Dlaczego faktura VAT ma znaczenie
Ważna faktura VAT jest podstawowym dowodem dla klienta odliczającego VAT naliczony. Może ją wystawić wyłącznie firma zarejestrowana do VAT. HMRC wskazuje, że zarejestrowany dostawca musi zwykle wystawić fakturę VAT w ciągu 30 dni, gdy dostarcza towary lub usługi objęte stawką podstawową albo obniżoną innej osobie zarejestrowanej do VAT. Sprzedaż detaliczna, dostawy objęte stawką zerową, zwolnione, rozliczane przez nabywcę, objęte procedurą marży i inne szczególne dostawy mogą podlegać odmiennym zasadom.
Moment podatkowy może się zmienić, gdy faktura albo płatność występuje wcześniej, a transakcje takie jak odwrotne obciążenie i procedury marży wymagają szczególnych adnotacji. Najpierw trzeba ustalić dostawę i moment podatkowy, a następnie zastosować odpowiednie zasady fakturowania.
Co musi wykazywać pełna brytyjska faktura VAT
HMRC określa dane wymagane na pełnej fakturze VAT. Ta lista kontrolna obejmuje ogólny format, ale szczególne dostawy mogą wymagać dodatkowej adnotacji lub innej kwalifikacji. Bezpłatny generator faktur może przygotować wspólne pola, lecz nie rozstrzyga prawidłowego traktowania VAT.
- Unikalny numer kolejny
- Unikalny numer faktury, który następuje po poprzednim, oparty na jednej lub większej liczbie serii.
- Nazwa i adres firmy dostawcy
- Pełna nazwa albo nazwa handlowa oraz adres dostawcy.
- Numer rejestracyjny VAT dostawcy
- Numer VAT, pod którym podmiot jest zarejestrowany w HMRC.
- Data faktury
- Data wystawienia, wykazana oddzielnie, gdy różni się od momentu dostawy.
- Moment dostawy (tax point)
- Moment podatkowy ustalony zgodnie z zasadami VAT, który nie zawsze jest datą dostawy.
- Nazwa i adres klienta
- Nazwa i adres rozliczanego klienta.
- Opis towarów lub usług
- Czytelny opis dostarczonych towarów lub usług.
- Ilość w pozycji
- Dla każdej pozycji ilość towarów lub zakres usług.
- Cena jednostkowa bez VAT
- Cena za jednostkę lub sztukę, wykazana przed doliczeniem VAT.
- Stawka VAT w pozycji
- Stawka VAT właściwa dla każdej opisanej dostawy. Zwolnienie jest sposobem rozliczenia, a nie stawką VAT.
- Kwota netto dla opisu
- Dla każdego opisu należy wykazać kwotę należną bez VAT, wyrażoną w dowolnej walucie.
- Sumy faktury
- Należy czytelnie wykazać łączną kwotę bez VAT i całkowitą należność.
- Łączny VAT
- Łączna kwota naliczonego VAT, wyrażona w funtach szterlingach.
- Rabat gotówkowy
- Należy wykazać stawkę oferowanego rabatu gotówkowego.
Rozbicie VAT w poszczególnych pozycjach
Dla każdego opisu należy podać ilość towarów lub zakres usług, cenę jednostkową, kwotę należną bez VAT oraz właściwą stawkę VAT. W Wielkiej Brytanii obowiązują obecnie trzy stawki VAT: standardowa 20%, obniżona 5% i zerowa 0%. Dostawy zwolnione i pozostające poza zakresem to inne kwalifikacje, a nie dodatkowe stawki.
Kwalifikacja zależy od konkretnych towarów, usług i okoliczności. Zamiast wybierać stawkę na podstawie ogólnego przykładu, trzeba sprawdzić aktualne wytyczne HMRC. Łączny należny VAT musi być wyrażony w funtach szterlingach, nawet gdy pozostałe kwoty na fakturze są podane w innej walucie.
Faktury uproszczone i zmodyfikowane
W przypadku pojedynczej dostawy o wartości GBP 250 lub mniej wraz z VAT HMRC dopuszcza mniej szczegółową fakturę detaliczną albo fakturę uproszczoną dla innych firm. Dokument zawiera nazwę, adres i numer VAT dostawcy, moment powstania obowiązku podatkowego oraz opis, a dla każdej stawki VAT także wartość brutto w funtach szterlingach i tę stawkę. W tym formacie nie należy uwzględniać dostaw zwolnionych z VAT.
