Perché una fattura IVA è importante
Una fattura IVA è il documento che il tuo cliente usa per detrarre l'IVA a credito e quello su cui HMRC si basa per verificare una transazione. Solo un'impresa registrata all'IVA può emetterne una, e deve essere emessa entro 30 giorni dalla fornitura (o dal pagamento, se sei pagato in anticipo). Se manca un dato obbligatorio, il tuo cliente potrebbe non riuscire a recuperare l'IVA e ti può essere richiesto di riemettere il documento. Queste regole sono specifiche del Regno Unito: dopo la Brexit il Regno Unito stabilisce il proprio regime IVA tramite HMRC, separato dalla Direttiva IVA dell'UE, quindi l'elenco di campi qui sotto si applica alle forniture tassate nel Regno Unito.
Cosa deve mostrare una fattura IVA completa nel Regno Unito
HMRC stabilisce i dati che una fattura IVA completa deve contenere. Per un tipico libero professionista, lavoratore autonomo o piccola società, questi sono i dettagli che devono comparire sul documento:
- Numero progressivo univoco
- Un numero di fattura univoco che segue l'ultimo, basato su una o più serie.
- Nome e indirizzo della tua attività
- Il nome completo (o nome commerciale) e l'indirizzo tuo, in qualità di fornitore.
- Il tuo numero di registrazione IVA
- Il numero di partita IVA con cui sei registrato presso HMRC.
- Data della fattura
- La data in cui la fattura viene emessa (il momento dell'emissione).
- Momento della fornitura (tax point)
- La data in cui i beni o servizi sono stati forniti, se diversa dalla data della fattura.
- Nome e indirizzo del cliente
- Il nome e l'indirizzo del cliente a cui stai addebitando.
- Descrizione di beni o servizi
- Una chiara descrizione dei beni o servizi forniti.
- Quantità per riga
- Per ciascuna riga, la quantità di beni o l'estensione dei servizi.
- Prezzo unitario al netto dell'IVA
- Il prezzo per unità o articolo, mostrato prima dell'aggiunta dell'IVA.
- Aliquota IVA per riga
- L'aliquota IVA addebitata su ciascuna riga: ordinaria, ridotta, zero o esente.
- Importo IVA per riga
- L'importo dell'IVA addebitato su ciascuna riga, se gli articoli hanno aliquote diverse.
- Totale al netto dell'IVA
- L'importo totale dovuto, prima dell'IVA (il totale netto).
- IVA totale
- L'importo totale dell'IVA addebitata, espresso in sterline.
- Totale lordo
- L'importo totale dovuto, IVA inclusa.
Il dettaglio dell'IVA per riga
Il cuore di una fattura IVA britannica è il dettaglio riga per riga. Per ciascun articolo mostri la quantità, il prezzo unitario al netto dell'IVA e l'aliquota IVA applicabile. Dove righe diverse riportano aliquote diverse, mostri anche l'importo dell'IVA per riga così i totali possono essere verificati. Il Regno Unito ha tre aliquote positive più le forniture esenti: l'aliquota ordinaria (attualmente 20%), l'aliquota ridotta (5%, per cose come il gas e l'elettricità domestici e i seggiolini auto per bambini) e l'aliquota zero (0%, per la maggior parte degli alimenti, dei libri e dell'abbigliamento per bambini). La fattura poi somma il tutto in un totale al netto dell'IVA, un importo IVA totale e un totale lordo. L'IVA totale deve essere mostrata in sterline anche se il resto della fattura è in un'altra valuta.
Fatture semplificate e modificate
Non sempre serve una fattura completa. Una fattura IVA semplificata può essere emessa per forniture di 250 GBP o meno (IVA inclusa). È più breve: richiede il tuo nome, l'indirizzo e la partita IVA, il momento della fornitura, una descrizione dei beni o servizi e, per ciascuna aliquota IVA, l'importo totale dovuto IVA inclusa e l'aliquota IVA addebitata. Non richiede i dati del cliente né un importo IVA separato. Una fattura IVA modificata è usata per le forniture al dettaglio oltre 250 GBP: è come una fattura completa ma mostra il valore IVA inclusa di ciascun articolo ad aliquota ordinaria o ridotta, con i totali (netto, IVA e lordo) indicati separatamente. Devi comunque rilasciare una fattura completa o semplificata se il cliente la richiede.
Valuta, copie e conservazione dei registri
Puoi fatturare in qualsiasi valuta, ma l'IVA totale dovuta deve essere mostrata anche in sterline, convertita a un tasso di cambio accettato da HMRC. Conserva una copia di ogni fattura IVA che emetti e ricevi: secondo le regole del Regno Unito i registri IVA devono in genere essere conservati per 6 anni. Se hai aderito al Making Tax Digital per l'IVA, quei registri devono essere tenuti in formato digitale e le tue dichiarazioni presentate tramite software compatibile. Verifica sempre un dato rispetto alle indicazioni HMRC aggiornate, perché aliquote e soglie cambiano.
Domande sulla fattura IVA nel Regno Unito
Cosa deve esserci su una fattura IVA completa nel Regno Unito?
Una fattura IVA completa deve mostrare un numero progressivo univoco, il nome, l'indirizzo e la partita IVA della tua attività, la data della fattura, il momento della fornitura se diverso, il nome e l'indirizzo del cliente, una descrizione dei beni o servizi e, per ciascuna riga, la quantità, il prezzo unitario al netto dell'IVA, l'aliquota IVA e l'importo IVA. Mostra poi il totale al netto dell'IVA, l'IVA totale e il totale lordo. L'IVA totale deve essere in sterline.
Quando posso usare una fattura IVA semplificata?
Puoi emettere una fattura IVA semplificata quando il totale è di 250 GBP o meno IVA inclusa. Richiede il tuo nome, l'indirizzo e la partita IVA, il momento della fornitura, una descrizione e, per ciascuna aliquota, l'importo IVA inclusa e l'aliquota IVA. Può tralasciare i dati del cliente e l'importo IVA separato che una fattura completa richiede.
Che cos'è una fattura IVA modificata?
Una fattura IVA modificata è usata per le forniture al dettaglio sopra i 250 GBP. È come una fattura completa ma mostra il valore IVA inclusa di ciascun articolo ad aliquota ordinaria o ridotta, con il totale netto, l'IVA totale e il totale lordo indicati separatamente. Il tuo cliente deve accettare di ricevere una fattura modificata.
Devo essere registrato all'IVA per emettere una fattura IVA?
Sì. Solo un'impresa registrata all'IVA può emettere una fattura IVA e addebitare l'IVA. Se non sei registrato, emetti una fattura ordinaria senza IVA e senza alcuna partita IVA su di essa. Devi registrarti una volta che il tuo fatturato imponibile supera la soglia HMRC.
Entro quanto devo emettere una fattura IVA?
Di norma devi emettere una fattura IVA entro 30 giorni dalla fornitura dei beni o servizi, o entro 30 giorni dalla ricezione del pagamento se sei pagato in anticipo. La data della fornitura è il tax point che determina in quale periodo IVA ricade la vendita.
Per quanto tempo conservo i miei registri IVA del Regno Unito?
HMRC richiede che i registri IVA, comprese le copie delle fatture che emetti e ricevi, siano conservati per almeno 6 anni. Se usi il Making Tax Digital per l'IVA, quei registri devono essere tenuti in formato digitale e le dichiarazioni presentate tramite software compatibile.