Por qué importa una factura con IVA
Una factura de IVA válida es el principal comprobante para que un cliente solicite la deducción del IVA soportado. Solo puede emitirla una empresa inscripta a efectos del IVA. HMRC indica que un proveedor inscripto normalmente debe emitir una factura de IVA en un plazo de 30 días cuando suministra bienes o servicios sujetos a la alícuota general o a una alícuota reducida a otra persona inscripta a efectos del IVA. Las ventas minoristas, las operaciones a alícuota cero o exentas, la autofacturación, los regímenes del margen y otros suministros pueden seguir reglas distintas.
El momento de devengo puede cambiar cuando la factura o el pago se producen por adelantado, y determinadas operaciones, como la inversión del sujeto pasivo y los regímenes del margen, exigen menciones especiales. Determiná primero el suministro y el momento de devengo, y aplicá después las reglas de facturación correspondientes.
Qué debe mostrar una factura completa con IVA del Reino Unido
HMRC establece los datos de una factura de IVA completa. Esta lista cubre el formato general, pero algunos suministros pueden exigir menciones adicionales o un tratamiento distinto. Un generador de facturas gratis puede preparar los campos habituales; no puede decidir el tratamiento correcto del IVA.
- Número único y correlativo
- Un número de factura único que continúe a partir del anterior, basado en una o más series.
- Tu razón social y domicilio
- Tu nombre completo o nombre comercial y tu domicilio como proveedor.
- Tu número de inscripción en el IVA
- El número de IVA bajo el cual estás inscripto en HMRC.
- Fecha de emisión
- La fecha de emisión, indicada por separado cuando no coincide con el momento de devengo.
- Momento de devengo
- El momento de devengo determinado conforme a las reglas del IVA, que no siempre coincide con la fecha de entrega.
- Nombre y domicilio del cliente
- El nombre y domicilio del cliente al que facturás.
- Descripción de los bienes o servicios
- Una descripción clara de los bienes o servicios entregados.
- Cantidad por línea
- Para cada línea, la cantidad de bienes o la magnitud de los servicios.
- Precio unitario sin IVA
- El precio por unidad o ítem, mostrado antes de agregar el IVA.
- Alícuota de IVA por descripción
- La alícuota de IVA que corresponde a cada suministro descrito. La exención es un tratamiento fiscal, no una alícuota de IVA.
- Importe neto por descripción
- Para cada descripción, indicá el importe a pagar sin IVA, expresado en cualquier moneda.
- Totales de la factura
- Mostrá claramente el total sin IVA y el importe total adeudado.
- Total de IVA
- El importe total de IVA aplicado, expresado en libras esterlinas.
- Descuento por pronto pago
- Mostrá la tasa de cualquier descuento por pronto pago ofrecido.
El desglose del IVA por línea
Para cada descripción, indicá la cantidad de bienes o el alcance de los servicios, el precio unitario, el importe a pagar sin IVA y la alícuota de IVA aplicable. En el Reino Unido hay actualmente tres alícuotas de IVA: 20% general, 5% reducida y 0% cero. Las operaciones exentas y las que quedan fuera del ámbito del IVA reciben tratamientos distintos, no constituyen alícuotas adicionales.
La clasificación depende de los bienes o servicios concretos y de las circunstancias. Consultá las orientaciones vigentes de HMRC sobre las alícuotas aplicables en vez de elegir una a partir de un ejemplo general. El total del IVA cobrado debe expresarse en libras esterlinas, aunque los demás importes de la factura estén en otra moneda.
Facturas simplificadas y modificadas
Para una operación individual de GBP 250 o menos, IVA incluido, HMRC permite emitir una factura minorista menos detallada o una factura simplificada destinada a otras empresas. Debe mostrar el nombre, la dirección y el número de IVA del proveedor, el momento de devengo, la descripción y, para cada alícuota de IVA, el total en libras con IVA incluido y la alícuota aplicada. No incluyas operaciones exentas en este formato.
