Γιατί έχει σημασία το τιμολόγιο ΦΠΑ
Ένα έγκυρο τιμολόγιο ΦΠΑ αποτελεί βασικό αποδεικτικό στοιχείο όταν ο πελάτης ζητά έκπτωση φόρου εισροών. Μόνο επιχείρηση εγγεγραμμένη στον ΦΠΑ μπορεί να το εκδώσει. Η HMRC αναφέρει ότι ένας προμηθευτής εγγεγραμμένος στον ΦΠΑ πρέπει κανονικά να εκδώσει τιμολόγιο ΦΠΑ εντός 30 ημερών, όταν παρέχει αγαθά ή υπηρεσίες κανονικού ή μειωμένου συντελεστή σε άλλο πρόσωπο εγγεγραμμένο στον ΦΠΑ. Διαφορετικοί κανόνες μπορεί να ισχύουν για λιανικές, μηδενικού συντελεστή, απαλλασσόμενες και αυτοτιμολογούμενες παροχές, για καθεστώτα περιθωρίου και για άλλες παροχές.
Το φορολογικό σημείο μπορεί να αλλάξει όταν το τιμολόγιο εκδίδεται ή η πληρωμή γίνεται προκαταβολικά. Ειδική διατύπωση εφαρμόζεται επίσης σε συναλλαγές όπως η αντίστροφη επιβάρυνση και τα καθεστώτα περιθωρίου. Προσδιορίστε πρώτα την παροχή και το φορολογικό σημείο και κατόπιν εφαρμόστε τους αντίστοιχους κανόνες τιμολόγησης.
Τι πρέπει να εμφανίζει ένα πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ στο ΗΒ
Η HMRC καθορίζει τα στοιχεία ενός πλήρους τιμολογίου ΦΠΑ. Αυτός ο κατάλογος καλύπτει τη γενική μορφή, αλλά ορισμένες παροχές μπορεί να απαιτούν πρόσθετη διατύπωση ή διαφορετική μεταχείριση. Μια δωρεάν γεννήτρια τιμολογίων μπορεί να ετοιμάσει τα συνήθη πεδία, αλλά δεν μπορεί να αποφασίσει τη σωστή μεταχείριση ΦΠΑ.
- Μοναδικός διαδοχικός αριθμός
- Ένας μοναδικός αριθμός τιμολογίου που ακολουθεί τον προηγούμενο, βάσει μίας ή περισσότερων σειρών.
- Επωνυμία και διεύθυνση της επιχείρησής σας
- Η πλήρης επωνυμία ή εμπορική ονομασία και η διεύθυνσή σας ως προμηθευτή.
- Αριθμός εγγραφής ΦΠΑ
- Ο αριθμός ΦΠΑ με τον οποίο είστε εγγεγραμμένοι στη HMRC.
- Ημερομηνία τιμολογίου
- Η ημερομηνία έκδοσης, η οποία εμφανίζεται χωριστά όταν διαφέρει από τον χρόνο παροχής.
- Χρόνος παροχής ή φορολογικό σημείο
- Το φορολογικό σημείο που προσδιορίζεται από τους κανόνες ΦΠΑ και δεν ταυτίζεται πάντα με την ημερομηνία παράδοσης.
- Επωνυμία και διεύθυνση πελάτη
- Η επωνυμία και η διεύθυνση του πελάτη που τιμολογείτε.
- Περιγραφή αγαθών ή υπηρεσιών
- Σαφής περιγραφή των αγαθών ή υπηρεσιών που παρασχέθηκαν.
- Ποσότητα ανά γραμμή
- Για κάθε γραμμή, η ποσότητα των αγαθών ή η έκταση των υπηρεσιών.
- Τιμή μονάδας χωρίς ΦΠΑ
- Η τιμή ανά μονάδα ή είδος πριν προστεθεί ο ΦΠΑ.
- Συντελεστής ΦΠΑ ανά περιγραφή
- Ο συντελεστής ΦΠΑ που ισχύει για κάθε περιγραφόμενη παροχή. Η απαλλαγή είναι φορολογική μεταχείριση, όχι συντελεστής ΦΠΑ.
- Καθαρό ποσό ανά περιγραφή
- Για κάθε περιγραφή, το πληρωτέο ποσό χωρίς ΦΠΑ, εκφρασμένο σε οποιοδήποτε νόμισμα.
- Σύνολα τιμολογίου
- Εμφανίστε καθαρά το σύνολο χωρίς ΦΠΑ και το συνολικό οφειλόμενο ποσό.
- Συνολικός ΦΠΑ
- Το συνολικό ποσό ΦΠΑ που χρεώνεται, εκφρασμένο σε στερλίνες.
