Hvorfor en momsfaktura er vigtig
En gyldig momsfaktura er det primære bevis for, at en kunde kan fradrage indgående moms. Det er kun en momsregistreret virksomhed, der kan udstede en sådan. HMRC fastsætter, at en momsregistreret leverandør normalt skal udstede en momsfaktura inden for 30 dage, når den leverer standardmomspligtige eller reduceret momspligtige varer eller ydelser til en anden momsregistreret person. Detailhandel, nulsatsleverancer, momsfritagne leverancer, selvfakturerede leverancer, margenordninger og andre leverancer kan følge andre regler.
Beskatningstidspunktet kan ændre sig, når en faktura eller betaling finder sted forud for leveringen, og der gælder særlig formulering for transaktioner som omvendt momspligt og margenordninger. Fastlæg først leverancen og beskatningstidspunktet, og anvend derefter de tilsvarende fakturaregler.
Hvad en fuld britisk momsfaktura skal indeholde
HMRC fastsætter de obligatoriske oplysninger for en fuld momsfaktura. Denne tjekliste dækker det generelle format, men særlige leverancer kan kræve yderligere formulering eller en anden behandling. En gratis fakturagenerator kan udfylde de almindelige felter; den kan ikke afgøre den korrekte momsbehandling.
- Unikt løbenummer
- Et unikt fakturanummer, der følger efter det foregående, baseret på én eller flere serier.
- Dit virksomhedsnavn og din adresse
- Det fulde navn (eller handelsnavn) og adressen på dig som leverandør.
- Dit momsregistreringsnummer
- Det momsnummer, du er registreret med hos HMRC.
- Fakturadato
- Udstedelsesdatoen, som vises separat, når den afviger fra beskatningstidspunktet.
- Leveringstidspunkt (beskatningstidspunkt)
- Beskatningstidspunktet fastsat i henhold til momsreglerne, hvilket ikke altid er leveringsdatoen.
- Kundens navn og adresse
- Navnet og adressen på den kunde, du fakturerer.
- Beskrivelse af varer eller ydelser
- En tydelig beskrivelse af de leverede varer eller ydelser.
- Antal pr. linje
- For hver linje angives antallet af varer eller omfanget af ydelser.
- Enhedspris ekskl. moms
- Prisen pr. enhed eller vare, vist før moms tillægges.
- Momssats pr. beskrivelse
- Den momssats, der gælder for hver beskrevet levering. Momsfritagelse er en afgiftsmæssig behandling, ikke en momssats.
- Nettobeløb pr. beskrivelse
- For hver beskrivelse angives det skyldige beløb ekskl. moms i en valgfri valuta.
- Fakturatotaler
- Angiv tydeligt totalen ekskl. moms og det samlede skyldige beløb.
- Samlet moms
- Det samlede momsbeløb, angivet i pund sterling.
- Kontantrabat
- Angiv satsen for en eventuel kontantrabat.
Momsopgørelse pr. linje
For hver beskrivelse angives antallet af varer eller omfanget af ydelser, enhedspris, skyldigt beløb ekskl. moms og gældende momssats. UK har i øjeblikket tre momssatser: 20 % standardsats, 5 % reduceret sats og 0 % nulsats. Momsfritagne leveringer og leveringer uden for momsens anvendelsesområde er andre behandlingsformer, ikke yderligere satser.
Klassificeringen afhænger af de nøjagtige varer, ydelser og omstændigheder. Brug HMRC's gældende vejledning om satser i stedet for at vælge en sats ud fra et overordnet eksempel. Det samlede momsbeløb skal angives i pund sterling, også når øvrige fakturabeløb er i en anden valuta.
Hvornår kan du bruge en forenklet eller ændret faktura?
For en enkelt levering på GBP 250 eller derunder inkl. moms tillader HMRC en mindre detaljeret detailfaktura eller en forenklet faktura for andre virksomheder. Den viser leverandørens navn, adresse og momsnummer, beskatningstidspunkt, beskrivelse samt for hver momssats det samlede beløb i pund sterling inkl. moms og satsen. Medtag ikke momsfritagne leveringer i dette format.
