Náležitosti faktury s DPH ve Spojeném království

Proč na faktuře s DPH záleží

Platná faktura s DPH je základním dokladem pro zákazníka uplatňujícího odpočet DPH na vstupu. Vystavit ji může pouze podnik registrovaný k DPH. HMRC uvádí, že dodavatel registrovaný k DPH musí obvykle vystavit fakturu do 30 dnů, pokud dodává zboží nebo služby se základní či sníženou sazbou jiné osobě registrované k DPH. Pro maloobchodní plnění, plnění se sazbou 0 %, osvobozená plnění, samofakturaci, maržové režimy a další případy mohou platit odlišná pravidla.

Daňový okamžik se může změnit, když dojde k vystavení faktury nebo platbě předem. Zvláštní znění platí například pro přenesení daňové povinnosti a maržové režimy. Nejprve určete plnění a daňový okamžik, potom použijte odpovídající pravidla pro fakturu.

Co musí úplná faktura s DPH ve Spojeném království obsahovat

HMRC stanoví údaje, které musí obsahovat úplná faktura s DPH. Tento kontrolní seznam pokrývá obecný formát, zvláštní plnění ale mohou vyžadovat další text nebo odlišný režim. Bezplatný generátor faktur může připravit běžná pole, nemůže však určit správný režim DPH.

Jedinečné pořadové číslo

Jedinečné číslo faktury navazující na předchozí, založené na jedné nebo více řadách.

Název a adresa vaší firmy

Celý název (nebo obchodní jméno) a adresa vás jako dodavatele.

Vaše DIČ pro DPH

Číslo DPH, pod kterým jste registrováni u HMRC.

Datum faktury

Datum vystavení, uvedené samostatně, pokud se liší od okamžiku plnění.

Datum uskutečnění plnění (daňový moment)

Daňový okamžik určený podle pravidel DPH, který nemusí být vždy datem dodání.

Jméno a adresa zákazníka

Jméno a adresa zákazníka, kterému fakturujete.

Popis zboží nebo služeb

Jasný popis dodaného zboží nebo služeb.

Množství na řádek

Pro každý řádek množství zboží nebo rozsah služeb.

Jednotková cena bez DPH

Cena za jednotku nebo položku, uvedená před přičtením DPH.

Sazba DPH pro každý popis

Sazba DPH použitelná pro každé popsané plnění. Osvobození je daňový režim, nikoli sazba DPH.

Čistá částka pro každý popis

U každého popisu uveďte splatnou částku bez DPH. Může být vyjádřena v libovolné měně.

Součty faktury

Jasně uveďte celkovou částku bez DPH a celkovou dlužnou částku.

Celková DPH

Celková účtovaná částka DPH, vyjádřená v librách šterlinků.

Skonto

Uveďte sazbu případného nabízeného skonta.

Rozpis DPH po řádcích

U každého popisu uveďte množství zboží nebo rozsah služeb, jednotkovou cenu, splatnou částku bez DPH a použitelnou sazbu. Spojené království má nyní tři sazby DPH: základní 20 %, sníženou 5 % a nulovou 0 %. Osvobozená plnění a plnění mimo působnost jsou jiné daňové režimy, nikoli další sazby.

Klasifikace závisí na konkrétním zboží, službě a okolnostech. Místo volby sazby podle obecného příkladu použijte aktuální pokyny HMRC. Celkovou účtovanou DPH musíte vyjádřit v librách, i když jsou ostatní částky faktury v jiné měně.

Zjednodušené a upravené faktury

U jednotlivého plnění v hodnotě 250 GBP nebo méně včetně DPH povoluje HMRC méně podrobnou maloobchodní fakturu nebo zjednodušenou fakturu pro jiné podniky. Uvádí jméno, adresu a DIČ dodavatele, daňový okamžik, popis a pro každou sazbu celkovou částku v librách včetně DPH a danou sazbu. Osvobozená plnění do tohoto formátu nezahrnujte.

Nad 250 GBP stanoví pokyny HMRC úplnou fakturu nebo se souhlasem zákazníka upravenou fakturu s DPH, která uvádí hodnoty položek včetně DPH namísto hodnot bez DPH. Před volbou formátu ověřte podrobné podmínky.

Měna, kopie a vedení evidence

Čisté částky faktury můžete vyjádřit v jiné měně, celkovou účtovanou DPH ale musíte uvést také v librách pomocí uznávaného přepočtu. Uchovávejte kopie prodejních faktur včetně zrušených nebo chybných dokladů a také přijaté faktury.

Záznamy o DPH se obecně uchovávají nejméně šest let, u režimu VAT OSS a dřívějšího MOSS deset let. Podniky v režimu Making Tax Digital musí předepsané záznamy uchovávat ve funkčně kompatibilním softwaru, pokud se na ně nevztahuje výjimka. Samotný generátor PDF nepředstavuje úplnou digitální evidenci DPH.

Otázky k faktuře s DPH ve Spojeném království

Co musí být na úplné faktuře s DPH ve Spojeném království?

Musí obsahovat jedinečné pořadové číslo, daňový okamžik a případně odlišné datum vystavení, jméno, adresu a DIČ dodavatele, jméno a adresu zákazníka a dostatečný popis. U každého popisu uveďte množství či rozsah, jednotkovou cenu, sazbu DPH a splatnou částku bez DPH. Přidejte celkovou částku bez DPH, případnou sazbu skonta, celkovou DPH v librách a celkovou dlužnou částku. Zvláštní plnění mohou vyžadovat další údaje.

Kdy mohu použít zjednodušenou fakturu s DPH?

U způsobilého plnění do 250 GBP včetně DPH uvádí zjednodušená faktura jméno, adresu a DIČ dodavatele, daňový okamžik, popis a pro každou sazbu celkovou částku v librách včetně DPH a sazbu. Údaje zákazníka a samostatná částka DPH obecně nejsou povinné. Osvobozená plnění do tohoto formátu nepatří.

Co je upravená faktura s DPH?

U plnění nad 250 GBP vychází upravená faktura z úplného formátu, ale uvádí hodnoty položek včetně DPH namísto hodnot bez DPH. Podle pokynů HMRC s ní musí zákazník souhlasit. Ověřte podrobné požadavky pro danou transakci.

Musím být registrován k DPH, abych mohl vystavit fakturu s DPH?

Ano. Fakturu s DPH může vystavit a DPH účtovat pouze podnik registrovaný k DPH. Registraci neurčuje jen tuzemská obratová hranice. Pravidla povinné a dobrovolné registrace i pravidla pro podniky neusazené ve Spojeném království se liší. Před účtováním DPH ověřte svůj status.

Do kdy musím vystavit fakturu s DPH?

Podle HMRC se faktura s DPH tam, kde povinnost fakturace platí, běžně vystavuje do 30 dnů od plnění. Faktura nebo platba předem může vytvořit dřívější daňový okamžik. Průběžná plnění, hotovostní účetnictví a další případy mají zvláštní pravidla.

Jak dlouho mám uchovávat svou evidenci DPH ve Spojeném království?

Evidenci DPH obecně uchovávejte nejméně 6 let, u záznamů v režimu VAT OSS nebo dřívějším MOSS 10 let. Making Tax Digital vyžaduje předepsané záznamy ve funkčně kompatibilním softwaru, pokud se neuplatní výjimka.