Perché la fattura IVA è importante
Una fattura IVA valida costituisce la prova principale affinché il cliente possa detrarre l'IVA a credito. Solo un'impresa registrata ai fini IVA può emetterla. L'HMRC stabilisce che un fornitore registrato ai fini IVA deve di norma emettere una fattura IVA entro 30 giorni quando cede beni o presta servizi ad aliquota ordinaria o ridotta a un altro soggetto registrato ai fini IVA. Per le operazioni al dettaglio, ad aliquota zero, esenti, in autofatturazione, nel regime del margine e per altre tipologie possono applicarsi regole diverse.
Il momento di effettuazione dell'operazione può cambiare quando la fattura o il pagamento avviene in anticipo, e si applicano diciture specifiche a operazioni quali il reverse charge e il regime del margine. Determinate prima la natura dell'operazione e il momento di effettuazione, poi applicate le regole di fatturazione corrispondenti.
Cosa deve indicare una fattura IVA completa nel Regno Unito
L'HMRC stabilisce le indicazioni obbligatorie per una fattura IVA completa. Questo elenco riguarda il formato generale, ma le operazioni particolari possono richiedere diciture aggiuntive o un trattamento diverso. Un generatore di fatture gratuito può compilare i campi comuni, ma non può determinare il corretto trattamento IVA.
- Numero progressivo univoco
- Un numero di fattura univoco che segue l'ultimo emesso, basato su una o più serie.
- Ragione sociale e indirizzo della vostra attività
- La denominazione completa (o il nome commerciale) e l'indirizzo del fornitore, ovvero voi.
- Numero di registrazione IVA
- Il numero IVA con cui siete registrati presso l'HMRC.
- Data della fattura
- La data di emissione, indicata separatamente quando differisce dal momento di effettuazione dell'operazione.
- Momento di effettuazione dell'operazione (tax point)
- Il momento di effettuazione dell'operazione determinato secondo le norme IVA, che non coincide sempre con la data di consegna.
- Nome e indirizzo del cliente
- Il nome e l'indirizzo del cliente a cui è destinata la fattura.
- Descrizione dei beni o servizi
- Una descrizione chiara dei beni o servizi forniti.
- Quantità per riga
- Per ciascuna riga, la quantità dei beni o l'entità dei servizi.
- Prezzo unitario al netto dell'IVA
- Il prezzo per unità o articolo, indicato prima dell'applicazione dell'IVA.
- Aliquota IVA per descrizione
- L'aliquota IVA applicabile a ciascuna fornitura descritta. L'esenzione è un trattamento fiscale, non un'aliquota IVA.
- Importo netto per descrizione
- Per ciascuna descrizione, indicare l'importo dovuto al netto dell'IVA, espresso in qualsiasi valuta.
- Totali della fattura
- Indicare chiaramente il totale al netto dell'IVA e l'importo complessivo dovuto.
- IVA totale
- L'importo totale dell'IVA addebitata, espresso in sterline.
- Sconto cassa
- Indicare la misura di eventuali sconti cassa offerti.
Il dettaglio IVA per riga
Per ciascuna descrizione, indicare la quantità dei beni o l'entità dei servizi, il prezzo unitario, l'importo dovuto al netto dell'IVA e l'aliquota IVA applicabile. Il Regno Unito prevede attualmente tre aliquote IVA: 20% ordinaria, 5% ridotta e 0% zero. Le forniture esenti e fuori campo IVA sono trattamenti diversi, non aliquote aggiuntive.
Le classificazioni dipendono dai beni, servizi e circostanze specifici. Utilizzare le indicazioni aggiornate dell'HMRC sulle aliquote anziché scegliere un'aliquota da un esempio generico. L'IVA totale addebitabile deve essere espressa in sterline anche quando gli altri importi della fattura sono espressi in un'altra valuta.
Quando è possibile utilizzare una fattura semplificata o modificata?
Per una singola fornitura di importo pari o inferiore a 250 GBP IVA inclusa, l'HMRC consente una fattura al dettaglio con meno dettagli o una fattura semplificata per altre imprese. Questa riporta il nome, l'indirizzo e il numero di partita IVA del fornitore, la data di esigibilità, la descrizione e, per ciascuna aliquota IVA, il totale in sterline IVA inclusa e l'aliquota. Non includere forniture esenti in questo formato.
