Warum eine Umsatzsteuerrechnung wichtig ist
Eine gültige Umsatzsteuerrechnung ist der wichtigste Nachweis für einen Kunden, der Vorsteuer geltend macht. Nur ein umsatzsteuerregistriertes Unternehmen darf eine solche Rechnung ausstellen. Laut HMRC muss ein umsatzsteuerregistrierter Lieferant normalerweise innerhalb von 30 Tagen eine Umsatzsteuerrechnung ausstellen, wenn er Waren oder Dienstleistungen zum Standardsatz oder ermäßigten Satz an eine andere umsatzsteuerregistrierte Person liefert beziehungsweise erbringt. Für Einzelhandelsumsätze, zum Nullsatz besteuerte und steuerbefreite Umsätze, Gutschriftverfahren, Margenregelungen und andere Leistungen können abweichende Vorschriften gelten.
Der Steuerzeitpunkt kann sich ändern, wenn eine Rechnung oder Zahlung im Voraus erfolgt. Für Transaktionen wie Reverse-Charge-Verfahren und Margenregelungen gelten zudem besondere Formulierungsvorgaben. Bestimmen Sie zunächst die Art der Leistung und den Steuerzeitpunkt und wenden Sie anschließend die passenden Rechnungsvorschriften an.
Pflichtangaben einer vollständigen UK-Umsatzsteuerrechnung
HMRC legt die erforderlichen Angaben für eine vollständige Umsatzsteuerrechnung fest. Diese Checkliste deckt das allgemeine Format ab, bei besonderen Leistungen können jedoch zusätzliche Formulierungen oder eine abweichende Behandlung erforderlich sein. Ein kostenloser Rechnungsgenerator kann gängige Angaben vorbereiten, aber nicht die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung bestimmen.
- Eindeutige fortlaufende Nummer
- Eine eindeutige Rechnungsnummer, die innerhalb einer oder mehrerer Nummernserien auf die vorherige Nummer folgt.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Ihr vollständiger Name beziehungsweise Handelsname und Ihre Anschrift als Lieferant.
- Ihre Umsatzsteuer-ID
- Die Umsatzsteuer-ID, unter der Sie bei HMRC registriert sind.
- Rechnungsdatum
- Das Ausstellungsdatum, das separat anzugeben ist, wenn es vom Leistungszeitpunkt abweicht.
- Leistungszeitpunkt (Steuerzeitpunkt)
- Der nach den Umsatzsteuervorschriften bestimmte Steuerzeitpunkt, der nicht immer mit dem Lieferdatum übereinstimmt.
- Name und Anschrift des Kunden
- Name und Anschrift des Kunden, dem Sie die Rechnung stellen.
- Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
- Eine eindeutige Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
- Menge je Position
- Für jede Position die Menge der Waren oder den Umfang der Dienstleistungen.
- Einzelpreis ohne Umsatzsteuer
- Der Preis je Einheit oder Artikel vor Hinzurechnung der Umsatzsteuer.
- Umsatzsteuersatz je Beschreibung
- Der Umsatzsteuersatz, der für jede beschriebene Leistung gilt. Eine Steuerbefreiung ist eine steuerliche Behandlung und kein Umsatzsteuersatz.
- Nettobetrag je Beschreibung
- Geben Sie für jede Beschreibung den ohne Umsatzsteuer zahlbaren Betrag in einer beliebigen Währung an.
- Rechnungssummen
- Weisen Sie die Gesamtsumme ohne Umsatzsteuer und den insgesamt geschuldeten Betrag eindeutig aus.
- Gesamtumsatzsteuerbetrag
- Der gesamte berechnete Umsatzsteuerbetrag, angegeben in Pfund Sterling.
- Barzahlungsrabatt
- Geben Sie den Satz eines angebotenen Barzahlungsrabatts an.
Umsatzsteueraufschlüsselung je Position
Geben Sie für jede Beschreibung die Warenmenge oder den Umfang der Dienstleistungen, den Einzelpreis, den ohne Umsatzsteuer zahlbaren Betrag und den geltenden Umsatzsteuersatz an. Im Vereinigten Königreich gelten derzeit drei Umsatzsteuersätze: 20 % Standardsatz, 5 % ermäßigter Satz und 0 % Nullsatz. Steuerbefreite und nicht in den Anwendungsbereich fallende Leistungen werden anders behandelt und stellen keine zusätzlichen Steuersätze dar.
Die Einordnung hängt von den konkreten Waren, Dienstleistungen und Umständen ab. Nutzen Sie die aktuellen Leitlinien von HMRC zu den Steuersätzen, statt einen Satz anhand eines allgemeinen Beispiels auszuwählen. Der insgesamt geschuldete Umsatzsteuerbetrag muss in Pfund Sterling ausgewiesen werden, auch wenn andere Rechnungsbeträge in einer anderen Währung angegeben sind.
Wann können Sie eine vereinfachte oder modifizierte Rechnung verwenden?
Für eine einzelne Leistung bis einschließlich 250 GBP einschließlich Umsatzsteuer gestattet HMRC eine weniger detaillierte Einzelhandelsrechnung oder eine vereinfachte Rechnung für andere Unternehmen. Sie enthält Name, Anschrift und Umsatzsteuer-ID des Lieferanten, den Steuerzeitpunkt und eine Beschreibung sowie für jeden Umsatzsteuersatz den Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer in Pfund Sterling und den jeweiligen Satz. Nehmen Sie in dieses Format keine steuerbefreiten Leistungen auf.
