Warum eine Umsatzsteuerrechnung wichtig ist
Eine Umsatzsteuerrechnung ist das Dokument, das Ihr Kunde nutzt, um Vorsteuer abzuziehen, und dasjenige, auf das sich HMRC stützt, um eine Transaktion zu prüfen. Nur ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen kann eine ausstellen, und sie muss innerhalb von 30 Tagen nach der Leistung (oder der Zahlung, falls Sie im Voraus bezahlt werden) erstellt werden. Fehlt eine Pflichtangabe, kann Ihr Kunde die USt womöglich nicht erstattet bekommen, und Sie werden gebeten, das Dokument neu auszustellen. Diese Regeln sind UK-spezifisch: Seit dem Brexit legt das Vereinigte Königreich unter HMRC sein eigenes Umsatzsteuersystem fest, getrennt von der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie, sodass die Angabenliste unten für im UK besteuerte Leistungen gilt.
Was eine vollständige UK-Umsatzsteuerrechnung ausweisen muss
HMRC legt die Angaben fest, die eine vollständige Umsatzsteuerrechnung enthalten muss. Für einen typischen Freelancer, Einzelunternehmer oder ein kleines Unternehmen sind dies die Angaben, die auf dem Dokument erscheinen müssen:
- Eindeutige fortlaufende Nummer
- Eine eindeutige Rechnungsnummer, die an die letzte anschließt, basierend auf einer oder mehreren Serien.
- Ihr Geschäftsname und Ihre Anschrift
- Der vollständige Name (oder Geschäftsname) und die Anschrift von Ihnen, dem Lieferanten.
- Ihre USt-Registrierungsnummer
- Die USt-Nummer, unter der Sie bei HMRC registriert sind.
- Rechnungsdatum
- Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird (der Zeitpunkt der Ausstellung).
- Leistungszeitpunkt (Steuerstichtag)
- Das Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, falls es vom Rechnungsdatum abweicht.
- Name und Anschrift des Kunden
- Der Name und die Anschrift des Kunden, dem Sie in Rechnung stellen.
- Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
- Eine klare Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen.
- Menge je Zeile
- Für jede Zeile die Menge der Waren oder der Umfang der Dienstleistungen.
- Einzelpreis ohne USt
- Der Preis pro Einheit oder Posten, ausgewiesen vor Hinzurechnung der USt.
- USt-Satz je Zeile
- Der je Zeile berechnete USt-Satz - Normal-, ermäßigter, Null- oder befreit.
- USt-Betrag je Zeile
- Der je Zeile berechnete USt-Betrag, falls Posten zu unterschiedlichen Sätzen vorliegen.
- Gesamtbetrag ohne USt
- Der zu zahlende Gesamtbetrag vor USt (der Nettogesamtbetrag).
- Gesamt-USt
- Der Gesamtbetrag der berechneten USt, ausgedrückt in Pfund Sterling.
- Bruttogesamtbetrag
- Der zu zahlende Gesamtbetrag einschließlich USt.
Die USt-Aufschlüsselung je Zeile
Das Herzstück einer UK-Umsatzsteuerrechnung ist die Aufschlüsselung Zeile für Zeile. Für jeden Posten weisen Sie die Menge, den Einzelpreis ohne USt und den geltenden USt-Satz aus. Wo verschiedene Zeilen unterschiedliche Sätze tragen, weisen Sie zudem den USt-Betrag je Zeile aus, damit die Gesamtsummen nachprüfbar sind. Das UK hat drei positive Sätze plus steuerbefreite Leistungen: den Normalsatz (derzeit 20 %), den ermäßigten Satz (5 %, für Dinge wie Haushaltsbrennstoff und Kinderautositze) und den Nullsatz (0 %, für die meisten Lebensmittel, Bücher und Kinderkleidung). Die Rechnung summiert diese dann zu einem Gesamtbetrag ohne USt, einem Gesamt-USt-Betrag und einem Bruttogesamtbetrag. Der USt-Gesamtbetrag muss in Pfund Sterling ausgewiesen werden, selbst wenn der Rest der Rechnung in einer anderen Währung lautet.