- Έκπτωση τοις μετρητοίς
- Εμφανίστε τον συντελεστή κάθε προσφερόμενης έκπτωσης τοις μετρητοίς.
Ανάλυση ΦΠΑ ανά γραμμή
Για κάθε περιγραφή εμφανίστε την ποσότητα αγαθών ή την έκταση υπηρεσιών, την τιμή μονάδας, το πληρωτέο ποσό χωρίς ΦΠΑ και τον ισχύοντα συντελεστή ΦΠΑ. Το Ηνωμένο Βασίλειο έχει σήμερα τρεις συντελεστές ΦΠΑ: 20% κανονικό, 5% μειωμένο και 0% μηδενικό. Οι απαλλασσόμενες και οι εκτός πεδίου εφαρμογής παροχές αποτελούν διαφορετική μεταχείριση, όχι πρόσθετους συντελεστές.
Η ταξινόμηση εξαρτάται από τα συγκεκριμένα αγαθά, τις υπηρεσίες και τις περιστάσεις. Συμβουλευτείτε τις τρέχουσες οδηγίες συντελεστών της HMRC αντί να επιλέξετε συντελεστή από ένα γενικό παράδειγμα. Ο συνολικός απαιτητός ΦΠΑ πρέπει να εκφράζεται σε στερλίνες, ακόμη και όταν τα άλλα ποσά του τιμολογίου χρησιμοποιούν διαφορετικό νόμισμα.
Πότε επιτρέπεται απλοποιημένο ή τροποποιημένο τιμολόγιο;
Για μεμονωμένη παροχή αξίας έως 250 GBP μαζί με τον ΦΠΑ, η HMRC επιτρέπει λιγότερο αναλυτικό τιμολόγιο λιανικής ή απλοποιημένο τιμολόγιο για άλλες επιχειρήσεις. Εμφανίζει την επωνυμία, τη διεύθυνση και τον αριθμό ΦΠΑ του προμηθευτή, το φορολογικό σημείο, την περιγραφή και, για κάθε συντελεστή ΦΠΑ, το σύνολο σε στερλίνες μαζί με τον ΦΠΑ και τον συντελεστή. Μην περιλαμβάνετε απαλλασσόμενες παροχές σε αυτή τη μορφή.
Πάνω από 250 GBP, οι οδηγίες της HMRC προβλέπουν πλήρες τιμολόγιο ή, αν συμφωνεί ο πελάτης, τροποποιημένο τιμολόγιο ΦΠΑ που εμφανίζει αξίες ειδών μαζί με τον ΦΠΑ αντί για αξίες χωρίς ΦΠΑ. Ελέγξτε τις αναλυτικές προϋποθέσεις πριν επιλέξετε τη μορφή.
| Τύπος τιμολογίου | Γενική χρήση | Στοιχεία πελάτη | Παρουσίαση ποσών |
|---|---|---|---|
| Πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ | Κανονική μορφή όταν απαιτείται τιμολόγιο ΦΠΑ | Απαιτούνται | Καθαρό ποσό ανά περιγραφή και συνολικός ΦΠΑ σε στερλίνες |
| Λιγότερο αναλυτικό ή απλοποιημένο τιμολόγιο ΦΠΑ | Επιλέξιμη παροχή έως 250 GBP μαζί με τον ΦΠΑ | Κατά κανόνα δεν απαιτούνται | Σύνολο σε στερλίνες μαζί με τον ΦΠΑ και συντελεστής για κάθε εφαρμοστέο συντελεστή |
| Τροποποιημένο τιμολόγιο ΦΠΑ | Παροχή άνω των 250 GBP με τη συμφωνία του πελάτη | Απαιτούνται | Αξίες ειδών μαζί με τον ΦΠΑ και τα απαιτούμενα σύνολα |
Νόμισμα, αντίγραφα και τήρηση αρχείων
Μπορείτε να εκφράσετε τα καθαρά ποσά του τιμολογίου σε άλλο νόμισμα, αλλά ο συνολικός απαιτητός ΦΠΑ πρέπει επίσης να εμφανίζεται σε στερλίνες με αποδεκτή μέθοδο μετατροπής. Διατηρήστε αντίγραφα των τιμολογίων πώλησης, ακόμη και των ακυρωμένων ή λανθασμένων, καθώς και τα τιμολόγια αγορών.
