Por que uma fatura de IVA importa
Uma fatura de IVA é o documento que o seu cliente usa para recuperar o IVA pago a montante (input VAT) e aquele em que a HMRC se baseia para verificar uma transação. Apenas uma empresa registrada para IVA pode emitir uma, e ela deve ser emitida no prazo de 30 dias a partir do fornecimento (ou do pagamento, se você for pago antecipadamente). Se um dado obrigatório estiver faltando, o seu cliente pode ficar impossibilitado de recuperar o IVA e você pode ser solicitado a reemitir o documento. Essas regras são específicas do Reino Unido: desde o Brexit, o Reino Unido estabelece o próprio regime de IVA sob a HMRC, separado da Diretiva de IVA da UE, então a lista de campos abaixo se aplica a fornecimentos tributados no Reino Unido.
O que uma fatura de IVA completa do Reino Unido deve exibir
A HMRC estabelece os dados que uma fatura de IVA completa deve conter. Para um autônomo, profissional liberal ou pequena empresa típica, estes são os detalhes que precisam aparecer no documento:
- Número sequencial único
- Um número de fatura único que segue a partir do anterior, baseado em uma ou mais séries.
- Sua razão social e endereço
- O nome completo (ou nome comercial) e o endereço de você, o fornecedor.
- Seu número de inscrição de IVA
- O número de IVA sob o qual você é registrado na HMRC.
- Data da fatura
- A data em que a fatura é emitida (o momento da emissão).
- Momento do fornecimento (tax point)
- A data em que os bens ou serviços foram fornecidos, se for diferente da data da fatura.
- Nome e endereço do cliente
- O nome e o endereço do cliente que você está cobrando.
- Descrição dos bens ou serviços
- Uma descrição clara dos bens ou serviços fornecidos.
- Quantidade por linha
- Para cada linha, a quantidade de bens ou a extensão dos serviços.
- Preço unitário excluindo o IVA
- O preço por unidade ou item, exibido antes da adição do IVA.
- Alíquota de IVA por linha
- A alíquota de IVA cobrada em cada linha - padrão, reduzida, zero ou isenta.
- Valor do IVA por linha
- O valor do IVA cobrado em cada linha, se os itens tiverem alíquotas diferentes.
- Total excluindo o IVA
- O valor total a pagar, antes do IVA (o total líquido).
- IVA total
- O valor total de IVA cobrado, expresso em libras esterlinas.
- Total bruto
- O valor total a pagar incluindo o IVA.
O detalhamento do IVA por linha
O coração de uma fatura de IVA do Reino Unido é o detalhamento linha a linha. Para cada item você exibe a quantidade, o preço unitário excluindo o IVA e a alíquota de IVA aplicável. Onde linhas diferentes têm alíquotas diferentes, você também exibe o valor do IVA por linha para que os totais possam ser conferidos. O Reino Unido tem três alíquotas positivas além dos fornecimentos isentos: a alíquota padrão (atualmente 20%), a alíquota reduzida (5%, para coisas como combustível doméstico e cadeirinhas infantis para carro) e a alíquota zero (0%, para a maioria dos alimentos, livros e roupas infantis). A fatura então soma esses valores em um total excluindo o IVA, um valor total de IVA e um total bruto. O total do IVA deve ser exibido em libras esterlinas, mesmo que o restante da fatura esteja em outra moeda.
Faturas simplificadas e modificadas
Você nem sempre precisa de uma fatura completa. Uma fatura de IVA simplificada pode ser emitida para fornecimentos de GBP 250 ou menos (incluindo o IVA). Ela é mais curta: precisa do seu nome, endereço e número de IVA, o momento do fornecimento, uma descrição dos bens ou serviços e - para cada alíquota de IVA - o valor total a pagar incluindo o IVA e a alíquota cobrada. Não precisa dos dados do cliente nem de um valor de IVA separado. Uma fatura de IVA modificada é usada para fornecimentos de varejo acima de GBP 250: é como uma fatura completa, mas exibe o valor com IVA incluído de cada item de alíquota padrão ou reduzida, com os totais (líquido, IVA e bruto) apresentados separadamente. Você ainda deve fornecer uma fatura completa ou simplificada se o cliente pedir uma.
Moeda, cópias e guarda de registros
Você pode faturar em qualquer moeda, mas o total de IVA devido também deve ser exibido em libras esterlinas, convertido a uma taxa de câmbio aceita pela HMRC. Guarde uma cópia de toda fatura de IVA que você emite e recebe: pelas regras do Reino Unido, os registros de IVA devem ser guardados, em geral, por 6 anos. Se você está inscrito no Making Tax Digital para o IVA, esses registros precisam ser mantidos digitalmente e as suas declarações entregues por software compatível. Sempre confirme um detalhe com a orientação atual da HMRC, porque alíquotas e limites mudam.
Perguntas sobre a fatura de IVA do Reino Unido
O que precisa constar em uma fatura de IVA completa do Reino Unido?
Uma fatura de IVA completa deve exibir um número sequencial único, a sua razão social, endereço e número de inscrição de IVA, a data da fatura, o momento do fornecimento se for diferente, o nome e endereço do cliente, uma descrição dos bens ou serviços e, para cada linha, a quantidade, o preço unitário excluindo o IVA, a alíquota de IVA e o valor do IVA. Em seguida, exibe o total excluindo o IVA, o IVA total e o total bruto. O total do IVA deve estar em libras esterlinas.
Quando posso usar uma fatura de IVA simplificada?
Você pode emitir uma fatura de IVA simplificada quando o total é de GBP 250 ou menos incluindo o IVA. Ela precisa do seu nome, endereço e número de IVA, o momento do fornecimento, uma descrição e, para cada alíquota, o valor com IVA incluído e a alíquota de IVA. Pode deixar de fora os dados do cliente e o valor de IVA separado que uma fatura completa exige.
O que é uma fatura de IVA modificada?
Uma fatura de IVA modificada é usada para fornecimentos de varejo acima de GBP 250. É como uma fatura completa, mas exibe o valor com IVA incluído de cada item de alíquota padrão ou reduzida, com o total líquido, o IVA total e o total bruto apresentados separadamente. O seu cliente precisa concordar em receber uma fatura modificada.
Preciso ser registrado para IVA para emitir uma fatura de IVA?
Sim. Apenas uma empresa registrada para IVA pode emitir uma fatura de IVA e cobrar IVA. Se você não é registrado, emite uma fatura comum, sem IVA e sem número de inscrição de IVA nela. Você precisa se registrar assim que o seu faturamento tributável ultrapassar o limite da HMRC.
Em quanto tempo tenho de emitir uma fatura de IVA?
Você normalmente tem de emitir uma fatura de IVA no prazo de 30 dias a partir do fornecimento dos bens ou serviços, ou no prazo de 30 dias a partir do recebimento do pagamento se for pago antecipadamente. A data do fornecimento é o tax point que determina em qual período de IVA a venda se enquadra.
Por quanto tempo guardo meus registros de IVA do Reino Unido?
A HMRC exige que os registros de IVA, incluindo cópias das faturas que você emite e recebe, sejam guardados por pelo menos 6 anos. Se você usa o Making Tax Digital para o IVA, esses registros devem ser mantidos digitalmente e as declarações entregues por software compatível.