Γιατί είναι σημαντικό το τιμολόγιο ΦΠΑ
Ένα έγκυρο τιμολόγιο ΦΠΑ αποτελεί το κύριο αποδεικτικό στοιχείο για έναν πελάτη που ζητά την έκπτωση του ΦΠΑ εισροών. Μόνο μια επιχείρηση εγγεγραμμένη στο μητρώο ΦΠΑ μπορεί να εκδώσει τέτοιο τιμολόγιο. Η HMRC ορίζει ότι ένας προμηθευτής εγγεγραμμένος στο μητρώο ΦΠΑ πρέπει κανονικά να εκδίδει τιμολόγιο ΦΠΑ εντός 30 ημερών όταν παρέχει αγαθά ή υπηρεσίες με κανονικό ή μειωμένο συντελεστή ΦΠΑ σε άλλο πρόσωπο εγγεγραμμένο στο μητρώο ΦΠΑ. Οι προμήθειες λιανικής, με μηδενικό συντελεστή, απαλλασσόμενες, αυτοτιμολογούμενες, στο πλαίσιο του καθεστώτος περιθωρίου κέρδους και άλλες προμήθειες μπορούν να διέπονται από διαφορετικούς κανόνες.
Ο χρόνος φορολόγησης μπορεί να αλλάξει όταν το τιμολόγιο ή η πληρωμή πραγματοποιείται εκ των προτέρων, ενώ ειδική διατύπωση ισχύει για συναλλαγές όπως η αντιστροφή της υποχρέωσης φορολόγησης και τα συστήματα περιθωρίου κέρδους. Προσδιορίστε πρώτα την παράδοση και τον χρόνο φορολόγησης και, στη συνέχεια, εφαρμόστε τους αντίστοιχους κανόνες τιμολόγησης.
Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ στο Ηνωμένο Βασίλειο
Η HMRC καθορίζει τα στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει ένα πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ. Αυτός ο κατάλογος ελέγχου καλύπτει τη γενική μορφή, αλλά ειδικές παραδόσεις αγαθών ή παροχές υπηρεσιών ενδέχεται να απαιτούν επιπλέον διατύπωση ή διαφορετική αντιμετώπιση. Ένα δωρεάν πρόγραμμα δημιουργίας τιμολογίων μπορεί να συμπληρώσει τα συνήθη πεδία, αλλά δεν μπορεί να καθορίσει τη σωστή φορολογική αντιμετώπιση του ΦΠΑ.
- Μοναδικός αύξων αριθμός
- Ένας μοναδικός αριθμός τιμολογίου που ακολουθεί τον προηγούμενο, με βάση μία ή περισσότερες σειρές.
- Η επωνυμία και η διεύθυνση της επιχείρησής σας
- Το πλήρες όνομα (ή εμπορική επωνυμία) και η διεύθυνσή σας, του προμηθευτή.
- Ο αριθμός μητρώου ΦΠΑ σας
- Ο αριθμός ΦΠΑ με τον οποίο είστε εγγεγραμμένοι στην HMRC.
- Ημερομηνία τιμολογίου
- Η ημερομηνία έκδοσης, η οποία αναγράφεται ξεχωριστά όταν διαφέρει από την ημερομηνία παροχής.
- Χρόνος γένεσης της φορολογικής υποχρέωσης (tax point)
- Η χρονική στιγμή φορολόγησης που καθορίζεται σύμφωνα με τους κανόνες του ΦΠΑ, η οποία δεν συμπίπτει πάντα με την ημερομηνία παράδοσης.
- Όνομα και διεύθυνση πελάτη
- Το όνομα και η διεύθυνση του πελάτη στον οποίο εκδίδετε το τιμολόγιο.
- Περιγραφή αγαθών ή υπηρεσιών
- Μια σαφής περιγραφή των παρεχόμενων αγαθών ή υπηρεσιών.
- Ποσότητα ανά γραμμή
- Για κάθε γραμμή, η ποσότητα των αγαθών ή η έκταση των υπηρεσιών.
- Τιμή μονάδας χωρίς ΦΠΑ
- Η τιμή ανά μονάδα ή τεμάχιο, όπως εμφανίζεται πριν από την προσθήκη του ΦΠΑ.
- Συντελεστής ΦΠΑ ανά περιγραφή
- Ο συντελεστής ΦΠΑ που ισχύει για κάθε περιγραφόμενη παράδοση. Η απαλλαγή αποτελεί φορολογική μεταχείριση, όχι συντελεστή ΦΠΑ.
- Καθαρό ποσό ανά περιγραφή
- Για κάθε περιγραφή, εμφανίστε το πληρωτέο ποσό χωρίς ΦΠΑ, εκφρασμένο σε οποιοδήποτε νόμισμα.
- Σύνολα τιμολογίων
- Να εμφανίζεται με σαφήνεια το συνολικό ποσό χωρίς ΦΠΑ και το συνολικό οφειλόμενο ποσό.
- Συνολικός ΦΠΑ
- Το συνολικό ποσό του ΦΠΑ που χρεώνεται, εκφρασμένο σε λίρες στερλίνες.
