Por qué importa una factura de IVA
Una factura de IVA es el documento que tu cliente usa para acreditar el IVA soportado, y el que HMRC utiliza para verificar una operación. Solo un negocio registrado para el IVA puede emitir una, y debe expedirse dentro de los 30 días del suministro (o del pago, si te pagan por adelantado). Si falta un dato obligatorio, tu cliente podría no poder recuperar el IVA y se te puede pedir que vuelvas a emitir el documento. Estas reglas son específicas del Reino Unido: desde el Brexit, el Reino Unido fija su propio régimen de IVA bajo HMRC, separado de la Directiva del IVA de la UE, así que la lista de campos de abajo aplica a los suministros gravados en el Reino Unido.
Qué debe mostrar una factura completa de IVA del Reino Unido
HMRC establece los datos que debe contener una factura de IVA completa. Para un freelancer, trabajador por cuenta propia o pequeña empresa típicos, estos son los datos que tienen que aparecer en el documento:
- Folio único y secuencial
- Un folio único que continúa a partir del anterior, basado en una o más series.
- Nombre y domicilio de tu negocio
- El nombre completo (o nombre comercial) y domicilio tuyos, el proveedor.
- Tu número de registro de IVA
- El número de IVA con el que estás registrado ante HMRC.
- Fecha de la factura
- La fecha en que se emite la factura (el momento de emisión).
- Momento del suministro (punto fiscal)
- La fecha en que se suministraron los bienes o servicios, si es distinta de la fecha de la factura.
- Nombre y domicilio del cliente
- El nombre y domicilio del cliente al que facturas.
- Descripción de los bienes o servicios
- Una descripción clara de los bienes o servicios suministrados.
- Cantidad por línea
- Para cada línea, la cantidad de bienes o el alcance de los servicios.
- Precio unitario sin IVA
- El precio por unidad o artículo, mostrado antes de agregar el IVA.
- Tasa de IVA por línea
- La tasa de IVA cobrada en cada línea: estándar, reducida, cero o exenta.
- Importe del IVA por línea
- El importe del IVA cobrado en cada línea, si los conceptos tienen tasas distintas.
- Total sin IVA
- El importe total a pagar, antes del IVA (el total neto).
- Total del IVA
- El importe total del IVA cobrado, expresado en libras esterlinas.
- Total bruto
- El importe total a pagar con el IVA incluido.
El desglose del IVA por línea
El corazón de una factura de IVA del Reino Unido es el desglose línea por línea. Para cada concepto muestras la cantidad, el precio unitario sin IVA y la tasa de IVA que aplica. Cuando distintas líneas llevan tasas distintas, también muestras el importe del IVA por línea para que se puedan verificar los totales. El Reino Unido tiene tres tasas positivas más los suministros exentos: la tasa estándar (actualmente 20 %), la tasa reducida (5 %, para cosas como el combustible doméstico y las sillas de auto para niños) y la tasa cero (0 %, para la mayoría de los alimentos, los libros y la ropa infantil). La factura luego suma estas en un total sin IVA, un importe total del IVA y un total bruto. El total del IVA debe mostrarse en libras esterlinas aunque el resto de la factura esté en otra moneda.
Facturas simplificadas y modificadas
No siempre necesitas una factura completa. Se puede emitir una factura de IVA simplificada para suministros de 250 GBP o menos (con IVA incluido). Es más corta: necesita tu nombre, domicilio y número de IVA, el momento del suministro, una descripción de los bienes o servicios y, por cada tasa de IVA, el importe total a pagar con IVA incluido y la tasa de IVA cobrada. No necesita los datos del cliente ni un importe de IVA por separado. Una factura de IVA modificada se usa para suministros minoristas superiores a 250 GBP: es como una factura completa pero muestra el valor con IVA incluido de cada concepto a tasa estándar o reducida, con los totales (neto, IVA y bruto) presentados por separado. Aun así debes dar una factura completa o simplificada si el cliente la pide.
Moneda, copias y conservación de registros
Puedes facturar en cualquier moneda, pero el total del IVA adeudado también debe mostrarse en libras esterlinas, convertido a un tipo de cambio aceptado por HMRC. Conserva una copia de cada factura de IVA que emitas y recibas: bajo las reglas del Reino Unido, los registros de IVA por lo general deben conservarse durante 6 años. Si estás inscrito en Making Tax Digital para el IVA, esos registros tienen que mantenerse de forma digital y tus declaraciones presentarse mediante software compatible. Confirma siempre un dato contra la guía vigente de HMRC, porque las tasas y umbrales cambian.
Preguntas sobre la factura de IVA del Reino Unido
¿Qué debe llevar una factura completa de IVA del Reino Unido?
Una factura completa de IVA debe mostrar un folio único y secuencial, el nombre, domicilio y número de registro de IVA de tu negocio, la fecha de la factura, el momento del suministro si es distinto, el nombre y domicilio del cliente, una descripción de los bienes o servicios y, por cada línea, la cantidad, el precio unitario sin IVA, la tasa de IVA y el importe del IVA. Luego muestra el total sin IVA, el total del IVA y el total bruto. El total del IVA debe estar en libras esterlinas.
¿Cuándo puedo usar una factura de IVA simplificada?
Puedes emitir una factura de IVA simplificada cuando el total sea de 250 GBP o menos, con IVA incluido. Necesita tu nombre, domicilio y número de IVA, el momento del suministro, una descripción y, por cada tasa, el importe con IVA incluido y la tasa de IVA. Puede omitir los datos del cliente y el importe de IVA por separado que exige una factura completa.
¿Qué es una factura de IVA modificada?
Una factura de IVA modificada se usa para suministros minoristas superiores a 250 GBP. Es como una factura completa pero muestra el valor con IVA incluido de cada concepto a tasa estándar o reducida, con el total neto, el total del IVA y el total bruto presentados por separado. Tu cliente tiene que aceptar recibir una factura modificada.
¿Necesito estar registrado para el IVA para emitir una factura de IVA?
Sí. Solo un negocio registrado para el IVA puede emitir una factura de IVA y cobrar el IVA. Si no estás registrado, emites una factura ordinaria sin IVA y sin número de registro de IVA. Debes registrarte una vez que tu facturación gravable supere el umbral de HMRC.
¿Cuánto tiempo tengo para emitir una factura de IVA?
Normalmente tienes que emitir una factura de IVA dentro de los 30 días de suministrar los bienes o servicios, o dentro de los 30 días de recibir el pago si te pagan por adelantado. La fecha del suministro es el punto fiscal que determina a qué periodo de IVA corresponde la venta.
¿Cuánto tiempo conservo mis registros de IVA del Reino Unido?
HMRC exige que los registros de IVA, incluidas las copias de las facturas que emites y recibes, se conserven durante al menos 6 años. Si usas Making Tax Digital para el IVA, esos registros deben mantenerse de forma digital y las declaraciones presentarse mediante software compatible.