Kodėl PVM sąskaita faktūra yra svarbi
Galiojanti PVM sąskaita faktūra yra pagrindinis įrodymas klientui, norinčiam atskaityti pirkimo PVM. Ją gali išrašyti tik PVM mokėtoju registruotas verslas. HMRC nurodo, kad PVM mokėtoju registruotas tiekėjas, kitam PVM mokėtojui tiekdamas standartiniu arba lengvatiniu tarifu apmokestinamas prekes ar paslaugas, įprastai privalo išrašyti PVM sąskaitą faktūrą per 30 dienų. Mažmeninei prekybai, nulinio tarifo ar neapmokestinamam tiekimui, pirkėjo išrašomoms sąskaitoms, maržos schemoms ir kitoms operacijoms gali būti taikomos kitokios taisyklės.
Apmokestinimo momentas gali pasikeisti, jei sąskaita išrašoma arba sumokama iš anksto. Atvirkštiniam apmokestinimui, maržos schemoms ir kai kuriems kitiems sandoriams taip pat privalomos specialios formuluotės. Pirmiausia nustatykite tiekimo pobūdį bei apmokestinimo momentą, tada taikykite atitinkamas sąskaitos faktūros taisykles.
Kas privaloma išsamioje JK PVM sąskaitoje faktūroje
HMRC yra nustačiusi, kokie duomenys turi būti pateikti išsamioje PVM sąskaitoje faktūroje. Šis sąrašas apima bendrą formatą, tačiau specialiam tiekimui gali reikėti papildomos formuluotės ar kitokio apmokestinimo. Nemokama sąskaitų faktūrų išrašymo programa gali padėti parengti įprastus laukus, bet negali nustatyti teisingo PVM režimo.
- Unikalus nuoseklus numeris
- Vienos ar kelių serijų pagrindu suteiktas unikalus sąskaitos numeris, einantis po ankstesnio numerio.
- Jūsų įmonės pavadinimas ir adresas
- Visas tiekėjo pavadinimas arba prekybinis vardas ir adresas.
- Jūsų PVM mokėtojo kodas
- PVM kodas, kuriuo esate registruoti HMRC.
- Išrašymo data
- Dokumento išrašymo data. Jei ji nesutampa su tiekimo momentu, abi datos rodomos atskirai.
- Tiekimo laikas (apmokestinimo momentas)
- Pagal PVM taisykles nustatytas apmokestinimo momentas, kuris ne visada sutampa su pristatymo data.
- Kliento pavadinimas ir adresas
- Kliento, kuriam išrašote sąskaitą faktūrą, pavadinimas ir adresas.
- Prekių ar paslaugų aprašymas
- Aiškus patiektų prekių ar suteiktų paslaugų aprašymas.
- Kiekis pagal kiekvieną eilutę
- Kiekvienos eilutės prekių kiekis arba paslaugų apimtis.
- Vieneto kaina be PVM
- Vieneto ar prekės kaina prieš pridedant PVM.
- PVM tarifas pagal kiekvieną aprašymą
- Kiekvienam aprašytam tiekimui taikomas PVM tarifas. Neapmokestinimas yra mokestinis režimas, o ne PVM tarifas.
- Suma be PVM pagal kiekvieną aprašymą
- Kiekvienam aprašymui nurodykite bet kuria valiuta išreikštą mokėtiną sumą be PVM.
- Sąskaitos faktūros sumos
- Aiškiai nurodykite bendrą sumą be PVM ir visą mokėtiną sumą.
- Bendra PVM suma
- Visą apskaičiuotą PVM sumą nurodykite svarais sterlingų.
- Skonto nuolaida
- Nurodykite siūlomos skonto nuolaidos tarifą.
PVM išskaidymas pagal kiekvieną eilutę
Prie kiekvieno aprašymo pateikite prekių kiekį ar paslaugų apimtį, vieneto kainą, mokėtiną sumą be PVM ir taikomą PVM tarifą. Šiuo metu JK taikomi trys PVM tarifai: standartinis 20 %, lengvatinis 5 % ir nulinis 0 %. PVM neapmokestinamas ir į PVM taikymo sritį nepatenkantis tiekimas yra atskiri mokestiniai režimai, o ne papildomi tarifai.
Klasifikavimas priklauso nuo konkrečių prekių, paslaugų ir aplinkybių. Tarifą rinkitės pagal naujausias HMRC gaires, o ne bendro pobūdžio pavyzdį. Visa apskaičiuota PVM suma turi būti išreikšta svarais sterlingų net tada, kai kitos sąskaitos faktūros sumos nurodytos kita valiuta.
Kada galima naudoti supaprastintą arba modifikuotą sąskaitą faktūrą?
Atskirai tiekiamai prekei ar paslaugai, kurios vertė su PVM yra 250 GBP arba mažesnė, HMRC leidžia išrašyti mažiau išsamią mažmeninės prekybos PVM sąskaitą faktūrą arba supaprastintą PVM sąskaitą faktūrą kitoms įmonėms. Joje nurodomas tiekėjo pavadinimas, adresas ir PVM kodas, apmokestinimo momentas, aprašymas ir kiekvienam PVM tarifui taikoma bendra suma su PVM svarais sterlingų bei pats tarifas. Į tokio formato sąskaitą faktūrą negalima įtraukti PVM neapmokestinamo tiekimo.