- Έκπτωση για έγκαιρη εξόφληση
- Εμφάνιση του ποσοστού τυχόν προσφερόμενης έκπτωσης μετρητοίς.
Η ανάλυση του ΦΠΑ ανά γραμμή
Για κάθε περιγραφή, αναφέρετε την ποσότητα των αγαθών ή την έκταση των υπηρεσιών, την τιμή μονάδας, το πληρωτέο ποσό χωρίς ΦΠΑ και τον ισχύοντα συντελεστή ΦΠΑ. Στο Ηνωμένο Βασίλειο ισχύουν επί του παρόντος τρεις συντελεστές ΦΠΑ: 20% κανονικός, 5% μειωμένος και 0% μηδενικός. Οι απαλλασσόμενες συναλλαγές και οι συναλλαγές εκτός πεδίου εφαρμογής υπόκεινται σε διαφορετική μεταχείριση και δεν αποτελούν πρόσθετους συντελεστές.
Η κατάταξη εξαρτάται από τα συγκεκριμένα αγαθά, τις υπηρεσίες και τις περιστάσεις. Χρησιμοποιήστε τις ισχύουσες οδηγίες της HMRC για τους συντελεστές αντί να επιλέγετε συντελεστή βάσει ενός γενικού παραδείγματος. Το συνολικό ποσό του οφειλόμενου ΦΠΑ πρέπει να εκφράζεται σε λίρες στερλίνες, ακόμη και όταν άλλα ποσά του τιμολογίου αναγράφονται σε διαφορετικό νόμισμα.
Πότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα απλοποιημένο ή τροποποιημένο τιμολόγιο;
Για μεμονωμένη παράδοση αγαθών ή παροχή υπηρεσιών αξίας έως και GBP 250, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, η HMRC επιτρέπει λιγότερο λεπτομερές τιμολόγιο λιανικής ή απλοποιημένο τιμολόγιο για άλλες επιχειρήσεις. Σε αυτό αναγράφονται το όνομα, η διεύθυνση και ο αριθμός ΦΠΑ του προμηθευτή, ο χρόνος φορολόγησης και η περιγραφή, καθώς και, για κάθε συντελεστή ΦΠΑ, το συνολικό ποσό σε λίρες στερλίνες με ΦΠΑ και ο αντίστοιχος συντελεστής. Μην περιλαμβάνετε απαλλασσόμενες παραδόσεις αγαθών ή παροχές υπηρεσιών σε αυτή τη μορφή τιμολογίου.
Για ποσά άνω των GBP 250, οι οδηγίες της HMRC προβλέπουν πλήρες τιμολόγιο ή, εφόσον συμφωνεί ο πελάτης, τροποποιημένο τιμολόγιο ΦΠΑ που αναγράφει τις αξίες των ειδών με ΦΠΑ αντί χωρίς ΦΠΑ. Ελέγξτε τις αναλυτικές προϋποθέσεις πριν επιλέξετε τη μορφή.
| Τύπος τιμολογίου | Γενική χρήση | Στοιχεία πελάτη | Παρουσίαση ποσών |
|---|---|---|---|
| Πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ | Συνήθης μορφή όταν απαιτείται τιμολόγιο ΦΠΑ | Απαιτούνται | Καθαρό ποσό ανά περιγραφή και συνολικός ΦΠΑ σε λίρες στερλίνες |
| Λιγότερο λεπτομερές ή απλοποιημένο τιμολόγιο ΦΠΑ | Επιλέξιμη παράδοση αγαθών ή παροχή υπηρεσιών αξίας έως και GBP 250 με ΦΠΑ | Γενικά δεν απαιτούνται | Συνολικό ποσό σε λίρες στερλίνες με ΦΠΑ και συντελεστής για κάθε ισχύοντα συντελεστή |
| Τροποποιημένο τιμολόγιο ΦΠΑ | Παράδοση αγαθών ή παροχή υπηρεσιών αξίας άνω των GBP 250 με τη συμφωνία του πελάτη | Απαιτούνται | Αξίες ειδών με ΦΠΑ και τα απαιτούμενα σύνολα |
Νόμισμα, αντίγραφα και τήρηση αρχείων
Μπορείτε να εκφράζετε τα καθαρά ποσά των τιμολογίων σε άλλο νόμισμα, αλλά το συνολικό ποσό του ΦΠΑ που επιβάλλεται πρέπει επίσης να αναγράφεται σε λίρες στερλίνες, χρησιμοποιώντας μια αποδεκτή μέθοδο μετατροπής. Φυλάξτε αντίγραφα των τιμολογίων πώλησης, συμπεριλαμβανομένων των ακυρωμένων ή των λανθασμένων, καθώς και των τιμολογίων αγοράς.
Τα αρχεία ΦΠΑ διατηρούνται γενικά για τουλάχιστον 6 έτη, ή 10 έτη για αρχεία που υπάγονται στο σύστημα OSS ΦΠΑ ή στο πρώην σύστημα MOSS. Οι επιχειρήσεις που υπάγονται στο πρόγραμμα «Making Tax Digital» πρέπει να τηρούν τα προβλεπόμενα αρχεία σε λειτουργικά συμβατό λογισμικό, εκτός εάν ισχύει εξαίρεση. Ένα πρόγραμμα δημιουργίας αρχείων PDF από μόνο του δεν αποτελεί πλήρες ψηφιακό αρχείο ΦΠΑ.
