Warum eine Umsatzsteuerrechnung wichtig ist
Eine gültige Umsatzsteuerrechnung dient Kunden als primärer Nachweis für den Vorsteuerabzug. Nur ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen darf eine solche Rechnung ausstellen. Nach Vorgabe der HMRC muss ein registrierter Lieferant in der Regel innerhalb von 30 Tagen eine Umsatzsteuerrechnung ausstellen, wenn er Waren oder Dienstleistungen zum Regelsteuersatz oder ermäßigten Steuersatz an eine andere umsatzsteuerlich registrierte Person erbringt. Für den Einzelhandel, steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug (Zero-Rated), unecht steuerfreie Umsätze (Exempt), Gutschriftsverfahren (Self-Billing), die Differenzbesteuerung und andere Leistungen können abweichende Regeln gelten.
Der Entstehungszeitpunkt der Steuer (Tax Point) kann sich verschieben, wenn Rechnungsstellung oder Zahlung im Voraus erfolgen; zudem sind bei Geschäftsvorfällen wie Steuerschuldumkehr (Reverse Charge) und Differenzbesteuerung besondere Pflichtangaben erforderlich. Bestimmen Sie daher zunächst die Art der Leistung sowie den Leistungszeitpunkt, und wenden Sie anschließend die entsprechenden Rechnungsstellungsvorschriften an.
Was eine vollständige britische Umsatzsteuerrechnung enthalten muss
Die HMRC legt die Pflichtangaben für eine vollständige Umsatzsteuerrechnung fest. Diese Checkliste deckt das Standardformat ab; für bestimmte Leistungen können jedoch zusätzliche Pflichtvermerke oder eine abweichende Handhabung erforderlich sein. Ein kostenloser Rechnungsgenerator kann Ihnen bei den Standardfeldern helfen, jedoch nicht die steuerrechtlich zutreffende Behandlung bestimmen.
- Einmalige fortlaufende Nummer
- Eine einmalige Rechnungsnummer, die an die vorherige anschließt und auf einem oder mehreren Nummernkreisen basiert.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Der vollständige Name (oder Handelsname) und die Anschrift von Ihnen als leistendem Unternehmen.
- Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Die Umsatzsteuernummer, unter der Sie bei der HMRC registriert sind.
- Rechnungsdatum
- Das Ausstellungsdatum, das separat auszuweisen ist, wenn es vom Leistungszeitpunkt abweicht.
- Leistungszeitpunkt (Tax Point)
- Der nach den Umsatzsteuervorschriften bestimmte Entstehungszeitpunkt der Steuer, der nicht immer mit dem Lieferdatum übereinstimmt.
- Name und Anschrift des Kunden
- Der Name und die Anschrift des Kunden, dem die Leistung in Rechnung gestellt wird.
- Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
- Eine genaue Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
- Menge pro Position
- Für jede Position die Menge der Waren oder der Umfang der Dienstleistungen.
- Einzelpreis ohne MwSt.
- Der Preis pro Einheit oder Artikel vor Hinzurechnung der MwSt.
- MwSt.-Satz pro Beschreibung
- Der für die jeweilige Leistung geltende MwSt.-Satz. Eine Steuerbefreiung ist eine steuerliche Behandlung, kein MwSt.-Satz.
- Nettobetrag pro Beschreibung
- Geben Sie für jede Beschreibung den fälligen Betrag ohne MwSt. an (in beliebiger Währung möglich).
- Rechnungsgesamtbeträge
- Weisen Sie den Gesamtbetrag ohne MwSt. und den fälligen Gesamtbetrag übersichtlich aus.
- MwSt.-Gesamtbetrag
- Der gesamte berechnete MwSt.-Betrag, ausgewiesen in Pfund Sterling.
- Skonto
- Geben Sie den Satz eines eventuell angebotenen Skontos an.
Die MwSt.-Aufschlüsselung nach Positionen
Geben Sie für jede Beschreibung die Menge der Waren oder den Umfang der Dienstleistungen, den Einzelpreis, den fälligen Betrag ohne MwSt. und den anwendbaren MwSt.-Satz an. Im Vereinigten Königreich gelten derzeit drei MwSt.-Sätze: 20 % Regelsatz, 5 % ermäßigter Steuersatz und 0 % Nullsteuersatz. Steuerbefreite Leistungen und Leistungen außerhalb des Steueranwendungsbereichs stellen gesonderte steuerliche Behandlungen dar, keine zusätzlichen Steuersätze.
Die Einstufung hängt von den konkreten Waren, Dienstleistungen und Rahmenbedingungen ab. Nutzen Sie die aktuellen Leitfäden der HMRC zu Steuersätzen, anstatt einen Satz anhand pauschaler Beispiele zu wählen. Der fällige Gesamtbetrag an MwSt. muss stets in Pfund Sterling ausgewiesen werden, selbst wenn sonstige Rechnungsbeträge in einer anderen Währung angegeben sind.
Wann kann eine vereinfachte oder modifizierte Rechnung verwendet werden?
Für einzelne Lieferungen oder Leistungen von maximal 250 GBP einschließlich MwSt. gestattet die HMRC im Einzelhandel eine weniger detaillierte Rechnung („less-detailed invoice“) und für sonstige Unternehmen eine vereinfachte Rechnung („simplified invoice“). Sie enthält den Namen des Lieferanten, Anschrift und USt-IdNr., den Steuerzeitpunkt, die Beschreibung sowie für jeden MwSt.-Satz den Gesamtbetrag in GBP einschließlich MwSt. und den Steuersatz. Steuerbefreite Leistungen dürfen in diesem Format nicht aufgeführt werden.
