?
Uma fatura de IVA modificada é usada para fornecimentos a retalho acima de 250 GBP. É como uma fatura completa, mas apresenta o valor com IVA incluído de cada artigo à taxa normal ou reduzida, com o total líquido, o total de IVA e o total ilíquido indicados separadamente. O seu cliente tem de concordar em receber uma fatura modificada.
Preciso de estar registado para IVA para emitir uma fatura de IVA?
Sim. Apenas uma empresa registada para IVA pode emitir uma fatura de IVA e cobrar IVA. Se não estiver registado, emite uma fatura comum sem IVA e sem número de registo de IVA. Tem de se registar assim que o seu volume de negócios tributável ultrapasse o limiar da HMRC.
Que prazo tenho para emitir uma fatura de IVA?
Normalmente tem de emitir uma fatura de IVA no prazo de 30 dias a contar do fornecimento dos bens ou serviços, ou no prazo de 30 dias a contar da receção do pagamento se for pago antecipadamente. A data do fornecimento é o facto gerador que determina a que período de IVA pertence a venda.
Durante quanto tempo guardo os meus registos de IVA do Reino Unido?
A HMRC exige que os registos de IVA, incluindo as cópias das faturas que emite e recebe, sejam conservados durante pelo menos 6 anos. Se usar o Making Tax Digital para o IVA, esses registos têm de ser conservados digitalmente e as declarações submetidas através de software compatível.