Τα αρχεία ΦΠΑ διατηρούνται γενικά τουλάχιστον για 6 έτη ή για 10 έτη όταν αφορούν το καθεστώς ΦΠΑ OSS ή το παλαιότερο MOSS. Οι επιχειρήσεις που υπάγονται στο Making Tax Digital πρέπει να τηρούν τα προβλεπόμενα αρχεία σε λειτουργικά συμβατό λογισμικό, εκτός αν ισχύει εξαίρεση. Μια γεννήτρια PDF από μόνη της δεν αποτελεί πλήρες ψηφιακό αρχείο ΦΠΑ.
Ερωτήσεις για τα τιμολόγια ΦΠΑ στο Ηνωμένο Βασίλειο
Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ στο ΗΒ;
Πρέπει να περιλαμβάνει μοναδικό διαδοχικό αριθμό, το φορολογικό σημείο και, όταν διαφέρει, την ημερομηνία έκδοσης, την επωνυμία, τη διεύθυνση και τον αριθμό ΦΠΑ του προμηθευτή, τα στοιχεία του πελάτη και επαρκή περιγραφή. Για κάθε περιγραφή εμφανίστε ποσότητα ή έκταση, τιμή μονάδας, συντελεστή ΦΠΑ και πληρωτέο ποσό χωρίς ΦΠΑ. Εμφανίστε επίσης το σύνολο χωρίς ΦΠΑ, τυχόν συντελεστή έκπτωσης τοις μετρητοίς, τον συνολικό ΦΠΑ σε στερλίνες και το συνολικό οφειλόμενο ποσό. Ειδικές παροχές μπορεί να απαιτούν περισσότερα στοιχεία.
Πότε μπορώ να χρησιμοποιήσω απλοποιημένο τιμολόγιο ΦΠΑ;
Για επιλέξιμη παροχή έως 250 GBP μαζί με τον ΦΠΑ, εμφανίζει την επωνυμία, τη διεύθυνση και τον αριθμό ΦΠΑ του προμηθευτή, το φορολογικό σημείο, την περιγραφή και, για κάθε συντελεστή ΦΠΑ, το σύνολο σε στερλίνες μαζί με τον ΦΠΑ και τον συντελεστή. Τα στοιχεία του πελάτη και χωριστό ποσό ΦΠΑ κατά κανόνα δεν απαιτούνται. Δεν επιτρέπεται να περιλαμβάνει απαλλασσόμενες παροχές.
Τι είναι το τροποποιημένο τιμολόγιο ΦΠΑ;
Για παροχή άνω των 250 GBP, το τροποποιημένο τιμολόγιο βασίζεται στην πλήρη μορφή, αλλά εμφανίζει τις αξίες των ειδών μαζί με τον ΦΠΑ αντί για τις αξίες χωρίς ΦΠΑ. Σύμφωνα με τις οδηγίες της HMRC, ο πελάτης πρέπει να συμφωνήσει. Ελέγξτε τις αναλυτικές απαιτήσεις για τη συναλλαγή.
Πρέπει να είμαι εγγεγραμμένος στον ΦΠΑ για να εκδώσω τιμολόγιο ΦΠΑ;
Ναι. Μόνο επιχείρηση εγγεγραμμένη στον ΦΠΑ μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο ΦΠΑ και να χρεώσει ΦΠΑ. Η εγγραφή δεν εξαρτάται μόνο από το εγχώριο όριο κύκλου εργασιών, καθώς οι κανόνες υποχρεωτικής ή προαιρετικής εγγραφής και οι κανόνες για επιχειρήσεις χωρίς εγκατάσταση διαφέρουν. Ελέγξτε την ιδιότητά σας πριν χρεώσετε ΦΠΑ.
Πόσο χρόνο έχω για να εκδώσω τιμολόγιο ΦΠΑ;
Η HMRC αναφέρει ότι το τιμολόγιο ΦΠΑ πρέπει κανονικά να εκδίδεται εντός 30 ημερών από την παροχή, όταν ισχύει η υποχρέωση τιμολόγησης. Ένα τιμολόγιο ή μια προκαταβολή μπορεί να δημιουργήσει προγενέστερο φορολογικό σημείο, ενώ οι συνεχείς παροχές, η λογιστική ταμειακής βάσης και άλλες περιπτώσεις έχουν ειδικούς κανόνες.
Για πόσο διάστημα διατηρώ τα αρχεία ΦΠΑ στο ΗΒ;
Διατηρείτε γενικά τα αρχεία ΦΠΑ τουλάχιστον για 6 έτη ή για 10 έτη όταν αφορούν το καθεστώς ΦΠΑ OSS ή το παλαιότερο MOSS. Το Making Tax Digital απαιτεί τα προβλεπόμενα αρχεία σε λειτουργικά συμβατό λογισμικό, εκτός αν ισχύει εξαίρεση.