Kai vertė viršija 250 GBP, pagal HMRC gaires išrašoma išsami PVM sąskaita faktūra arba, klientui sutikus, modifikuota PVM sąskaita faktūra, kurioje pozicijų vertės nurodomos su PVM, o ne be jo. Prieš pasirinkdami formatą patikrinkite visas taikomas sąlygas.
| Sąskaitos faktūros tipas | Bendroji paskirtis | Kliento duomenys | Sumų pateikimas |
|---|---|---|---|
| Išsami PVM sąskaita faktūra | Įprastas formatas, kai privaloma PVM sąskaita faktūra | Privalomi | Kiekvieno aprašymo suma be PVM ir bendra PVM suma svarais sterlingų |
| Mažiau išsami arba supaprastinta PVM sąskaita faktūra | Reikalavimus atitinkantis tiekimas už 250 GBP arba mažiau su PVM | Paprastai neprivalomi | Kiekvienam taikomam tarifui nurodoma bendra suma su PVM svarais sterlingų ir tarifas |
| Modifikuota PVM sąskaita faktūra | Tiekimas už daugiau nei 250 GBP, kai klientas sutinka | Privalomi | Pozicijų vertės su PVM ir privalomos bendros sumos |
Valiuta, kopijos ir įrašų saugojimas
Sąskaitos faktūros sumas be PVM galima nurodyti kita valiuta, tačiau visa apskaičiuota PVM suma taip pat turi būti pateikta svarais sterlingų, perskaičiavus leidžiamu metodu. Saugokite pardavimo sąskaitų faktūrų kopijas, įskaitant atšauktas ar per klaidą parengtas sąskaitas faktūras, ir visas pirkimo sąskaitas faktūras.
PVM įrašai paprastai saugomi bent 6 metus, o pagal VAT OSS arba anksčiau taikytą MOSS režimą naudojami įrašai – 10 metų. Įmonės, kurioms taikoma Making Tax Digital, privalomus įrašus turi saugoti funkciškai suderinamoje programinėje įrangoje, nebent joms taikoma išimtis. Vien PDF generatorius nėra visavertis skaitmeninis PVM įrašas.
Klausimai apie JK PVM sąskaitas faktūras
Kas turi būti išsamioje JK PVM sąskaitoje faktūroje?
Joje turi būti unikalus nuoseklus numeris, apmokestinimo momentas ir, jei skiriasi, išrašymo data, tiekėjo pavadinimas, adresas bei PVM kodas, kliento pavadinimas bei adresas ir pakankamas tiekimo aprašymas. Kiekvienam aprašymui pateikiamas kiekis ar apimtis, vieneto kaina, PVM tarifas ir suma be PVM. Taip pat nurodoma visa suma be PVM, siūlomos skonto nuolaidos tarifas, visas PVM svarais sterlingų ir visa mokėtina suma. Specialiam tiekimui gali reikėti papildomų duomenų.
Kada galima naudoti supaprastintą PVM sąskaitą faktūrą?
Reikalavimus atitinkančiam tiekimui už 250 GBP arba mažiau su PVM joje nurodomas tiekėjo pavadinimas, adresas ir PVM kodas, apmokestinimo momentas, aprašymas ir kiekvienam PVM tarifui taikoma bendra suma su PVM svarais sterlingų bei tarifas. Kliento duomenų ir atskiros PVM sumos paprastai nereikia. Į šį formatą negalima įtraukti nuo PVM atleisto tiekimo.
Kas yra modifikuota PVM sąskaita faktūra?
Kai tiekimo vertė viršija 250 GBP, modifikuota sąskaita faktūra rengiama pagal išsamią formą, tačiau pozicijų vertės joje pateikiamos su PVM, o ne be jo. HMRC gairėse nurodyta, kad klientas turi su tuo sutikti. Patikrinkite konkrečiam sandoriui taikomus reikalavimus.
Ar PVM sąskaitą faktūrą gali išrašyti tik PVM mokėtojas?
Taip. PVM sąskaitą faktūrą išrašyti ir PVM skaičiuoti gali tik PVM mokėtoju registruotas verslas. Registracija priklauso ne vien nuo vidaus apyvartos ribos: privalomos, savanoriškos ir JK neįsisteigusioms įmonėms taikomos taisyklės skiriasi. Prieš skaičiuodami PVM patikrinkite savo statusą.
Per kiek laiko reikia išrašyti PVM sąskaitą faktūrą?
HMRC nurodo, kad kai galioja pareiga išrašyti PVM sąskaitą faktūrą, tai paprastai reikia padaryti per 30 dienų nuo tiekimo. Iš anksto išrašyta sąskaita faktūra ar gautas mokėjimas gali paankstinti apmokestinimo momentą, o tęstiniam tiekimui, PVM apskaitai pagal pinigų principą ir kitiems atvejams taikomos specialios taisyklės.
Kiek laiko saugoti JK PVM įrašus?
Paprastai PVM įrašus saugokite bent 6 metus, o VAT OSS arba anksčiau taikyto MOSS režimo įrašus – 10 metų. Pagal Making Tax Digital nustatyti įrašai turi būti saugomi funkciškai suderinamoje programinėje įrangoje, nebent taikoma išimtis.