Dlaczego faktura VAT ma znaczenie
Faktura VAT to dokument, którego klient używa do odliczenia naliczonego VAT, oraz ten, na którym HMRC opiera weryfikację transakcji. Tylko firma zarejestrowana jako podatnik VAT może ją wystawić i musi to nastąpić w ciągu 30 dni od dostawy (lub od płatności, jeśli otrzymujesz zapłatę z góry). Jeśli brakuje obowiązkowej danej, klient może nie być w stanie odzyskać VAT, a Ty możesz zostać poproszony o ponowne wystawienie dokumentu. Te przepisy są specyficzne dla Wielkiej Brytanii: od czasu Brexitu kraj ustala własny reżim VAT podlegający HMRC, odrębny od dyrektywy VAT UE, więc poniższa lista pól dotyczy dostaw opodatkowanych w Wielkiej Brytanii.
Co musi wykazywać pełna brytyjska faktura VAT
HMRC określa dane, które musi zawierać pełna faktura VAT. Dla typowego freelancera, jednoosobowej działalności lub małej firmy są to dane, które muszą pojawić się na dokumencie:
- Unikalny numer kolejny
- Unikalny numer faktury, który następuje po poprzednim, oparty na jednej lub większej liczbie serii.
- Nazwa i adres Twojej firmy
- Pełna nazwa (lub nazwa handlowa) i adres Twój, czyli dostawcy.
- Twój numer rejestracyjny VAT
- Numer VAT, pod którym jesteś zarejestrowany w HMRC.
- Data faktury
- Data wystawienia faktury (moment wystawienia).
- Moment dostawy (tax point)
- Data, w której dostarczono towary lub usługi, jeśli różni się od daty faktury.
- Nazwa i adres klienta
- Nazwa i adres klienta, którego obciążasz.
- Opis towarów lub usług
- Czytelny opis dostarczonych towarów lub usług.
- Ilość w pozycji
- Dla każdej pozycji ilość towarów lub zakres usług.
- Cena jednostkowa bez VAT
- Cena za jednostkę lub sztukę, wykazana przed doliczeniem VAT.
- Stawka VAT w pozycji
- Stawka VAT naliczona w każdej pozycji - podstawowa, obniżona, zerowa lub zwolnienie.
- Kwota VAT w pozycji
- Kwota VAT naliczona w każdej pozycji, jeśli pozycje mają różne stawki.
- Suma bez VAT
- Łączna kwota do zapłaty przed VAT (suma netto).
- Łączny VAT
- Łączna kwota naliczonego VAT, wyrażona w funtach szterlingach.
- Suma brutto
- Łączna kwota do zapłaty wraz z VAT.
Rozbicie VAT w poszczególnych pozycjach
Sercem brytyjskiej faktury VAT jest rozbicie pozycja po pozycji. Dla każdej pozycji wykazujesz ilość, cenę jednostkową bez VAT oraz mającą zastosowanie stawkę VAT. Gdy różne pozycje mają różne stawki, wykazujesz również kwotę VAT w pozycji, aby można było sprawdzić sumy. Wielka Brytania ma trzy stawki dodatnie oraz dostawy zwolnione: stawkę podstawową (obecnie 20%), stawkę obniżoną (5%, dla takich rzeczy jak paliwo do użytku domowego i foteliki samochodowe dla dzieci) oraz stawkę zerową (0%, dla większości żywności, książek i odzieży dziecięcej). Faktura sumuje je następnie w sumę bez VAT, łączną kwotę VAT i sumę brutto. Łączny VAT musi być wykazany w funtach szterlingach, nawet jeśli reszta faktury jest w innej walucie.