Per importi superiori a 250 GBP, le indicazioni dell'HMRC prevedono una fattura completa oppure, previo accordo con il cliente, una fattura IVA modificata che riporta i valori degli articoli IVA inclusa anziché IVA esclusa. Verificare le condizioni dettagliate prima di scegliere il formato.
| Tipo di fattura | Uso generale | Dati del cliente | Presentazione degli importi |
|---|---|---|---|
| Fattura IVA completa | Formato standard quando è richiesta una fattura IVA | Obbligatori | Importo netto per descrizione e IVA totale in sterline |
| Fattura IVA con meno dettagli o semplificata | Fornitura ammissibile pari o inferiore a 250 GBP IVA inclusa | Generalmente non richiesti | Totale in sterline IVA inclusa e aliquota per ciascuna aliquota applicabile |
| Fattura IVA modificata | Fornitura superiore a 250 GBP previo accordo con il cliente | Obbligatori | Valori degli articoli IVA inclusa con i totali richiesti |
Valuta, copie e conservazione dei registri
Gli importi netti della fattura possono essere espressi in un'altra valuta, ma l'IVA totale addebitabile deve essere indicata anche in sterline britanniche utilizzando un metodo di conversione accettato. Conservare copie delle fatture di vendita, incluse quelle annullate o emesse per errore, e conservare le fatture di acquisto.
I registri IVA vengono generalmente conservati per almeno 6 anni, oppure 10 anni per i registri relativi al regime VAT OSS o al precedente MOSS. Le imprese soggette a Making Tax Digital devono conservare i registri prescritti in un software funzionalmente compatibile, salvo esenzione. Un generatore di PDF, da solo, non costituisce il registro IVA digitale completo.
Domande frequenti sulla fattura IVA nel Regno Unito
Cosa deve contenere una fattura IVA completa nel Regno Unito?
Deve includere un numero univoco progressivo, la data di esigibilità e la data di emissione se diverse, la denominazione, l'indirizzo e il numero di partita IVA del fornitore, la denominazione e l'indirizzo del cliente, nonché una descrizione sufficiente. Per ogni voce indicare la quantità o l'estensione, il prezzo unitario, l'aliquota IVA e l'importo dovuto al netto dell'IVA. Indicare il totale al netto dell'IVA, l'eventuale tasso di sconto cassa, l'IVA totale in sterline e il totale dovuto. Per operazioni particolari possono essere richiesti elementi aggiuntivi.
Quando posso utilizzare una fattura IVA semplificata?
Per un'operazione ammissibile di importo pari o inferiore a 250 GBP IVA inclusa, la fattura riporta la denominazione, l'indirizzo e il numero di partita IVA del fornitore, la data di esigibilità, la descrizione e, per ciascuna aliquota IVA, il totale in sterline IVA inclusa e l'aliquota. I dati del cliente e un importo IVA separato non sono generalmente richiesti. Le operazioni esenti non devono essere incluse in questo formato.
Che cos'è una fattura IVA modificata?
Per un'operazione di importo superiore a 250 GBP, una fattura modificata si basa sul formato completo ma indica i valori delle voci IVA inclusa anziché IVA esclusa. Le indicazioni dell'HMRC prevedono che il cliente debba dare il proprio consenso. Verificare i requisiti dettagliati applicabili alla transazione.
Devo essere registrato ai fini IVA per emettere una fattura IVA?
Sì. Solo un'impresa registrata ai fini IVA può emettere una fattura IVA e addebitare l'IVA. La registrazione non è determinata unicamente dalla soglia di fatturato nazionale: le regole per la registrazione obbligatoria, volontaria e per le imprese non stabilite sono diverse. Verificare il proprio status prima di addebitare l'IVA.
Entro quanto tempo devo emettere una fattura IVA?
Secondo l'HMRC, una fattura IVA deve essere normalmente emessa entro 30 giorni dall'effettuazione dell'operazione quando sussiste l'obbligo di fatturazione. Una fattura o un pagamento anticipato possono determinare una data di esigibilità anteriore; le cessioni e prestazioni continue, il regime di cassa e altri casi prevedono regole specifiche.
Per quanto tempo devo conservare i miei registri IVA nel Regno Unito?
Conservare i registri IVA per almeno 6 anni in generale, oppure 10 anni per i registri relativi al regime VAT OSS o al precedente MOSS. Making Tax Digital richiede che i registri prescritti siano conservati in un software funzionalmente compatibile, salvo esenzione.