Ερωτήσεις σχετικά με τα τιμολόγια ΦΠΑ στο Ηνωμένο Βασίλειο
Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα πλήρες τιμολόγιο με ΦΠΑ στο Ηνωμένο Βασίλειο;
Πρέπει να περιλαμβάνει έναν διαδοχικό μοναδικό αριθμό, τον χρόνο γένεσης της υποχρέωσης ΦΠΑ και την ημερομηνία έκδοσης, εφόσον διαφέρουν, το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό ΦΠΑ του προμηθευτή, το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη, καθώς και επαρκή περιγραφή. Για κάθε περιγραφή πρέπει να αναγράφονται η ποσότητα ή η έκταση, η τιμή μονάδας, ο συντελεστής ΦΠΑ και το πληρωτέο ποσό χωρίς ΦΠΑ. Πρέπει να αναγράφεται το συνολικό ποσό χωρίς ΦΠΑ, τυχόν ποσοστό έκπτωσης για έγκαιρη εξόφληση, το συνολικό ΦΠΑ σε λίρες στερλίνες και το συνολικό οφειλόμενο ποσό. Για ειδικές παραδόσεις ενδέχεται να απαιτούνται επιπλέον στοιχεία.
Πότε μπορώ να χρησιμοποιήσω ένα απλοποιημένο τιμολόγιο ΦΠΑ;
Για επιλέξιμη παράδοση αγαθών ή παροχή υπηρεσιών αξίας έως και GBP 250, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, αναγράφονται το όνομα, η διεύθυνση και ο αριθμός ΦΠΑ του προμηθευτή, ο χρόνος φορολόγησης και η περιγραφή, καθώς και, για κάθε συντελεστή ΦΠΑ, το συνολικό ποσό σε λίρες στερλίνες με ΦΠΑ και ο αντίστοιχος συντελεστής. Τα στοιχεία του πελάτη και ένα ξεχωριστό ποσό ΦΠΑ γενικά δεν απαιτούνται. Οι απαλλασσόμενες παραδόσεις αγαθών ή παροχές υπηρεσιών δεν πρέπει να περιλαμβάνονται σε αυτή τη μορφή τιμολογίου.
Τι είναι ένα τροποποιημένο τιμολόγιο ΦΠΑ;
Για προμήθεια άνω των GBP 250, το τροποποιημένο τιμολόγιο βασίζεται στο πλήρες έντυπο, αλλά εμφανίζει τις τιμές των ειδών συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ και όχι χωρίς ΦΠΑ. Σύμφωνα με τις οδηγίες της HMRC, ο πελάτης πρέπει να συμφωνήσει. Ελέγξτε τις λεπτομερείς απαιτήσεις για τη συναλλαγή.
Πρέπει να είμαι εγγεγραμμένος στο μητρώο ΦΠΑ για να εκδώσω τιμολόγιο με ΦΠΑ;
Ναι. Μόνο μια επιχείρηση εγγεγραμμένη στο μητρώο ΦΠΑ μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο ΦΠΑ και να χρεώσει ΦΠΑ. Η εγγραφή δεν καθορίζεται μόνο από το όριο εγχώριου κύκλου εργασιών: οι κανόνες για την υποχρεωτική, την εθελοντική εγγραφή και τις μη εγκατεστημένες επιχειρήσεις διαφέρουν. Ελέγξτε την κατάστασή σας πριν χρεώσετε ΦΠΑ.
Πόσο χρόνο έχω στη διάθεσή μου για να εκδώσω τιμολόγιο ΦΠΑ;
Η HMRC αναφέρει ότι ένα τιμολόγιο ΦΠΑ πρέπει κανονικά να εκδίδεται εντός 30 ημερών από την παροχή της υπηρεσίας ή την παράδοση του αγαθού, όπου ισχύει η υποχρέωση τιμολόγησης. Ένα τιμολόγιο ή μια προπληρωμή μπορεί να δημιουργήσει νωρίτερη ημερομηνία γένεσης της φορολογικής υποχρέωσης (tax point), ενώ για τις συνεχείς παροχές, τη λογιστική ταμειακής βάσης και άλλες περιπτώσεις ισχύουν ειδικοί κανόνες.
Για πόσο καιρό πρέπει να διατηρώ τα αρχεία ΦΠΑ μου στο Ηνωμένο Βασίλειο;
Τα αρχεία ΦΠΑ πρέπει να διατηρούνται για τουλάχιστον 6 χρόνια γενικά, ή για 10 χρόνια για τα αρχεία ΦΠΑ OSS ή τα πρώην αρχεία MOSS. Το πρόγραμμα «Making Tax Digital» απαιτεί την τήρηση των προβλεπόμενων αρχείων σε λειτουργικά συμβατό λογισμικό, εκτός εάν ισχύει εξαίρεση.