Bei Beträgen über 250 GBP sieht die HMRC-Regelung eine vollständige Rechnung vor - oder, sofern der Kunde zustimmt, eine modifizierte MwSt.-Rechnung („modified VAT invoice“), die anstelle von Nettopreisen Werte inklusive Mehrwertsteuer ausweist. Prüfen Sie die genauen Voraussetzungen, bevor Sie sich für ein Format entscheiden.
| Rechnungsart | Typische Verwendung | Kundendaten | Darstellung der Beträge |
|---|---|---|---|
| Vollständige MwSt.-Rechnung | Standardformat, wenn eine MwSt.-Rechnung vorgeschrieben ist | Erforderlich | Nettobetrag pro Beschreibung und MwSt.-Gesamtbetrag in GBP |
| Weniger detaillierte oder vereinfachte MwSt.-Rechnung | Berechtigte Leistung bis einschließlich 250 GBP inkl. MwSt. | In der Regel nicht erforderlich | Bruttogesamtbetrag in GBP und Steuersatz für jeden anwendbaren Steuersatz |
| Modifizierte MwSt.-Rechnung | Lieferung/Leistung über 250 GBP mit Zustimmung des Kunden | Erforderlich | Einzelwerte inklusive MwSt. mit den erforderlichen Summen |
Währung, Kopien und Aufbewahrungspflichten
Sie können die Nettorechnungsbeträge in einer anderen Währung angeben, der fällige Gesamtbetrag der Umsatzsteuer muss jedoch unter Verwendung einer anerkannten Umrechnungsmethode zusätzlich in Pfund Sterling ausgewiesen werden. Bewahren Sie Kopien aller Ausgangsrechnungen - einschließlich stornierter oder fehlerhafter - sowie alle Eingangsrechnungen auf.
Umsatzsteuerunterlagen werden in der Regel mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt, bei Unterlagen im Rahmen des VAT OSS bzw. des früheren MOSS 10 Jahre lang. Unternehmen, die unter Making Tax Digital fallen, müssen die vorgeschriebenen Aufzeichnungen in einer funktionsfähigen, kompatiblen Software führen, sofern keine Ausnahme greift. Ein reiner PDF-Generator stellt für sich allein keine vollständige digitale Umsatzsteueraufzeichnung dar.
Fragen zur britischen Umsatzsteuerrechnung
Welche Angaben muss eine vollständige britische Umsatzsteuerrechnung enthalten?
Sie muss eine fortlaufende, einmalige Nummer, den Leistungszeitpunkt (Tax Point) und das Ausstellungsdatum (sofern abweichend), Name, Anschrift und USt-IdNr. des Lieferanten bzw. Dienstleisters sowie Name und Anschrift des Kunden und eine hinreichende Beschreibung enthalten. Zu jeder Position müssen Menge oder Umfang, Einzelpreis, Steuersatz und der fällige Betrag ohne Umsatzsteuer angegeben werden. Weisen Sie den Gesamtbetrag ohne USt, etwaige Skontosätze, den Gesamtbetrag der Umsatzsteuer in Pfund Sterling und den fälligen Gesamtbetrag aus. Bei besonderen Lieferungen oder Leistungen können zusätzliche Angaben erforderlich sein.
Wann kann ich eine vereinfachte Umsatzsteuerrechnung verwenden?
Für eine qualifizierte Lieferung oder Leistung im Wert von maximal 250 GBP einschließlich Umsatzsteuer genügen Name, Anschrift und USt-IdNr. des Lieferanten bzw. Dienstleisters, der Leistungszeitpunkt, eine Leistungsbeschreibung sowie für jeden Steuersatz der Gesamtbetrag in Pfund Sterling einschließlich USt und der jeweilige Steuersatz. Angaben zum Kunden und ein separater Umsatzsteuerbetrag sind in der Regel nicht erforderlich. Steuerfreie Umsätze dürfen in diesem Format nicht aufgeführt werden.
Was ist eine modifizierte Umsatzsteuerrechnung?
Für Umsätze über 250 GBP basiert eine modifizierte Rechnung auf dem Vollformat, weist die Postenwerte jedoch einschließlich statt ausschließlich der Umsatzsteuer aus. Laut HMRC-Vorgaben muss der Kunde dem zustimmen. Prüfen Sie die genauen Anforderungen für den jeweiligen Geschäftsvorfall.
Muss ich für die Umsatzsteuer registriert sein, um eine Umsatzsteuerrechnung auszustellen?
Ja. Nur ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen darf eine Umsatzsteuerrechnung ausstellen und Umsatzsteuer berechnen. Die Registrierung hängt nicht allein von der inländischen Umsatzgrenze ab: Die Regelungen für die Pflichtregistrierung, die freiwillige Registrierung und für nicht im Inland ansässige Unternehmen weichen voneinander ab. Prüfen Sie Ihren Status, bevor Sie Umsatzsteuer in Rechnung stellen.
Innerhalb welcher Frist muss ich eine Umsatzsteuerrechnung ausstellen?
Laut HMRC muss eine Umsatzsteuerrechnung, sofern eine Rechnungsausstellungspflicht besteht, in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach der Lieferung oder Leistung ausgestellt werden. Eine vorherige Rechnung oder Anzahlung kann einen früheren Steuerentstehungszeitpunkt begründen; für Dauerleistungen, die Ist-Versteuerung und weitere Fälle gelten besondere Bestimmungen.
Wie lange muss ich meine britischen Umsatzsteuerunterlagen aufbewahren?
Bewahren Sie Umsatzsteuerunterlagen im Allgemeinen mindestens 6 Jahre lang auf, im Falle von VAT OSS oder früheren MOSS-Unterlagen 10 Jahre lang. Making Tax Digital verlangt die Führung der vorgeschriebenen Aufzeichnungen in einer funktionsfähigen, kompatiblen Software, sofern keine Befreiung greift.