Faktury uproszczone i zmodyfikowane
Nie zawsze potrzebujesz pełnej faktury. Uproszczoną fakturę VAT można wystawić dla dostaw o wartości 250 GBP lub mniej (wraz z VAT). Jest krótsza: potrzebuje Twojej nazwy, adresu i numeru VAT, momentu dostawy, opisu towarów lub usług oraz - dla każdej stawki VAT - łącznej kwoty do zapłaty wraz z VAT i naliczonej stawki VAT. Nie potrzebuje danych klienta ani osobnej kwoty VAT. Zmodyfikowana faktura VAT jest używana przy dostawach detalicznych powyżej 250 GBP: przypomina pełną fakturę, ale wykazuje wartość każdej pozycji ze stawką podstawową lub obniżoną wraz z VAT, z sumami (netto, VAT i brutto) przedstawionymi osobno. Nadal musisz wystawić pełną lub uproszczoną fakturę, jeśli klient o nią poprosi.
Waluta, kopie i prowadzenie dokumentacji
Możesz fakturować w dowolnej walucie, ale łączny należny VAT musi być również wykazany w funtach szterlingach, przeliczony po kursie akceptowanym przez HMRC. Zachowuj kopię każdej wystawionej i otrzymanej faktury VAT: zgodnie z przepisami brytyjskimi dokumentację VAT należy zwykle przechowywać przez 6 lat. Jeśli jesteś objęty Making Tax Digital dla VAT, dokumentacja musi być prowadzona cyfrowo, a deklaracje składane przez kompatybilne oprogramowanie. Zawsze potwierdzaj szczegóły z aktualnymi wytycznymi HMRC, ponieważ stawki i progi się zmieniają.
Pytania o brytyjskie faktury VAT
Co musi znaleźć się na pełnej brytyjskiej fakturze VAT?
Pełna faktura VAT musi wykazywać unikalny numer kolejny, nazwę, adres i numer rejestracyjny VAT Twojej firmy, datę faktury, moment dostawy, jeśli jest inny, nazwę i adres klienta, opis towarów lub usług oraz dla każdej pozycji ilość, cenę jednostkową bez VAT, stawkę VAT i kwotę VAT. Następnie wykazuje sumę bez VAT, łączny VAT i sumę brutto. Łączny VAT musi być w funtach szterlingach.
Kiedy mogę użyć uproszczonej faktury VAT?
Możesz wystawić uproszczoną fakturę VAT, gdy suma wynosi 250 GBP lub mniej wraz z VAT. Potrzebuje Twojej nazwy, adresu i numeru VAT, momentu dostawy, opisu oraz dla każdej stawki kwoty wraz z VAT i stawki VAT. Może pominąć dane klienta i osobną kwotę VAT, których wymaga pełna faktura.
Czym jest zmodyfikowana faktura VAT?
Zmodyfikowana faktura VAT jest używana przy dostawach detalicznych powyżej 250 GBP. Przypomina pełną fakturę, ale wykazuje wartość każdej pozycji ze stawką podstawową lub obniżoną wraz z VAT, z sumą netto, łącznym VAT i sumą brutto przedstawionymi osobno. Twój klient musi zgodzić się na otrzymanie zmodyfikowanej faktury.
Czy muszę być zarejestrowany jako podatnik VAT, aby wystawić fakturę VAT?
Tak. Tylko firma zarejestrowana jako podatnik VAT może wystawić fakturę VAT i naliczyć VAT. Jeśli nie jesteś zarejestrowany, wystawiasz zwykłą fakturę bez VAT i bez numeru rejestracyjnego VAT. Musisz się zarejestrować, gdy Twój podlegający opodatkowaniu obrót przekroczy próg HMRC.
W jakim czasie muszę wystawić fakturę VAT?
Zwykle musisz wystawić fakturę VAT w ciągu 30 dni od dostarczenia towarów lub usług albo w ciągu 30 dni od otrzymania płatności, jeśli otrzymujesz zapłatę z góry. Data dostawy to tax point, który decyduje, do którego okresu VAT zalicza się sprzedaż.
Jak długo przechowuję brytyjską dokumentację VAT?
HMRC wymaga przechowywania dokumentacji VAT, w tym kopii wystawianych i otrzymywanych faktur, przez co najmniej 6 lat. Jeśli korzystasz z Making Tax Digital dla VAT, dokumentacja musi być prowadzona cyfrowo, a deklaracje składane przez kompatybilne oprogramowanie.