Por encima de GBP 250, las orientaciones de HMRC contemplan una factura completa o, con la conformidad del cliente, una factura de IVA modificada que muestra los valores de los conceptos con IVA incluido en vez de sin IVA. Comprobá las condiciones detalladas antes de elegir el formato.
| Tipo de factura | Uso general | Datos del cliente | Presentación de los importes |
|---|---|---|---|
| Factura de IVA completa | Formato estándar cuando se exige una factura de IVA | Obligatorios | Importe neto por descripción y total de IVA en libras esterlinas |
| Factura de IVA menos detallada o simplificada | Operación que cumple los requisitos por GBP 250 o menos, IVA incluido | Por lo general, no son obligatorios | Total con IVA incluido en libras y alícuota para cada categoría aplicable |
| Factura de IVA modificada | Operación superior a GBP 250 cuando el cliente da su conformidad | Obligatorios | Valores de los conceptos con IVA incluido y los totales exigidos |
Moneda, copias y conservación de registros
Podés expresar los importes netos de la factura en otra moneda, pero también tenés que mostrar el total del IVA cobrado en libras esterlinas mediante un método de conversión aceptado. Conservá copias de las facturas de venta, incluidas las canceladas o emitidas por error, y guardá también las facturas de compra.
Por lo general, los registros del IVA deben conservarse durante al menos 6 años, o durante 10 años si corresponden al régimen de IVA OSS o al antiguo MOSS. Las empresas sujetas a Making Tax Digital deben mantener los registros exigidos en software funcionalmente compatible, salvo que se aplique una exención. Un generador de PDF no constituye por sí solo el registro digital completo del IVA.
Preguntas sobre la factura con IVA del Reino Unido
¿Qué tiene que figurar en una factura completa con IVA del Reino Unido?
Debe incluir un número único y correlativo, el momento de devengo y la fecha de emisión cuando sean distintos, la razón social, el domicilio y el número de IVA del proveedor, el nombre y domicilio del cliente, y una descripción suficiente. Para cada descripción, indicá la cantidad o el alcance, el precio unitario, la alícuota de IVA y el importe a pagar sin IVA. Mostrá el total sin IVA, la tasa de cualquier descuento por pronto pago, el total de IVA en libras esterlinas y el total adeudado. Algunos suministros exigen datos adicionales.
¿Cuándo puedo usar una factura simplificada con IVA?
Para un suministro que cumpla los requisitos por GBP 250 o menos, IVA incluido, debe mostrar el nombre, domicilio y número de IVA del proveedor, el momento de devengo, una descripción y, para cada alícuota, el total en libras esterlinas con IVA incluido y la alícuota. Por lo general no se exigen los datos del cliente ni un importe de IVA separado. Este formato no puede incluir suministros exentos.
¿Qué es una factura modificada con IVA?
Para un suministro superior a GBP 250, una factura modificada parte del formato completo, pero muestra los valores de los conceptos con IVA incluido en vez de sin IVA. Según las orientaciones de HMRC, el cliente debe estar de acuerdo. Comprobá los requisitos detallados de la operación.
¿Necesito estar inscripto en el IVA para emitir una factura con IVA?
Sí. Solo un negocio inscripto en el IVA puede emitir una factura con IVA y cobrarlo. La inscripción no depende únicamente del umbral de facturación nacional: las reglas de inscripción obligatoria, voluntaria y para negocios no establecidos son distintas. Verificá tu situación antes de cobrar IVA.
¿En qué plazo tengo que emitir una factura con IVA?
HMRC indica que normalmente debe emitirse una factura de IVA dentro de los 30 días del suministro cuando existe esa obligación. Una factura o un pago anticipado puede generar un momento de devengo anterior, y los suministros continuos, el régimen de caja y otros casos tienen reglas especiales.
¿Cuánto tiempo conservo mis registros de IVA del Reino Unido?
Por lo general, los registros de IVA deben conservarse durante al menos 6 años, o durante 10 años si corresponden al régimen OSS o al antiguo MOSS. Si usás Making Tax Digital, los registros exigidos deben mantenerse en software funcionalmente compatible, salvo que se aplique una exención.