Защо фактурата с ДДС има значение
Валидната фактура с ДДС е основно доказателство за клиент, който иска приспадане на данъчен кредит. Само регистрирана по ДДС фирма може да издаде такава фактура. HMRC посочва, че регистрираният доставчик обикновено трябва да я издаде в рамките на 30 дни, когато доставя стоки или услуги със стандартна или намалена ставка на друго регистрирано лице. За продажби на дребно, доставки с нулева ставка, освободени доставки, самофактуриране, маржови схеми и други случаи може да важат различни правила.
Данъчното събитие може да се промени, когато предварително е издадена фактура или е получено плащане. За сделки като обратно начисляване и маржови схеми се изисква специален текст. Първо определете доставката и данъчното събитие, след което приложете съответните правила за фактурата.
Какво трябва да показва пълната фактура с ДДС в Обединеното кралство
HMRC определя данните за пълната фактура с ДДС. Списъкът обхваща общия формат, но за специални доставки може да е нужен допълнителен текст или различно третиране. Безплатният генератор на фактури може да подготви обичайните полета, но не определя правилното третиране по ДДС.
- Уникален пореден номер
- Уникален номер на фактура, който следва от последния, базиран на една или повече серии.
- Името и адресът на вашата фирма
- Пълното име (или търговско име) и адрес на вас, доставчика.
- Вашият ДДС регистрационен номер
- ДДС номерът, под който сте регистрирани в HMRC.
- Дата на фактурата
- Датата на издаване, показана отделно, когато се различава от момента на доставката.
- Момент на доставка (данъчно събитие)
- Данъчното събитие, определено по правилата за ДДС, което невинаги съвпада с датата на доставка.
- Име и адрес на клиента
- Името и адресът на клиента, на когото издавате фактура.
- Описание на стоките или услугите
- Ясно описание на доставените стоки или услуги.
- Количество по ред
- За всеки ред количеството стоки или обхватът на услугите.
- Единична цена без ДДС
- Цената за единица или артикул, показана преди добавяне на ДДС.
- ДДС процент за всяко описание
- Ставката на ДДС, приложима към всяка описана доставка. Освобождаването е данъчно третиране, а не ставка на ДДС.
- Нетна сума за описание
- За всяко описание се посочва сумата, платима без ДДС, изразена във всяка валута.
- Общи суми по фактурата
- Покажете ясно общата сума без ДДС и общата дължима сума.
- Общ ДДС
- Общият размер на начисления ДДС, изразен в британски лири.
- Отстъпка при плащане в брой
- Покажете процента на всяка отстъпка при плащане в брой.
Разбивката на ДДС по редове
За всяко описание посочете количеството на стоките или обхвата на услугите, единичната цена, сумата без ДДС и приложимата ставка. В момента Обединеното кралство има три ставки на ДДС: 20% стандартна, 5% намалена и 0% нулева. Освободените и извън обхвата доставки са различни видове третиране, а не допълнителни ставки.
Класификацията зависи от конкретните стоки, услуги и обстоятелства. Използвайте актуалните указания на HMRC за ставките, вместо да избирате процент по общ пример. Общият начислен ДДС трябва да е посочен в британски лири, дори когато другите суми във фактурата са в различна валута.
Кога може да използвате опростена или модифицирана фактура?
За отделна доставка на стойност до 250 GBP включително с ДДС HMRC допуска по-малко подробна фактура при продажба на дребно или опростена фактура за други фирми. Тя съдържа името, адреса и ДДС номера на доставчика, данъчното събитие, описание и за всяка ставка - общата сума с ДДС в британски лири и самата ставка. В този формат не се включват освободени доставки.
Над 250 GBP указанията на HMRC предвиждат пълна фактура или, със съгласието на клиента, модифицирана фактура с ДДС, която показва стойности на позициите с включен, вместо без включен ДДС. Проверете подробните условия, преди да изберете формат.
| Вид фактура | Обичайна употреба | Данни за клиента | Представяне на сумите |
|---|---|---|---|
| Пълна фактура с ДДС | Стандартен формат, когато се изисква фактура с ДДС | Изискват се | Нетна сума за всяко описание и общ ДДС в британски лири |
| По-малко подробна или опростена фактура с ДДС | Допустима доставка до 250 GBP включително с ДДС | Обикновено не се изискват | Обща сума с ДДС в британски лири и ставка за всяка приложима ставка |
| Модифицирана фактура с ДДС | Доставка над 250 GBP със съгласието на клиента | Изискват се | Стойности на позициите с включен ДДС и задължителните общи суми |
Валута, копия и водене на записи
Можете да посочите нетните суми във фактурата в друга валута, но общият начислен ДДС трябва да бъде показан и в британски лири чрез приет метод за превалутиране. Пазете копия от фактурите за продажби, включително анулираните и сгрешените, както и фактурите за покупки.
Записите по ДДС обикновено се пазят поне 6 години, а записите по VAT OSS или предишното MOSS - 10 години. Фирмите в обхвата на Making Tax Digital трябва да пазят предписаните записи във функционално съвместим софтуер, освен ако важи изключение. Сам по себе си PDF генераторът не представлява пълния цифров запис по ДДС.
Въпроси за фактурата с ДДС в Обединеното кралство
Какво трябва да присъства в пълна фактура с ДДС в Обединеното кралство?
Тя трябва да съдържа пореден уникален номер, данъчното събитие и датата на издаване, когато са различни, името, адреса и ДДС номера на доставчика, името и адреса на клиента и достатъчно описание. За всяко описание покажете количеството или обхвата, единичната цена, ставката на ДДС и платимата сума без ДДС. Покажете общата сума без ДДС, ставката на всяка отстъпка при плащане, общия ДДС в британски лири и общата дължима сума. За специални доставки може да се изисква още информация.
Кога мога да използвам опростена фактура с ДДС?
При допустима доставка на стойност до 250 GBP включително с ДДС тя показва името, адреса и ДДС номера на доставчика, данъчното събитие, описание и за всяка ставка общата сума с ДДС в британски лири и самата ставка. Обикновено не се изискват данни за клиента и отделна сума на ДДС. В този формат не трябва да се включват освободени доставки.
Какво е модифицирана фактура с ДДС?
При доставка над 250 GBP модифицираната фактура следва пълния формат, но показва стойностите на позициите с включен, вместо без включен ДДС. Според указанията на HMRC клиентът трябва да се съгласи. Проверете подробните изисквания за сделката.
Трябва ли да съм регистриран по ДДС, за да издам фактура с ДДС?
Да. Само фирма, регистрирана по ДДС, може да издава фактура с ДДС и да начислява ДДС. Регистрацията не зависи само от прага на вътрешния оборот. Правилата за задължителна и доброволна регистрация и за неустановени фирми са различни. Проверете статута си, преди да начислите ДДС.
Колко време имам да издам фактура с ДДС?
HMRC посочва, че когато важи задължение за фактуриране, фактурата с ДДС обикновено трябва да се издаде до 30 дни от доставката. Фактура или авансово плащане може да създаде по-ранно данъчно събитие, а за непрекъснати доставки, касова отчетност и други случаи има специални правила.
Колко дълго пазя записите си за ДДС в Обединеното кралство?
Обикновено пазете записите по ДДС поне 6 години, а записите по VAT OSS или предишното MOSS - 10 години. Making Tax Digital изисква предписаните записи да се пазят във функционално съвместим софтуер, освен ако се прилага изключение.