Vereinfachte und modifizierte Rechnungen
Sie brauchen nicht immer eine vollständige Rechnung. Eine vereinfachte Umsatzsteuerrechnung kann für Leistungen von 250 GBP oder weniger (einschließlich USt) ausgestellt werden. Sie ist kürzer: Sie braucht Ihren Namen, Ihre Anschrift und USt-Nummer, den Leistungszeitpunkt, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen und - für jeden USt-Satz - den zu zahlenden Gesamtbetrag einschließlich USt sowie den berechneten USt-Satz. Sie braucht keine Kundenangaben und keinen separaten USt-Betrag. Eine modifizierte Umsatzsteuerrechnung wird für Einzelhandelsleistungen über 250 GBP verwendet: Sie ist wie eine vollständige Rechnung, weist aber den USt-inklusiven Wert jedes normal- oder ermäßigt besteuerten Postens aus, mit den Gesamtsummen (netto, USt und brutto) gesondert dargelegt. Sie müssen weiterhin eine vollständige oder vereinfachte Rechnung ausstellen, wenn der Kunde danach fragt.
Währung, Kopien und Aufbewahrung
Sie können in jeder Währung in Rechnung stellen, aber die insgesamt fällige USt muss zusätzlich in Pfund Sterling ausgewiesen werden, umgerechnet zu einem von HMRC anerkannten Wechselkurs. Bewahren Sie eine Kopie jeder Umsatzsteuerrechnung auf, die Sie ausstellen und erhalten: Nach UK-Regeln müssen USt-Unterlagen in der Regel 6 Jahre aufbewahrt werden. Wenn Sie für Making Tax Digital for VAT angemeldet sind, müssen diese Unterlagen digital geführt und Ihre Erklärungen über kompatible Software eingereicht werden. Prüfen Sie eine Angabe stets anhand der aktuellen HMRC-Leitlinien, da sich Sätze und Schwellen ändern.
Fragen zur UK-Umsatzsteuerrechnung
Was muss auf einer vollständigen UK-Umsatzsteuerrechnung stehen?
Eine vollständige Umsatzsteuerrechnung muss eine eindeutige fortlaufende Nummer, Ihren Geschäftsnamen, Ihre Anschrift und USt-Registrierungsnummer, das Rechnungsdatum, den Leistungszeitpunkt falls abweichend, Name und Anschrift des Kunden, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen und für jede Zeile die Menge, den Einzelpreis ohne USt, den USt-Satz und den USt-Betrag ausweisen. Sie weist dann den Gesamtbetrag ohne USt, die Gesamt-USt und den Bruttogesamtbetrag aus. Der USt-Gesamtbetrag muss in Pfund Sterling sein.
Wann kann ich eine vereinfachte Umsatzsteuerrechnung verwenden?
Sie können eine vereinfachte Umsatzsteuerrechnung ausstellen, wenn der Gesamtbetrag 250 GBP oder weniger einschließlich USt beträgt. Sie braucht Ihren Namen, Ihre Anschrift und USt-Nummer, den Leistungszeitpunkt, eine Beschreibung und für jeden Satz den USt-inklusiven Betrag und den USt-Satz. Sie kann die Kundenangaben und den separaten USt-Betrag weglassen, die eine vollständige Rechnung verlangt.
Was ist eine modifizierte Umsatzsteuerrechnung?
Eine modifizierte Umsatzsteuerrechnung wird für Einzelhandelsleistungen über 250 GBP verwendet. Sie ist wie eine vollständige Rechnung, weist aber den USt-inklusiven Wert jedes normal- oder ermäßigt besteuerten Postens aus, mit dem Nettogesamtbetrag, dem USt-Gesamtbetrag und dem Bruttogesamtbetrag gesondert dargelegt. Ihr Kunde muss zustimmen, eine modifizierte Rechnung zu erhalten.
Muss ich umsatzsteuerlich registriert sein, um eine Umsatzsteuerrechnung auszustellen?
Ja. Nur ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen kann eine Umsatzsteuerrechnung ausstellen und USt erheben. Wenn Sie nicht registriert sind, stellen Sie eine gewöhnliche Rechnung ohne USt und ohne USt-Registrierungsnummer aus. Sie müssen sich registrieren, sobald Ihr steuerpflichtiger Umsatz die HMRC-Schwelle überschreitet.
Wie lange habe ich Zeit, eine Umsatzsteuerrechnung auszustellen?
Sie müssen eine Umsatzsteuerrechnung normalerweise innerhalb von 30 Tagen nach der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen ausstellen, oder innerhalb von 30 Tagen nach Zahlungseingang, falls Sie im Voraus bezahlt werden. Das Leistungsdatum ist der Steuerstichtag, der bestimmt, in welche USt-Periode der Verkauf fällt.
Wie lange bewahre ich meine UK-USt-Unterlagen auf?
HMRC verlangt, dass USt-Unterlagen, einschließlich der Kopien der Rechnungen, die Sie ausstellen und erhalten, mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Wenn Sie Making Tax Digital for VAT nutzen, müssen diese Unterlagen digital geführt und die Erklärungen über kompatible Software eingereicht werden.