Powyżej GBP 250 wytyczne HMRC przewidują pełną fakturę albo, za zgodą klienta, zmodyfikowaną fakturę VAT, która pokazuje wartości pozycji wraz z VAT zamiast wartości bez VAT. Przed wyborem formatu trzeba sprawdzić szczegółowe warunki.
| Rodzaj faktury | Ogólne zastosowanie | Dane klienta | Prezentacja kwot |
|---|---|---|---|
| Pełna faktura VAT | Standardowy format, gdy faktura VAT jest wymagana | Wymagane | Kwota netto dla każdego opisu i łączny VAT w funtach szterlingach |
| Mniej szczegółowa lub uproszczona faktura VAT | Objęta zasadą dostawa o wartości GBP 250 lub mniej wraz z VAT | Zasadniczo niewymagane | Łączna wartość brutto w funtach szterlingach i stawka dla każdej właściwej stawki VAT |
| Zmodyfikowana faktura VAT | Dostawa powyżej GBP 250, gdy klient wyrazi zgodę | Wymagane | Wartości pozycji wraz z VAT oraz wymagane sumy |
Waluta, kopie i prowadzenie dokumentacji
Kwoty netto można wyrazić w innej walucie, ale łączny należny VAT trzeba także wykazać w funtach szterlingach, stosując akceptowaną metodę przeliczenia. Należy zachować kopie faktur sprzedaży, w tym anulowanych lub błędnych, oraz faktury zakupowe.
Dokumentację VAT przechowuje się zasadniczo przez co najmniej 6 lat, a dokumentację VAT OSS lub dawnego MOSS przez 10 lat. Firmy objęte Making Tax Digital muszą prowadzić wskazaną dokumentację w funkcjonalnie kompatybilnym oprogramowaniu, chyba że przysługuje im zwolnienie. Sam generator pliku PDF nie stanowi pełnej cyfrowej ewidencji VAT.
Pytania o brytyjskie faktury VAT
Co musi znaleźć się na pełnej brytyjskiej fakturze VAT?
Musi zawierać unikalny kolejny numer, moment podatkowy i odrębną datę wystawienia, jeśli są różne, nazwę, adres i numer VAT dostawcy, nazwę i adres klienta oraz wystarczający opis. Dla każdego opisu należy wykazać ilość lub zakres, cenę jednostkową, stawkę VAT i kwotę należną bez VAT. Trzeba podać sumę bez VAT, stawkę rabatu gotówkowego, łączny VAT w funtach szterlingach i całkowitą należność. Dostawy szczególne mogą wymagać dodatkowych danych.
Kiedy mogę użyć uproszczonej faktury VAT?
Dla kwalifikującej się dostawy o wartości GBP 250 lub mniej wraz z VAT dokument wykazuje nazwę, adres i numer VAT dostawcy, moment podatkowy, opis oraz dla każdej stawki łączną kwotę brutto w funtach szterlingach i tę stawkę. Dane klienta i osobna kwota VAT zasadniczo nie są wymagane. W takim formacie nie wolno uwzględniać dostaw zwolnionych.
Czym jest zmodyfikowana faktura VAT?
Dla dostawy powyżej GBP 250 zmodyfikowana faktura opiera się na pełnym formacie, ale wykazuje wartości pozycji brutto zamiast netto. Wytyczne HMRC wymagają zgody klienta. Szczegółowe wymagania trzeba sprawdzić dla danej transakcji.
Czy muszę być zarejestrowany jako podatnik VAT, aby wystawić fakturę VAT?
Tak. Tylko firma zarejestrowana do VAT może wystawić fakturę VAT i naliczyć VAT. Rejestracja nie zależy wyłącznie od krajowego progu obrotu. Zasady obowiązkowej i dobrowolnej rejestracji oraz reguły dla firm niemających siedziby są różne. Przed naliczeniem VAT trzeba sprawdzić status rejestracji.
W jakim czasie muszę wystawić fakturę VAT?
HMRC wskazuje, że gdy istnieje obowiązek fakturowania, fakturę VAT należy zwykle wystawić w ciągu 30 dni od dostawy. Wcześniejsza faktura lub płatność z góry może wyznaczyć wcześniejszy moment powstania obowiązku podatkowego, a dostawy ciągłe, metoda kasowa i inne przypadki podlegają zasadom szczególnym.
Jak długo przechowuję brytyjską dokumentację VAT?
Dokumentację VAT należy co do zasady przechowywać przez co najmniej 6 lat, a dokumentację VAT OSS lub dawnego MOSS przez 10 lat. Making Tax Digital wymaga prowadzenia określonej dokumentacji w funkcjonalnie kompatybilnym oprogramowaniu, chyba że ma zastosowanie zwolnienie.