Bei Beträgen über 250 GBP sehen die Leitlinien von HMRC eine vollständige Rechnung oder, sofern der Kunde zustimmt, eine modifizierte Umsatzsteuerrechnung vor, die die Positionswerte einschließlich statt ohne Umsatzsteuer ausweist. Prüfen Sie die genauen Voraussetzungen, bevor Sie das Format auswählen.
| Rechnungsart | Allgemeine Verwendung | Kundenangaben | Darstellung der Beträge |
|---|---|---|---|
| Vollständige Umsatzsteuerrechnung | Standardformat, wenn eine Umsatzsteuerrechnung erforderlich ist | Erforderlich | Nettobetrag je Beschreibung und Gesamtumsatzsteuerbetrag in Pfund Sterling |
| Weniger detaillierte oder vereinfachte Umsatzsteuerrechnung | Berechtigte Leistung bis einschließlich 250 GBP einschließlich Umsatzsteuer | Im Allgemeinen nicht erforderlich | Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer in Pfund Sterling und Satz für jeden anwendbaren Steuersatz |
| Modifizierte Umsatzsteuerrechnung | Leistung über 250 GBP mit Zustimmung des Kunden | Erforderlich | Positionswerte einschließlich Umsatzsteuer mit den erforderlichen Summen |
Währung, Kopien und Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Sie können Nettorechnungsbeträge in einer anderen Währung angeben, der insgesamt geschuldete Umsatzsteuerbetrag muss jedoch zusätzlich in Pfund Sterling und unter Anwendung einer anerkannten Umrechnungsmethode ausgewiesen werden. Bewahren Sie Kopien der Ausgangsrechnungen einschließlich stornierter oder fehlerhafter Rechnungen sowie die Eingangsrechnungen auf.
Umsatzsteueraufzeichnungen sind im Allgemeinen mindestens 6 Jahre lang aufzubewahren, Aufzeichnungen im Rahmen von VAT OSS oder der früheren MOSS-Nutzung hingegen 10 Jahre. Unternehmen, die Making Tax Digital unterliegen, müssen die vorgeschriebenen Aufzeichnungen in funktional kompatibler Software führen, sofern keine Ausnahme gilt. Ein PDF-Generator allein bildet keine vollständige digitale Umsatzsteueraufzeichnung.
Fragen zu UK-Umsatzsteuerrechnungen
Welche Angaben muss eine vollständige UK-Umsatzsteuerrechnung enthalten?
Sie muss eine eindeutige fortlaufende Nummer, den Steuerzeitpunkt und bei Abweichung das Ausstellungsdatum, Name, Anschrift und Umsatzsteuer-ID des Lieferanten, Name und Anschrift des Kunden sowie eine hinreichende Beschreibung enthalten. Geben Sie für jede Beschreibung die Menge oder den Umfang, den Einzelpreis, den Umsatzsteuersatz und den ohne Umsatzsteuer zahlbaren Betrag an. Weisen Sie die Gesamtsumme ohne Umsatzsteuer, den Satz eines etwaigen Barzahlungsrabatts, den Gesamtumsatzsteuerbetrag in Pfund Sterling und den insgesamt geschuldeten Betrag aus. Bei besonderen Leistungen können weitere Angaben erforderlich sein.
Wann kann ich eine vereinfachte Umsatzsteuerrechnung verwenden?
Für eine berechtigte Leistung bis einschließlich 250 GBP einschließlich Umsatzsteuer enthält sie Name, Anschrift und Umsatzsteuer-ID des Lieferanten, den Steuerzeitpunkt und eine Beschreibung sowie für jeden Umsatzsteuersatz den Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer in Pfund Sterling und den jeweiligen Satz. Kundenangaben und ein separat ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag sind im Allgemeinen nicht erforderlich. Steuerbefreite Leistungen dürfen in diesem Format nicht enthalten sein.
Was ist eine modifizierte Umsatzsteuerrechnung?
Bei einer Leistung über 250 GBP basiert eine modifizierte Rechnung auf dem vollständigen Format, weist die Positionswerte jedoch einschließlich statt ohne Umsatzsteuer aus. Laut den Leitlinien von HMRC muss der Kunde zustimmen. Prüfen Sie die detaillierten Anforderungen für die jeweilige Transaktion.
Muss ich umsatzsteuerregistriert sein, um eine Umsatzsteuerrechnung auszustellen?
Ja. Nur ein umsatzsteuerregistriertes Unternehmen darf eine Umsatzsteuerrechnung ausstellen und Umsatzsteuer berechnen. Die Registrierung richtet sich nicht ausschließlich nach der inländischen Umsatzschwelle: Für Pflichtregistrierungen, freiwillige Registrierungen und nicht ansässige Unternehmen gelten unterschiedliche Vorschriften. Prüfen Sie Ihren Status, bevor Sie Umsatzsteuer berechnen.
Innerhalb welcher Frist muss ich eine Umsatzsteuerrechnung ausstellen?
Laut HMRC ist eine Umsatzsteuerrechnung normalerweise innerhalb von 30 Tagen nach der Leistung auszustellen, sofern eine Rechnungspflicht besteht. Eine im Voraus ausgestellte Rechnung oder geleistete Zahlung kann einen früheren Steuerzeitpunkt begründen. Für Dauerleistungen, die Istversteuerung und andere Fälle gelten Sonderregelungen.
Wie lange muss ich meine UK-Umsatzsteueraufzeichnungen aufbewahren?
Bewahren Sie Umsatzsteueraufzeichnungen im Allgemeinen mindestens 6 Jahre lang auf, Aufzeichnungen für VAT OSS oder das frühere MOSS hingegen 10 Jahre. Making Tax Digital verlangt, dass die vorgeschriebenen Aufzeichnungen in funktional kompatibler Software geführt werden, sofern keine Ausnahme gilt.