Over GBP 250 giver HMRC's vejledning mulighed for en fuld faktura eller, hvor kunden accepterer det, en ændret momsfaktura, der viser vareværdier inklusive moms i stedet for eksklusive moms. Kontroller de detaljerede betingelser, før du vælger formatet.
| Fakturatype | Generel anvendelse | Kundeoplysninger | Beløbsangivelse |
|---|---|---|---|
| Fuld momsfaktura | Standardformat, når en momsfaktura kræves | Påkrævet | Nettobeløb pr. beskrivelse og samlet moms i pund sterling |
| Mindre detaljeret eller forenklet momsfaktura | Kvalificerende levering på GBP 250 eller derunder inkl. moms | Generelt ikke påkrævet | Total inkl. moms i pund sterling og sats for hver gældende sats |
| Ændret momsfaktura | Levering over GBP 250, hvor kunden accepterer det | Påkrævet | Vareværdier inklusive moms med de påkrævede totaler |
Valuta, kopier og bilagsopbevaring
Du kan angive fakturaens nettobeløb i en anden valuta, men det samlede momsbeløb skal også fremgå i britiske pund (sterling) ved brug af en godkendt omregningsmetode. Opbevar kopier af salgsfakturaer, herunder annullerede eller fejlagtige fakturaer, og gem købsfakturaer.
Momsbilag opbevares generelt i mindst 6 år, eller 10 år for bilag under VAT OSS eller den tidligere MOSS-ordning. Virksomheder under Making Tax Digital skal føre de fastsatte optegnelser i funktionel, kompatibel software, medmindre en undtagelse gælder. En PDF-generator udgør ikke i sig selv et fuldstændigt digitalt momsregnskab.
Spørgsmål om britiske momsfakturaer
Hvad skal en fuldstændig britisk momsfaktura indeholde?
Den skal indeholde et fortløbende, unikt nummer, beskatningstidspunkt (tax point) og udstedelsesdato, hvis de afviger fra hinanden, leverandørens navn, adresse og momsnummer, kundens navn og adresse samt en fyldestgørende beskrivelse. For hver vare- eller ydelsesbeskrivelse skal der angives mængde eller omfang, enhedspris, momssats og beløb eksklusive moms. Angiv det samlede beløb eksklusive moms, en eventuel sats for kontantrabat, samlet momsbeløb i pund sterling og det samlede skyldige beløb. Særlige leverancer kan kræve yderligere oplysninger.
Hvornår kan jeg bruge en forenklet momsfaktura?
Ved en berettiget leverance på højst 250 GBP inklusive moms skal den vise leverandørens navn, adresse og momsnummer, beskatningstidspunkt (tax point), beskrivelse og for hver momssats det samlede beløb i pund inklusive moms samt selve momssatsen. Kundeoplysninger og et særskilt momsbeløb kræves generelt ikke. Momsfritagne leverancer må ikke indgå i dette format.
Hvad er en modificeret momsfaktura?
Ved en leverance på over 250 GBP er en modificeret faktura baseret på det fulde format, men viser vare- og linjebeløb inklusive moms frem for eksklusive moms. HMRC's vejledning foreskriver, at kunden skal acceptere dette. Kontroller de detaljerede krav for den pågældende transaktion.
Skal jeg være momsregistreret for at udstede en momsfaktura?
Ja. Kun en momsregistreret virksomhed må udstede en momsfaktura og opkræve moms. Registreringspligten afgøres ikke udelukkende af den nationale omsætningsgrænse: Der gælder forskellige regler for obligatorisk, frivillig og ikke-hjemmehørende registrering. Kontroller din status, før du opkræver moms.
Hvor lang tid har jeg til at udstede en momsfaktura?
HMRC fastsætter, at en momsfaktura normalt skal udstedes senest 30 dage efter leverancen, såfremt faktureringspligten gælder. En forudgående faktura eller forudbetaling kan udløse et tidligere beskatningstidspunkt (tax point), og der gælder særlige regler for løbende leverancer, kasseregnskab (cash accounting) og andre særtilfælde.
Hvor længe skal jeg opbevare mine britiske momsbilag?
Opbevar momsbilag i mindst 6 år som hovedregel, eller 10 år for bilag under VAT OSS eller tidligere MOSS. Making Tax Digital kræver, at foreskrevne bilag føres i funktionel, kompatibel software, medmindre virksomheden er undtaget.